Výjezdy studentů na krátkodobý pobyt — EWP procesy - záložka Výjezdy
Na této stránce se nachází rozpracovaná nápověda k aplikaci ECTS Výjezdy
v případě,
kdy správa Learning Agreement (LA) probíhá přes síť EWP. Nápověda je postupně doplňována a aktualizována.
Správu přes síť Erasmus Without Paper (EWP) je zatím možné použít pouze pro studentské studijní výjezdy.
Proces správy LA přes EWP
Od akademického roku 2022/2023 bude správa LA přes síť EWP pro program Erasmus+ povinná. Od tohoto období již nebude možné použít pro správu LA papírové formuláře (pro studenstké studijní výjezdy).
Při správě Learning Agreement (LA) přes síť EWP je nutné dodržet několik základních kroků.
Vytvoření výjezdu
Při založení nového výjezdu (ve formuláři Evidenční karta studenta (ES0010) na záložce Výjezdy nebo v této aplikaci v části Nabídka výjezdů na záložce Účastníci) dojde ke kontrole, zda může být správa LA prováděna přes síť EWP.
Aby to bylo možné, výjezd musí splňovat několik základních podmínek:
Připojení výjezdové instituce do EWP. Aby bylo možné komunikovat s ostatními instuticemi přes síť EWP, musí být škola do této sítě připojena. Více informací o připojení se nachází na stránce Nastavení připojení k EWP síti.
Připojení příjezdové instituce do EWP. Do sítě EWP musí být připojena i příjezdová instituce, se kterou budeme chtít data sdílet. Připojení je možné ověřit na stránkách EWP Registry Service - HEI/API Coverage Matrix (produkční prostředí) a DEV Registry Service - HEI/API Coverage Matrix (testovací prostředí).
Výjezd v rámci programu Erasmus+. Výjezd musí být založen pro financování z programu Erasmus+.
Výjezd studenta na krátkodobé studium. V rámci sítě EWP jsou zatím podporované pouze studenské studijní výjezdy.
Tato kontrola zatím probíhá pouze při vytvoření nového výjezdu. V budoucnu bude pravděpodobně prováděna ještě před podepsáním LA (po zvážení možných komplikací), jelikož přepnutí správy do EWP by v pozdější fázi mohlo způsobovat problémy se spravností přenášených dat.
Uživatel nemá možnost přenos LA přes síť EWP vypnout nebo zapnout. Vše probíhá automaticky na základě výše stanovených pravidel.
Vyplnění údajů
Zda budou data LA posílána přes síť EWP, je zobrazeno v první položce základních údajů výjezdu Řešeno skrze EWP. Pokud ano, zobrazí se u položek posílaných přes síť EWP horní index s nápisem EWP.
Ve výjezdu je nutné vyplnit všechny povinné položky a také některé položky, které jsou povinně vyžadovány pro přenos přes síť EWP. Popis položek pro síť EWP se nachází níže, popis obecných položek naleznete v části Základní údaje.
Obrázek 354. Základní údaje.
Řešeno skrze EWP. Zda budou data LA přenášena přes síť EWP.
Typ výjezdu. Aktuálně jsou podporovány pouze studijní stáže studentů.
Škola výjezdu. Aby bylo možné data přenášet přes síť EWP, musí být i zvolená instituce připojená do sítě EWP a používat v ní API pro přenos dat o LA.
Datum výjezdu / Datum předpokládaného výjezdu. Je nutné vyplnit alespoň jednu z těchto položek.
Datum příjezdu / Datum předpokládaného příjezdu. Je nutné vyplnit alespoň jednu z těchto položek.
Financování. Přes síť EWP je možné přenášet pouze LA s financováním z programu Erasmus+.
Typ mobility. Určuje, na jaký typ mobility bude student vyjíždět.
Semestrální - Jedná se o klasickou mobilitu. Vyjíždí se zpravidla na jeden až dva semestry (2 - 12 měsíců).
Kombinovaná mobilita - Jedná se o krátkodobou mobilitu s virtuální částí. Vyjíždí se zpravidla na 5 - 30 dní. Zbytek se studuje virtuálně.
Krátkodobá Ph.D. mobilita - Jedná se o krátkodobou mobilitu pro doktorská studia. Vyjíždí ze zpravidla na 5 - 30 dní.
Podpis LA. Pokud má/může student nebo koordinátor LA podepsat, zobrazí se mu tlačítko na podepsání. Pokud již LA podepsal, zobrazí se místo tlačítka datum a čas podpisu. Podpis cizího koordinátora je stahován přes síť EWP.
Podpis CHLA. Je dostupný pouze, pokud je LA již podepsána a nastaly v ní změny, které je nutné znovu podepsat. Funguje stejně, jako Podpis LA.
Obrázek 355. Seznam zadaných předmětů.
Dále je potřeba zadat alespoň jeden předmět, který bude na výjezdu studován.
Status zadání:
Normální. Základní status předmětu, který je přidávaný do LA. Dokud není LA podepsána nebo k tomuto předmětu není přidán domácí předmět, je možné ho odstranit.
Smazaný. Po podepsání LA není již možné předmět odstranit a je nutné ho označit jako Smazaný. Dále je nutné zvolit důvod, proč byl předmět smazán. Tuto změnu je nutné podepsat v rámci změnové LA.
Přidaný. Po podepsání LA se předměty mohou přidávat pouze se statusem Přidaný. Je nutné zvolit důvod, proč byl předmět přidán. Tuto změnu je nutné podepsat v rámci změnové LA.
Předmět je možné odstranit, dokud není podepsán v rámci změnové LA nebo k němu není přidán domácí předmět.
Odebraný. Pokud je předmět se statusem Přidaný podepsán v rámci změnové LA, je možné jej odebrat změnou statusu na hodnotu Odebraný. Tuto změnu je nutné podepsat v rámci změnové LA.
Obrázek 356. Základní informace o předmětu.
Položky označené EWP je možné měnit pouze do doby, dokud není LA finálně podepsána. Od té doby se úpravy mohou provádět jedině tak, že se předmět označí jako Smazaný a jako Přidaný se vytvoří nový s opravou. Následně pak bude nutné tuto změnu všemi stranami podepsat v rámci změnové LA.
Přidávání domácích předmětů funguje stejným způsobem jako přidávání studovaných předmětů. Aplikují se stejná pravidla na statusy i na úpravy předmětů.
Podepsání LA
Aby došlo k odeslání dat LA, je nutné ji podepsat. Po vyplnění všech potřebných položek se možnost podepsání zpřístupní nejprve studentovi. Po jeho podpisu může LA zkontrolovat koordinátor a také ji podepsat.
Podepisují se hlavně informace o předmětech. Pokud dojde po podpisu ke změne v předmětech, podpisy se odstraní a je nutné je provést znovu.
Po podepsání koordinátorem se na příjezdovou instituci odešle notifikace o tom, že jsou přístupná nová data. Příjezdová instituce si následně může data stáhnout. Aby byla LA úplně podepsána, musí ji také podepsat koordinátor příjezdové instituce.
Čekání na podpis z příjezdové instituce
Koordinátor na příjezdové instituci může LA podepsat. Jeho podpis se uloží na výjezdové instituci a tím je LA podepsána. Od tohoto okamžiku již není možné měnit předměty v LA, ale musí být vytvořena CHLA. Také dojde k omezení možnosti úpravy některých položek výjezdu.
V případě, že koordinátor příjezdové instituce najde v LA nějakou chybu, místo podpisu LA okomentuje a tím ji vrátí k úpravám. Na výjezdové instituci musí student nebo koordinátor data upravit a následně LA znovu podepsat. Pak znovu čekají, zda LA na příjezdové instituci podepíšou nebo vrátí k dalším úpravám.
Změnová LA (CHLA)
Pokud je podepsaná LA, nelze již měnit informace o předmětech (jak studovaných, tak i domácích). Potřebné změny je možné provést v rámci změnové LA (CHLA). V záložce předměty je možné změnit stav zadání předmětů nebo předměty přidávat. Tyto nové změny je pak nutné podepsat stejným způsobem jako u LA. Po finálním podepsání CHLA je možné provádět stejné úpravy a podepisovat další CHLA.
Podmínky pro podpis LA / CHLA ohledně předmětů výjezdu
U cizího předmětu označeného jako Smazaný/Odebraný nesmí být evidovány domácí předměty ve stavu Normální/Přidaný. Pokud je u výjezdu některý z cizích předmětů (tedy předmětů, které bude student studovat na cizí škole) označen jako Smazaný nebo Odebraný, pak u něj nesmí existovat žádný domácí předmět (tedy předmět určený k uznání na domácí škole studenta v případě splnění cizího předmětu), který má statut zadání Normální nebo Přidaný. Takovéto domácí předměty je nutné buďto od cizího předmětu úplně ostranit (pokud to ještě lze) nebo u nich změnit statut zadání domácího předmětu na Smazaný nebo Odebraný nebo tyto domácí předměty přesunout k jinému cizímu předmětu se statutem zadání Normální nebo Přidaný (přesun domácího předmětu lze realizovat skrze formulář pro přesun domácího předmětu u toho cizího předmětu, ke kterému má být domácí předmět přesunut). Podepsání LA a CHLA je podmíněno i tímto výše popsaným pravidlem, resp. pokud je toto pravidlo porušeno, nepůjde LA a CHLA podepsat a to studentem a ani koordinátorem. Toto pravidlo je součástí verze portálové aplikace z poloviny listopadu 2023 a od této doby je striktně vyžadováno z hlediska možnosti provést podpis LA nebo CHLA.
Součet kreditů za domácí předměty k uznání nesmí být větší než je počet ECTS kreditů za cizí předmět. Pokud jsou u cizího předmětu (tedy předmětu, který bude student studovat na cizí škole) se statutem zadání 'Normální' nebo 'Smazaný' definovány i domácí předměty k uznání (tedy předmět určený k uznání na domácí škole studenta v případě splnění cizího předmětu), pak celkový součet kreditů za tyto domácí předměty (se statutem zadání 'Normální' nebo 'Smazaný') nesmí být vyšší než je počet ECTS kreditů definovaných pro cizí předmět. Podepsání LA a CHLA je podmíněno i tímto výše popsaným pravidlem, resp. pokud je toto pravidlo porušeno, nepůjde LA a CHLA podepsat a to studentem a ani koordinátorem. Toto pravidlo je součástí verze portálové aplikace z poloviny listopadu 2023 a od této doby je striktně vyžadováno z hlediska možnosti provést podpis LA nebo CHLA.
Celkový součet ECTS kreditů za všechny cizí předměty nesmí být nižší než celkový součet kreditů za všechny domácí předměty. Celkový součet ECTS kreditů za všechny cizí předměty se statutem zadání Normální nebo Přidaný nesmí být nižší než celkový součet kreditů za všechny domácí předměty se statutem zadání Normální nebo Přidaný (neboli počet kreditů z tabulky A v rámci LA/CHLA nesmí být nižší než počet kreditů z tabulky B v rámci LA/CHLA). Podepsání LA a CHLA je podmíněno i tímto výše popsaným pravidlem, resp. pokud je toto pravidlo porušeno, nepůjde LA a CHLA podepsat a to studentem a ani koordinátorem. Toto pravidlo je součástí verze portálové aplikace z poloviny listopadu 2023 a od této doby je striktně vyžadováno z hlediska možnosti provést podpis LA nebo CHLA. Toto pravidlo je v podstatě automaticky splněno pokud jsou splněna 2 výše popsaná pravidla, kontrola na toto pravidlo je tu spíše kvůli přechodné době.
Položky 'Počet ECTS kreditů' a 'Námi uznaný počet kreditů' musí mít stejnou hodnotu. Pro každý cizí předmět se statutem zadání 'Normální' nebo 'Smazaný' evidovaný u EWP výjezdu musí platit, že v položkách 'Počet ECTS kreditů' a 'Námi uznaný počet kreditů' musí být stejná hodnota kreditů. Podepsání LA a CHLA je podmíněno i tímto výše popsaným pravidlem, resp. pokud je toto pravidlo porušeno, nepůjde LA a CHLA podepsat a to studentem a ani koordinátorem. Toto pravidlo je součástí verze portálové aplikace z poloviny listopadu 2023 a od této doby je striktně vyžadováno z hlediska možnosti provést podpis LA nebo CHLA.
