Výjezdy studentů na krátkodobý pobyt — Záložka Výjezdy

Na seznam témat a kapitol (obsah)Nadřízená kapitola

Záložka slouží pro spravování výjezdů studentů/zaměstnanců na krátkodobý výjezd (studium/stáž).

Vyhledání výjezdů

V horní části aplikace je k dispozici formulář pro vyhledávání výjezdů. Kromě položek obvyklých pro filtrování studentů (os. číslo, příjmení, fakulta, stav), jsou k dispozici další kritéria týkající se výjezdů:

  • Univerzitní a Fakultní koordinátor. U každého z typu koordinátorů můžete určit, zda chcete vyhledávat jen výjezdy patřící Vám, nepatřící Vám či nepatřící nikomu. Lze tedy snadno dohledat například výjezdy Vaší fakulty, které ještě nemají přiděleného žádného fakultního koordinátora

  • Stav mobility. Je-li vybrána jedna z možností, pak vyhledá výjezdy se zadaným stavem mobility. Tedy například Před výjezdem.

  • Aktuálnost stavu. Filtruje výjezdy podle toho, zda se teprve budou konat, právě konají či již konaly (podle aktuálního data a data výjezdu).

Dále obsahuje vyhledávání podle položek, které jsou specifické pro LA spravované přes síť EWP:

  • LA všemi podepsané.  Filtruje jen ty LA, které jsou již podepsané všemi stranami (student, výjezdový koordinátor, příjezdový koordinátor).

  • CHLA všemi podepsané.  Filtruje jen ty změnové LA, které jsou již podepsané všemi stranami (student, výjezdový koordinátor, příjezdový koordinátor).

  • Řešeno skrze EWP.  Filtruje výjezdy podle toho, zda je správa LA řešena přes síť EWP.

Po zadání parametrů a vyhledání se zobrazí seznam nalezených výjezdů s možností tisku ECTS dokumentů. Klikáním na jednotlivé výjezdy je lze vybírat a dále pak prohlížet a měnit jejich podrobnosti.

Vyhledání výjezdů

Obrázek 336. Vyhledání výjezdů. 

Pokud se jedná o výjezd, u kterého je LA spravována přes síť EWP, je tato položka v seznamu vyhledaných výjezdů označena. Také u této položky může být označení, že již byla podepsaná LA nebo CHLA.

Sloupec 'Poč. dní' zobrazuje délku plánovaného výjezdu ve dnech. První číslo ukazuje skutečný počet kalendářních dní délky plánovaného výjezdu a druhé ukazuje délku výjezdu ve dnech dle erasmus kalkulátoru. Pokud nejsou tato dvě čísla nijak podbarvena, znamená to, že nebylo možné určit jaká je maximální možná celková délka všech všech výjezdů se stejným financováním v rámci daného studia. Tato max. délka je případně určena u grantu přiděleném k výběrovému řízení, na jehož základě výjezd vzniknul. Pokud tedy výjezd vznikl na základě výběrového řízení, toto výběrové řízení má přiřazený platný grant a u tohoto grantu je určena max. možná celková délka všech výjezdů se stejným financováním v rámci daného studia, pak je dané číslo podbarveno buďto zeleně nebo červeně. Zeleně je podbarveno tehdy, pokud součet délky výjezdu a délky všech předch. výjezdů nepřesahuje max. možnou celkovou délku všech výjezdů se stejným financováním v rámci daného studia. Červeně ja pak toto číslo podbarveno v opačném případě.

Sloupec 'Př.výj.' uvádí počet dní předch. výjezdů studenta se stejným financováním v rámci stávajícího studia. První číslo uvádí faktický počet dní strávených na předch. výjezdech se stejným financováním a druhé číslo uvádí počet dní strávených na předch. výjezdech se stejným financováním dle erasmus kalkulátoru/výpočtu. Pokud jsou nalezeny nějaké předch. výjezdy studenta se stejným financováním, lze si kliknutím na číslo počtu dnů trvání těchto výjezdů zobrazit seznam těchto předchozích výjezdů studenta.

Export dat

Vyhledané výjezdy si lze exportovat do xlsx dokumentu určeného např. pro MS Excel. Tento dokument obsahuje i některé další sloupce/informace o výjezdu studenta. Nyní následuje popis některých těchto sloupců:

  • iscedKodVyjezdu.  ISCED kód oboru studenta v rámci kterého student vyjíždí. Pokud studuje student jeden obor v rámci svého studia, pak se jedná o tento obor. Pokud je studentovo studium víceoborové, pak se konkrétní jeden obor, v rámci kterého vyjíždí určuje buďto u samotného výjezdu studenta nebo případně i dříve již u přihlášky k nabídce výjezdu.

  • nazevOboruVyjezdu.  Název oboru studenta v rámci kterého student vyjíždí. Pokud studuje student jeden obor v rámci svého studia, pak se jedná o tento obor. Pokud je studentovo studium víceoborové, pak se konkrétní jeden obor, v rámci kterého vyjíždí určuje buďto u samotného výjezdu studenta nebo případně i dříve již u přihlášky k nabídce výjezdu.

  • domaciIscedKodDleSmlouvy.  ISCED kód oboru, který je uveden ve smlouvě na domácí straně. Tento ISCED kód se určuje dle následujícího klíče - pokud jsou vyplněny ISCED kódy u domácích podmínek smlouvy (záložka Smlouvy/Podmínky), pak se tam objeví tyto domácí ISCED kódy. Pokud zde nebudou uvedeny, pak se tam zobrazí případně zadaný ISCED kód ze záložky Smlouvy/Detail z části určené pro domácí instituci.

  • cizíIscedKodDleSmlouvy.  ISCED kód oboru, který je uveden ve smlouvě jako ISCED kód cizí strany/instituce. Tento ISCED kód se určuje dle následujícího klíče - pokud jsou vyplněny ISCED kódy u cizích podmínek smlouvy (záložka Smlouvy/Podmínky), pak se tam objeví tyto cizí ISCED kódy. Pokud zde nebudou uvedeny, pak se tam zobrazí případně zadaný ISCED kód ze záložky Smlouvy/Detail z části určené pro cizí instituci.

  • studijniReferentkaStudenta.  Pokud má student určenou konkrétní studijní referetnku, pak se v tomto sloupci zobrazí její jméno.

  • prvniSemestrVyjezdu.  Sloupec udává semestr, kterým výjezd začíná.

  • vicesemestralniVyjezd.  Informace o tom, zda se jedná o vícesemestrální výjezd. Za vícesemestrální výjezd je považován výjezd delší než 180 dní nebo výjezd u kterého je vyplněn datum začátku druhého semestru (v takovém případě se jedná o výjezd původně jednosemestrální, ale v průběhu prodloužený o další semestr.)

  • pocetDniVyjezduFakticky.  Celkový délka výjezdu ve dnech.

  • pocetDniVyjezduErasmusVypocet.  Celkový délka výjezdu ve dnech dle erasmus kalkulátoru. Toto číslo je stejné nebo menší než ve sloupci pocetDniVyjezduFakticky, jelikož erasmus kalkulátor nezapočítává 31. den v měsíci atd.

  • pocetMesicuErasmusVypocet.  Počet celých měsíců po které trval výjezd dle erasmus výpočtu. Jde o počet dní ze sloupce pocetDniVyjezduErasmusVypocet vyděleného konstantou 30 a jde o celočíselné dělení.

  • pocetDodatecnychDniKMesicumDleErasmusVypoctu.  Počet dní, který zbyl po celočíselném dělení čísla v sloupci pocetDniVyjezduErasmusVypocet konstantou 30.

  • pocetDniPredchozichVyjezduSeStejnyFinancovanimFakticky.  Počet dní předchozích výjezdů studenta, které měly stejné financování jako zkoumaný výjezd a tyto výjezdy začaly před zkoumaným výjezdem.

  • pocetMesicuPredchozichVyjezduSeStejnyFinancovanimErasmusVypocet.  Počet měsíců, po které trvaly předchozí výjezdy studenta, které měly stejné financování jako zkoumaný výjezd a tyto výjezdy začaly před zkoumaným výjezdem. Jewdná se v tomto případě o erasmus výpočet měsíců, tj. nezapočítává se 31. den v měsící atd.

  • pocetDodatecnychDniKMesicumPredchVyjezduSeStejnyFinancovanimDleErasmusVypoctu.  Počet dodatečných dní k pocetMesicuPredchozichVyjezduSeStejnyFinancovanimErasmusVypocet.

  • pocetLetStudiiZaPredchAkRoky.  Počet let studíí studenta za předch. akad roky. Počítáno k začátku akad. roku, ve kterém se uskutečnil/má uskutečnit zkoumaný výjezd studenta. Nezapočítavjí se přerušení a rodičovství. V případě souběhu studií se dané dny souběhu počítají jen jedenkráte.

Vložení podpisu

V pravé části formuláře pro vyhledávání výjezdů může být zobrazen odkaz Vložit podpis. Kliknutím na tento odkaz si lze zobrazit formulář pro možnost vložení obrázku s podpisem uživatele. Tento obrázek s podpisem se pak bude případně zobrazovat v ECTS dokumentu LA, pokud se bude dokument nacházet ve stavu 'Uvolnění pro tisk LA s uloženým podpisem'. Obrázek se zobrazí v části 'The sending institution signature' za popiskem 'Responsible person’s signature:'. V této části se zobrazí případně vložený obrázek s podpisem podepisujícího fakultního koordinátora vysílající instituce, který je k danému výjezdu přidělen. Odkaz Vložit podpis se zobrazuje jen v případě, že existuje nějaký povolený přechod do stavu 'Uvolnění pro tisk LA s uloženým podpisem'.

Výjezdy studenta, přidání výjezdu

Studenti univerzity, kteří chtějí vycestovat na krátkodobý pobyt na jinou školu prostřednictvím ECTS, musejí oficiální cestou (dle pravidel jejich školy, např. na studijním oddělení) zažádat o zaevidování tohoto výjezdu. Studenti nemají možnost přidávat si své výjezdy sami prostřednictvím této aplikace. Tuto možnost nemají v portletu ani ECTS koordinátoři, přidání výjezdu však může provést studijní referentka v klientovi IS/STAG.

Seznam výjezdů vybraného studenta je uveden pod seznamem vyhledaných studentů:

Základní údaje výjezdu

ECTS koordinátor má možnost upravovat naprostou většinu údajů o studentově výjezdu. Jediné dvě položky, které měnit nemůže a naopak je může měnit student, jsou položky Žádá o stipendiumDůvod výjezdu.

Základní údaje

Obrázek 337. Základní údaje. 

Jedná-li se o výjezd, jehož LA je spravována přes síť EWP (na základě splnění definovaných podmínek), zobrazí se u položek posílaných přes síť EWP horní index s nápisem EWP. Položky pro síť EWP jsou podrobně popsané v části Vyplnění údajů.

Jednotlivé položky formuláře jsou dostatečně jasné, nemusí být popisovány zvlášť. U položek, za jejich políčky se nachází ikonka dohledávače, se doporučuje využití tohoto dohledávače pro doplnění přesné verze daného údaje. Například pro výběr země výjezdu je doporučeno napsat část názvu země (např. Egy) a nechat si dohledávačem celý název (Egypt) doplnit. Některé položky závisejí na jiných — je nutno nejprve vyplnit zemi, aby bylo možnost vyplnit školu atd.

Popis některých položek formuláře:

  • Datum začátku 2. semestru při prodloužení výjezdu o semestr. Datum začátku 2. semestru - vyplňuje se jen v případě prodlužování původně jednosemestrového výjezdu o další semestr. V případě výjezdu, který je plánován od počátku jako výjezd na 2 semestry, se tento datum začátku 2. semestru nevyplňuje.

  • položky Datum výjezdu skutečné a Datum příjezdu skutečné. Pokud se po výplatě finančních prostředků ještě změní datum výjezdu nebo datum návratu z výjezdu, uvedou se tato skutečná data do položek "Datum výjezdu skutečné" a "Datum příjezdu skutečné", aby bylo možné vypočítat změnu grantu.

  • položka Druh mobility. Položkou druh mobilty si lze přiřadit mobilitu k vybranému druhu mobility. Jednotlivé duhy mobilit si lze definovat v doméně DRUH_MOBILITY, doménu rozšiřují správci STAGu na každé konkrétní škole. (Základní položkou domény je položka 'Klasický' druh mobility).

Důležitou položkou je stav výjezdu, na základě něhož jsou odvozena oprávnění studenta ke změně položek výjezdu. Stav výjezdu má právo měnit koordinátor podle přechodů nadefinovaných v IS/STAG. Následující obrázek ukazuje seznam stavů, přechodů mezi nimi a oprávnění, které má v daném stavu student:

Stavový diagram pro výjezd studenta

Obrázek 338. Stavový diagram pro výjezd studenta. 

Předměty

Stránka slouží ke správě předmětů, které bude student studovat v rámci výjezdu a předmětů, které mu budou poté na domovské škole uznány.

Předměty

Obrázek 339. Předměty. 

Zatímco na předchozí záložce student většinu údajů změnit nemohl, na záložce Předměty již má plnou možnost přidávat, upravovat a mazat předměty (záleží ovšem na stavu, ve kterém se výjezd nachází — viz stavový diagram) Na toto místo zadává seznam předmětů vyučovaných na cizí škole, které se tam chystá studovat. Pokud vysílající/domácí škola umožňuje studentovi určit i domácí předměty, které budou případně uznány za předměty splněné na cizí škole (pozn. parametr STAGu ECTS_VYJEZD_ST_ZADAVA_NAHR_PR), pak může student toto určení domácích předmětů k uznání provést také v této části.Před výjezdem vyplní informace o předmětech (názvy, zkratku, typ zakončení, počty kreditů, semestr, …), po návratu (případně i během studia v zahraničí) doplní postupně i získané známky a data.

  • Pokud je výjezd svou délkou jednosemestrový, lze přidávat jen předměty do semestru odpovídajícímu položce 'První semestr výjezdu'.

    Pokud je výjezd svou délkou dvousemestrový a není vyplněna položka 'Datum začátku 2. semestru při prodloužení výjezdu o semestr', tj. jde od počátku o plánovaný dvousemestrový výjezd, pak lze přidávat předměty do libovolného semestru.

    Pokud je výjezd prodlužován, tj. je dodatečně doplněn datum do položky 'Datum začátku 2. semestru při prodloužení výjezdu o semestr', pak od té doby, kdy je tento datum doplněn, lze přidávat jen předměty do opačného semestru, než je semestr uvedený v položce 'První semestr výjezdu'.

Pro koordinátora je na této stránce jiná důležitá práce — koordinátor zde má za úkol určit, jaké naše předměty (tj. předměty na škole koordinátora) budou studentovi uznány na oplátku za absolvování daného předmětu v rámci výjezdu.

Úprava předmětu

Obrázek 340. Úprava předmětu. 

Koordinátor musí především určit hodnocení dle vlastní stupnice, které student za absolvovaný předmět dostane (položky Hodnoceno slovně? a pak buď Slovní hodnocení nebo Známka). Dále pak může ke každému předmětu absolvovanému v rámci výjezdu přiřadit libovolné množství předmětů, které mu budou za daný předmět uznány. To se provádí v pravé části obrazovky:

Vyhledání a přidání „našich“ předmětů

Obrázek 341. Vyhledání a přidání našich předmětů. 

Ke každému z předmětů je třeba vyplnit počet kreditů, které za předmět student obdrží a případně uvést poznámku. Předměty lze později také upravovat či mazat.

Tisk ECTS dokumentů

Koordinátor si kdykoliv může vytisknout ECTS dokumenty vztahující se k jakémukoliv jím spravovanému výjezdu. V seznamu výjezdů jsou následující odkazy k tisku:

  • SAF (Student Application Form - Přihláška studenta). Základní informace o studentovi a jeho krátkodobém výjezdu.

  • RoR (Proposal of Recognition - Návrh na uznání). .

  • LA (Learning Agreement - Smlouva o studiu). "Smlouva o studiu", dokument obsahující mj. seznam předmětů, které si student vybral ke svému studiu na cizí škole.

  • CH-LA (Changes Learning Agreement - Změny ve smlouvě o studiu). Dodatek, smlouva obsahující změny. Viz kapitola o evidenci změn.

  • CH-LA2 (Changes to the original Learning Agreement for the extended erasmus study period - Změny ve smlouvě o studiu při prodloužení původního výjezdu). Dodatek, smlouva obsahující změny provedené v případě prodloužení výjezdu o další semestr. Pokud se student rozhodne během výjezdu, že prodlouží výjezd o další semestr, je provedeno zadání data začátku druhého semestru a student si pak může přidat další předměty k výjezdu a to do prodlužovaného semestru. Jedná se tedy v podstatě o LA (Learning Agreement) pro prodlužovaný semestr. Pokud je výjezd od počátku plánovaný jako dvousemestrový, datum začátku 2. semestru se nevyplňuje a ani dokument CH-LA2 není k dispozici ke stažení.

  • CH-LA3 (Changes to the extended Erasmus study period - Změny v prodlouženém studijním pobytu). Dodatek, smlouva obsahující změny oproti CH-LA2. Pokud se student rozhodne během výjezdu, že prodlouží výjezd o další semestr, je provedeno zadání data začátku druhého semestru a student si pak může přidat další předměty k výjezdu a to do prodlužovaného semestru, viz popis dokumentu CH-LA2. Pokud pak následně provede změny oproti CH-LA2 (a to přidání nebo odebrání některých předmětů v prodlužovaném semestru výjezdu oproti původnímu plánu dle CH-LA2), jsou tyto úpravy evidovány právě na dokumentu CH-LA3. O změnách viz také kapitola o evidenci změn.

  • ToRBM (Transcript of Records Before Mobility - Výpis studijních výsledků před výjezdem). Dokument shrnující studentovo studium na krátkodobém pobytu. Obsahuje studované předměty a hodnocení. Student má možnost si tento dokument vytisknout na konci svého studia (originál mu ovšem vytiskne studijní referentka nebo koordinátor ECTS).

  • SIToR (The Sending Institution's Transcript of Records - Doklad o uznání předmětů absolvovaných na výjezdu). Dokument dokladující splnění předmětů studentem.

Popis některých položek v dokumentech:

  • 'Contact person name' v části 'The sending institution' na LA, CHLA a ToR.  V této položce se zobrazuje primárně jméno administrativního fakultního koordinátora zadaného u konkrétního výjezdu. Pokud není u výjezdu uveden administrativní fakultní koordinátor, je v této položce zobrazeno jméno podepisujícího fakultního koordinátora, který je u výjezdu uveden.

    (V případě nastavení parametru STAGu ECTS_KONTAKT_OS_FAK_PODEP_KOOR na hodnotu 'A' je zde zobrazeno vždy jméno fakultního podepisujícího koordinátora, který je u výjezdu zadán. Pokud není fakultní podepisující koordinátor u výjezdu zadán, nezobrazí se zde žádné jméno.)

  • 'Contact person e-mail / phone' v části 'The sending institution' na LA, CHLA a ToR.  V této položce je uveden primárně e-mail a telefon uvedený u konkrétního výjezdu jako 'Oficiální e-mail' a 'Oficiální telefon'. Pokud 'Oficiální e-mail' nebo 'Oficiální telefon' nejsou u výjezdu zadány, zobrazí se zde e-mail nebo telefon spojený s osobou uvedenou v 'Contact person name', tedy buďto e-mail/telefon administrativního fakultního koordinátora nebo podepisujícího fakultního koordinátora

    (V případě nastavení parametru STAGu ECTS_KONTAKT_OS_FAK_PODEP_KOOR na hodnbotu 'A' je zde zobrazen vždy e-mail a telefon fakultního podepisujícího koordinátora, který je u výjezdu zadán (tento e-mail a telefon se berou od záznamu dané osoby jakožto vyučujícího). Pokud není fakultní podepisující koordinátor u výjezdu zadán, nezobrazí se zde žádný e-mail a telefon.)

  • 'Name' v části 'The sending institution signature' na LA a CHLA. Zde se zobrazuje vždy jméno podepisujícího fakultního koordinátora. Pokud není u výjezdu podepisující fakultní koordinátor uveden, nezobrazuje se žádné jméno.

  • 'Phone number' a 'E-mail' v části 'The sending institution signature' na LA a CHLA. Zde se zobrazuje vždy e-mail a telefon spojený s osobou podepisujícího fakultního koordinátora (pokud má tyto údaje daná osoba u svého záznamu uvedené).

  • Část pro 'podpis' na SIToR. V části určené pro podpis na ECTS dokumentu SIToR se zobrazuje jméno podepisujícího fakultního koordinátora, který je u daného výjezdu uveden. Pokud není u výjezdu studenta uveden žádný podepisující fakultní koordinátor, pak se na SIToR v místě určeném pro podpis zobrazí jméno vedoucího pracoviště, které je uvedeno u studentova studijního programu jako fakulta studijního programu (většinou tedy děkan fakulty, kde student studuje). Zároveň se zde pak zobrazí i typ vedoucího tohoto pracoviště (tedy nejčastěji Děkan).

  • 'Mother tongue' v části LANGUAGE COMPETENCE na SAF.  V části určené pro rodný jazyk studenta na ECTS dokumentu SAF se zobrazuje jazyk nastavený u výjezdu studenta jako rodný jazyk studenta nebo pokud není tento rodný jazyk studenta u výjezdu nastaven, tiskne se automaticky jako rodný jazyk 'Czech'.

Evidence změn

Systém umožňuje dokonce studentovi evidovat i změny v jeho původním rozhodnutí. Často se může stát, že student si na začátku vybere nějaké předměty, vytiskne si dokument Learning Agreement, který společně s ECTS koordinátory školy podepíše. Poté ale může dojít ke změnám a některé předměty se mohou odebrat či přidat.

U každého předmětu je uveden tzv. stav předmětu. Možné stavy jsou normální, přidaný a odebraný — stavy předmětu se nastavují podle toho, v jakém stavu se nachází celý výjezd (stav výjezdu nastavuje ECTS koordinátor — viz stavový diagram. Pokud tedy dojde k odebrání či přidání některých předmětů v průběhu výjezdu, student si poté nechá vytisknout dodatek ke smlouvě, tzv. Changes Learning Agreement, ve kterém jsou uvedeny pouze změny — tedy předměty, které byly odebrané či přidané.

Student si může sám změny zaevidovat, vytisknout si dokument a od ECTS koordinátora bude potřebovat pouze jeho podpis na dodatku.