Evidenční karta studenta (ES0010)

Na seznam témat a kapitol (obsah)Nadřízená kapitola

Popis

Evidenční karta je základní formulář pro správu údajů o studentech a průběhu studia.

Ovládání

Záložka "Výběr studentů"

Tato záložka slouží k dotazu na skupinu studentů podle dalších kritérií, umožňuje např. vybrat všechny studenty s daným místem studia a daným kódem ukončení v daném akademickém roce. Takový dotaz na záložce Student není možné provést.

Záložka "Student"

Zavedení nového studenta

Formulář se standardně spouští v dotazovacím režimu pro vyhledání údajů o existujícím studentovi. Chcete-li zavést nového studenta, zrušte dotazovací režim klávesou Esc. Nyní přiřadíme osobu na studijní program a studijní plán oboru:

  1. Vložte nové osobní číslo. Po kliknutí na vedlejší tlačítko se doplní první volné os. číslo automaticky podle nadefinované masky os. čísla pro fakultu (při více maskách v rámci fakulty zvolíte ze zobrazeného seznamu programů.

  2. V políčku Rod. číslo vyplňte rodné číslo studenta. Pokud osoba již v databázi existuje, jsou při přechodu na další políčko její údaje doplněny automaticky. Pokud ne, jste přepnuti do záložky Os. údaje, kde musíte nejdříve vyplnit osobní údaje o studentovi a uložit je. Tím se vrátíte zpět do záložky Student a můžete vybrat studijní program.

  3. Zadejte případně délku předchozího studia.

  4. V případě doktorandského studia můžete ve spodní části doplnit ještě další údaje.

  5. Vše uložte.

  6. V bloku v jednotlivých akademických rocích vložte akademický rok (např. pro rok 2001/02 vkládáte 2001) a další údaje a vše uložte, student je převeden do stavu Studuje. U D. nástupu lze zaškrtnout, že se jedná o podmíněný zápis do studia.

  7. Přepněte se do záložky Studované obory a vyberte obory studenta. Nabízí se pouze obory zvoleného studijního programu. Při ukládání oboru se zjišťuje, zda skupina oborů nezahrnuje nějakou kombinaci. Pokud ano, je tato kombinace automaticky doplněna do položky Kombinace v bloku v jednotlivých akademických rocích. Vše uložte.

Od této chvíle je student kompletně zaveden a objevuje se v příslušných sestavách i formulářích celého systému. Je třeba poznamenat, že výše popsaný postup se použije spíše výjimečně a většina studentů je založena převodem z přijímacího řízení pomocí formuláře Převod z přijímaček (ES0080).

Pokud studijní program nebo žádný ze studijních oborů studenta nemají nastavený příznak vykazování pro matriku, je položka SIMS zobrazena červeně pro zvýraznění této skutečnosti (nejedná se tedy o chybu).

Příznak Nově přijatý

Příznak se nastavuje automaticky pouze pro bakalářská a magisterská studia v případě, že dané studium začalo nejdříve ze všech studií dané osoby, má pouze jeden roční záznam a neexistuje ani žádné cizí studium, které by začalo dřív. V případě studií se stejným začátkem splňujících tyto podmínky je příznak nastaven pro obě studia.

Maximální povolená délka studia a přerušení

Je možné nastavit individuálně max. povolenou dobu studia a přerušení. S maximální dobou studia se porovnává doba, kdy student studoval. Do doby studentova studia se nezapočívá doba přerušení studia ani uznaná doba rodičovství. Zároveň se vypisuje počet dní zbývajících do dosažení max. povoleného počtu dní studia resp. přerušení. V případě překročení se vypisuje záporná hodnota zvýrazněná červeně. Najetím na položku se zobrazí datum, do kdy bylo studium maximálně možné. Při nastaveném parametru LIMIT_DNU_SPLNENI_SZZ a vyplněném D. splnění se vypisuje v položce Mezní termín SZZ datum, do kdy je třeba složit předměty SZZ, v případě překročení tohoto datumu se položka podbarví červeně.

V případě přerušení studia se doba přerušení počítá takto:

  • pokud je datum předpokládaného ukončení přerušení v budoucnu, tak do tohoto datumu

  • pokud je datum předpokládaného ukončení přerušení v minulosti, tak do aktuálního datumu

Přerušení studia

V bloku Přerušení v akademickém roce vyplňte začátek a přepokládaný konec přerušení. Po uložení je student převeden do stavu Přerušil. V bloku v jednotlivých akad. rocích zaškrtnutí ukazuje, na které semestry má student přerušeno. Student má na daný semestr přerušeno, pokud zadaná data přerušení od, do spadají dle kalendáře do ZS resp. LS. Tyto semestry se pak nepočítají při kontrole studia za poslední 4 semestry. Přerušení na semestry lze ručně změnit zaškrtnutím/odškrtnutím položky pro příslušný semestr, mezi záznamem o přerušení a zaškrtnutím přerušení na semestry neexistuje kromě počatečního nastavení žádná vazba.

Předměty, které má student na přerušený semestr zapsané s příznakem N (vykonávané) a nemá z nich zapsaný výsledek, se převedou do stavu O (odložené). Všechny tyto předměty se z hlediska výsledků studia jeví jako kdyby je student vůbec neměl zapsané a zůstávají zde zejména proto, aby bylo jasné, co všechno měl student před přerušením zapsané. Tyto předměty se tedy nezapočítají mezi plánované, splněné kredity ani do žádného průměru. Kromě toho se odečtou z obsazenosti příslušných kapacit předmětu a student je odzapsán z rozvrhu. Ukončení přerušení provedete vyplněním datumu nástupu, student je poté převeden opět do stavu Studuje. Zároveň by se studentovi měly do nového akademického roku zapsat všechny nesplněné předměty (s příznakem O) z doby přerušení. Pokud má student přerušené studium a je mu ukončeno studium jako neúspěšné, předměty se již z příznaku O na N nepřeklápí. Je to z důvodu případných problémů s kapacitou předmětu, kdy předmět převáděný na N může čerpat kapacitu předmětu, která ale v té chvíli může být vyčerpaná.

Pokud studijní referentka vkládá studentovi ve stavu Přerušil předměty, vkládají se jako standardní studované předměty s příznakem N. Je-li je třeba změnit na stav O, stačí příznak pro příslušný semestr odškrtnout, uložit, znovu zaškrtnout a opět uložit.

Příklad vyplnění přerušení v rámci jednoho akad. roku

Příklad vyplnění přerušení s přesahem jednoho akad. roku

Příklad vyplnění přerušení s přesahem dvou akad. roků

Pro kontrolu správné návaznosti datumů je třeba v případě přerušení určit, do kterého akad. roku spadá začátek přerušení, popř. dat. nástupu po přerušení. Toto se určuje ze systémového kalendáře STAGu, kde je každému datumu jednoznačně přiřazen akad. rok. Z tohoto pravidla existuje jedna výjimka: pro určení akad. roku, do kterého spadá začátek přerušení se používá pro všechny zářijové datumy datum 30.9., které by mělo vždy spadat již do nadcházejícího akad. roku. Důvodem je to, že na jednotlivých školách začíná akad. rok různě v průběhu září, nicméně zvyklostně se datumy zápisu popř. začátku přerušení zadávají typicky 1.9. Toto datum ale mnohdy dle kalendáře spadá ještě do dobíhajícího akad. roku, což působí potíže při kontrolách návaznosti datumů. Logicky vyplývajícím požadavkem je dále to, aby datumy souhlasily dle kalendáře s akad. rokem, do kterého jsou vkládané. Např. by neměl být pro akad. rok 2008 vyplněn jako datum zápisu 31.7.2008, který typicky dle systémového kalendáře STAGu spadá ještě do akad. roku 2007.

Délka přerušení

Položka Dní udává počet dní přerušení podle následujících pravidel:

  • v případě ukončeného přerušení se započítávají dni od začátku přerušení bez dne nástupu (ten se již započítává do délky studia)

  • v případě neukončeného přerušení s předpokládaným ukončením v minulosti se započítávají dni od začátku přerušení do aktuálního datumu

  • v případě neukončeného přerušení s předpokládaným ukončením v budoucnosti se započítávají dni od začátku přerušení do datumu předpokládaného ukončení

Položka Přerušeno dní celkem k dnešnímu dni je součtem dní za ukončená přerušení a případného neukončeného přerušení do aktuálního datumu (nikoliv celý počet dnů až do předpokládaného ukončení přerušení)

Zneplatnění přerušení

Odškrtnutím Počítat lze nastavit, že se přerušení nemá započítávat do celkové doby přerušení pro kontrolu vůči maximální době přerušení.

Ukončení studia

Vyplňte datum ukončení a kód ukončení. Podle použitého kódu (seznam kódů je dán centrálně a je převzat z matriky studentů) nastává:

99 - formální ukončení akademického roku, student zůstává ve stavu Studuje, je možno i nadále aktualizovat hodnocení z tohoto roku

0 - ukončení akademického roku, student zůstává ve stavu Studuje, hodnocení mohou zadávat a aktualizovat pouze role studijní a zahraniční referentka, fakulta, prorektor a administrátor

všechny ostatní kódy - student je převeden do stavu Nestuduje, jsou mu automaticky smazány záznamy pro následující akademický rok (tj. i případný předzápis) a je automaticky odzapsán z rozvrhu aktuálního akademického roku (pokud ukončí až v průběhu LS, zápisy za ZS zůstávají) a z termínů zkoušek, které se konají po datumu ukončení studia Pokud v době ukončení studia existovalo neukončené přerušení studia nebo rodičovská dovolená, jsou ukončeny s datem ukončení studia. Dále je automaticky ukončena výplata ubytovacího a sociálního stipendia. Pokud jde o ukončení studia bez absolvování a student je již převeden do modulu Absolvent, je se záznamem v modulu Absolvent zacházeno podle nastavení parametru ABS_NEUSPESNE_UKONCENI.

Shodné datum zápisu a ukončení

Pokud existuje v akademických rocích jediný záznam, student nemá vložené žádné uznané nebo splněné předměty a vložený kód ukončení znamená ukončení studia, jsou všechny údaje včetně přiřazeného osobního čísla smazány. Tím se ruší zejména záznamy studentů, kteří byli na základě přijímacího řízení přijati ke studiu a z různých důvodu studovat vůbec nezačali.

Zásady doplňování datumů zápisu, ukončení a přerušení - závislosti
  • Datum zápisu u prvního roku studia musí být vyplněno: Jinak chyba -20377: Datum zápisu u prvního roku studia musí být vyplněno!

  • Jednotlivé akademické roky na sebe musí navazovat. Nelze tedy vytvořit např. rok 2002 a jako další pak 2004. Jinak chyba -20377: Nelze zapsat akademický rok, který nenavazuje na předchozí akademický rok!

  • Datum zápisu lze vyplnit jen pokud je ukončen minulý rok Jinak chyba -20609: Studenta nelze zapsat v novém roce, není ukončen rok minulý!

  • Nelze vytvořit nový rok, byl-li předchozí ukončen s kódy jinými než 0 nebo 99 (ukončení studia). Jinak chyba -20376: Studenta nelze zapsat v novém roce, jeho studium je ukončeno!

  • Nelze vytvořit rok bez data zahájení, existuje-li v tomto roce ukončení. Jinak chyba -20379: K datumu ukončení musí existovat datum zápisu!

  • Nelze vytvořit rok bez data a kódu ukončení, existuje-li následující rok s datem zápisu, resp. s datem zápisu a ukončením. Jinak chyba -20378: Datum ukončení musí být vyplněno, existuje záznam v následujícím roce!

  • Datum zápisu nesmí být menší než datum ukončení v předchozím roce. Jinak chyba -20613: Datum zápisu nesmí být menší než datum posledního ukončení!

  • Nelze smazat rok uprostřed, musí být zachována návaznost let. Jinak chyba -20382: Nelze smazat záznam, musí být zachována posloupnost let!

Další všeobecné podmínky:

  • datum ukončení u posledního roku studia musí být vyplněno

  • datum zápisu v roce "uprostřed" studia může být vyplněno pouze pokud je vyplněno datum ukončení roku minulého

  • při ukončení přerušení v průběhu akad. roku se vyplní datum nástupu po přerušení a na konci roku pak datum ukončení

  • pokud student na konci roku (např. 2002/03) ukončuje přerušení a nastupuje do dalšího akad. roku (např. 2003/04), postupujeme takto:

    • do roku 2002 zapíšeme datum ukončení (stejné datum se doplní automaticky do datumu nástupu po přerušení)

    • do roku 2003 zapíšeme datum zápisu

  • datumy by měly být vždy spárovány

Pravidla
  • dat. zápisu lze vyplnit pokud je ukončen minulý rok

  • dat. přeruš od >= datum zápisu v roce, do kterého spadá začátek přerušení

  • dat. přeruš do >= dat přeruš od

  • dat. nástupu >= dat přeruš do

  • dat. ukončení v roce, do kterého spadá dat. nástupu po přerušení >= dat. nástupu po přerušení

Uznaná doba rodičovství

K 1.4.2013 vstupuje v platnost zákon č. 48/2013 Sb. novelizující zákon č. 111/1998 Sb. o vysokých školách, který přináší pojem uznaná doba rodičovství.

Dle zákona se tato doba rozděluje na dvě části:

(A) uznaná doba rodičovství v rámci přerušení studia (B) uznaná doba rodičovství v rámci studia

Tato doba se:

  1. nepočítá do celkové doby přerušení - tj. při zjišťování, zda student nepřekročil maximální dobu přerušení musíme od doby přerušení odečíst tuto dobu (A)

  2. nepočítá do doby studia při zjišťování překročení maximální doby studia - tj. při zjišťování, zda student nepřekročil maximální dobu studia musíme od doby studia odečíst tuto dobu (B) - platí jen pro mateřskou dovolenou nikoliv v případě rodičovské dovolené, viz. dále.

  3. nepočítá do celkové doby studia pro určení poplatku za delší studium dle §58 odst. 3 (B)

Ve formuláři se u Uznané doby rodičovství nastavuje datum, od kterého začíná uznaná doba rodičovství, datum jejího přepokládaného ukončení a zda se má o danou dobu prodloužit maximální doba studia. Jakmile student nahlásí ukončení uznané doby rodičovství, tak se datum ukončení zavede jako skutečný datum ukončení uznané doby rodičovství. Pokud student bude mít další uznanou dobu rodičovství, zavede se další záznam. Tyto uznané doby rodičovství nemohou mít průnik. V systému nemůže existovat více vět s neuvedeným skutečným datumem ukončení. Podle zákona č. 111/1998 Sb. o VŠ §54a má student nebo studentka v souvislostí s péčí o ditě právo na prodloužení lhůt pro splnění studijních povinností po dobu, po kterou čerpala mateřskou dovolenou. Student má PRÁVO, tedy jen v případě, že student o to stojí a zároveň jde o mateřskou dovolenou a zároveň jde o uznanou dobu rodičovství v době studia, je možno zadat, že studentovi se prodlužuje maximální doba studia, jinak nikoliv. To si musí studijní refrentka hlídat sama. Pokud tedy student(ka) chce mít v určité části uznané doby rodičovství při mateřské dovolené v době studia prodlouženou maximální dobu studia, je třeba toto zavést jako jeden záznam a ostatní dobu jako jiný(é) záznam(y). U poplatků za studium nemá toto rozlišení žádný význam, tam se pro obě možnosti dle §58 odst. 3 doby prodlužují o uznanou dobu rodičovství v době studia.

Popis tlačítek

Založ spis nebo Převod písemností je přístupné pouze při nastaveném parametru SPIS_PROPOJENO na hodnotu A nebo STAG.

  • Založ spis

    spisové číslo neexistuje, při kliknutí se založí spis studenta a převedou se do něj písemnosti z uchazeče, jsou-li nějaké

  • Převod písemností

    spisové číslo existuje, při kliknutí se převedou do stávajícího spisu studia písemnosti z uchazeče, jsou-li nějaké a nebyly-li dosud převedeny

ECTS vytvoření přihlášky ke krátkodobému pobytu pro příjezdové studenty bez podané přihlášky. Za příjezdové jsou považováni studenti s financováním 51 až 69.

Konto spouští formulář Studentská konta (ES0050), kde lze studentovi vytvořit konto pro přístup do systému. Ve stejném formuláři lze též studentovi nastavit skupinu pro předzápis.

BP/DP má-li student zadanou vysokoškolskou kvalif. práci, je tlačítko zpřístupněné, kliknutím se spustí formulář Vysokoškolské kvalifikační práce (AN0030)

Platby otevře se formulář Pohledávky a závazky studenta/uchazeče (PZ0030) a zobrazí se údaje o platbách studenta pro všechny akad. roky - ikona je přístupná pouze v případě, že nějaká platba existuje ikona se zobrazuje červeně pro roky, ve kterých existuje nějaká nevyrovnaná platba

Mikroplatba umožňuje rychleji vkládat tzv. mikroplatby (předpisy, pro které má forma úhrady hodnotu I) - otevře se formulář Pohledávky a závazky studenta/uchazeče (PZ0030) a zobrazí se seznam hodnot s předpisy pro aktuálně vybraný akad. rok a fakultu studenta s formou úhrady I (interní platební systém školy jako: JUK, IPS atd.)

VSSP spustí internetový prohlížeč a zobrazí vizualizaci studentova studijního plánu

Rozvrh spustí internetový prohlížeč a zobrazí rozvrh studenta, je nutné přihlášení do portálu

Mail otevře okno mailového klienta s předvyplněnou adresou aktuálního studenta dle nastavení parametru STUDENTI_EMAIL_ZASILAT. Tlačítko je funkční pouze pro mailové klienty Thunderbird a Outlook.

Maily otevře okno mailového klienta se všemi emailovými adresami studenta. Tlačítko je funkční pouze pro mailové klienty Thunderbird a Outlook.

Podací deník otevře se formulář Spisová služba - podací deník (SS0020) a zobrazí se záznamy v podacím deníku pro daného studenta

Kontroly spouští sestavu Kontroly studia - sestava (G_ST_KON) pro tisk kontroly splněných stud. povinností

Potvrzení spouští sestavu Potvrzení o studiu (G_POT_ST) pro tisk nejrůznějších potvrzení

Diplom spouští sestavu Diplomy, vysvědčení - výstup do TEXu (Z_VD_TEX) a tiskne v TEXu diplom

Diplom2 spustí internetový prohlížeč a vytiskne diplom

Průběh tiskne Průběh studia

DS tiskne v TEXu Diploma Supplement

DS2 spustí internetový prohlížeč a vytiskne Diploma Supplement SoSD tiskne Summary of Student Data - sestavu o absolvovaných předmětech pro výjezdy do zahraničí (anglicky)

Os. ú. spouští pro aktuálního studenta sestavu ??? - výstup údajů do souboru

RIToR tiskne The Receiving Institution's Transcript of Records / Doklad o uznání pro krátkodobé příjezdy do PDF; tlačítko není přístupné, není-li příjezd evidován, tj. nebyla podána přihláška ke krátkodobému pobytu přes portálovou volbu ECTS - Příjezdy

CFN tiskne Confirmation pro krátkodobé příjezdy do PDF, tlačítko není přístupné, není-li příjezd evidován; vydává na konci studia před ToR v případě, že při studentově odjezdu není ještě možno vydat ToR, protože nejsou zavedeny všechny známky (buď se to nestihlo nebo ani být zavedeny nemohou, protože se boduje relativně a čeká se na posledního vyzkoušeného studenta)

A tisk záp. listu A pro aktuálně vybraný akad. rok

B tisk záp. listu B pro aktuálně vybraný akad. rok

Pl. otevře se formulář Pohledávky a závazky studenta/uchazeče (PZ0030) a zobrazí se údaje o platbách studenta pro daný akad. rok; ikona se pro daný rok zobrazuje červeně, pokud v tomto roce existuje nějaká nevyrovnaná platba více než týden po splatnosti

Spisová služba

Pro všechny tisky u kterých je nastaveno, že se mají přenášet do spisové služby, je pod tlačítkem tisku zaškrtávátko (zaškrtnuté), při jeho odškrtnutí se daný tisk do spisové služby nepřenese. To lze využít v případě testovacích tisků. U sestav, kde se při spuštění zobrazuje formulář parametrů sestavy lze stejného efektu dosáhnout nastavením příslušného parametru na hodnotu Ne.

Oprava rodného čísla

Na záložce Studenti lze přepsat rodné číslo na jiné. Pokud vložíte nové číslo, které dosud mezi záznamy o osobách neexistuje, je přepsáno rodné číslo u aktuálního záznamu o osobě. Pokud rodné číslo přepíšete na takové, které mezi záznamy o osobách již existuje, je k aktuálnímu studiu přiřazena osoba s tímto rodným číslem. Takto lze opravit např. studia cizinců, kteří mají omylem vloženo více záznamů o osobě s různými rodnými čísly pro tutéž fyzickou osobu. To nejčastěji nastane při studiu této osoby na různých fakultách. Správnou osobu lze najít i tak, že zadáte do rod. čísla např. jen prvních 6 znaků a použijete seznam hodnot, ze kterého vyberete správnou osobu.

Provádění dotazů pro výběr studentů

Při zadání konkrétního os. čísla se automaticky provede výběr všech os. čísel dané osoby pro studia na shodné fakultě, kódu a typu stud. programu. Protože z hlediska matriky se při změně formy studia jedná stále o jedno studium, má toto sloužit ke snažší kontrole dat. Pro správné vykazování musí být u nového studia uvedeno v položce Předch. os. č. os. číslo studia, odkud student přestoupil na novou formu, musí se rovnat datum ukončení původního a datum nástupu u nového studia, původní studium musí být ukončeno kódem 9.

V případě dotazu na příjmení studenta se vyhledává přes stejnou podmínku i v rodném příjmení, slouží to ke snažšímu nalezení studentek, které v průběhu studia změnily příjmení.

Použití identifikační karty

V případě připojeného snímače je možne přiložením příslušné identifikační karty (JIS, …) ke snímači automaticky zobrazit údaje o studentovi, v případě více studií jsou zobrazena os. čísla v pořadí podle stavu Studuje, Přerušil a Nestuduje. Pokud se přiloží karta ke snímači v situaci, kdy jsou ve formuláři nějaké neuložené změny, budete nejdříve dotázáni, zda chcete změny uložit nebo odvolat. Vpravo od pole Poznámka je položka Číslo na kartě, kde se zobrazuje číslo vytištěné na kartě, v případě starších karet rodné číslo, u nově vydávaných karet tzv. bezvýznamový identifikátor. Položka Číslo na kartě se zobrazuje jen při nastavení parametru JIS na hodnotu ZCUJIS.

Záložka "Studované obory"

Zde se vkládají studijní obory (resp. studijní plány) studenta. Viz. bod 7 kapitoly Zavedení nového studenta. Na záložce Studované obory se lze pomocí ikon u příslušných položek přesouvat mezi jednotlivými aktuálně vybranými studenty a v rámci studenta mezi jednotlivými akad. roky bez nutnosti návratu do záložky Student.

Záložka "Známky"
Typy předmětů

Existují tři typy předmětů, které se liší způsobem započítávání do výsledků studia:

Vykonávané (studované) předměty

Mají nastavený příznak Uzn. na N a rok varianty předmětu je shodný s akad. rokem. Jsou započtené do sumy plánovaných kreditů, splněné jsou započtené do sumy dosažených kreditů, do ročníkového průměru jsou započtené v závislosti na nastavení položky R. pr.

Uznané předměty
  • Mají nastavený příznak Uzn.=A (takto lze vložit pouze splněné předměty), nebo mají příznak Uzn.=N a rok varianty předmětu je menší než akad. rok (takto lze vkládat i nesplněné předměty z předchozího studia).

  • Uznané předměty s příznakem Uzn.=A se automaticky přiřazují k poslednímu záznamu o předchozím studiu, pokud žádný záznam neexistuje, je automaticky vytvořen pro aktuálně studovanou školu.

  • Jsou zahrnuté do sumy uznaných kreditů (pokud jsou splněné), do ročníkového průměru jsou započtené v závislosti na nastavení položky R. pr.

  • Uznané předměty s příznakem Uzn.=N se na Diploma supplement tisknou stejně jako standardně vykonávané (studované) předměty.

Odložené předměty

Na tento typ se automaticky převedou předměty bez vyplněných výsledků v semestrech, ve kterých student přerušil studium. Do výsledků studia se nezapočítávají a evidují se zejména kvůli povinnosti jejich nového zápisu po ukončení přerušení.

Popis tlačítek

R. zápis rozvrhu k předmětu; bordové podbarvení znamená předmět bez rozvrhu

K. kopie nesplněného předmětu do dalšího akad. roku (v případě splněného zápočtu před zkouškou ho lze převést jako uznaný)

Předch. Otevře se okno s předchozími pokusy, je možné záznamy přidat, změnit i smazat. Systém při změně datumu zkoušky nebo při změně komise automaticky uloží původní údaje jako předchozí pokus.

Vkládání předmětů

V bloku Známky vyplňte katedru a předmět, při přechodu na další položku se automaticky všechny zbývající údaje doplní. Pokud ne, Vámi zadaný předmět neexistuje. Stiskněte na políčku Katedra nebo Předmět klávesu F9 a vyberte existující předmět. Před uložením lze opravit semestr, položku Uzn. (N=vykonávaný předmět, A=uznaný předmět), položku R. pr. (zda předmět započítávat do ročníkového průměru). U uznávaných předmětů lze při vkládání změnit i kredity (v závislosti na nastavení parametru UZNANY_PREDMET_KREDITY ).

Při nastaveném parametru KOPIROVAT_ZPPZK_PRI_ZNAMCE se provede při splnění příslušných podmínek zkopírování údajů o zápočtu před zkouškou z dříve zapsaného a nesplněného předmětu, u kterého byl splněn pouze zápočet před zkouškou. Zápočet před zkouškou je uložen jako uznaný, podrobný popis podmínek nakopírování najdete u parametru KOPIROVAT_ZPPZK_PRI_ZNAMCE.

Po uložení přidělte studentovi rozvrh. Klikněte na tlačítko Rozvrh, vyberte rozvrhové akce a klikněte na tlačítko Zapsat/odepsat. Zobrazují se pouze akce na semestr uvedený u předmětu, v případě problémů zkontrolujte, zda jste předmět uložili na správný semestr. Červeně jsou zobrazeny neplatné akce, které mají přístupné pouze studijní referentky a studentům se pro předzápis nezobrazují.

  • Pro akad. rok 2001 lze vkládat pouze předměty s rokem 2001, pro předchozí akademické roky i předměty se starším rokem založení.

  • Podle studijního plánu oboru, na který předmět vkládáte, se automaticky doplní statut předmětu (v případě, že je předmět nalezen ve studijním plánu s více různými statuty, je vybrán abecedně první).

  • Pokud má student zapsáno více oborů (kombinace oborů), může dojít k situaci, že vkládaný předmět je nalezen ve studijním plánu jiného než aktuálně vybraného oboru - v tom případě se objeví chybové hlášení a je nutné zapsat předmět na správný obor studenta (např. dějepisný předmět nelze zapsat na hudební obor).

Vyplňování výsledků

Položka Typ zk. je podbarvená červeně, pokud hodnocení předmětu nesmí měnit role Vyučující a Katedra.

Standardní hodnocení

Pro splněný předmět se u předmětů hodnocených slovně (např. zápočty) vyplňuje pokus a datum, u předmětů hodnocených známkou pokus, známka a datum. Pokud pokus nevyplníte, doplní se automaticky první pokus.

Relativní hodnocení

Pokud hodnotíte relativně, je možné vyplnit pouze datum, pokus a body. Dokud není doplněna známka nebo slovní hodnocení, jsou hodnoty podbarveny fialově, aby bylo zřejmé, že hodnocení není vyplněné úplně.

Kontrola počtu pokusů pro předměty státní závěrečné zkoušky

Pro typ studia (doména TYP_OBORU) lze do pomocné hodnoty 3 vložit maximální počet pokusů, který je pro daný typ studia možný pro předměty státní závěrečné zkoušky (mají v pomocné hodnotě u domény TYP_ZK_NEW definující typ předmětu uvedeno T). Překročení povoleného počtu pokusů pro předmět je signalizováno v evid. kartě studenta červeně u položky Typ, po najetí na předmět se v informační řádce vypíše max. počet pokusů a aktuální počet pokusů studenta. Do součtu pokusů se započítává vyplněný počet pokusů, pokud není u předmětu výsledek vyplněný, počítá se jako jeden pokus. Započítavají se i případní předchůdci předmětu.

  • U předmětů, které mají nastavený Zápočet před zkouškou na Ano, lze vyplnit i zápočet. Je jedno, jedná-li se o předmět hodnocený známkou nebo slovně. Pozor: Položka Typ zk. je pouze informativní a možnost vyplnit zápočet neovlivňuje!!!

  • Při vkládání a aktualizaci záznamů ve známkách se automaticky přepočítávají položky v nadřazeném bloku

  • Záznamy s nevykonanými zkouškami se do průměru započítávají jako čtyřky. Startovní průměr 4.0 se tedy postupně studentovi vylepšuje skládáním jednotlivých zkoušek. Toto chování může být změněno nastavením parametru POCITAT_4_PRUMER na N.

  • U uznaných předmětů hodnocených známkou lze vyplnit stejně jako u vykonávaných předmětů pokus, známku a datum. Známka se započítá do celkového průměru studia, nastavením parametru POCITAT_UZN_ROC_PRUMER na A lze zajistit započítávání uznaných předmětů i do ročního průměru..

  • Provádí se kontrola vkládaného datumu pro vykonávané předměty (položka Uzn.=N). Nelze vložit datum do budoucnosti, tj. např. dne 6. 1. 2008 nelze vložit datum zkoušky 7. 1. 2008. Kromě toho musí vkládané datum odpovídat akad. roku podle kalendáře STAGu s tím, že je povolený přesah o 30 dní. Kontrola se aktivuje nastavením parametru KONTROLOVAT_DATUM_ZNAMKOVANI. Výjimka platí pro uznané zápočty před zkouškou, kde lze vložit libovolné datum do minulosti.

  • Odšktrnutím/zaškrtnutím políček ve spodní části lze nastavit různé kombinace pro zobrazení předmětů.

Význam položek v bloku Studované obory v akademickém roce:

Plán

celkový počet kreditů, které má student zapsané pro vykonání - mají nastavenou položku Uzn. na N

Dos.

počet kreditů, které student získal vykonáním předmětů (získáním zápočtu nebo vykonáním zkoušky) - mají nastavenou položku Uzn. na N

Uzn.

součet kreditů za uznané předměty - mají nastavenou položku Uzn. na A nebo mají rok varianty předmětu < akad. rok a položku Uzn.=N , student je má z různých duvodů uznané

Unbl.

počet kreditů, které jsou studentovi uznány jednorázově bez vazby na konkrétní předměty (např. při přestupu z jiné školy) - nelze vkládat záporné hodnoty

Průměr

vážený nebo aritmetický podle toho, zda jde o kreditní nebo nekreditní studium 

Uzn. př.

počet předmětů, ze kterých byl uznán průměr(kvůli výpočtu celkového průměru)

Uzn. pr.

uznaný průměr z předchozího studia

Změna příznaku Uznáno

Vykonávaný předmět (položka Uzn.='N') lze přímo změnit na uznaný předmět (položka Uzn.='A') a naopak, pokud jsou před uložením správně vyplněné potřebné položky záznamu. Při změně se provede automatický přepočet závislých hodnot - kredity, průměry. Pro předměty v přerušeném semestru s vyplněným nesplněným hodnocením předmětu je možné ručně změnit příznak z N na O. Není možné měnit ručně příznak z hodnoty A na O a z O na N nebo A. Není možné ani ručně vkládat nove záznamy s příznakem nastaveným na O - o tomto příznaku podrobněji v kapitole Přerušení studia.

Převedení schválených uznaných předmětů

Tlačítko Nakopírovat uznané předměty je podsvícené v případě, že existují předměty zadané studentem k uznání a následně schválené, zobrazuje se počet takových předmětů. Jedná se o předměty, které student dosud nemá vložené jako uznané mezi předměty a o předměty, u kterých byl uznán pouze zápočet před zkouškou, tj. mají přiřazené rozhodnutí N2 - Předmět je splněn pouze částečně, chybí úspěšné absolvování zkoušky. Pozor - tyto předměty se vloží jako studované s uznaným zápočtem před zkouškou! Zahrnují se pouze předměty z vyřízených žádostí. Předměty se kopírují najednou, údaje je možné před uložením upravit. Pokud v daném roce je předmět ve stejném semestru již vložený jako studovaný a nemá vyplněné výsledky, je automaticky odmazán a nahrazen uznaným předmětem. Nastavením parametru ZADOST_UZN_PREDM_DAT_ROZHODN lze určit, zda se u předmětů vloží původní datum splnění předmětu nebo datum vyřízení žádosti.

V případě, že chcete vkládat schválené uznané předměty jednotlivě, je možné je vybírat kliknutím na tlačítko seznamu hodnot vpravo od tlačítka Nakopírovat uzn. př. . Při kopírování uznaných předmětů ze žádosti jsou tyto předměty automaticky přiřazeny ke škole uvedené v žádosti a počet dosažených kreditů navýšen. Pokud záznam o předchozím studiu pro příslušnou školu neexistuje, je vytvořen automaticky. Při vkládání uznaných předmětů se tyto automaticky přiřazují k poslednímu záznamu o předchozím studiu, pokud žádný záznam neexistuje, je automaticky vytvořen pro aktuálně studovanou školu.

Tlačítko Nakopírovat podmínky studia je podsvícené, pokud existuje vyřízená žádost studenta o uznání předmětů, na které je uvedený alespoň jeden z údajů max. délka studia, max. délka přerušení studia, počet zápisových propustek a liší se od hodnoty uvedené u studenta. Po kliknutí na tlačítko se tyto údaje přenesou ze žádosti ke studentovi.

Záložka "Jednorázové předměty"

Zde je možné zadávat dvě významově různé skupiny předmětů, většinou se jedná o předměty, které studoval tento a žádný jiný student:

  1. Předměty, které student absolvoval mimo domovskou univerzitu

  2. Předměty doktorandského studia

Tyto předměty budou započítávány do výsledků studia stejným způsobem jako standardně zapsané předměty, položky mají analogický význam a pro jejich vyplňování platí stejná pravidla.

Popis položek:

  • Zkratka .. jedná se o zkratku předmětu, která se bude zobrazovat např. na Diploma Supplement. Uveďte např. zkratku katedry/zkratka předmětu.

  • Datum plánované .. využívá se zejména u doktorandů pro uvedení, kdy se plánuje složení daného předmětu.

  • Datum skutečné .. datum splnění předmětu, souvisí s uvedením hodnocení (položka známka nebo slovní hodnocení) a pokusu.

  • Hodnocení .. jak na Vaší škole předmět ohodnotíte, zda známkou nebo slovním ohodnocením (splnil či nesplnil). Nezáleží tedy ani tak na tom, jak byl předmět hodnocen na původní škole, ale jak bude hodnocen na Vaší škole.

  • Abs. .. určuje, zda student předmět na přijímající instituci absolvoval - hodnocení nemusí být v rámci ECTS stupnice a nevíme, zda daná hodnota znamená absolvování či neabsolvování

  • Známka .. pokud je nastaveno hodnocení = "známkou", potom se vyplňuje hodnota z číselníku. Jedná se o hodnocení na Vaší škole nikoliv, jaké hodnocení získal student na původní škole, ta bude uvedena v položce "Cizí studium - Klasifikace".

  • Slovně .. vyplňuje pokud je nastaveno hodnocení "slovně". Opět se jedná o hodnocení na Vaší škole nikoliv, jaké hodnocení získal student na původní škole.

  • Pokus .. číslo pokusu, při kterém student hodnocení získal.

  • Semestr .. pro který semestr absolvování předmětu na Vaší škole započítáváte. Nezáleží tedy na tom, že původní škola má např. trimestry.

  • Kredity .. počet kreditů, které na Vaší škole za získání předmětu studentovi přidělíte. Nejedná se o počet kreditů, které získal na původní škole, to je položka "Cizí studium - Kredity".

  • Uznání .. pokud zadáte "A", známka a kredity se nebudou počítat do průměru a počtu kreditů za daný ročník, budou se počítat jen do celkového průměru a celkového počtu kreditů za celé studium.

  • Zkoušející .. zde můžete uvést zkoušejícího z číselníku učitelů na Vaší škole. Jen pro předměty absolvované na Vaší škole. Možné tedy jen pro doktorandské studium.

  • Průměr .. zda se známka z předmětu má započítávat do průměru.

  • Typ .. o jaký typ předmětu se jedná, zda o zápočet nebo zkoušku apod. Opět nejde o to, jaký typ měl předmět na původní škole, ale jak mu ho na Vaší škole započítáváte. Zadáním státnicového typu předmětu docílíte toho, že se předmět vytiskne mezi státnicové předměty na Vysvědčení a Diploma Supplement.

  • Jazyk .. v jakém jazyku byl předmět studován.

  • Název předmětu .. uveďte název předmětu v původním jazyce. Pokud byl studován ve španělštině, potom ho uveďte španělsky.

  • Název předmětu anglicky .. uvěďte anglický překlad názvu předmětu. Pokud byl předmět studován v anglickém jazyce, potom budou oba názvy stejné. Toto je nutné pro vytištění předmětu na Diploma Supplement.

  • Tisk DS .. uveďte, zda chcete, aby se předmět vytisknul na Diploma Supplement.

  • Škola .. zde je možné vybrat školu, na které byl předmět absolvován. Přednastavena je Vaše škola. Pokud nějaká škola chybí, požádejte administrátora aplikace o její přidání do číselníku.

  • Průběh zkoušky .. zde můžete uvést popis průběhu zkoušky.

  • Hodin .. je možné uvést, kolik vyučovacích hodin bylo na absolvování předmětu vynaloženo.

  • Cizí studium - Klasifikace .. jak byl předmět ohodnocen na původní škole.

  • Cizí studium - Kredity .. kolik kreditů získal student absolvováním předmětu na původní škole.

  • Cizí studium - Typ studia .. o jaký typ studia na původní škole se jednalo. Opět uveďte jakému našemu typu studia studium na původní škole odpovídá (bakalářský, magisterský, navazující, doktorský).

Pokud Vám systém hlásí, že nebyly vyplněny všechny položky, nemáte zřejmě vyplněnou některou z tučně nadepsaných položek. V případě, že zadáváte splněný předmět hodnocený slovně, stačí zadat D. skutečné, položky Sl. a Po. se doplní automaticky hodnotami S a 1. V případě, že zadáváte splněný předmět hodnocený známkou, stačí zadat D. skutečné a známku, položka Po. se doplní automaticky hodnotou 1.

Nahrazované předměty

V bloku Nahrazované předměty můžete uvést předměty, jejichž splnění (v rámci studentova studijního plánu) je realizováno splněním tohoto jednorázového předmětu. Pokud je stejný předmět již zapsaný v daném roce jako nevykonaný mezi standardními předměty, je při vkládání nahrazovaného předmětu zobrazen dotaz na smazání stejného standardního předmětu a při odsouhlasení je tento smazán.

Počet kreditů, který je u předmětu uveden, se započítává do sumy získaných kreditů za B-bloky, ve kterých je nahrazovaný předmět zařazen. K ničemu jinému se tyto kredity nepoužívají! Standardně se dosadí počet kreditů z varianty předmětu pro daný akad. rok, pokud by v daném roce varianta předmětu neexistovala, vezmou se kredity od nejbližší starší popř. nejbližší mladší varianty předmětu. Počet kreditů je možné měnit, celková suma za nahrazované předměty ale nesmí přesáhnout počet kreditů uvedený u mateřského jednorázového předmětu.

Převedení výjezdových předmětů

Tlačítko Nakopírovat výjezdové předměty je podsvícené v případě, že existují předměty zadané v rámci výjezdu, které nemá student vložené mezi jednorázovými předměty. Zobrazuje se počet takových předmětů. Poté, co student odevzdá Transcript of records, studijní referentka zkontroluje údaje a předměty mu překopíruje mezi jednorázové. Předměty se kopírují po jednom, je třeba upravit, doplnit údaje, předmět uložit a pak kopírovat další, dokud je tlačítko přístupné.

V případě, že se kopírují jen některé výjezdové předměty, je možné je vybírat kliknutím na tlačítko seznamu hodnot vpravo od tlačítka Nakopírovat výjezdové předměty .

Záložka "Celkové výsledky"

V horním bloku jsou celkové výsledky za jednotlivé akad. roky:

  • celkový plán kreditů

  • celkový počet kreditů za splněné vykonávané předměty

  • součet kreditů za uznané předměty a kreditů uznaných "unblock" (bez vazby na konkrétní předměty)

  • celkový průměr za rok a průměr za jednotlivé semestry

  • celkový průměr ke konci ak. roku (včetně)

  • počet nesplněných předmětů

Ve spodním bloku jsou celkové počty plánovaných, dosažených, uznaných, získaných kreditů (dosažené+uznané) a celkový průměr za studium.

Celkový průměr za studium se počítá takto:

P=((CPK*PPK)+(CPN*PPN)+(CPU*PPU))/PPV, kde:

CPK = celkový kreditní průměr PPK = počet předmětů, ze kterých se počítá celkový kreditní průměr CPN = celkový nekreditní průměr PPN = počet předmětů, ze kterých se počítá celkový nekreditní průměr CPU = celkový uznaný průměr PPU = počet předmětů, ze kterých se spočítal uznaný průměr PPV=PPK+PPN+PPU = počet všech předmětů, ze kterých se počítá celkový průměr

  • v případě vyplnění více uznaných průměrů se CPU počítá takto: CPU=((CPU1*PPU1)+(CPU2*PPU2)+ … +(CPUn*PPUn))/(PPU1+PPU2+ … +PPUn)

  • do průměrů se standardně započítávají i nesplněné předměty (se známkou 4); lze změnit nastavením parametru POCITAT_4_PRUMER

  • do celkového průměru za studium se počítají i uznané předměty, u kterých je vyplněná známka

Předměty, které mají být použity při kontrolách studia

Zde je možné uvést předměty, které se mají kontrolovat u studenta oproti jeho studijnímu plánu nebo oproti předmětům, které má zapsané nebo si je nově zapisuje v rámci předzápisu. Předměty zde uvedené nejsou závislé na akademickém roce, jejich kontrola se provádí ve všech ročnících. Je zde možné uvést např. předměty, od kterých je student osvobozen, předměty, které si již nesmí zapsat, předměty povolené zapsat pouze jednou apod.

Tlačítko Vypořádání studenta je přístupné při nastaveném parametru VYPORADANI_STUDENTA_URL a zobrazuje stav vypořádání závazků studenta vůči univerzitě (vrácení karty, odevzdání půjčených knih apod.). Prozatím implementováno jen pro prostředí ZČU Plzeň.

Záložka "Os. údaje"

Provádí se zde vkládání osobních údajů v případě, že je na záložce Student při vkládání nového studia zadané neexistující rodné číslo.

  • Provádí se kontrola správnosti vkládaného rodného čísla. V případě cizinců se může vkládat tzv. pseudo-rodný kód. Podrobnější informace, jak pseudo-rodný kód zadat lze nalézt na Rodná čísla cizinců

  • V části Narozen lze vkládat Obec výběrem z číselníku obcí. Pokud nelze místo narození v číselníku najít (typicky u cizinců), je třeba vybrat správný stát narození (jiný než Česká republika) a pak je možné do položky Obec vložit libovolný údaj.

  • V části Adresa lze vkládat údaje také výběrem z číselníků. Pokud nelze údaje z číselníku vložit (typicky u cizinců), je třeba vybrat správný stát adresy (jiný než Česká republika) a pak je možné do příslušných položek vložit libovolné nečíselníkové údaje.

  • U údajů o adrese se kontroluje, že část obce patří k obci. Okres se doplňuje na základě vybrané obce automaticky a nevyplňuje se. Pošta se doplňuje na základě vybraného PSČ automaticky a nevyplňuje se. Seznam hodnot pro PSČ je omezen na aktuální okres (vyhovuje ve většině případů), nicméně přímo lze vložit libovolné existující PSČ.

Záložka "Os. údaje 2"

V bloku Žádosti - nové jsou zobrazeny žádosti o ubytovací a sociální stipendium v jednotlivých stavech a časových obdobích, kterými žádost prochází od jejího podání. Žádosti jsou vázané na konkrétní studium (tj. os. číslo). Změny stavů se generují automaticky na základě různých událostí (změna místa bydliště, přeušení studia, ukončení studia atd.). Je možné měnit Datum od pro jednotlivé stavy, toto datum se zároveň automaticky nastaví i pro Datum do u předchozího záznamu, aby byla zachována nepřerušená časová řada. Platí přitom, že nové Datum od musí být >= Datum od předchozího záznamu. Takové ruční zásahy by měly být prováděny ve výjimečných a odůvodněných případech.

Záložka "Žádosti - nově"
Ubytovací stipendium

Žádost je možné podat kliknutím na tlačítko Podat, žádost je vyhodnocena a převedena do stavu odpovídajícího aktuální situaci.

Na některých školách se ubyt. stipendium přiděluje všem studentům, kteří na něj mají nárok a studenti ani stud. referentky nemusí žádost zadávat, generuje se automaticky při založení studia, pokud je nastavený parametr UBYTSTIP_AUTOMATICKA_ZADOST.

V případě založení dalšího studia studenta (ručně, při převodu na jiný stud. program) jsou při nastaveném parametru UBYTSTIP_KOPIE_NA_NOVE_STUDIUM podle pravidel uvedených u tohoto parametru žádosti generovány také automaticky.

Při vyplněném parametru UBYTSTIP_DATUM_PRIZNANI se toto datum vloží namísto aktuálního datumu podání žádosti, žádost se totiž mnohdy podává až po datumu, od kdy je na stipendium nárok. V případě, že parametr není nastavený, jako datum podání se vybere maximum z nástupu do studia, formálního začátku akad. roku nástupu do studia (parametr FORMALNI_ZACATEK_AK_ROKU) a aktuálního data.

Tlačítko Přiznat se používá pouze v případě, že stavu 2 (Dostává stipendium) chceme ještě předřadit stav 50 (Má dostávat, ale čeká se na podání písemné žádosti). Tlačítko je přístupné pouze pokud aktuální stav žádosti je 50 a čeká se na doručení písemné žádosti. Po jejím obdržení klikne stud. referentka na tlačítko Přiznat a student je převeden do stavu Dostává stipendium. Při povolení přechodů do stavu 50 má tento stav přednost před stavem 2 v případě podání žádosti, po ověření matrikou i v dalších případech, kdy má žádost přejít do stavu 2. A i opačně se na základě datových změn ze stavu 50 přechází do stejných stavů, do kterých se přechází ze stavu 2. Pro standardní chování stačí přechody do a ze stavu 50 nastavit jako nepoužívané. Kliknutím na tlačítko Ukončit ukončíme aktuální stav a umožníme podat novou žádost. V prípadě, že aktuální stav je Dostává stipendium, je tím zároveň ukončeno přidělování stipendia.

Sociální stipendium

Žádost je možné podat kliknutím na tlačítko Podat, žádost je vyhodnocena a převedena do stavu odpovídajícího aktuální situaci. Je-li žádost po podání převedena do stavu Čeká se na kontrolu studijní referentkou, lze kliknutím na tlačítko Přiznat nebo Zamítnout soc. stipendium přiznat nebo zamítnout.

Pokud byla žádost podána před datem posledního sběru matriky a je nastaven parametr MATRIKA_ODESLANI, je nutné před přiznáním stipendia nejdříve změnit datum podání žádosti na libovolné datum mladší než MATRIKA_ODESLANI a pak teprve stipendium přiznat.

Při vyplněném parametru SOCSTIP_DATUM_PRIZNANI se toto datum vloží namísto aktuálního datumu podání žádosti, žádost se totiž mnohdy podává až po datumu, od kdy je na stipendium nárok.

Ukončit nárok na soc. stipendium (zrušit žádost) je možné kliknutím na tlačítko Ukončit. Tím se zároveň umožnuje studentovi podat přes portál novou žádost.

Příklad: Dne 4. 11. 2008 chceme studentovi zpětně zadat nárok na soc. stipendium v období 1. 9. 2008 - 30. 9. 2008
  1. Klikneme na tlačítko Podat, nebrání-li žádné podmínky přidělení stipendia, je žádost převedena do stavu Čeká se na kontrolu studijní referentkou

  2. Klikneme na tlačítko Přiznat, stav žádosti se změní z  Čeká se na kontrolu studijní referentkou na Dostává stipendium

  3. Klikneme na tlačítko Ukončit, vygeneruje se řádka se stavem Čeká se na podání žádosti

  4. Na třech řádkách postupně odspodu přepíšeme položku Datum od na hodnoty 1. 9. 2008, 1. 9. 2008 a 30. 9. 2008, přičemž každou jednotlivou změnu uložíme pomocí F10. Položky Datum do se upraví automaticky, ručně je měnit nelze.

Záložka "Matrika"

V horní části jsou údaje vedené o studentovi v centrální databázi v Brně, ve spodní části jsou údaje o studentovi z převedené do formy odevzdávané do Brna z aktuální databáze. Záznamy, které nemají odpovídající záznam ve druhé databázi jsou označeny červeně. Položky odpovídajících si záznamů, které se liší svým obsahem, jsou označeny u obou záznamů světle červenou barvou. Odpovídající si záznamy mají shodné tyto položky: Rod. číslo, Fakulta, Stud. program, Zápis, D. zahájení platnosti, D. ukončení platnosti. Při přesunu mezi záznamy se automaticky provádí přesun na odpovídající záznam ve druhé databázi, pokud existuje.

V prostřední části záložky jsou uvedeny některé údaje, které jsou ke studentovi automaticky doplněny v centrální databázi v Brně. Jsou to údaje o počtu a délce případných souběžných studií, dále pak celková odstudovaná doba (ve dnech), typ studenta a případný přestup na jiný program nebo školu. Kromě toho je v položkách §58 odst.3§58 odst.4 uveden datum, od kterého se předpokládá placení studia studentem na základě příslušného paragrafu a odstavce zákona.

Ve spodním bloku jsou údaje o soc. stipendiu v aktuální databázi a v centrální databázi v Brně.

Celková odstudovaná doba se vypočítá se ze všech studií, aktuálně probíhajících (neukončených, přerušených i nepřerušených) k datu výpočtu přidaných položek a financovaných ze státního rozpočtu ČR a dále ze všech pasivních studií (ukončených před datem výpočtu přidaných položek), která nebyla ukončena úspěšným vykonáním státní zkoušky a byla rovněž financována ze státního rozpočtu ČR.

Celková odstudovaná doba tohoto studia se vypočítá z uvažovaného studia, včetně případných přestupných studií, která mu bezprostředně předcházela, a dále ze všech pasivních studií (ukončených před datem výpočtu přidaných položek), která byla ukončena po datu ukončení posledního úspěšně absolvovaného bakalářského, magisterského nebo navazujícího studia (DUPAS), pokud takové existuje, a která nebyla ukončena úspěšným vykonáním státní zkoušky a byla financována ze státního rozpočtu ČR.

Celková čistá odstudovaná doba tohoto studia se vypočítá z uvažovaného studia, včetně případných přestupných studií, která mu bezprostředně předcházela. (Předchozí studia, ukončená před datem výpočtu přidaných položek jinak než přestupem nebo převodem, ani předchozí studia, ukončená před datem výpočtu přidaných položek přestupem nebo převodem, avšak k jinému datu, než je datum zápisu uvažovaného studia, se do čisté odstudované doby nezahrnují.)

Celková odstudovaná doba tohoto typu studia se vypočítá z uvažovaného studia, včetně případných přestupných studií, která mu bezprostředně předcházela, a dále ze všech pasivních studií (ukončených před datem výpočtu přidaných položek), která jsou stejného typu jako uvažované studium (bakalářská, magisterská, navazující magisterská nebo doktorská), nebyla ukončena úspěšným vykonáním státní zkoušky a byla financována ze státního rozpočtu ČR.

V záložce Student je barevně signalizován Stav matriky pro daného studenta (týka se pouze vykazovaných studentů):

     

 údaje jsou v pořádku 

     

 údaje se liší, v posledním sběru ještě nebyly odeslány 

     

 neliší se žádný z údajů způsob ukončení, datum ukončení, udělený titul, financování, datumy u sociálního stipendia, ale liší se v některém jiném údaji 

     

 liší se některý z údajů způsob ukončení, datum ukončení, udělený titul, financování nebo datumy u sociálního stipendia 

     

 záznam o tomto studiu v matrice chybí 

Záložka "Cizí studia"

V bloku Cizí studia z matriky lze vidět záznamy o případném předchozím studiu na jiné univerzitě. Názvy položek jsou převzaty z centrální matriky studentů (SIMS). V bloku Další studia v rámci univerzity jsou vidět všechna předchozí nebo souběžná studia osoby na univerzitě.

Od podzimu 2013 SIMS zavádí nově sběr údajů o předchozím uznaném studiu. Tato studia jsou evidována v bloku Předchozí úspěšná i neúspěšná studia. Sleduje se místo studia, typ studia - jsou sledovány 4 typy předchozích studií: vysoká škola, vyšší odborná škola, kurz celoživotního vzdělávání, zahraničí. Dále se eviduje kolik procent z právě studovaného studia tvoří předchozí uznaná studia, celkový součet nesmí přesáhnout 100%. Druhou možností je evidovat množství kreditů uznaných pro aktuální studium. K uznaným předmětům je možné přiřadit předchozí studium a kliknutím na tlačítko Sečíst přiřazené nastavit součet kreditů za tyto předměty. Kliknutím na tlačítko Sečíst všechny lze nastavit součet kreditů za všechny uznané předměty. Toto funguje i automaticky. Při kopírování uznaných předmětů ze žádosti jsou tyto předměty automaticky přiřazeny ke škole uvedené v žádosti a počet dosažených kreditů navýšen. Pokud záznam o předchozím studiu pro příslušnou školu neexistuje, je také vytvořen automaticky. Kromě toho je možné volitelně evidovat některé další údaje typu fakulta, studijní program, téma VŠKP atd. Tyto údaje nejsou nikam vykazovány.

Záložka "Výjezdy"

V této záložce se evidují výjezdy studenta na cizí univerzity a předměty, které tam bude studovat. Statut u předmětu nabývá těchto hodnot:

  • NORMAL - předmět se tiskne na Learning Agreement

  • ADDED - student se rozhodl studovat další předmět - předmět se tiskne na Changes Learning Agreement

  • DELETED - student se rozhodl předmět nestudovat - předmět se tiskne na Changes Learning Agreement

Platnost výjezdu

U výjezdu lze nastavit platnost výjezdu, která má následující význam:

  • Platný - vykazován do matriky studentů (pokud je položka SIMS nastaveno na Ano). Tiskne se na DS (pokud je položka DS tisk nastaveno na Ano). Provádí se všechny níže uvedené kontroly na datumy.

  • Zrušený - nevykazován do matriky studentů, neprovádí se níže uvedené kontroly na datumy

  • Odložený - nevykazován do matriky studentů, neprovádí se níže uvedené kontroly na datumy, typicky se naplánuje na jednom studiu a a realizuje na jiném studiu (např. se naplánuje na baklářském a realizuje na navazujícím). Odložené výjezdy stejné osoby lze nakopírovat na nové studium (kopíruje se včetně předmětů) kliknutím na tlačítko Převést odložený výjezd z jiného studia na toto studium. Obvykle je ještě nutné upravit datum začátku a případně konce výjezdu tak, aby byly v souladu s níže uvedenými kontrolami.

  • Po ukončení - může být nastaveno pouze pro pracovní výjezdy a studenty s ukončeným studiem, výjezd musí začínat v den ukončení studia nebo později

  • Ke kontrole - vkládání výjezdů z externí aplikace. Studijní referentka zkontroluje, jak daný student studuje a podle toho přepne platnost výjezdu na Platný nebo Zrušený.

Stav výjezdu

Položka Stav výjezdu slouží k tomu, aby bylo zřejmé, kdo má se záznamem pracovat - zda student, koordinátor nebo studijní referentka. Položky PlatnostStav výjezdu jsou naprosto nezávislé a stav výjezdu nikterak neovlivní to, zda se výjezd bude vykazovat na SIMS nebo tisknout na DS.

Kontrola datumů výjezdu

Pro výjezd platí, že musí datumově spadat mezi nějaký datum zápisu do ročníku a nejbližší navazující datum ukončení, který je typicky ve stejném roce, v případě delšího výjezdu může být ale i v libovolném následujícím roce. Vše osvětlí následující příklady.

Akad. rok

Datum zápisu

Datum ukončení

2010

1.9.2010

 

2009

1.9.2009

31.8.2010

Výjezd od

Výjezd do

Výsledek

1.10.2009

1.2.2010

Ok, spadá mezi datumy 2009

1.10.2009

31.8.2010

Ok, spadá mezi datumy 2009

1.10.2009

1.9.2010

Nelze, dochází ke křížení, nespadá mezi žádný zápis a nejbližší ukončení

1.10.2010

 

Ok, navazuje na datum zápisu

25.8.2010

 

Nelze, datum zápisu je později

1.6.2009

1.9.2009

Nelze, nespadá mezi žádný zápis a nejbližší ukončení

Akad. rok

Datum zápisu

Datum ukončení

2010

 

31.8.2011

2009

1.9.2009

 

Výjezd od

Výjezd do

Výsledek

1.10.2009

1.2.2010

Ok, spadá mezi datumy 

1.10.2009

31.8.2011

Ok, spadá mezi datumy 

1.10.2009

1.9.2011

Nelze, nespadá mezi žádný zápis a nejbližší ukončení

1.10.2010

 

Nelze, nelze mít neukončený výjezd a ukončené studium

1.6.2009

1.9.2009

Nelze, nespadá mezi žádný zápis a nejbližší ukončení

Jako univerzitního koordinátora lze vyplnit pouze uživatele s rolí ECTS koordinátor instituce a jako fakultního koordinátora pouze uživatele s rolí ECTS koordinátor pracovište. U jednotlivých koordinátorů je možné doplnit telefony a emailové adresy, pokud se odlišují od údajů uvedených v  Seznam osob (OS0010).

Kliknutím na příslušná tlačítka lze ve formátu PDF vygenerovat následující dokumenty:

  • Learning Agreement (LA)

  • Changes Learning Agreement (CH-LA)

  • Transcript of Records Before Mobility (ToRBM)

  • Student Application Form (SAF)

  • The Sending Institution's Transcript of Records / Doklad o uznání (SIToR)

Záložka "Poznámka"

Stejná položka je zobrazena i na záložce Student v bloku Student na studijním programu, zde slouží k pohodlné editaci a prohlížení dlouhých poznámek.

Záložka "Soubory"

Na této záložce je možné vkládat si ke studentovi soubory. Typ souboru lze po uložení změnit, lze dopsat i interní poznámku a poznámku k souboru určenou pro studenta.

Poznámky

Pokud administrátor systému nastaví parametr MATRIKA_ODESLANI, pak jsou zablokovány veškeré změny datumů (zápis, přerušení, ukončení), které se odehrály před tímto datumem.

Přístup

  • Prorektor

  • Zahraniční referentka

  • Speciální studijní referentka

  • Studijní referentka

  • Administrátor

  • Tajemník fakulty