Oznámení

Na seznam témat a kapitol (obsah)Nadřízená kapitola

IS/STAG umí zasílat uživatelům oznámení o událostech, které v systému studijní agendy nastaly a které se uživatelů bezprostředně týkají. Tato oznámení jsou navržena tak, aby je systém dokázal uživatelům zasílat ihned po jejich vzniku (například e-mailem či oznámením do mobilní aplikace) či aby je uživatel mohl dostat souhrnně například za celý uplynulý den. Uživatel si může chování nastavit libovolně.

Máte-li tip na nové oznámení, které byste rádi ze systému dostávali, kontaktujte prosím své systémové administrátory, kteří doručí námět vývojářům IS/STAG.

Příkladem oznámení, která systém zasilá (či je v budoucnosti bude zasílat) jsou:

  • Studentům: Zadání známky či zápočtu, vypsání nového zk. termínu, vyučující ohodnotil moji semestrální práci

  • Vyučujícím: Vrátily se výsledky kontrol plagiátorství od mnou vedené kv. práce, mám schválit zadání nové kvalifikační práce, byla mi odevzdána semestrální práce a mám ji zkontrolovat

  • Studijním referentkám: Mám novou studentskou žádost ke zpracování

  • Obecně komukoliv: Uvažujeme o tom, že všechny současné způsoby odesílání různých e-mailů a informací umožníme zasílat ve formě těchto nových oznámení - například automatické zprávy ("spammer"), upomínky, hromadný e-mail. Například různých "spammerů" je v IS/STAG nyní (konec 2019) k dispozici cca 150.

Oznámení jsou navržena tak, aby v budoucnu, až budeme mít připraveno mnoho typů oznámení, mohli uživatelé pracovat se systémem tak, že budou postupně procházet došlá oznámení. Každé oznámení proto může být nepřečtené (ve výchozím případě) nebo přečtené (jako přečtené se označí poté, co na něj uživatel klikne - ať v e-mailu, notifikace v mobilu či z webové stránky). V portálu je k dispozici tlačítko, které umožní postupné procházení nepřečtenými oznámeními - a bude uživatele vždy směřovat na konkrétní webovou stránku, na níž jsou informace/úkoly, na které oznámení upozorňuje.

Oznámení mohou být cílena na uchazeče, studenty, vyučující a všechny další "vyšší" role i absolventy. V případě uchazečů a absolventů je systém pevně nastaven na zasílání všech upozornění okamžitě e-mailem. Ostatní uživatelské role s plným přístupem do portálu IS/STAG si mohou svá oznámení prohlížet a jejich doručování nastavovat na každé portálové stránce v horní části stránky v sekci "Uživatelské role", kde je ikona oznámení:

Seznam oznámení pro studenta

Obrázek 21. Seznam oznámení pro studenta. 

Uživatel si může určit, jakým způsobem bude ten které typ oznámení doručován. Tedy zda chce danou informaci znát pokud možno okamžitě či zda mu stačí se oní dozvědět souhrnně například každou hodinu či každý den ráno. Ve výchozím případě jsou jednotlivé typy oznámení nastaveny na hodnotu "- dle společného nastavení -". Uživatel si totiž může určit jeden hlavní/společný způsob doručování a podle něj se takto nastavená oznámení doručují. Příklad nastavení:

Nastavení odesílání

Obrázek 22. Nastavení odesílání. 

Většina oznámení může mířit na nějaký objekt v IS/STAG - na webovou stránku, konkrétní obrazovku či formulář atd. Například oznámení o nově vypsaném zkouškovém termínu míří na stránku s aktuálními zkouškovými termíny. Jakmile na takové oznámení kliknete, ať v portálu či například do odkazu v e-mailu, jste přesměrováni přímo na cílový objekt, typicky na cílovou webovou stránku. V horní části obrazovky je pak vidět, jaké oznámení si právě prohlížíte a zároveň je v tu chvíli toto oznámení označeno jako přečtené:

Příchod na webovou stránku, na kterou mířilo oznámení

Obrázek 23. Příchod na webovou stránku, na kterou mířilo oznámení. 

Protože budeme postupně v budoucnu přidávat nové a nové typy oznámení a chceme, aby na ně byli uživatelé nějak upozorněni (tj. aby nemuseli sledovat, že přibyl nějaký nový typ), funguje modul takto: Má-li být nějaký uživatel poprvé adresátem nějakého nového typu oznámení (které ještě nikdy nedostal), bude mu oznámení doručeno e-mailem ihned a v tomto e-mailu bude vysvětleno, že se jedná o první doručení daného typu oznámení. Uživatel si pak již musí v portálu případně tento nový typ oznámení nastavit, pokud jej chce dostávat i nadále.

Varování

Všechna oznámení jsou v systému uložena po dobu 90-ti dnů od jejich vzniku, poté jsou odstraněna.

Zasílaná oznámení

V této kapitole je uveden seznam většiny podporovaných oznámení, především těch, u kterých je nutný širší popis

Zapsání známky či zápočtu u předmětu. Netýká se státnicových předmětů a obhajob, o těch oznámení nechodí.

Adresáti oznámení: studenti.

Spouštěcí událost: okamžik, kdy uživatel (typicky vyučující) zapíše, odebere či změní studentovi hodnocení zkoušky, zápočtu či zápočtu před zkouškou u nějakého předmětu.

Vypsání nového zkouškového termínu

Adresáti oznámení: studenti.

Spouštěcí událost: okamžik, kdy uživatel (typicky vyučující) vypíše nový zkouškový termín. Pozor, v případě změnyči smazání existjícího termínu se žádná oznámení neposílají.

Podrobnosti: Oznámení je zasláno těm studentům, kteří v okamžiku vypsání termínu mají právo se na termín přihlásit (tj. vyhovují podmínkám daného termínu). Jediné podmínky, které jsou ignorovány, jsou časové podmínky - tj. pokud je možno se na termín hlásit třeba až za týden, oznámení stejně přijde.

Zápis uvolněného termínu z fronty čekatelů

Adresáti oznámení: studenti.

Spouštěcí událost: okamžik, kdy se student odzapíše z obsazeného termínu, pro který existuje fronta čekatelů

Podrobnosti: Oznámení je zasláno studentovi, který je první ve frontě čekatelů a který je zapsán na uvolněné místo.

Smazání fronty čekatelů zrušeného termínu nebo smazání studenta z fronty čekatelů na termín, na který nemá právo se zapsat

Adresáti oznámení: studenti.

Spouštěcí událost: okamžik, kdy katedra či vyučující zruší zkouškový termín nebo okamžik, kdy jsou z fronty čekatelů vyřazeni studenti, kteří nemají právo zápisu na termín (např. po nastavení restrikce u termínu)

Podrobnosti: Oznámení je zasláno těm studentům, kteří v okamžiku zrušení termínu jsou zaregistrování ve frontě čekatelů na termín.

Informace o stavu přijetí přihlášky

Adresáti oznámení: uchazeči.

Spouštěcí událost: podání elektronické přihlášky a vložení papírové přihlášky, převod elektronické přihlášky do přijímacího řízeni, provedení platby za elektronickou nebo papírovou přihlášku.

Změna rodného čísla uchazeče

Adresáti oznámení: uchazeči.

Spouštěcí událost: studijní referentka provede v přijímacím řízení opravu rodného čísla uchazeče, tj. změní jeho přihlašovací údaje do elektronické přihlášky.

Jsou k dispozici výsledky kontroly plagiátorství kvalifikační práce

Adresáti oznámení: různí uživatelé - učitelé i další, viz. podrobnosti.

Spouštěcí událost: okamžik, kdy do IS/STAG dorazí výsledky kontroly plagiátorství z externího systému (typicky z Theses.cz) a je možno, aby je příslušní uživatelé zhodnotili.

Podrobnosti: V IS/STAG existuje parametr THESES_POSOUDIT_PODOBNOST, který říká, kteří uživatelé budou provádět zhodnocení výsledků kontroly plagiátů. Mohou to být např. vedoucí práce, vedoucí katedry, děkani, sekretářky, referentky a další. Oznámení je zasláno všem uživatelům, kteří mají k dané kvalifikační práci takový vztah.

Událost v aplikaci Témata kvalifikačních prací

Adresáti oznámení: různí uživatelé - učitelé i další, viz podrobnosti.

Spouštěcí událost: okamžik, kdy v aplikaci Témata kvalifikačních prací nastane definovaná událost, viz podrobnosti.

Podrobnosti: viz nápověda na stránce Témata kvalifikačních prací - Oznámení.

Uchazeč o studium dodatečně přiložil soubor k e-přihlášce

Adresáti oznámení: studijní referentky

Spouštěcí událost: okamžik, kdy uchazeč přiložil soubor k e-přihlášce po uplynutí minimálně 30 minut po samotném podání přihlášky

Uchazeč o ECTS krátkodobé studium přiložil soubor k ECTS e-přihlášce

Adresáti oznámení: fakultní koordinátor administrující i podepisující (pokud jsou u příjezdu definváni) a institucionální koordinátor (pokud je u příjezdu definován administrující koordinátor instituce, pak přijde notifikace jemu, pokud není definován administrující koordinátor instituce a je definován podepisující koordinátor instituce, pak přijde notifikace podepisujícímu koordinátorovi instituce)

Spouštěcí událost: okamžik, kdy uchazeč přiložil soubor k ECTS e-přihlášce a to alespoň 30 minut po založení ECTS e-přihlášky k příjezdu

K výjezdu studenta na krátkodobé studium byl přiložen soubor

Adresáti oznámení: fakultní koordinátor administrující i podepisující (pokud jsou u výjezdu definváni) a institucionální koordinátor (pokud je u výjezdu definován administrující koordinátor instituce, pak přijde notifikace jemu, pokud není definován administrující koordinátor instituce a je definován podepisující koordinátor instituce, pak přijde notifikace podepisujícímu koordinátorovi instituce)

Spouštěcí událost: okamžik, kdy byl soubor přiložen k výjezdu a to alespoň 30 minut po založení výjezdu

K přihlášce k nabídce výjezdu studenta na krátkodobé studium byl přiložen soubor

Adresáti oznámení: fakultní a institucionální koordinátoři

Spouštěcí událost: okamžik, kdy byl k přihlášce k nabídce výjezdu na krátkodobé studium soubor přiložen a to alespoň 30 minut po založení přihlášky k nabídce k výjezdu

Studijní oddělení napsalo poznámku k souboru uchazeče, popř. soubor zamítlo

Adresáti oznámení: uchazeči o studium

Spouštěcí událost: okamžik, kdy studijní referentka napíše poznámku k souboru, popř. soubor zamítne

Student nebo vyučující byl přidán k aktivitě v e-learningovém systému

Adresáti oznámení: studenti, vyučující

Spouštěcí událost: okamžik, kdy je uživatel přidán k nějaké aktivitě v IS/STAG - což obvykle znamená, že je přidán k některému z externích e-learningových systémů. Například ke kurzu v Moodle, ke třídě v Google G Suite či do Microsoft Teams či do Site v Alfresco.

Došlo k změně stavu příjezdu (příjezdové mobility)

Adresáti oznámení: studenti, institucionální koordinátoři, koordinátoři pracoviště

Spouštěcí událost: okamžik, kdy byl stav změněn

Došlo k změně stavu výjezdu (výjezdové mobility)

Adresáti oznámení: studenti, institucionální koordinátoři, koordinátoři pracoviště

Spouštěcí událost: okamžik, kdy byl stav změněn

Došlo k změně v žádosti studenta

Adresáti oznámení: studenti, osoby spjaté s konkrétním typerm žádosti, potencionáleně tedy role katedra, tajemínk fakulty, stud. referentka, prorektor, spec. stud. referentka, děkan zkratka doména ZADOST_ZPRACOVAVA

Spouštěcí událost: okamžik, kdy došlo k významné úpravě/doplnění údajů v žádosti studenta

Žádost o vyjádření garanta k žádosti studenta o uzn. předmětu

Adresáti oznámení: vyučující, garanti předmětů, u nichž je požadováno vyjádření garanta k uznání předmětu na studentské žádosti o uznání předmětů.

Spouštěcí událost: okamžik, kdy došlo u předmětu na žádosti o uznání k jeho převedení do stavu 'Čeká se na vyjádření garanta'

Všichni požadovaní garanti se již vyjádřili k žádosti o uzn. předmětů

Adresáti oznámení: uživatelé s rolí uvedenou u žádosti jakožto zpracovávající nebo rozhodující instance a s fakultou působnosti stejnou jako je fakulta studenta. Pokud se jedná o roli stud. referentky a u žádajícího studenta je uvedena konkrétní stud. ref., pak se notifikace posílá této stud. referentce.

Spouštěcí událost: okamžik, kdy došlo u posledního předmětu na žádosti o uznání, u kterého to bylo požadováno, k vložení vyjádření garanta. Tj. došlo u posledního předmětu na žádosti k posunu ze stavu 'Čeká se na vyjádření garanta' do některého následujícího stavu. Pokud není u některého z předmětů, u kterých je požadováno vyjádření garanta, definován garant a ani osoba schvalující uznání, pak se na vyjádření k uznání garanta u takovéhoto předmětu nečeká a notifikace se posílá.

Upozornění na neodevzdané povinné dokumenty nebo informace u přihlášky k nabídce výjezdu

Adresáti oznámení: Studenti a vyučující.

Spouštěcí událost: Každý den v 7:00 ráno jsou prohledány všechny doposud neuzavřené přihlášky k nabídkám vzjezdů a pokud je zjištěno, že nějaký uchazeč doposud neodevzdal všechny povinné dokumenty nebo informace, je uchazeč notifikován. Uchazeč není notifikován každý den, ale každý pátý den po založení přihlášky.

Upozornění na chybějící vyjádření garanta k uznání předmětu na žádosti o uznání předmětů

Adresáti oznámení: vyučující.

Spouštěcí událost: Každý den v 7:00 ráno jsou prohledány všechny doposud neuzavřené žádosti o uznání předmětů a pokud je zjištěno, že se u některé žádosti doposud existují předměty, u kterých je požadováno vyjádření garanta a toto vyjádření chybí, pak je příslušný garant o této skutečnosti notifikován. Garant není notifikován každý den, ale každý pátý den poté, co je u předmětu nastaveno, že se k jeho uznání má vyjádřit garant předmětu.

Upozornění na vložení souboru s el. podobou VŠKP

Adresáti oznámení: studijní referentka studenta, sekretářky katedry, kde je vedená VŠKP studenta.

Spouštěcí událost: Vložení souboru studentem s el. podobou VŠKP.

Upozornění na nový PDF soubor přikládaný do spisu studenta ve spisové službě (či do modulu souborů)

Adresáti oznámení: studenti.

Spouštěcí událost: Okamžik, kdy IS/STAG přikládá nějaký PDF soubor k písemnosti do spisu studenta. Soubor může pocházet např. z externí aplikace pro el. podepisování, může pocházet přímo z IS/STAG (bez el. podpisů) a podobně. Oznámení je odesíláno i v případě, že soubor nejde do spisové služby, ale pouze do modulu souborů v IS/STAG (u škol, které nemají plnohodnotné napojení na spisovou službu).

Upozornění na blížící se lhůtu na vyřízení žádosti studenta

Adresáti oznámení: studijní referentka studenta pokud je pro studenta stanovena, pokud není stanovena u studenta konkrétní referentka, pak jsou notifikovány všechny referentky fakulty studenta.

Spouštěcí událost: Každý den v 7:00 ráno jsou prohledány všechny doposud neuzavřené žádosti a pokud je zjištěno, že jde o tzp žádosti se stanovenou lhůtou pro vyřízení žádosti a zbývá 5 nebo 1 den do konce této lhůty, pak je poslána notifikace stud. referentce o této skutečnosti.

Výzva k doplnění údajů

Adresáti oznámení: studenti.

Spouštěcí událost: V případě, kdy je nastaven parametr EPR_NEVYZADOVAT_DALSI_OS_UDAJE, se pravidelně každý den odesílají oznámení studentům, kteří nemají vyplněno místo narození. Každému studentovi se posílá jednou za 30 dní počínaje 3. dnem po vytvoření záznamu o studiu. Obsahuje odkaz do portálu / Moje studium / Moje Údaje / Osobní Údaje. Text oznámení je: "Doplňte, prosím, v portálu IS/STAG Vaše Místo narození - stát. Tento údaj je nutný mimo jiné pro tisk potvrzení o studiu či diplomu. Zároveň si můžete doplnit i údaje Rodinný stav a Kvalifikátor občanství, které jsou zásadní pro vykazování do matriky SIMS, příp. další údaje, jako je titul před/za jménem, rodné příjmení. Děkujeme." Vážení administrátoři, chcete-li toto oznámení používat, zapněte platnost tohoto typu oznámení (formulář "Správa domén", číselník "NOTIFIKACE_TYP", klíč "STUDAJE").

Administrátorská příručka

Pro administrátory jsou v modulu oznámení důležité následující věci. Ve formuláři Správa domén (SY0020) u domény NOTIFIKACE_TYP můžete nastavovat:

  • Platnost. Zcela dle očekávání - nastavíte-li N, jako by daný typ oznámení neexistoval. Nebude doručován, nebude se objevovat ani v portálu, nepůjde nastavovat.

  • Pomocná hodnota 3. Může obsahovat klíč do domény NOTIFIKACE_DORUCENI (Např. "E"). Pokud obsahuje, pak udává, jakým způsobem mají být tytp typy oznámení odesílány uživatelům, kteří je dostanou poprvé. Ve výchozím připadě se uživatelům nenastavuje nic (tj. oni dostanou pouze první oznámení), ale můžete to změnit a vlastně uživatelům nějaký typ doručení "vnutit", pokud to považujete za vhodné/nutné.

    Podporována je speciální možnost - uvedete-li na konci hodnoty vykřičník (Např. "E!"), znamená to, že tento typ oznámení přebíjí veškerá uživatelská nastavení a je VŽDY a každému doručen uvedeným způsobem. Uživatelé si pak tento typ ani nemohou konfigurovat. Používejte VELMI s rozvahou, je určeno spíše pro specifické typy oznámení, kdy napříkald vždy chceme, aby se mail odeslal.

  • Pomocná hodnota. NEMĚNIT! Obsahuje seznam zkratek uživatelských rolí, které mohou být adresátem daného typu notifikace (plus některé speciální).

U domény NOTIFIKACE_DORUCENI můžete nastavovat:

  • Platnost. Zcela dle očekávání - nastavíte-li N, jako by daný způsob doručení oznámení neexistoval.

E-mailová oznámení jsou technicky odesílána z modulu webových služeb nad is-stag - tj. na velkých školách ze serveru stag-ws.SKOLA.cz, na malých ze serveru, kde běží váš portál (tj. nejsou odesílána ze serveru s databází IS/STAG). Odesílatel e-mailů se konfiguruje parametrem NOTIFIKACE_ODESILATEL, pokud není nastaven tento, použije se hodnota parametru SPAM_ODESILATEL.

Oznámení mohou být zasílána nejen "běžným" uživatelům IS/STAG, tj. studentům a vyučujícím a všem "vyšším rolím", ti mají možnost se přihlásit do portálu a nastavit si, jakým způsobem chtějí jednotlivé typy oznámení dostávat, o tom jsme psali v kapitole nahoře. Oznámení umí systém posílat i uživatelům, kteří ještě stojí "mimo hlavní portál" a to: uchazečům, krátkodobým příjezdovým uchazečům a absolventům. Tito nemají a nebudou mít žádnou možnost konfigurace (považujeme to za zbytečné) a oznámení jim cílená se budou posílat tak, jak určí buď přímo vývojáři a nebo jak to případně změníte vy, administrátotoři - ve zmíněné pomocné hodnotě 3 u daného typu oznámení - viz výše. Nebude-li nikde určeno nic, tak těmto uživatelům přijde každé oznámení rovnou ihned na e-mail (tj. hodnota "E").

Nastavení na DEMO databázích

Téměř každý zákazník provozuje kromě produkčního systému i nějaký TEST/DEMO systém, ve kterém je možno si zkoušet nové funkce a se systémem si prostě "hrát". Data v DEMO systémech jsou typicky kopií provozních systémů (případně s odstraněnými některými údaji). V tomto případě ale musí být systém "opatrný" a dávat velký pozor, aby nezačal zasílat oznámení a maily na skutečné mailové adresy! Tím by mohl velmi zmást skutečné uživatele, kteří by si mohli myslet, že se daná akce stala opravdu ve skutečném systému, oni o nějakém DEMO typicky ani nevědí.

Technicky je to v IS/STAG zařízeno tak, že každý modul WS (webové služby), který běží nad DEMO databází, o sobě ví, že se jedná o DEMO instalaci. Všechny provozované DEMO webové služby jsou takto označeny u všech zákazníků. Modul webových služeb je ta komponenta systému, která odesílá maily s oznámeními.

Tento DEMO modul se ve výchozím případě (pokud neprovedete žádné nastavení popisované dále) chová tak, že neodesílá vůbec žádná oznámení. Oznámení mohou zůstávat uložená v tabulce a mohou být uživatelům zobrazena v DEMO portálu na webu, ale nikam se nic neposílá.

Chcete-li však v DEMO prostředí něco doopravdy otestovat i s odesíláním oznámení (např. mailem), máte tu možnost. Pro všechny dále popisované možnosti platí to, že mail odeslaný z DEMO modulu webových služeb bude vždy, za všech okolností, označen ve svém předmětu i tělu informací, že se jedná o zaslání mailu z demonstračního systému. Mail bude vypadat vždy nějak takto, bude jasně vidět, že jde z DEMO. Je to jediný rozdíl v podobě mailu oproti produkci:

Ukázka oznámení z DEMO databáze

Obrázek 24. Ukázka oznámení z DEMO databáze. 

Na DEMO instalacích máte možnost ovlivnit chování jednotlivých typů oznámení tak, že v DEMO databázi upravíte doménu NOTIFIKACE_TYP ve formuláři Správa domén (SY0020) upravením položky "Pomocná hodnota 2" takto:

Ukázka nastavení oznámení v DEMO databázi

Obrázek 25. Ukázka nastavení oznámení v DEMO databázi. 

Vložíte-li do položky "Pomocná hodnota 2" řetězec "DEMO", bude systém daný typ notifikace normálně odesílat svému adresátovi tak, jako by byl v produkčním systému. Prostě funkci "zapnete i na DEMu". (jediný rozdíl je samozřejmě zmíněné upozornění v mailu).

Vložíte-li do položky "Pomocná hodnota 2" jednu či více čárkou oddělených e-mailových adres, bude systém daný typ notifikace odesílat napevno vždy na tyto zadané e-mailové adresy - tj. nehledě na to, komu mělo oznámení jít, všechna oznámení tohoto typu prostě půjdou na dané e-maily. Můžete si to tedy nastavit "na sebe".

Poznámka: Uvedená nastavení se týkají všech typů doručení, tedy i například těch, které se posílají jednou za hodinu či jednou za den.

Protože položka "pomocná hodnota 2" u domény NOTIFIKACE_TYP se v produkčních databázích k ničemu nevyužívá, můžete tohoto s výhodou využít a nastavit si ji už v produkční databázi. Předpokládáme, že DEMO DB se Vám pravidelně (třeba 1x týdně) z produkce tvoří, takže by se Vám zkopírovalo i toto nastavení, které bude následně platné pouze v DEMO DB. Je to pouze možnost, samozřejmě můžete nastavení aplikovat scripty až během tvorby DEMO DB.