Pomocí úvodního formuláře lze vyhledat již vložené smlouvy, popř. si vyfiltrovat nějakou skupinu smluv. Pokud chcete zobrazit všechny smlouvy, nevyplňujte do formulářových políček filtru žádné hodnoty a klikněte na tlačítko Hledat.

K smlouvě má přístup

Vlastník záznamu smlouvy je na počátku uživatel (koordinátor nebo administrátor), který smlouvu v systému založil. Tento uživatel má pak k smlouvě automaticky přístup. Vlastníka záznamu smlouvy lze změnit a to v detailu smlouvy v části 'Ostatní údaje u smlouvy'.

Již vloženou smlouvu lze smazat pokud již není spojena s nějakou vypsanou nabídkou výjezdu.

Pokud je již smlouva spojena s nějakou vypsanou nabídkou výjezdu, pak již takovouto smlouvu nelze přímo smazat (nebo u alespoň částečně schválených EWP smluv ji označit jako smazanou). Toto omezení u smluv svázaných s nějakou nabídkou výjezdu je tam proto, aby si tuto situaci nejprve koordinátor ošetřil sám u dané nabídky výjezdu a to tak, jak to je to pro danou konkrétní nabídku výjezdu nejvhodnější. Tj. pokud chce takovou smlouvu koordinátor smazat, tak musí nejprve ošetřit/vyřešit právě ty nabídky výjezdů, kde je smlouva uvedena jako spojená s nabídkou výjezdu. Tuto situaci může vyřešit následujícími zbůsoby:

Pro každou konkrétní nabídku může být vhodné jiné řešení z 3 výše uvedených, proto by si toto měl ošetřit koordinátor u každé nabídky spojené s mazanou smlouvou sám podle uvážení.

Novou smlouvu lze do systému založit i pomocí vytvoření kopie již stávající smlouvy. Toto se provádí kliknutím na odkaz 'Kopie' u konkrétní smlouvy v seznamu vyhledaných smluv. Po kliknutí na odkaz kopie vznikne v systému nová smlouva se steným nastavením jako smlouva původní. Před kopírováním smlouvy je doporučeno si nejprve rozkliknout detail stávající smlouvy a následně až provést kopii smlouvy. Při rozkliknutí detailu smlouvy se u smlouvy v seznamu vyhledaných smluv objeví zelená šipka, značící, že je tato smlouva rozkliknutá pro detail. Po vytvoření kopie pak lze pomocí této šipky snadno určit, která smlouva je kopií a která původní smlouva, jelikož u kopie NEBUDE právě tato zelená šipka, resp. zelená šipka zůstane u původní smlouvy. Po vztvoření kopie smlouvy si lze rozkliknout detail této kopie a upravit ji dle potřeb.

Pro zobrazení více informací o smlouvě klikněte na pořadové číslo u smlouvy. Následně se zobrazí 4 záložky a to záložky 'Detail', 'Pracoviště', 'Podmínky' a 'Informace'. Popis těchto jednotlivých záložek je nížýe v nápovědě.

Obrázek 395. Filtr pro vyhlednání již vložených smluv. 

Pomocí odkazu 'Vložit novou smlouvu' si lze vyvolat formulář pro založení nové smlouvy.

Obrázek 396. Odkaz pro možnost vložení nové smlouvy do systému. 

Uživatel, který smlouvu do systému vkládá, se stává automaticky jejím vlastníkem. Po kliknutí na odkaz 'Vložit novou smlouvu' se nová smlouva objeví na prvním místě v seznamu vyhledaných smluv s označením 'Nově vkládaná smlouva' - v tomto řádku lze pak i případně vložení nové smlouvy zrušit kliknutím na odkaz 'Zrušit'.

Při vkládání nové smlouvy je přístupný v první fázi pouze fromulář v záložce 'Detail'. Skrze tento formulář se vkládají základní informace týkající se smlouvy. Formulář je poměrně obsáhlý, avšak obsahuje jedinou povinnou položku a to je položka 'Partnerská škola', která slouží k identifikaci instituce, se kterou je smlouva uzavřena. V první části/sloupci tohoto formuláře se vkládájí údaje o domácí instituci. Položky formuláře v této části jako 'Webová adresa školy', čísla měsíce začátků a konců semestrů a časová okna pro nominace v jednotlivých semestrech se automaticky předvyplňují dle údajů od naposledy vložené smlouvy do systému. U domácí isntituce lze uvést až dva různé koordinátory. Pokud je u smlouvy veden pouze jeden koordinátor (zároveň pro příjezd i výjezd), pak se vyplňuje pouze položka 'Koordinátor' a položky na ní navazující. Pokud jsou u smlouvy vedeni dva koordinátoři a to jeden pro výjezd a druhý pro příjezd, pak se v položce 'Koordinátor' vyplňuje koordinátor pro výjezd a v položce 'Koordinátor příjezdu' koordinátor pro příjezd.

V druhé části/sloupci tohoto formuláře se vkládají údaje o cizí instituci, se kterou je smlouva uzavřena. Povinnou položkou je pouze položka 'Partnerská škola'. Ostatní položky tohoto formuláře jsou zrcadlově stejné jako v první části/sloupci formuláře s jediným rozdílem a to, že u cizí instituce se vkládá pouze jeden koordinátor této instituce.

Třetí nejmenší část s názvem 'Ostatní údaje u smlouvy' se nachází na konci celého formuláře. Vyplňuje se zde případně Datum expirace smlouvy, Datum uzavření smlouvy, Program financování, Veřejná poznámka, Interní poznámka. Dále se zde vyplňuje volitelně i platnost smlouvy v akad. rocích, tj. položky Akad. rok od a Akad. rok do. Povinnou položkou formuláře je Interní název smlouvy. Při zakládání nové smlouvy se do této položky (v případě, že je prázdná) předvyplní zkratka cizí školy po jejím výběru. Dále lze zaškrtnout příznak 'Posílat přes EWP' pokud má být smlouva řešena skrze EWP. Tento příznak lze zašrtnout jen tehdy, pokud jsou vyplněny položky Akad. rok od a Akad. rok do a je u smlouvy definována alespoň jedna podmínka. Při zaškrtnutém příznaku 'Posílat přes EWP' nelze vymazat hodnoty z položek Akad. rok od a Akad. rok do a dále nelze odstranit poslední podmínku definovanou u smlouvy. Položkou 'Vlastník záznamu smlouvy' lze změnit vlastníka smlouvy, který má vždy přístup ke smlouvě. Na počátku při založení smlouvy je to vždy uživatel, který smlouvu do systému vložil.

Formulář se odesílá tlačítkem 'Uložit'. Po uložení těchto základních informací o smlouvě se smlouva objeví v seznamu vyhledaných smluv. Vedle záložky 'Detail' této smlouvy se nyní objeví další tři záložky a to záložky 'Pracoviště', 'Podmínky' a 'Informace'.

Obrázek 397. Formulář pro vložení nové smlouvy popř. editaci stávající smlouvy. 

Ke každé smlouvě lze vložit libovolný počet pracovišť, kterých se smlouva týká. Tato pracoviště se evidují u smlouvy v záložce 'Pracoviště'. U každého pracoviště je potřeba určit, zda se jedná o pracoviště na domácí straně nebo se jedná o cizí pracoviště, tedy pracoviště na cizí škole, se kterou je smlouva uzavřena.

Pokud jsou již k smlouvě vložena nějaká pracoviště, pak je jejich seznam zobrazen v tabulce na začátku záložky 'Pracoviště'. Pracoviště lze od smlouvy odebrat a to kliknutím na odkaz 'Smazat'. Kliknutím na odkaz ve formě čísla pořadí pracoviště v tabulce si lze zobrazit formulář pro editaci záznamu pracoviště u smlouvy. V takovém případě se zobrazí pod tabulkou s již k smlouvě vloženými pracovišti dvě záložky a to 'Detail' a 'Přiřazené podmínky'. V záložce 'Detail' lze vkládat/upravovat základní údaje o pracovišti přiřazeného u smlouvy. V záložce 'Přiřazené podmínky' pak lze k pracovišti přiřadit podmínky definované v záložce 'Podmínky' o úroveň výše. K domácímu pracovišti lze přiřadit pouze podmínky definované na domácí straně a k cizímu pracovišti pouze podmínky definované na cizí straně. V záložce 'Přiřazené podmínky' se tedy mohou zobrazovat dvě tabulky. První obsahuje podmínky, které jsou již k pracovišti přiřazeny (a lze je případně odebrat) a druhá tabulka obsahuje podmínky, které lze k pracovišti případně přiřadit.

U každého domácí pracoviště u smlouvy lze stanovit jestli i krom vkládajícího uživatele budou mít i ostatní koordinátoři daného pracoviště ke smlouvě přístup. Toto lze stanovit nastavením položky 'Přístup ke smlouvě' na hodnotu Ano, která je i automaticky předzvolená. V případě vložení pracoviště na úrovni katedra bude mít při nastavení 'Přístup ke smlouvě' na hodnotu Ano přístup ke smlouvě i nadřazený fakultní koordinátor pracoviště pro danou katedru.

Obrázek 398. Formulář pro vložení/editaci pracoviště u smlouvy. 

Nové pracoviště lze vložit kliknutím na odkaz 'Vložit nové pracoviště'. Po kliknutí na tento odkaz se zobrazí formulář pro vložení údajů o pracovišti v záložce 'Detail'. Nejprve je potřeba určit, zda se jedná o domácí nebo cizí pracoviště. Povinnou položkou je pak již jen políčko pro identifikaci pracoviště. V případě domácího pracoviště se pak jedná volbu z výběrového boxu pracovišť (s možností filtru). V případě cizího pracoviště je pak nutné vepsat text s názvem cizího pracoviště. Po odeslání formuláře tlačítkem 'Uložit záznam' se ojeví kromě záložky 'Detail' i záložka 'Přiřazené podmínky' pomocí které lze k pracovišti přidávat nebo od něj ubírat podmínky definované u smlouvy.

Po případném vyplnění koordinátora u domácího pracoviště se případně automaticky předvyplní do formuláře i jeho email a telefon, pokud je u jeho záznamu osoby uveden. Při zakládání nového záznamu domácího pracoviště, pokud je pro zvolené pracoviště nastaven parametr ECTS_PRIJEZD_KONTAKTNI_INFORM a není při vložení vyplněn ve formuláři žádný email a telefon, bude při uložení automaticky vložena do emailu a telefonu hodnota z ECTS_PRIJEZD_KONTAKTNI_INFORM . Pokud chcete nechat systém doplnit právě hodnoty z parametru ECTS_PRIJEZD_KONTAKTNI_INFORM, pak je před uložením potřeba vymazat z formuláře případně automatikcy předvyplněné hodnoty pro email a telefon, na základě zvoleného koordinátora, pokud byl pro pracoviště zvolen.

Pokud jsou již u smlouvy vloženy nějakě podmínky, pak je jejich seznam zobrazen na začátku této záložky. Kliknutím na číslo pořadí podmínky v tomto seznamu si lze zobrazit detail podmínky a provést přídnou editaci nastavení u podmínky.

Ke každé smlouvě lze vložit libovolný počet podmínek, které jsou se smlouvou vázány. U každé podmínky se určuje zda je to podmínka domácí strany nebo cizí strany, tj. cizí instituce, se kterou je smlouva uzavřena. Dále je vždy potřeba určit, zda se daná podmínka týká studentů nebo zaměnstnanců. U podmínky je vždy také potřeba určit 'Typ studia' kterého se týká - tato položka je povinná, pokud je u smlouvy nastaveno, že se týká zaměstnanců, je určení typu studia pouze formální.

Pokud je ke smlouvě vloženo více podmínek, pak mezi nima platí logická spojka NEBO, tj. stačí když student splňuje jednu z podmínek. Domácích studentů se pochopitelně týkají pouze podmínky označené jako 'Na straně domácí'.

Definování podmínek je jednou z možností jak lépe zacílit nabídky výjezdů spojené s danou smlouvou na určenou skupinu studentů.

Dalšími důležitou částí formuláře pro vložení podmínky k smlouvě je případné stanovení maximálního počtu osob, kterých se mobilita týká, poř. maximálního/celkového počtu dnů/měsíců, po které může mobilita trvat. Tyto limity nejsou povinné a lze je určit zvláště pro studijní/výukovou stáž a pracovní stáž/školení. Stanovit lze vždy jak max. počet osob, tak max. celkovou dobu. Maximální celková doba musí být vždy určena buďto ve dnech nebo v měsích, obě kolonky zároveň vyplnit nelze. V budoucnu bude systém hlídat/hlásit případné dosažení max. počtu osob, případně pokud je vyplněn max. počet měsíců/dnů, pak zda již celkový součet délek plánovaných výjezdů nepřesáhl tento limit.

Kromě záložky Detail se u každé (již vložené) podmínky zobrazuje i záložka 'Přiřazená pracoviště'. V této záložce se zobrazují případně dvě tabulky. První z nich obsahuje pracoviště k nimž byla podmínka přiřazena, tj. pro jaká pracoviště má daná podmínka platnost. Druhá tabulka obsahuje pracoviště, ke kterým může být podmínka přiřazena. Přiřazení nebo odebrání podmínek k/od pracoviště se provádí pomocí odkazů 'Přidat' a 'Odebrat'. Pracoviště, kterých se smlouva týká, se definují u smlouvy v záložce Pracoviště.

Obrázek 399. Formulář pro vložení/editaci podmínky u smlouvy. 

U každé podmínky lze definvat vícero ISCED kódů. Jedná se o kód oboru vzdělávání z číselníku ISCED-F, viz http://ec.europa.eu/education/tools/isced-f_en.htm. Tyto ISCED kódy je možné u podmínky definovat až poté, co je podmínka založena. Přiřazení ISCED kódu k podmínce se provádí skrze 'Formulář pro přiřazení ISCED kódu k podmínce'. V tomto formuláři lze zadat ISCED kód oboru vzdělávání, pro jehož studenty je smlouva určena. Pokud je pak nějaká nabídka výjezdu svázána s touto smlouvou a je navíc následující formulářové políčko 'Musí odpovídat ISCED' nastaveno na ANO, pak se bude taková nabídka výjezdu nabízet jen těm studentům, kteří mají u svého stud. oboru ve STAGu vyplněn odpovídající 'Kód ISCED'. Pokud je v podmínce nastaven např. kód ISCED 07 a 'Musí odpovídat ISCED' nastaveno na ANO, pak se nabídka výjezdu spojená s touto smlouvou zobrazí pouze studentům, kteří studují obor, u kterého je uveden kód ISCED např. 07 nebo 071 nebo 0713 . K vkládanému ISCED kódu lze také vždy volitelně vložit tzv. 'Vysvětlení ISCED kódu studia studenta v angličtině'.

Obrázek 400. Formulář pro přiřazení ISCED kódu k podmínce. 

U každé podmínky lze definvat vícero jazyků. Jazyky je možné u podmínky definovat až poté, co je podmínka založena. Přiřazení jazyka k podmínce se provádí skrze 'Formulář pro přiřazení jazyka k podmínce'. Pro každý vkládaný jazyk lze určit i jeho minimální úroveň a dále i případně ISCED kód studia, kterého se podmínka na jazyk týká (k ISCED kódu lze přiložit i tzv. 'Vysvětlení ISCED kódu studia studenta v angličtině').

Obrázek 401. Formulář pro přiřazení jazyka k podmínce. 

Pro správu IIA slouží tlačítko Nástroje EWP dostupné v záložce smlouvy. Po rozkliknutí se otevře dialog se všemi dostupnými akcemi vztaženými k dané smlouvě – odpadá tak nutnost dohledávat v API, pro kterou školu a které ID se má akce spustit. Součástí dialogu jsou i akce dostupné v sekci Administrace → Externí systémy → Akce → Erasmus Without Paper.

Obrázek 402. Tlačítko Nástroje EWP v záložce smlouvy. 

Obrázek 403. Dialog EWP nástroje s dostupnými akcemi. 

Práce s podmínkami u smluv EWP pokrývá všechny možné varianty, které mohou u podmínek smlouvy nastat. Všechny IIA podmínky z druhé instituce jsou defaultně skryté; zobrazit je lze tlačítkem Vše v Detailu záložky Podmínky.

Varianta 1 – První příjem smlouvy, zakládání podmínek

Podmínky lze zadávat jednotlivě tlačítkem Vložit novou podmínku tak, aby odpovídaly podmínkám smlouvy z druhé strany. Alternativně lze použít tlačítko Nagenerovat podmínky, které celý proces automatizuje.

Obrázek 404. Tlačítko Nagenerovat podmínky na základě dat přijatých z EWP sítě. 

Stiskem tlačítka Nagenerovat podmínky dojde k přečtení a zpracování příchozích podmínek a jejich uložení do databáze. Zobrazí se tabulka všech podmínek. Řádky podbarvené zeleně signalizují, že daná podmínka má svůj ekvivalent v podmínce z druhé strany, je správně napárovaná a nevyžaduje další zásah.

Obrázek 405. Výsledná tabulka podmínek – napárované podmínky podbarveny zeleně. 

Pod tabulkou v záložce Detaily jsou tlačítka K řešení a Vše s počtem. Počet u tlačítka K řešení, pokud není nula, ukazuje, že je nutné do podmínek zasáhnout – upravit, přidat nebo smazat. Tlačítko Vše zobrazuje všechny podmínky s jejich aktuálním počtem.

Obrázek 406. Tlačítka K řešení a Vše s počtem podmínek. 

Pro variantu prvotního nagenerování bude tabulka celá zelená, u tlačítka K řešení bude 0 a u tlačítka Vše bude číslo odpovídající počtu podmínek v hlavní tabulce podmínek.

Varianta 2 – Příjem změny u existující smlouvy

Příchozí změna může být úprava podmínky, smazání podmínky nebo naopak její přidání.

Změna u stávající podmínky

Řádky v hlavní tabulce bez zeleného podbarvení signalizují, že daná podmínka nemá jednoznačný ekvivalent v podmínkách protistrany. Vzhledem k tomu, jak jsou podmínky v EWP IIA realizovány, není možné vždy jednoznačně určit, která konkrétní podmínka se změnila – podmínky nemají jednoznačný identifikátor. Systém proto rozlišuje dva případy:

• Žluté podbarvení – systém podmínku částečně napároval na podmínku protistrany a považuje shodu za pravděpodobnou. Doporučuje se podmínku zkontrolovat a v případě potřeby ručně upravit.

• Červené podbarvení – systém nenalezl žádný odpovídající protějšek. Podmínku je nutné ručně zkontrolovat a upravit.

Obrázek 407. Tabulka podmínek s nenaparovanou podmínkou (bez zeleného podbarvení). 

Podmínku bez zeleného podbarvení (žlutou i červenou) je třeba zkontrolovat a případně ručně upravit. Po výběru takové podmínky se pod hlavní tabulkou ve formuláři ukážou její detaily. Kliknutím na tlačítko K řešení se zobrazí podmínky z druhé strany, které se nepodařilo jednoznačně napárovat. Z nich je nutno vybrat tu správnou a upravenou podmínku uložit. Pro usnadnění práce slouží tlačítko Převzít – zkopíruje údaje vybrané cizí podmínky do formuláře a pak stačí jen uložit.

Přidání nové podmínky

Pokud protistrana přidala podmínku, která v naší smlouvě chybí, hlavní tabulka zůstane celá zelená, ale tlačítko K řešení zobrazí nenulové číslo. Chybějící podmínku je nutné přidat ručně. K dispozici je možnost převzít hodnoty z cizí podmínky, avšak pro každou část podmínky zvlášť: nejdříve se založí podmínka, pak se k ní přiřadí ISCED kódy a nakonec jazyky.

Obrázek 408. Formulář s možností převzetí hodnot z cizí podmínky. 

Smazání podmínky

Pokud protistrana podmínku odebrala, příslušný řádek v hlavní tabulce nebude zelený. Tlačítko K řešení přitom ukazuje nulu, protože z druhé strany není žádná nová nevyřešená podmínka. Podmínka bez zeleného podbarvení je v takovém případě nadbytečná a je třeba ji odstranit ručně.

Obrázek 409. Tabulka při smazání podmínky druhou stranou – K řešení = 0, nenaparovaný řádek. 

V záložce informace lze ke smlouvě přidat kontakty na určitý typ informací a to jak kontakty týkající se domácí instituce tak cizí instituce. Typy informací, ke kterým lze přidat kontakty pro zisk daného typu informací, jsou evidovány v doméně MO_SMLOUVY_TYPY_INFORMACI. Pokud je potřeba přidat nový typ informace pro vložení kontaktů, je potřeba požádat administrátory STAGu na Vaší škole o rozšíření zmíněné domény o nový typ informace.

Pokud jsou u smlouvy již evidovány kontakty pro nějaký typ informace, pak jsou tyto kontakty zobrazeny v tabulce na začátku záložky 'Informace'. Informace o stávajících uložených kontaktech na jednotlivé typy informací lze libovolně doplňovat/měnit.

Kontakty na informace si lze k smlouvě případně rychle předgenerovat a to pomocí kliknutí na odkaz 'Automatické doplnění dle poslední smlouvy'. Kliknutí na tento odkaz způsobí zkopírování konktaktů na jednolivé typy informací od naposledy vložené smlouvy do systému. V tomto případě se automaticky zkopírují a uloží jen kontakty na domácí instituci. Následně lze pak volitelně doplnit i kontakty na konkrétní cizí instituci.

Obrázek 410. Formulář pro vložení/editaci podmínky u smlouvy.