Student se právě rozhodl, že by rád na naši školu přijel na krátkodobý pobyt prostřednictvím ECTS. Předpokládejme nyní, že se jedná o zahraničního studenta.

Protože naše škola je nositelem ECTS Label, má na svých webových stránkách vystaven tzv. „Information Package and Course Catalog“ (například pro Západočeskou univerzitu je tento package vystaven na adrese http://ects.zcu.cz). Student si v tomto balíku najde předměty, o které má zájem. Nyní by rád dal nějak škole najevo, že se hlásí o krátkodobý pobyt.

Zahraniční student si nyní potřebuje podat „přihlášku ke krátkodobému pobytu“, k čemuž využije právě portlet ECTS — příjezdy studentů na krátkodobý pobyt. Aplikace se nachází na školním portále IS/STAG v sekci Uchazeč — ECTS krátkodobé pobyty. Student se přihlásí, vyplní své osobní údaje a další údaje související s příjezdem. Ve výsledku je jeho příjezd včetně dalších souvisejících informací evidován v systému a poté, co je mu přiřazen ECTS koordinátor, má tento koordinátor možnosti popsané dále v této nápovědě.

V horní části aplikace je formulář pro vyhledání jednotlivých příjezdů. Kromě obvyklých položek jsou k dispozici další kritéria týkající se přímo příjezdů:

Po zadání parametrů a vyhledání se zobrazí seznam nalezených příjezdů (případně osob bez příjezdu, viz výše). Klikáním na jejich osobní čísla můžete přepínat vybraného studenta:

V pravé části formuláře pro vyhledávání studentů může být zobrazen odkaz Vložit podpis. Kliknutím na tento odkaz si lze zobrazit formulář pro možnost vložení obrázku s podpisem uživatele. Tento obrázek s podpisem se pak bude případně zobrazovat v ECTS dokumentu LA, pokud se bude dokument nacházet ve stavu 'Uvolnění pro tisk LA s uloženým podpisem'. Obrázek se zobrazí v části 'The receiving institution signature' za popiskem 'Responsible person’s signature:'. V této části se zobrazí případně vložený obrázek s podpisem podepisujícího fakultního koordinátora přijímací instituce, který je k danému příjezdu přidělen. Odkaz Vložit podpis se zobrazuje jen v případě, že existuje nějaký povolený přechod do stavu 'Uvolnění pro tisk LA s uloženým podpisem'.

Obrázek 338. Vyhledání studentů příjezdu. 

Jak je vidět na obrázku, koordinátor má také možnost přidat zcela nového studenta — zájemce o krátkodobý příjezd. To se může hodit v případech, kdy student neprovede svoji registraci sám prostřednictvím této aplikace, ale kdy kontaktuje školu jiným způsobem a je třeba, aby zadání údajů provedl někdo „za něj“. V tomto případě tedy koordinátor.

Funkce funguje jednoduše — po kliknutí na Přidat nového studenta se portlet přepne do stavu, v jakém jej vidí uchazeč. Očekává tedy registraci či přihlášení uchazeče. Koordinátor tedy postupuje stejně, jako by postupoval uchazeč. Jakmile se bude chtít koordinátor přepnout zpět zas do „svého“ pohledu na portlet, má k dispozici zcela v horním levém rohu portletu tlačítko Zpět do pohledu koordinátora.

Obrázek 339. Registrace uchazeče koordinátorem. 

Ke každému uchazeči o krátkodobý pobyt je třeba evidovat jeho osobní a kontaktní údaje, k čemuž slouží první záložka:

Obrázek 340. Osobní údaje. 

Pro případy, kdy jedna osoba/student např. uskuteční příjezd dvakrát po sobě a pokaždé si vytvoří nový záznam osoby pro příjezd (např. proto, že si již nepamatuje své pseudorodné číslo, které mu bylo v rámci předch. příjezdu nagenerováno), lze příjezd/příjezdy přesunout od jednoho záznamu osoby k jinému. Záznam od kterého byl(y) příjezd(y) přesouván(y) je po přesunu smazán.

K přesunu příjezdu/příjezdů slouží formulář dostupný pod odkazem 'Zobrazit/skrýt formulář pro přesun příjezdu k záznamu osoby' v záložce 'Osobní údaje', která je dostupná po volbě konkrétního příjezdu z nabídky vyhledaných příjezdů. V tomto formuláři lze zadat rodné/pseudorodné číslo jiného záznamu osoby, od kterého budou po kliknutí na tlačítko 'Provést přesun' přesunuty všechny příjezdy pod aktuálně zvolený záznam osoby. Záznam osoby, od kterého budou takto přesunuty příjezdy po přesunu zanikne.

Obrázek 341. Formulář pro přesun příjezdu k záznamu osoby. 

Poznámka: Pokud je to možné, je vhodné přesouvat starší příjezdy, resp. příjezdy od staršího záznamu osoby k novějšímu (resp. nejnovějšímu) záznamu osoby a to z důvodu, že u novějšího záznamu osoby budou pochopitelně i případně aktuálnější údaje typu adresa, doručovací adresa atd.

Informace o krátkodobém příjezdu se skládají z informací o vysílající škole, o vlastním příjezdu a o předmětech, které chce student u nás studovat. V případě, že bylo již uchazeči přiděleno osobní číslo, jsou k dispozici informace o jeho studiu.

U příjezdu sledujeme předpokládanou dobu příjezdu od-do = to jsou čistě informativní datumy, které nikde nevykazujeme, prostě chtěl přijet od-do a nakonec přijel o rok později.

U příjezdu sledujeme dobu příjezdu od-do = to je doba příjezdu platná těsně před příjezdem.

Příjezdová instituce nevypočítává a nepřiděluje grant. Tj. nepotřebujeme pro to žádná data, žádné časové úseky.

Z přihlášky se datum příjezdu překlopí do studia jako datum zápisu, ale studijní referentka ho může přepsat. Stejně tak studijní referentka určuje datum ukončení studia. Tyto datumy (zápis až ukončení studia) potom vykazujeme na RIToR a CFN. Tj. podle nich může vysílající instituce upravovat grant.

U příjezdu je také položka pro označení, že se jedná o virtuální mobilitu.

U příjezdu máme také položku "Poznámka k době trvání mobility", kam je možné vepsat libovolný text, který se vytiskne na RITOR a CFN za údaj o "Mobility duration". Tj je možné tam napsat např. i text, že mobilita byla částečně virtuální a ta virtuální doba byla od-do a od-do a od-do (půjde ale jen text, nikoliv přesně sledované časové úseky).

Obrázek 342. Údaje o příjezdu. 

Popis některých položek formuláře:

Důležitou položkou je stav příjezdu, na základě něhož jsou odvozena oprávnění uchazeče ke změně položek příjezdu. Stav příjezdu má právo měnit koordinátor podle přechodů nadefinovaných v IS/STAG. Následující obrázek ukazuje seznam stavů, přechodů mezi nimi a oprávnění, které má v daném stavu uchazeč:

Obrázek 343. Stavový diagram pro příjezd studenta. 

Na další záložce lze spravovat seznam předmětů, které si uchazeč vybral a chce je na škole ve vybraném akademickém roce studovat.

Obrázek 344. Seznam předmětů. 

Předměty lze vyhledávat a přidávat do seznamu ve spodní části portletu:

Obrázek 345. Výběr předmětů. 

Pokud je příjezd svou délkou jednosemestrový, lze přidávat jen předměty do semestru odpovídajícímu položce 'První semestr studia'.

Pokud je příjezd svou délkou dvousemestrový a není vyplněna položka 'Datum začátku 2. semestru při prodloužení studia o semestr', tj. jde od počátku o plánovaný dvousemestrový příjezd, pak lze přidávat předměty do libovolného semestru.

Pokud je příjezd prodlužován, tj. je dodatečně doplněn datum do položky 'Datum začátku 2. semestru při prodloužení studia o semestr', pak od té doby, kdy je toto datum doplněno, lze přidávat jen předměty do opačného semestru, než je semestr uvedený v položce 'První semestr studia'.

Koordinátor si kdykoliv může vytisknout ECTS dokumenty vztahující se k jakémukoliv jím spravovanému výjezdu. V seznamu výjezdů jsou následující odkazy k tisku:

Popis některých položek v dokumentech:

Systém umožňuje dokonce studentovi evidovat i změny v jeho původním „rozhodnutí“. Často se může stát, že student si na začátku vybere nějaké předměty, vytiskne si dokument Learning Agreement, který společně s ECTS koordinátory školy podepíše. Poté ale může dojít ke změnám a některé předměty se mohou odebrat či přidat.

U každého předmětu je uveden tzv. „stav“ předmětu. Možné stavy jsou „normální“, „přidaný“ a „odebraný“ — stavy předmětu se nastavují podle toho, v jakém stavu se nachází celý příjezd (stav příjezdu nastavuje ECTS koordinátor — viz stavový diagram. Pokud tedy dojde k odebrání či přidání některých předmětů v průběhu příjezdu, student si poté nechá vytisknout dodatek ke smlouvě, tzv. „Changes Learning Agreement“, ve kterém jsou uvedeny pouze změny — tedy předměty, které byly odebrané či přidané.

Student si může sám změny zaevidovat, vytisknout si dokument a od ECTS koordinátora bude potřebovat pouze jeho podpis na dodatku.

Systém provádí, resp. umožňuje, zasílání notifikací uchazeči.

První notifikace/email je zasílán uchazeči v momentě, kdy podá svou přihlášku skrze el. přihlášku ke krátkodobému studiu. Tato notifikace obsahuje následující informace:

Dále se v této první notifikaci zobrazuje i případný text zadáný v parametru ECTS_PRIJEZD_EMAIL1_DOPL_TEXT. Dále také odkaz pro možnost změny v přihlášce ( souvisí s parametrem ECTS_PRIJEZD_URL_NA_PRIHLASKU).

Druhá notifikace/email je zasílán uchazeči v momentě, kdy je uchazeči přiděleno os. číslo studenta, tedy studium. Tato notifikace obsahuje následující informace:

Dále se v této druhé notifikaci zobrazuje i případný text zadáný v parametru ECTS_PRIJEZD_EMAIL2_DOPL_TEXT. Dále také odkaz pro možnost změny v přihlášce ( souvisí s parametrem ECTS_PRIJEZD_URL_NA_PRIHLASKU).

Poslední skupinou notifikací zasílaných uchazeči/studentovi krátkodobého studia, jejichž text si lze volitelně určit, jsou notifikce případně posílané v momentě dovršení nějakého stavu u příjezdu nebo po průchodu z nějakého stavu příjezdu do jiného stavu u příjezdu - viz obecné možnosti zaslání takovýchto notifikací v nastavení stavů a přechodů mezi stavy v tlustém klientu STAGu.