Příjezdy studentů na krátkodobý pobyt — Práce s aplikací

Na seznam témat a kapitol (obsah)Nadřízená kapitola

V této kapitole jsou popsány všechny funkce aplikace dostupné ECTS koordinátorovi.

Výběr školy

Student se právě rozhodl, že by rád na naši školu přijel na krátkodobý pobyt prostřednictvím ECTS. Předpokládejme nyní, že se jedná o zahraničního studenta.

Protože naše škola je nositelem ECTS Label, má na svých webových stránkách vystaven tzv. Information Package and Course Catalog (například pro Západočeskou univerzitu je tento package vystaven na adrese http://ects.zcu.cz). Student si v tomto balíku najde předměty, o které má zájem. Nyní by rád dal nějak škole najevo, že se hlásí o krátkodobý pobyt.

Přihláška ke krátkodobému pobytu

Zahraniční student si nyní potřebuje podat přihlášku ke krátkodobému pobytu, k čemuž využije právě portlet ECTS — příjezdy studentů na krátkodobý pobyt. Aplikace se nachází na školním portále IS/STAG v sekci Uchazeč — ECTS krátkodobé pobyty. Student se přihlásí, vyplní své osobní údaje a další údaje související s příjezdem. Ve výsledku je jeho příjezd včetně dalších souvisejících informací evidován v systému a poté, co je mu přiřazen ECTS koordinátor, má tento koordinátor možnosti popsané dále v této nápovědě.

Vyhledání studentů

V horní části aplikace je formulář pro vyhledání jednotlivých příjezdů. Kromě obvyklých položek jsou k dispozici další kritéria týkající se přímo příjezdů:

  • Univerzitní a Fakultní koordinátor. U každého z typu koordinátorů můžete určit, zda chcete vyhledávat jen příjezdy patřící Vám, nepatřící Vám či nepatřící nikomu. Lze tedy snadno dohledat například příjezdy Vaší fakulty, které ještě nemají přiděleného žádného fakultního koordinátora

  • Stav mobility. Je-li vybrána jedna z možností, pak vyhledá příjezdy se zadaným stavem mobility. Tedy například Před výjezdem.

  • Aktuálnost stavu. Filtruje příjezdy podle toho, zda se teprve budou konat, právě konají či již konaly (podle aktuálního data a data výjezdu).

  • Fakulta koordinátora. Lze filtrovat podle fakulty, ke které náleží fakultní koordinátor příjezdu

  • Jen osoby bez příjezdu. Protože v systému mohou být evidovány i osoby, ke kterým není přiřazen žádný příjezd (nedokončily přihlášku k příjezdu či později svůj příjezd smazaly), umožňuje aplikace vyhledání a práci s těmito osobami. Není-li políčko zaškrtnuto, aplikace vyhledává příjezdy (tj. osoby bez příjezdů ignoruje). Zaškrtnete-li toto políčko, aplikace naopak pracuje pouze s osobami bez příjezdů. Lze tedy vyhledat osobu bez příjezdu a příjezd ji například přidat.

Po zadání parametrů a vyhledání se zobrazí seznam nalezených příjezdů (případně osob bez příjezdu, viz výše). Klikáním na jejich osobní čísla můžete přepínat vybraného studenta:

V pravé části formuláře pro vyhledávání studentů může být zobrazen odkaz Vložit podpis. Kliknutím na tento odkaz si lze zobrazit formulář pro možnost vložení obrázku s podpisem uživatele. Tento obrázek s podpisem se pak bude případně zobrazovat v ECTS dokumentu LA, pokud se bude dokument nacházet ve stavu 'Uvolnění pro tisk LA s uloženým podpisem'. Obrázek se zobrazí v části 'The receiving institution signature' za popiskem 'Responsible person’s signature:'. V této části se zobrazí případně vložený obrázek s podpisem podepisujícího fakultního koordinátora přijímací instituce, který je k danému příjezdu přidělen. Odkaz Vložit podpis se zobrazuje jen v případě, že existuje nějaký povolený přechod do stavu 'Uvolnění pro tisk LA s uloženým podpisem'.

Vyhledání studentů příjezdu

Obrázek 325. Vyhledání studentů příjezdu. 

Jak je vidět na obrázku, koordinátor má také možnost přidat zcela nového studenta — zájemce o krátkodobý příjezd. To se může hodit v případech, kdy student neprovede svoji registraci sám prostřednictvím této aplikace, ale kdy kontaktuje školu jiným způsobem a je třeba, aby zadání údajů provedl někdo za něj. V tomto případě tedy koordinátor.

Funkce funguje jednoduše — po kliknutí na Přidat nového studenta se portlet přepne do stavu, v jakém jej vidí uchazeč. Očekává tedy registraci či přihlášení uchazeče. Koordinátor tedy postupuje stejně, jako by postupoval uchazeč. Jakmile se bude chtít koordinátor přepnout zpět zas do svého pohledu na portlet, má k dispozici zcela v horním levém rohu portletu tlačítko Zpět do pohledu koordinátora.

Registrace uchazeče koordinátorem

Obrázek 326. Registrace uchazeče koordinátorem. 

Zadání osobních údajů

Ke každému uchazeči o krátkodobý pobyt je třeba evidovat jeho osobní a kontaktní údaje, k čemuž slouží první záložka:

Osobní údaje

Obrázek 327. Osobní údaje. 

  • Rodné číslo. Tuto položku nelze měnit, ukazuje rodné číslo, které uchazeč zadal při přihlášení či pseudorodné číslo, které bylo uchazeči přiděleno.

  • Místo narození, trvalé bydliště, adresa pro doručování. U těchto tří částí je potřeba zadat kompletní adresu. Zadávání se liší v případě, kdy zadáváte adresu v České republice a v zahraničí. Pro Českou republiku jsou k dispozici našeptávače pro obce, části obcí a pošty — samy nabízejí možné obce atd. průběžně během psaní do textového políčka. Pro zahraniční adresy je potřeba zadat tyto místopisné údaje ručně. Při změně státu se změní i políčka pro ostatní údaje.

Přesun příjezdu k záznamu osoby

Pro případy, kdy jedna osoba/student např. uskuteční příjezd dvakrát po sobě a pokaždé si vytvoří nový záznam osoby pro příjezd (např. proto, že si již nepamatuje své pseudorodné číslo, které mu bylo v rámci předch. příjezdu nagenerováno), lze příjezd/příjezdy přesunout od jednoho záznamu osoby k jinému. Záznam od kterého byl(y) příjezd(y) přesouván(y) je po přesunu smazán.

K přesunu příjezdu/příjezdů slouží formulář dostupný pod odkazem 'Zobrazit/skrýt formulář pro přesun příjezdu k záznamu osoby' v záložce 'Osobní údaje', která je dostupná po volbě konkrétního příjezdu z nabídky vyhledaných příjezdů. V tomto formuláři lze zadat rodné/pseudorodné číslo jiného záznamu osoby, od kterého budou po kliknutí na tlačítko 'Provést přesun' přesunuty všechny příjezdy pod aktuálně zvolený záznam osoby. Záznam osoby, od kterého budou takto přesunuty příjezdy po přesunu zanikne.

Formulář pro přesun příjezdu k záznamu osoby

Obrázek 328. Formulář pro přesun příjezdu k záznamu osoby. 

Poznámka: Pokud je to možné, je vhodné přesouvat starší příjezdy, resp. příjezdy od staršího záznamu osoby k novějšímu (resp. nejnovějšímu) záznamu osoby a to z důvodu, že u novějšího záznamu osoby budou pochopitelně i případně aktuálnější údaje typu adresa, doručovací adresa atd.

Přidání záznamu o příjezdu

Informace o krátkodobém příjezdu se skládají z informací o vysílající škole, o vlastním příjezdu a o předmětech, které chce student u nás studovat. V případě, že bylo již uchazeči přiděleno osobní číslo, jsou k dispozici informace o jeho studiu.

Údaje o příjezdu

Obrázek 329. Údaje o příjezdu. 

Důležitou položkou je stav příjezdu, na základě něhož jsou odvozena oprávnění uchazeče ke změně položek příjezdu. Stav příjezdu má právo měnit koordinátor podle přechodů nadefinovaných v IS/STAG. Následující obrázek ukazuje seznam stavů, přechodů mezi nimi a oprávnění, které má v daném stavu uchazeč:

Stavový diagram pro příjezd studenta

Obrázek 330. Stavový diagram pro příjezd studenta. 

Na další záložce lze spravovat seznam předmětů, které si uchazeč vybral a chce je na škole ve vybraném akademickém roce studovat.

Seznam předmětů

Obrázek 331. Seznam předmětů. 

Předměty lze vyhledávat a přidávat do seznamu ve spodní části portletu:

Výběr předmětů

Obrázek 332. Výběr předmětů. 

Předměty

Pokud je příjezd svou délkou jednosemestrový, lze přidávat jen předměty do semestru odpovídajícímu položce 'První semestr studia'.

Pokud je příjezd svou délkou dvousemestrový a není vyplněna položka 'Datum začátku 2. semestru při prodloužení studia o semestr', tj. jde od počátku o plánovaný dvousemestrový příjezd, pak lze přidávat předměty do libovolného semestru.

Pokud je příjezd prodlužován, tj. je dodatečně doplněn datum do položky 'Datum začátku 2. semestru při prodloužení studia o semestr', pak od té doby, kdy je toto datum doplněno, lze přidávat jen předměty do opačného semestru, než je semestr uvedený v položce 'První semestr studia'.

Tisk ECTS dokumentů

Koordinátor si kdykoliv může vytisknout ECTS dokumenty vztahující se k jakémukoliv jím spravovanému výjezdu. V seznamu výjezdů jsou následující odkazy k tisku:

  • SAF (Student Application Form - Přihláška studenta). Základní informace o studentovi a jeho krátkodobém příjezdu.

  • LA (Learning Agreement - Smlouva o studiu). Smlouva o studiu, dokument obsahující mj. seznam předmětů, které si student vybral ke svému studiu.

  • CH-LA (Changes Learning Agreement - Změny ve smlouvě o studiu). Dodatek, smlouva obsahující změny. Viz kapitola o evidenci změn.

  • RIToR (The Receiving Institution's Transcript of Records - Doklad o předmětech absolvovaných při příjezdu). Dokument shrnující studentovo studium na krátkodobém pobytu. Obsahuje studované předměty a hodnocení. Student má možnost si tento dokument vytisknout na konci svého studia (originál mu ovšem vytiskne studijní referentka nebo koordinátor ECTS).

  • CFN (Confirmation - Potvrzení o mobilitě). Dokument dokladující splnění předmětů studentem.

Popis některých položek v dokumentech:

  • 'Contact person name' v části 'The receiving institution' na LA, CHLA a ToR.  V této položce se zobrazuje primárně jméno administrativního fakultního koordinátora zadaného u konkrétního příjezdu. Pokud není u příjezdu uveden administrativní fakultní koordinátor, je v této položce zobrazeno jméno podepisujícího fakultního koordinátora, který je u příjezdu uveden.

    (V případě nastavení parametru STAGu ECTS_KONTAKT_OS_FAK_PODEP_KOOR na hodnbotu 'A' je zde zobrazeno vždy jméno fakultního podepisujícího koordinátora, který je u příjezdu zadán. Pokud není fakultní podepisující koordinátor u příjezdu zadán, nezobrazí se zde žádné jméno.)

  • 'Contact person e-mail / phone' v části 'The receiving institution' na LA, CHLA a ToR.  V této položce je uveden primárně e-mail a telefon uvedený u konkrétního příjezdu jako 'Oficiální e-mail' a 'Oficiální telefon'. Pokud 'Oficiální e-mail' nebo 'Oficiální telefon' nejsou u příjezdu zadány, zobrazí se zde e-mail nebo telefon spojený s osobou uvedenou v 'Contact person name', tedy buďto e-mail/telefon administrativního fakultního koordinátora nebo podepisujícího fakultního koordinátora.

    (V případě nastavení parametru STAGu ECTS_KONTAKT_OS_FAK_PODEP_KOOR na hodnbotu 'A' je zde zobrazen vždy e-mail a telefon fakultního podepisujícího koordinátora, který je u příjezdu zadán (tento e-mail a telefon se berou od záznamu dané osoby jakožto vyučujícího). Pokud není fakultní podepisující koordinátor u příjezdu zadán, nezobrazí se zde žádný e-mail a telefon.)

  • 'Name' v části 'The receiving institution signature' na LA a CHLA. Zde se zobrazuje vždy jméno podepisujícího fakultního koordinátora. Pokud není u příjezdu podepisující fakultní koordinátor uveden, nezobrazuje se žádné jméno.

  • 'Phone number' a 'E-mail' v části 'The receiving institution signature' na LA a CHLA. Zde se zobrazuje vždy e-mail a telefon spojený s osobou podepisujícího fakultního koordinátora (pokud má tyto údaje daná osoba u svého záznamu uvedené).

Evidence změn

Systém umožňuje dokonce studentovi evidovat i změny v jeho původním rozhodnutí. Často se může stát, že student si na začátku vybere nějaké předměty, vytiskne si dokument Learning Agreement, který společně s ECTS koordinátory školy podepíše. Poté ale může dojít ke změnám a některé předměty se mohou odebrat či přidat.

U každého předmětu je uveden tzv. stav předmětu. Možné stavy jsou normální, přidaný a odebraný — stavy předmětu se nastavují podle toho, v jakém stavu se nachází celý příjezd (stav příjezdu nastavuje ECTS koordinátor — viz stavový diagram. Pokud tedy dojde k odebrání či přidání některých předmětů v průběhu příjezdu, student si poté nechá vytisknout dodatek ke smlouvě, tzv. Changes Learning Agreement, ve kterém jsou uvedeny pouze změny — tedy předměty, které byly odebrané či přidané.

Student si může sám změny zaevidovat, vytisknout si dokument a od ECTS koordinátora bude potřebovat pouze jeho podpis na dodatku.

Notifikace zasílané uchazeči

Systém provádí, resp. umožňuje, zasílání notifikací uchazeči.

První notifikace/email je zasílán uchazeči v momentě, kdy podá svou přihlášku skrze el. přihlášku ke krátkodobému studiu. Tato notifikace obsahuje následující informace:

  • Podal přihlášku ke krátkodobému studiu. 

  • Na jakou školu podal přihlášku. 

  • V rámci jakého programu financování přihlášku podal. 

  • Od kdy do kdy je tato mobilita plánována. 

  • E-mail.  Zdůraznění, že se má uchazeč hlásit do aplikace za použitím e-mailu, který použil při první registraci či který mu byl do IS/STAG doručen z vysílající instituce prostřednictvím EWP

Dále se v této první notifikaci zobrazuje i případný text zadáný v parametru ECTS_PRIJEZD_EMAIL1_DOPL_TEXT. Dále také odkaz pro možnost změny v přihlášce ( souvisí s parametrem ECTS_PRIJEZD_URL_NA_PRIHLASKU).

Druhá notifikace/email je zasílán uchazeči v momentě, kdy je uchazeči přiděleno os. číslo studenta, tedy studium. Tato notifikace obsahuje následující informace:

  • Fakulta studia. 

  • Místo výuky. 

  • Studijní program. 

  • Typ studia. 

  • Forma studia. 

  • Obor/kombinaci. 

  • Přidělené os. číslo studenta. 

  • Přidělené pseudorodné číslo a iniciály uchazeče.  Tyto dvě věci jsou součástí notifikace kvůli tomu, aby uchazeč později nezakládal znovu další přihlášku jen kvůli tomu, že zapomene, jak se do té již podané přihlásit.

Dále se v této druhé notifikaci zobrazuje i případný text zadáný v parametru ECTS_PRIJEZD_EMAIL2_DOPL_TEXT. Dále také odkaz pro možnost změny v přihlášce ( souvisí s parametrem ECTS_PRIJEZD_URL_NA_PRIHLASKU).

Poslední skupinou notifikací zasílaných uchazeči/studentovi krátkodobého studia, jejichž text si lze volitelně určit, jsou notifikce případně posílané v momentě dovršení nějakého stavu u příjezdu nebo po průchodu z nějakého stavu příjezdu do jiného stavu u příjezdu - viz obecné možnosti zaslání takovýchto notifikací v nastavení stavů a přechodů mezi stavy v tlustém klientu STAGu.