Příjezdy studentů na krátkodobý pobyt — EWP procesy
Na této stránce se nachází rozpracovaná nápověda k aplikaci ECTS Příjezdy
v případě,
kdy správa Learning Agreement (LA) probíhá přes síť EWP. Nápověda je postupně doplňována a aktualizována.
Správu přes síť Erasmus Without Paper (EWP) je zatím možné použít pouze pro studentské studijní příjezdy.
Proces správy LA přes EWP
Od akademického roku 2022/2023 bude správa LA přes síť EWP pro program Erasmus+ povinná. Od tohoto období již nebude možné použít pro správu LA papírové formuláře (pro studenstké studijní výjezdy).
Při správě Learning Agreement (LA) přes síť EWP je nutné dodržet několik základních kroků.
Vytvoření příjezdu
Aplikace automaticky každou noc zjišťuje, zda ostatní připojené instituce nezveřejnily nové LA, ze kterých by bylo možné vytvořit nový příjezd. Nebo zda v nich neudělali úpravy, které by se měly do vytvořených příjezdů promítnout.
Dále také přijímá notifikace o změnách v LA, které upozorňují na nové LA nebo na změny v již stažených LA. Po přijetí takovéto notifikace si aplikace automaticky stahuje nová data.
Po stažení nových dat aplikace založí nový příjezd. Vytvoří se nebo nalezne osoba, připraví se základní údaje a uloží se studované předměty.
Pokud se jedná o aktualizaci dat, aplikace změny v údajích o osobě a základních údajích nabídne koordinátorovi k úpravě. V seznamu studovaných předmětů automaticky provede potřebné úpravy.
Vyplnění údajů
Zda data byla stažena ze sítě EWP, nebo zda byl příjezd založen ručně, lze zjistit z položky Řešeno skrze EWP. Pokud ano, zobrazí se u položek s daty, které mohou být přijaté přes síť EWP, horní index s nápisem EWP. Zároveň se koordinátorovi zobrazí i hodnota, která byla takto přijata s možností jejího uložení.
Jelikož nejsou všechny položky, které jsou v rámci příjezdů povinné, posílány přes síť EWP, je následně nutné, aby student a koordinátor tyto položky doplnili.
Protože v datové struktuře pro LA je u předmětů povinný pouze název, může se stát, že se studované předměty nepůjdou automaticky napárovat. Také kód předmětu může být napsán ve špatném formátu a nemusí z něj být možné předmět automaticky identifikovat. Proto aplikace přijaté předměty ukládá zvlášť a následně se je snaží napárovat na již existující předměty instituce. Pokud se to nepovede, musí napárování provést student nebo koordinátor.
Podepsání LA
Po doplnění všech potřebných údajů je možné LA podepsat. Pokud koordinátor při kontrole údajů nenalezne žádný problém, LA podepíše a následně bude na vysílající instituci možné provédět veškeré změny pouze jen v rámci změnové LA (CHLA).
V případě špatného vyplnění LA (např. neexistující předmět) může koordinátor LA vrátit s komentářem k přepracování. LA pak musí na výjezdové instituci upravit a znovu podepsat. Poté se změny zobrazí koordinátorovi v příjezdové instituci a on znovu rozhodne, zda je vše v pořádku a může podepsat, nebo zda vrátí LA znovu k přepracování.
