Přijímací řízení

Příjem přihlášek pro přijímací řizení

Registrace papírových i elektronických přihlášek pro přijímací řizení

Po podání elektronické přihlášky je třeba, aby studijní referentka zkontrolovala její náležitosti a převedla ji do systému. Stejně tak je nutné do systému zadat všechny papírové přihlášky. Zároveň je možné sledovat platby jednotlivých uchazečů.

Zadávání uchazečů z papírové přihlášky

Pro zadávání papírových přihlášek do systému si otevřete buď formulář PJ0020 - Zadání uchazeče po oborech v menu Přijímací řízení, pokud zadáváte najednou více uchazečů na jeden obor (typicky pokud již máte přihlášky roztříděné podle oborů) nebo formulář PJ0021 - Zadání uchazeče jednotlivě v menu Přijímací řízení, pokud zadáváte uchazeče na různé obory (typicky pokud máte na stole nesetříděnou hromadu přihlášek)

Při zadávání papírové přihlášky do systému mohou nastat dvě situace. Vždy ale začněte tím, že do formuláře vyplňte rodné číslo uchazeče a stisknete klávesu ENTER. Poté nastane jedna z následujících možností:

• uchazeč již si podal přihlášku v minulosti nebo na jiný obor a po kliknutí na klávesu ENTER se objeví podrobnosti o uchazeči. V tomto případě údaje zkontrolujte, zda jsou aktuální, případně je opravte a pouze doplňte přijímací obor, na který se uchazeč hlásí
• jde o první přihlášku uchazeče na vaši školu. V tomto případě postupně vyplňte všechny detaily o uchazeči včetně přijímacího oboru. Údaje jsou ve formuláři seřazeny tak, jak jdou na papírové přihlášce za sebou.

Převzetí e-přihlášek do přijímacího řízení

Pro převod elektronické přihlášky uchazeče do systému si otevřete formulář PJ0025 - Převod e-přihlášky do přijímacího řízení v menu Přijímací řízení. Vyhledejte uchazeče pro příslušný rok (zadává se v pravém dolním rohu). Zaškrtněte studenty, které chcete převést do modulu přijímací řízení. Klikněte na tlačítko Převést a označení studenti se do modulu přijímací řízení nakopírují. Pokud kopírujete osobu, která se již v přijímacím řízení nachází, zaktualizují se její osobní údaje podle údajů vyplněných na e-přihlášce. Označení uchazeče se provádí pomocí zaškrtávacího políčka vedle příjmení uchazeče. Uchazeče lze vybrat jednotlivě nebo je pro hromadné označení všech vybraných uchazečů možné použít tlačítka Označit vše resp. Odznačit vše. Kliknutím na tlačítko Tisk lze vytisknout odpovídající přihlášku daného uchazeče. Kliknutím na tlačítko Hromadný tisk lze vytisknout přihlášky všech vybraných uchazečů.

Emaily zasílané uchazečům

Při podávání elektronické přihlášky ke studiu je možné nastavit, aby uchazeč na jím zadané emailové adrese byl informován o stavu jeho elektronické přihlášky. Je možné nastavit odeslání tří informačních emailů: po podání elektronické přihlášky, po převzetí elektronické přihlášky studijní referentkou a po správném spárování platby za elektronickou přihlášku. Vzory jednotlivých emailů najdete v následující části.

Rozesílání těchto emailů nastavuje správce systému IS/STAG na základě požadavků z jednotlivých fakult.

Přijetí přihlášky uchazeče o studium

Vážený uchazeči,

Vámi podaná přihláška na přijímací obor:
- Škola: ZÁPADOČESKÁ UNIVERZITA V PLZNI
- Fakulta: Fakulta aplikovaných věd
- Místo studia: Plzeň
- Studijní program: Aplikované vědy a informatika
- Typ studia: Bakalářský
- Forma studia: Prezenční
- Studijní obor: Aplikovaná a inženýrská fyzika
byla úspěšně zaregistrována.

Pokyn fakulty k platbě: DŮLEŽITÉ: POKUD PODÁVÁTE PŘIHLÁŠKU NA VÍCE
PRIORIT, UHRAĎTE POPLATEK POUZE 1x500,-KČ. PŘI PLATBĚ POUŽIJTE SYMBOLY VYGENEROVANÉ PRO VAŠI PRVNÍ PRIORITU.

Údaje pro uhrazení poplatku za přijímací řízení:
- ve prospěch účtu: 4430674280
- kód banky: 0100
- částka: 500 CZK
- variabilní symbol: 5275000112
- specifický symbol: 0000336562
- platbu uhraďte do: 07.04.2012.

Pokyn fakulty k tisku přihlášky: DŮLEŽITÉ: VYTISKNUTOU PŘIHLÁŠKU
PODEPIŠTE A ZAŠLETE VČETNĚ PŘÍLOH NA STUDIJNÍ ODDĚLENÍ FAV (viz podmínky
přijetí http://www.fav.zcu.cz/pro-uchazece/). POKUD PODÁVÁTE PŘIHLÁŠKU
NA VÍCE PRIORIT, STAČÍ VYTISKNOUT POUZE PŘIHLÁŠKU PRO VAŠI PRVNÍ PRIORITU.

Další operace jako:
- podání další přihlášky,
- úpravu či odstranění této přihlášky,
- vytištění této přihlášky,
- zobrazení údajů pro uhrazení poplatku této přihlášky,
- sledování zda byla přijata platba této přihlášky,
- sledování přijmutí této přihlášky studijní referentkou atd.
je možné na webové adrese: http://eprihlaska.zcu.cz.
Přihlásíte se pomocí svého rodného čísla = 7005312193 a svých iniciál = MK.

Po spárování Vaší splátky s předpisem platby na tuto přihlášku obdržíte
e-mailovou zprávu.

Po přijetí Vaší přihlášky studijní referentkou obdržíte e-mailovou zprávu.

Průběh a výsledek přijímacího řízení můžete sledovat
na webové adrese: http://pr.zcu.cz.
Jako své přihlašovací údaje použijete:
- své univerzitní číslo = 192408

Tato zpráva byla vygenerována automaticky informačním systémem IS/STAG.
Na tuto zprávu neodpovídejte.

Přijetí přihlášky uchazeče o studium studijní referentkou

 Vážený uchazeči,

Vámi podaná elektronická přihláška na přijímací obor:
- Škola: ZÁPADOČESKÁ UNIVERZITA V PLZNI
- Fakulta: Fakulta aplikovaných věd
- Místo studia: Plzeň
- Studijní program: Aplikované vědy a informatika
- Typ studia: Bakalářský
- Forma studia: Prezenční
- Studijní obor: Aplikovaná a inženýrská fyzika byla přijata studijní referentkou.

Průběh a výsledek přijímacího řízení můžete sledovat
na webové adrese: http://pr.zcu.cz.
Jako své přihlašovací údaje použijete:
- své univerzitní číslo = 192408

Tato zpráva byla vygenerována automaticky informačním systémem IS/STAG.
Na tuto zprávu neodpovídejte.

Vzor posledního informačního emailu o správném spárování platby za
elektronickou přihlášku najdete v následující kapitole věnující se platbám za
přijímací řízení. 

Tuto činnost může provádět tajemník fakulty nebo studijní referentka. Přepis papírových přihlášek do systému pak může provádět též speciální role přijímací řízení. 

Poplatky za přjmací řízení

Nastavení poplatků za přijímací řízení se provádí ve formuláři PZ0010 - Předpisy plateb - přiřazení st. prog./příj.oborů v menu Platby. Zde je nutné vytvořit předpis platby, který je určen pro platbu za podání přihlášky. Následně musíme k tomuto předpisu přiřadit všechny přijímací obory, u kterých chceme poplatek vybírat. Jako variabilní symbol pro platbu se zpravidla používá kód fakulty, jako specifický symbol pak rodné číslo uchazeče. Pokud již máme nějaké přihlášky podané, je nutné ještě po založení předpisu na něj tyto uchazeče nakopírovat. Uchazeči, kteří podají přihlášku, nyní již budou na předpis zařazeni automaticky. 

Pokud je IS/STAG napojen na ekonomický systém, pak je ve formuláři PJ0025 - Převod e-přihlášky do přijímacího řízení v menu Přijímací řízení možné kdykoliv zkontrolovat, zda platba od studenta již přišla, resp. zda byla správně spárována. Tato informace se zobrazí v políčku Zapl. Pokud dojde k rozporu - uchazeč tvrdí, že zaplatil, ale platba spárovaná není, pak může studijní referentka provést spárování ručně přímo z tohoto formuláře kliknutím na tlačítko Platba. Je však nutné od uchazeče získat nějaké identifikační údaje, podle kterých je relativně jednoduché příslušnou platbu dohledat např. číslo uchazečova účtu, datum platby nebo zprávu pro příjemce.

Příklad emailu, který dostane uchazeč, kterému byla spárována přihláška s platbou

Vážený uchazeči,

Vámi uhrazená splátka: 
- ve prospěch účtu: 4430674280 
- kód banky: 0100 
- částka: 500 CZK 
- variabilní symbol: 5275000112 
- specifický symbol: 0000336562 
k přihlášce na přijímací obor: 
- Škola: ZÁPADOČESKÁ UNIVERZITA V PLZNI 
- Fakulta: Fakulta aplikovaných věd 
- Místo studia: Plzeň 
- Studijní program: Aplikované vědy a informatika 
- Typ studia: Bakalářský 
- Forma studia: Prezenční 
- Studijní obor: Aplikovaná a inženýrská fyzika 
byla právě úspěšně spárována s předpisem platby a tedy UHRAZENA.

Po přijetí Vaší přihlášky studijní referentkou obdržíte e-mailovou zprávu.

Průběh a výsledek přijímacího řízení můžete sledovat 
na webové adrese: http://pr.zcu.cz. 
Jako své přihlašovací údaje použijete: 
- své univerzitní číslo = 192408

Tato zpráva byla vygenerována automaticky informačním systémem IS/STAG. 
Na tuto zprávu neodpovídejte.
 

Zvací dopisy na přiímací řízení

Pokračujeme tím, že všem uchazečům pošleme zvací dopisy. K tomu použijeme tiskovou sestavu Z_PO_UCH - Poštovní podací arch, adresní štítky v menu Přijímací řízení a podmenu Adresní štítky. Pomocí této sestavy vytvoříme pro všechny uchazeče (samozřejmě, že není nutné najednou, ale např. po přijímacích oborech nebo třeba i jen na konkrétní termín testu) jednak soubor pro hromadnou korespondenci pro MS Word a pak také Poštovní podací arch. Postupujeme stejně jako v předchozí kapitole, tj. použijeme předpřipravené šablony a opět použijeme nástroj hromadná korespondence v MS Wordu. Celý postup je shodný jako v předchozí kapitole u odeslání rozhodnutí.a přiíjmací řízenín

Kontrolní a přehledové tisky

Nejčastěji používanými sestavami jsou sestava GPR_DET - Jmenný seznam uchazečů v menu Přijímací řízení a GPR_DET1 - Přehled přijímacích oborů zapsaných uchazečem v menu Přijímací řízení.

Takto vypadá jmenný seznam uchazečů a takto pak přehled oborů zapsaných uchazečem.

Správce systému ještě musí k 31.3. a 31.10. předat seznam uchazečů na MŠMT (dříve UIV). Je tedy nutné, aby k těmto kontrolním termínům byla všechna data v IS/STAG aktuální. Správce systému k vykazování pak používá sestavu Z_UCHEXP - Export pro UIV v menu Přijímací řízení.

Přijímací testy

Komise a termíny

V této kapitole projdeme postupně všechny kroky, které je nutno provést během vlastních přijímacích zkoušek. Jako první krok si vytvoříme přijímací komise a termíny. Je to vhodné udělat ještě před posláním zvacích dopisů, protože pak můžeme to zvacích dopisů automaticky vygenerovat čas a místo přijímacího testu. Použijeme k tomu formulář PJ0015 - Komise, termíny, studenti na termínu v menu Přijímací řízení. U komise není nutné v tuto chvíli zadávat konkrétní jména, postačí jen její název, místo a čas a poté můžeme přihlašovat uchazeče. Test se samozřejmě může skládat z více dílčích testů, které se mohou konat v různých časech a v různých místnostech. Na následujícím obrázku je ukázáno, jak se jednotlivé komise a termíny vytváří a jak se na ně přihlašují uchazeči.

Zvací dopisy

Pokračujeme tím, že všem uchazečům pošleme zvací dopisy. K tomu použijeme tiskovou sestavu Z_PO_UCH - Poštovní podací arch, adresní štítky v menu Přijímací řízení a podmenu Adresní štítky. Pomocí této sestavy vytvoříme pro všechny uchazeče (samozřejmě, že není nutné najednou, ale např. po přijímacích oborech nebo třeba i jen na konkrétní termín testu) jednak soubor pro hromadnou korespondenci pro MS Word a pak také Poštovní podací arch. Postupujeme stejně jako v předchozí kapitole, tj. použijeme předpřipravené šablony a opět použijeme nástroj hromadná korespondence v MS Wordu. Celý postup je shodný jako v předchozí kapitole u odeslání rozhodnutí.

Seznamy uchazečů

Pro vlastní testy je k dispozici řada tiskových výstupů, všechny se ale vytváří spuštěním sestavy GPR_TER1 - Seznam uch. na termínu - variantní sestava v menu Přijímací řízení a podmenu Seznamy uchazečů na termínu. V obrazovce parametrů si pak v první položce vybereme, jaký seznam chceme vytvořit:
Rozmístění uchazečů
Prezenční listina
Kontrola OP
Nástěnka - výsledky.

Výsledky testů

Po skončení testování uchazečů je potřeba do systému IS/STAG zadat výsledky testů. Je možné to udělat buď tak, že si otevřeme formulář PJ0050 - Podle oboru po předmětech v menu Přijímací řízení a podmenu Vyplňování výsledků u více uchazečů a zde výsledky zadáme. Variantně lze použít v tomto podmenu i další formuláře, které jen jinak řadí uchazeče např. podle jednotlivých termínů. Druhou možností je pak výsledky do systému hromadně nahrát. Použijeme k tomu formulář PJ0130 - Export/import výsledků v menu přijímací řízení. Nejprve vyexportujeme soubor, kde bude jak identifikace uchazeče, tak i identifikace předmětu. Volitelně můžeme do souboru přidat řady dalších informací jako např. jméno a příjmení uchazeče nebo název předmětu. Poté do souboru doplníme datum konání testu, počet bodů a variantu testu - toto lze provést např. v programu MS Excel, případně na řadě kateder bývá k dispozici systém pro vyhodnocování testů, který nám v tomto může pomoci. Následně vytvoříme soubor v požadované struktuře - ta je popsána přímo ve formuláři v části věnované importu dat. Soubor pak nahrajeme, případně nám systém nahlásí, kde jsme udělali chybu. Soubor opravíme a nahrání zopakujeme.

Přidělení rozhodnutí uchazečům

Formulář Přidělení rozhodnutí uchazečům

Pro přidělení rozhodnutí použijeme stejně jako při přijímání bez přijímacího řízení formulář PJ0040 - Nastavení parametrů přijímacího řízení v menu Přijímací řízení. V tomto formuláři si vybereme uchazeče, kteří splnili podmínky pro přijetí, a přidělíme jim konkrétní rozhodnutí. Ostatním pak přidělíme rozhodnutí o nepřijetí. O výsledku musíme uchazeče opět písemně informovat. V tomto případě postupujeme stejně jako v kapitole Vyhodnocení přijetí bez přijímacího řízení.

Sestavy s pořadím uchazečů

Pokud potřebujeme tiskové seznamy uchazečů seřazené podle bodů, pak použijeme jednu z těchto tiskových sestav:

• G_POR_BS - ze SŠ celkem v menu Přijímací řízení a podmenu Pořadí uchazečů podle bodů
• G_POR_SP - ze SŠ po předmětech v menu Přijímací řízení a podmenu Pořadí uchazečů podle bodů
• G_POR_BV - z testů celkem v menu Přijímací řízení a podmenu Pořadí uchazečů podle bodů
• G_POR_PR - z testů po předmětech v menu Přijímací řízení a podmenu Pořadí uchazečů podle bodů

Převod uchazečů z přijímacího řízení (nastavení zápisu uchazečů)

Po ukončení přijímacího řízení je nutné přijaté uchazeče převést mezi studenty. K tomu slouží formulář ES0080 - Převod z přijímaček v menu Studenti. Aby bylo možné uchazeče převést, je nutné, aby měl v přijímacím řízení nastaven Výsledek zápisu = 1, což znamená, že se student zapsal.

Otázkou zůstává, kterým uchazečům tento výsledek nastavit. To, že se student opravdu zapíše, poznáme totiž až ve chvíli, kdy se opravdu dostaví na zápis. My ale často potřebujeme se studenty pracovat předem. Běžnou praxí je tedy již při předělení rozhodnutí typu přijat (ať již bez přijímacího řízení, na základě přijímací zkoušky nebo po odvolání) nastavit rovnou Výsledek zápisu = 1. Samozřejmě počítáme s tím, že zdaleka ne všichni přijatí studenti opravdu k zápisu přijdou, ale často již z předchozích let umíme poměrně přesně odhadnout, jaké procento opravdu přijde. V tuhle chvíli můžeme již studenty pomocí formuláře Převod z přijímaček převést. Po zápise pak u studentů, kteří se nedostavili, zadáme datum ukončení shodné jako datum zápisu do studia a tím se student úplně vymaže.

Pozor! Pokud studenta převedeme z přijímacího řízení, pak se vytvoří mezi uchazečem a studentem vazba, která se použije při vykazování na MŠMT k 31.10. každého roku. MŠMT velmi dbá na to, aby bylo možné každého studenta též dohledat v přijímacím řízení, proto nesmíme např. studenta po převedení smazat a zcela vytvořit znovu, protože tím se tato důležitá vazba ztrácí. Pokud studenta z nějakého důvodu smažeme, je nutné ho z přijímacího řízení znovu převést.

Studenti

Prvotní zápis do studia

Nejdůležitějším formulářem pro práci studijní referentky je formulář ES0010 - Evidenční karta studenta v menu Studenti. V této kapitole si popíšeme její jednotlivé záložky a funkce.

Sestava Potvrzení o studiu

Jednou z nejčastějších operací je vydávání nejrůznějších potvrzení o studiu. Nejjednodušší možností je přímo na záložce Student u konkrétního studenta stisknout tlačítko Potvrzení. Následně si můžeme vybrat typ potvrzení a další podrobnosti, co na potvrzení vytisknout.

Pokud chceme tisknout potvrzení o studiu hromadně, pak je k tomu možné využít sestavu G_POT_ST - Potvrzení o studiu v menu Studenti (jde o stejnou sestavu, jaká se spouští přímo z evidenční karty).

Studentská karta

Další důležitou operací je vytvoření papírového spisu studenta. K vytvoření základních desek slouží sestava Z_SK_TEX - Studentská karta - výstup do TeXu v menu Studenti. Většinou desky tiskneme hromadně pro celý ročník, ale můžeme je vytisknout i pro jednotlivého studenta. Po spuštění sestavy a zadání parametrů se nám otevře program DVIWIN, což je prohlížeč tzv. TeXových sestav. Systém TeX je typografický a publikační systém a v IS/STAG využíván pro tisk všech důležitých dokumentů typu diplom, osvědčení, Diploma Supplement, atd. Z tohoto prohlížeče je možné desky vytisknout.

Hromadný zápis předmětů

Pro hromadný zápis předmětů resp. konkrétních rozvrhových akcí studentům jsou určeny následující tři formuláře: 

Zápis předmětu skupině studentů

Formulář ES0140 - Zápis předmětu skupině studentů v menu Studenti použijeme tehdy, pokud potřebujeme skupině studentů zapsat pouze předmět a nikoliv již konkrétní přednášku či cvičení. V levé části vybíráme studenty, kterým chceme předmět zapsat, v části pravé pak konkrétní předmět.

Zápis akcí skupině studentů

Pokud potřebujeme studenty zapsat i na konkrétní přednášky, cvičení či semináře, použijeme formulář ES0110 - Zápis akcí skupině studentů v menu Studenti. Rozvržení obrazovky je obdobné jako v předchozím případě. V levé části vybíráme příslušné studenty, v pravé části pak akce daného předmětu.

Odzápis a přesun studentů na akcích

Pokud potřebujeme se studenty na akcích manipulovat, zejména pokud je potřebujeme přesunovat z jedné akce na jinou, pak použijeme poslední z těchto tří formulářů a to ES0180 - Odzápis a přesun studentů na akcích.

Administrace běhu akademického roku

V této kapitole probereme několik základních operací, které musí studijní referáty vyřizovat v průběhu akademického roku.

Nastavení přerušení

Postup při zadání přerušení je následující: Vybereme studujícího studenta, který chce přerušit studium. Do levého dolního rámečku napíšeme datum přerušení (od/do) , přerušení studia je nastaveno. Vidíme, že student má stav Přerušil . Obdobně postupujeme při ukončení přerušení - do políčka Nástup. po přer. zadáme datum nástupu studenta po přerušení. Tím se stav změní opět na Studuje.

Při přerušení se studentovi všechny nesplněné předměty automaticky překlopí do stavu Odložen. Pokud má student přerušeno více let, pak je nutné tyto předměty překopírovat při vytváření záznamu pro nový akademický rok i do tohoto nového roku. Při návratu studenta z přerušení se pak naopak všechny odložené předměty překlopí do stavu Nesplněn. Toto překlápění (Odložen x Nesplněn) je možné ovlivňovat též zaškrtávacím políčkem Přeruš ZS a Přeruš LS. Tato políčka se automaticky zaškrtávají podle toho, do jakého semestru datum začátku přerušení resp. nástupu po přerušení spadají, nicméně lze je zaškrtnou či odškrtnou i přímo - tím se předměty překlopí z jednoho stavu do druhého i v případě, že datum začátku přerušení resp. nástupu po přerušení nespadají do příslušného semestru (používá se zpravidla při přerušování na hraně semestrů).

Změna oboru

Pokud student během svého studia mění studijní obor, pak je nutné použít formulář ES0030 - Změna oboru v menu Studenti a podmenu Změna programu nebo oboru. Na rozdíl od změny programu popsané níže se v tomto případě nemění osobní číslo studenta, jedná se stále o jedno studium.

Obdobnou funkčnost má též formulář ES0070 Změna oboru jednotlivce v menu Studenti a podmenu Změna programu nebo oboru.

Změna programu

Pokud student během svého studia mění studijní program, pak je nutné použít formulář ES0040 - Změna programu v menu Studenti a podmenu Změna programu nebo oboru. V tomto případě ale jde již o ukončení stávajícího studia a zápis do studia nového. Výjimkou je změna formy studia, kdy se původní studium ukončí kódem 9 a do systému se automaticky zaznamená vazba mezi původní a novou formou. V případě, že administrátor systému nastaví parametr MATRIKA_KONVERZE_FORMY na hodnotu A, se pak tato změna formy vykazuje jako jedno studium i do centrální matriky studentů (SIMS).

Obdobnou funkčnost má též formulář ES0170 - Změna programu jednotlivce v menu Studenti a podmenu Změna programu nebo oboru.

Přesun předmětů při změně programu

Při změně programu zpravidla chceme studentovi uznat část předchozího studia. K tomu slouží formulář ES0190 - Přesun předmětů mezi os. čísly studenta v menu Studenti. Jednotlivé předměty můžeme kopírovat jako uznané nebo splněné, případně nesplněné.

Studentská konta

Studijní referentka také může spravovat studentská konta pro přístup do IS/STAG všech studentů své fakulty. Vzhledem k tomu, že studentské konto je vytvořeno automaticky při zápisu do studia a je automaticky zrušeno při ukončení studia, tak se správa studentských kont týká prakticky pouze případů zapomenutého hesla (na ZČU však toto zajišťuje Helpdesk CIV) nebo rozdělení studentů do skupin pro předzápis. O tom pojednává kapitola Předzápis. Změna hesla případně ruční vytvoření či zrušení studentského konta se provádí ve formuláři ES0050 - Studentská konta v menu Studenti. Též je možné se do tohoto formuláře prokliknout přímo z evidenční karty studenta tlačítkem Konto. Změnu hesla je pak možné provést po kliknutí na tlačítko Změna hesla, vytvoření či zrušení konta se provede zaškrtnutím příslušného políčka ve sloupečku Konto.

Seznam studentů s osobními údaji

Další důležitou operací jsou tisky seznamů podle nejrůznějších parametrů a k nejrůznějším účelům. První možností je sestava GST_SEZA - Seznam studentů s osobními údaji v menu Studenti. Ve formuláři parametrů vybereme, jaké studenty chceme vytisknout, případně jaké u nich chceme vytisknout položky . A takto výsledná sestava vypadá.

Seznam studentů obecný

Další možností je sestava GST_SEZO - Seznam studentů obecný v menu Studenti. Ve formuláři parametrů opět vybereme, jaké studenty chceme vytisknout, případně jaké u nich chceme vytisknout položky .

Seznam studentů do souboru

Poslední možností je sestava pro hromadnou korespondenci pro MS Word, kterou najdeme jako tiskovou sestavu ZST_SEZO - Seznam studentů do souboru v menu Studenti. Soubor, který tato sestava vygeneruje, je pak možné použít jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci v MS Word nebo je možné jej načíst jako tabulku do MS Excel.

Adresní štítky

Pokud potřebujeme vytisknout adresní štítky, najdeme v menu Studenti podmenu Adresní štítky. Zde máme čtyři možnosti: sestavu G_STITK2 - Adresní štítky dvousloupcově - graficky, Z_STITK_2 - Adresní štítky dvousloupcově - soubor a Z_STITK_1 - Adresní štítky jednosloupcově - soubor a Poštovní podací arch. Grafickou sestavu je možné rovnou odeslat na tiskárnu k vytištění, sestavy znakové se uloží na pevný disk ve formě souboru.

Přihlášení studijní referentky do portálu jako student

Na tomto místě též zmíníme přihlášení studijní referentky do portálu a možnost přepnutí své identity do identity studenta. Pak je možné v portále vidět přesně to, co tam vidí student, není však možné zde cokoliv měnit.

Stipendia a poplatky

Předpisy plateb

Jak pro závazek studenta (platbu za studium, přijímací řízení ...), tak pro jeho pohledávku (ubytovací stipendium, prospěchové stipendium ...) je nejdříve nutné zadat tzv. předpis. Zde se určí základní údaje o platbě, tj. účet, částka, splatnost a interní údaje pro zpracování v ekonomickém systému školy. Většinu těchto údajů je pak ještě možné měnit pro konkrétního studenta. Zadání se provádí ve formuláři PZ0010 - Předpisy plateb - přiřazení st. prog./příj. oborů v menu Platby. Poté je nutné k předpisu přiřadit všechny studenty, pro které závazek/pohledávka má vzniknout. Toto se provádí ve formuláři PZ0020 - Předpisy plateb - přiřazení studentů/uchazečů v menu Platby. Do tohoto formuláře je ale možné se prokliknout přímo od předpisu. Studenty je možné přiřadit hromadně (např. celý obor, ročník ...), jednotlivě nebo pomocí tzv. vzorců (viz níže). V posledním formuláři PZ0030 - Pohledávky a závazky studenta/uchazeče v menu Platby pak vidíme konkrétní plnění daného závazku/pohledávky pro konkrétního studenta nebo uchazeče. Do tohoto formuláře je opět možné se prokliknout přímo z předchozího. Pro první vizuální kontrolu jsou vždy student resp. uchazeči podbarveni. Červená barva znamená problém (nezaplaceno po termínu splatnosti), naopak zelená značí, že je vše v pořádku. Význam ostatních barev je vysvětlen přímo ve formuláři.

Pokud z nějakého důvodu nedojde k automatickému spárování platby (nejčastěji kvůli chybnému variabilnímu symbolu), pak je možné platbu spárovat ručně. Je nutné znát nějaké podrobnosti o platbě, podle které tu požadovanou najdeme a poté ji můžeme ve formuláři PZ0030 - Pohledávky a závazky studenta/uchazeče v menu Platby spárovat.

Platby studenta

Na přehled všech závazků a pohledávek daného studenta se dostaneme též přímo z evidenční karty kliknutím na tlačítko Pl. Pokud je toto tlačítko červené, pak u studenta existuje nějaká nesplacená pohledávka nebo závazek po době splatnosti.

Vzorce použitelné při zadávání plateb

Pro přiřazení studentů na předpis je možné využít tzv. vzorců. Podle následujícího vzorce:

OBCANCR=1 AND LETOS_STUDENT=1 AND PRUMER<1,5

např. vybereme studenty, kteří mají české občanství, jsou letos studenty a mají průměr za poslední akademický rok menší než 1,5. Na následujícím obrázku najdeme základní pojmy, které se ve vzorcích dají použít , zde jsou pak uvedeny konkrétní příklady použití . Kompletní přehled všech vzorců a celou nápovědu k jejich vytváření najdete na stránce is-stag.zcu.cz/zakaznici/vzorce_pro_platby

Mobility studentů

Mobility studentů dělíme na výjezd našich studentů na zahraniční stáž a na příjezd zahraničních studentů na studijní pobyt na naši vysokou školu. 

Výjezd studenta

Výjezd studenta z větší části zajišťuje koordinátor na příslušné fakultě nebo katedře, nicméně v některých fázích je nutná jeho úzká součinnost se studijním referátem. Studijní referentka především zadává základní údaje o výjezdu (kam, kdy ...) do evidenční karty studenta, může mu tisknout jednotlivé dokumenty, které student pro výjezd potřebuje (LA, ToR ...) a po jeho návratu mu zadává přivezené předměty opět do evidenční karty studenta. Doporučený postup je však takový, že si student přivezené předměty sám zadá přes portál a studijní referentka je pouze zkontroluje a překopíruje.

Příjezd studenta

I v případě příjezdu agendu z velké části řeší fakultní či katedrální koordinátor. Studijní referentka je zapojena až v okamžiku, kdy student opravdu přijíždí. Nejprve musí ve formuláři ES0200 - Převod ECTS v menu studenti převést zájemce o krátkodobý pobyt mezi své studenty. Poté se tento student stává standardním studentem a studijní referentka s ním může pracovat jako s libovolným jiným studentem, tj. např. mu zadávat předměty, známky nebo měnit obor studia. Na konci krátkodobého pobytu mu pak musí vytisknout Transcript of Records, případně i další dokumenty. Též je nutné správně studium ukončit kódem 20 - Ukončení krátkodobého pobytu na rozdíl od standardních kódů pro ukončení studia.

Speciality doktorského studia

Doktorské studium se v několika věcech odlišuje od standardního studia. Jde zejména o disertační práci, nutnost evidovat některé rozšiřující údaje, jako např. školitele a též je nutné zohlednit to, že často doktorand nestuduje klasické předměty, jak je známe s bakalářského či magisterského studia, ale má zapsán předmět, který studuje pouze on a nikdo jiný. Pro takový předmět používáme termín jednorázový předmět.

Disertační práce

Zadání disertační práce je obdobné jako např. u práce bakalářské nebo diplomové. Studijní referáty ji zpravidla nezadávají, toto je většinou v kompetenci jednotlivých kateder. Nicméně tuto funkčnost má studijní referentka k dispozici. Co studijní referentka udělat musí, je změnit katedru disertační práce, pokud tato práce přejde z jedné katedry na druhou. To na katedře udělat nelze.

Jednorázové předměty doktoranda

U doktorandů často nepoužíváme standardní předměty z číselníku předmětů, ale zapisujeme jim tzv. jednorázové předměty. Vzhledem k tomu, že jde o předmět pro jednoho nebo jen malou skupinku studentů, nevyplatí se u nich zadávat je mezi standardní předměty a vyplňovat u nich kompletní kartu předmětu včetně např. ECTS informací, které jsou u těchto předmětů většinou zbytečné. Proto lze v evidenční kartě studenta doktorandům zadávat zjednodušeně tzv. jednorázové předměty, u kterých se vyplňuje jen omezené množství informací,

Rozšiřující informace týkající se doktorandů.

U doktorandů je potřeba evidovat několik rozšiřujících informací oproti studentům bakalářských či magisterských programů. Jedná se zejména o garantující katedru a školitele. K tomu slouží políčka ve spodní části záložky Student v evidenční kartě studenta. Dále je zde možné zadávat ještě název individuálního studijního plánu, předpokládané datum ukončení, případné druhé pracoviště doktoranda a doplňující údaje, které se mají vytisknout na Diploma Supplement.

Předzápis

Generování nového akademického roku

Před začátkem předzápisu musí studijní referentka pro každého studenta založit roční záznam pro následující akademický rok, aby si student pro tento rok mohl začít vybírat předměty. Záznam prozatím musí zůstat bez data zápisu, to bude doplněno až při skutečném zápisu. Pro vytvoření takových záznamů použijeme formulář ES0150 - Generování nového ak. roku v menu Studenti.

Studentská konta

Před začátkem předzápisu je nutné studenty rozdělit do skupin, pro které pak probíhá předzápis v různých termínech. Skupiny definuje správce systému, studijní referentka má pouze možnost studenty rozdělit do jednotlivých předpřipravených skupin.

Zápis studentů do vyšších ročníků

Při zápisu do vyšších ročníků je nutné jednak zkontrolovat výsledky studenta za předchozí akademický rok a dále pak zkontrolovat zapsané předměty na následující akademický rok. Pro obě tyto kontroly se používají tzv. zápisové listy, list A slouží ke kontrole výsledků, list B pak ke kontrole zapsaných předmětů. Obě sestavy lze pro konkrétního studenta a rok vyvolat stisknutím tlačítka A resp. B v evidenční kartě studenta a u jeho ročních záznamů na záložce Student . V případě zápisu se ale zápisové listy tisknou zpravidla hromadně. K tomu slouží sestavy G_ZL_A - Zápisový list A - grafický v menu Studenti a podmenu Zápisové listy resp. G_ZL_B - Zápisový list B - grafický v menu Studenti a podmenu Zápisové listy.

Absolventi

Převedení studentů do modulu absolvent

Před tím, než je možné začít plánovat absolutorium studenta, je nutné studenta převést do modulu absolvent. Zde na rozdíl od studia se již o každého studenta stará pouze jediná studijní referentka. Je ale možné jednoduše převádět toto vlastnictví mezi jednotlivými studijními referentkami. Studenta je možné do modulu absolvent převést prakticky kdykoliv, limitní je pouze státní závěrečná zkouška. Pokud by při ní student mezi absolventy nebyl převeden, nebude možné pracovat s jeho zápisem o státní závěrečné zkoušce. Zpravidla se tedy studenti, kteří mají předpoklady k tomu, že skončí (jsou v posledním ročníku a mají dostatečný počet kreditů) převedou do modulu absolvent na jaře před předpokládaným ukončením studia. Děje se tak ve formuláři AN0080 - Převod studentů do modulu absolvent v menu Absolvent. Pokud je potřeba vlastnictví studenta převést na jinou studijní referentku, je tak možno učinit ve formuláři AN0090 - Změna vlastníka absolventa v menu Absolvent.

Tuto činnost může provádět pouze studijní referentka.

Kvalifikační práce a státní závěrečná zkouška

Proces zadávání a odevzdávání diplomové práce stejně jako státní závěrečná zkouška probíhá na jednotlivých katedrách, takže se studijních referátů příliš netýkají. Některé drobné úkony zde ale provádí i studijní referentky. 

Kvalifikační práce

Kvalifikační práce se studentům zadává na jednotlivých katedrách, takže tato činnost se přímo studijních referátů netýká, nicméně pro úplnost ji zde uvádíme, neboť studijní referentka má v tomto případě přístup ke všem funkcím stejný jako katedra. Jedinou operací, kterou na katedrách provést nemohou, je změna katedry práce. Tuto musí tedy provést studijní referentka.

Státní závěrečná zkouška

I státní závěrečná zkouška probíhá v režii jednotlivých kateder.

Tisk diplomů a dodatků k diplomu

Na závěr úspěšného studia je nutné vytisknout doklad o jeho absolvování. Pro standardní studium se tisknou diplom a Diploma Supplement, pro ostatní studia (univerzita třetího věku, celoživotní vzdělávání...) pak i jiné typy dokumentů jako například osvědčení, vysvědčení...

Tuto činnost provádí tajemník fakulty nebo studijní referentka.

Archivace dat o absolvování

Jako poslední operaci s absolventem je potřeba provést jeho zaarchivování. Je nutné jeho papírový spis zaarchivovat dle aktuálně platných vnitřních předpisů a zákonů. V IS/STAG je možné přidělit absolventovi archivní číslo. Tím se i v modulu absolvent dostane do stavu archivován a přestane se objevovat v ostatních formulářích a sestavách.

Tuto činnost provádí tajemník fakulty nebo studijní referentka.

Certifikáty

Pokud je na vaší škole nějaký certifikátový program, pak pro jeho vyhodnocení a tisk certifikátu lze použít formulář AN0062 - Certifikáty v menu Absolvent. V první záložce vybereme příslušný certifikátový program a studenty na něm, ve druhé záložce pak můžeme zadat údaje týkající se vlastního certifikátu a ve třetí pak najdeme údaje týkající se případné závěrečné zkoušky (ne všechny certifikátové programy musí být nutně zakončeny zkouškou).
Aktuální nápověda k jednotlivým formulářům