Pokud je výjezd svou délkou jednosemestrový, lze přidávat jen předměty do semestru odpovídajícímu položce 'První semestr výjezdu'.

Pokud je výjezd svou délkou dvousemestrový a není vyplněna položka 'Datum začátku 2. semestru při prodloužení výjezdu o semestr', tj. jde od počátku o plánovaný dvousemestrový výjezd, pak lze přidávat předměty do libovolného semestru.

Pokud je výjezd prodlužován, tj. je dodatečně doplněn datum do položky 'Datum začátku 2. semestru při prodloužení výjezdu o semestr', pak od té doby, kdy je tento datum doplněn, lze přidávat jen předměty do opačného semestru, než je semestr uvedený v položce 'První semestr výjezdu'.

SAF (Student Application Form). Základní informace o studentovi a jeho krátkodobém výjezdu.

LA (Learning Agreement). „Smlouva o studiu“, dokument obsahující mj. seznam předmětů, které si student vybral ke svému studiu na cizí škole.

CH-LA (Changes Learning Agreement). Dodatek, smlouva obsahující změny. Viz kapitola Evidence změn.

CH-LA2 (Changes to the original Learning Agreement for the extended erasmus study period - Změny ve smlouvě o studiu při prodloužení původního výjezdu). Dodatek, smlouva obsahující změny provedené v případě prodloužení výjezdu o další semestr. Pokud se student rozhodne během výjezdu, že prodlouží výjezd o další semestr, je provedeno zadání data začátku druhého semestru a student si pak může přidat další předměty k výjezdu a to do prodlužovaného semestru. Jedná se tedy v podstatě o LA (Learning Agreement) pro prodlužovaný semestr. Pokud je výjezd od počátku plánovaný jako dvousemestrový, datum začátku 2. semestru se nevyplňuje a ani dokument CH-LA2 není k dispozici ke stažení.

CH-LA3 (Changes to the extended Erasmus study period - Změny v prodlouženém studijním pobytu). Dodatek, smlouva obsahující změny oproti CH-LA2. Pokud se student rozhodne během výjezdu, že prodlouží výjezd o další semestr, je provedeno zadání data začátku druhého semestru a student si pak může přidat další předměty k výjezdu a to do prodlužovaného semestru, viz popis dokumentu CH-LA2. Pokud pak následně provede změny oproti CH-LA2 (a to přidání nebo odebrání některých předmětů v prodlužovaném semestru výjezdu oproti původnímu plánu dle CH-LA2), jsou tyto úpravy evidovány právě na dokumentu CH-LA3. O změnách viz také kapitola o evidenci změn.

ToR (Transcript of records). Dokument shrnující studentovo studium na krátkodobém pobytu. Obsahuje studované předměty a hodnocení. Student má možnost si tento dokument vytisknout na konci svého studia (originál mu ovšem vytiskne studijní referentka nebo koordinátor ECTS).

PoR (Proof of Recognition). Dokument dokladující splnění předmětů studentem.

'Contact person name' v části 'The sending institution' na LA, CHLA a ToR.  V této položce se zobrazuje primárně jméno administrativního fakultního koordinátora zadaného u konkrétního výjezdu. Pokud není u výjezdu uveden administrativní fakultní koordinátor, je v této položce zobrazeno jméno podepisujícího fakultního koordinátora, který je u výjezdu uveden.

(V případě nastavení parametru STAGu ECTS_KONTAKT_OS_FAK_PODEP_KOOR na hodnbotu 'A' je zde zobrazeno vždy jméno fakultního podepisujícího koordinátora, který je u výjezdu zadán. Pokud není fakultní podepisující koordinátor u výjezdu zadán, nezobrazí se zde žádné jméno.)

'Contact person e-mail / phone' v části 'The sending institution' na LA, CHLA a ToR.  V této položce je uveden primárně e-mail a telefon uvedený u konkrétního výjezdu jako 'Oficiální e-mail' a 'Oficiální telefon'. Pokud 'Oficiální e-mail' nebo 'Oficiální telefon' nejsou u výjezdu zadány, zobrazí se zde e-mail nebo telefon spojený s osobou uvedenou v 'Contact person name', tedy buďto e-mail/telefon administrativního fakultního koordinátora nebo podepisujícího fakultního koordinátora

(V případě nastavení parametru STAGu ECTS_KONTAKT_OS_FAK_PODEP_KOOR na hodnbotu 'A' je zde zobrazen vždy e-mail a telefon fakultního podepisujícího koordinátora, který je u výjezdu zadán (tento e-mail a telefon se berou od záznamu dané osoby jakožto vyučujícího). Pokud není fakultní podepisující koordinátor u výjezdu zadán, nezobrazí se zde žádný e-mail a telefon.)

'Name' v části 'The sending institution signature' na LA a CHLA. Zde se zobrazuje vždy jméno podepisujícího fakultního koordinátora. Pokud není u výjezdu podepisující fakultní koordinátor uveden, nezobrazuje se žádné jméno.

'Phone number' a 'E-mail' v části 'The sending institution signature' na LA a CHLA. Zde se zobrazuje vždy e-mail a telefon spojený s osobou podepisujícího fakultního koordinátora (pokud má tyto údaje daná osoba u svého záznamu uvedené).

Část pro 'podpis' na SIToR. V části určené pro podpis na ECTS dokumentu SIToR se zobrazuje jméno podepisujícího fakultního koordinátora, který je u daného výjezdu uveden. Pokud není u výjezdu studenta uveden žádný podepisující fakultní koordinátor, pak se na SIToR v místě určeném pro podpis zobrazí jméno vedoucího pracoviště, které je uvedeno u studentova studijního programu jako fakulta studijního programu (většinou tedy děkan fakulty, kde student studuje). Zároveň se zde pak zobrazí i typ vedoucího tohoto pracoviště (tedy nejčastěji Děkan).

'Mother tongue' v části LANGUAGE COMPETENCE na SAF.  V části určené pro rodný jazyk studenta na ECTS dokumentu SAF se zobrazuje jazyk nastavený u výjezdu studenta jako rodný jazyk studenta nebo pokud není tento rodný jazyk studenta u výjezdu nastaven, tiskne se automaticky jako rodný jazyk 'Czech'.