Studenti

Administrace běhu akademického roku

V této kapitole probereme několik základních operací, které musí studijní referáty vyřizovat v průběhu akademického roku.

Nastavení přerušení

Postup při zadání přerušení je následující: Vybereme studujícího studenta, který chce přerušit studium. Do levého dolního rámečku napíšeme datum přerušení (od/do) , přerušení studia je nastaveno. Vidíme, že student má stav Přerušil . Obdobně postupujeme při ukončení přerušení - do políčka Nástup. po přer. zadáme datum nástupu studenta po přerušení. Tím se stav změní opět na Studuje.

Při přerušení se studentovi všechny nesplněné předměty automaticky překlopí do stavu Odložen. Pokud má student přerušeno více let, pak je nutné tyto předměty překopírovat při vytváření záznamu pro nový akademický rok i do tohoto nového roku. Při návratu studenta z přerušení se pak naopak všechny odložené předměty překlopí do stavu Nesplněn. Toto překlápění (Odložen x Nesplněn) je možné ovlivňovat též zaškrtávacím políčkem Přeruš ZS a Přeruš LS. Tato políčka se automaticky zaškrtávají podle toho, do jakého semestru datum začátku přerušení resp. nástupu po přerušení spadají, nicméně lze je zaškrtnou či odškrtnou i přímo - tím se předměty překlopí z jednoho stavu do druhého i v případě, že datum začátku přerušení resp. nástupu po přerušení nespadají do příslušného semestru (používá se zpravidla při přerušování na hraně semestrů).

Změna oboru

Pokud student během svého studia mění studijní obor, pak je nutné použít formulář ES0030 - Změna oboru v menu Studenti a podmenu Změna programu nebo oboru. Na rozdíl od změny programu popsané níže se v tomto případě nemění osobní číslo studenta, jedná se stále o jedno studium.

Obdobnou funkčnost má též formulář ES0070 Změna oboru jednotlivce v menu Studenti a podmenu Změna programu nebo oboru.

Změna programu

Pokud student během svého studia mění studijní program, pak je nutné použít formulář ES0040 - Změna programu v menu Studenti a podmenu Změna programu nebo oboru. V tomto případě ale jde již o ukončení stávajícího studia a zápis do studia nového. Výjimkou je změna formy studia, kdy se původní studium ukončí kódem 9 a do systému se automaticky zaznamená vazba mezi původní a novou formou. V případě, že administrátor systému nastaví parametr MATRIKA_KONVERZE_FORMY na hodnotu A, se pak tato změna formy vykazuje jako jedno studium i do centrální matriky studentů (SIMS).

Obdobnou funkčnost má též formulář ES0170 - Změna programu jednotlivce v menu Studenti a podmenu Změna programu nebo oboru.

Přesun předmětů při změně programu

Při změně programu zpravidla chceme studentovi uznat část předchozího studia. K tomu slouží formulář ES0190 - Přesun předmětů mezi os. čísly studenta v menu Studenti. Jednotlivé předměty můžeme kopírovat jako uznané nebo splněné, případně nesplněné.

Studentská konta

Studijní referentka také může spravovat studentská konta pro přístup do IS/STAG všech studentů své fakulty. Vzhledem k tomu, že studentské konto je vytvořeno automaticky při zápisu do studia a je automaticky zrušeno při ukončení studia, tak se správa studentských kont týká prakticky pouze případů zapomenutého hesla (na ZČU však toto zajišťuje Helpdesk CIV) nebo rozdělení studentů do skupin pro předzápis. O tom pojednává kapitola Předzápis. Změna hesla případně ruční vytvoření či zrušení studentského konta se provádí ve formuláři ES0050 - Studentská konta v menu Studenti. Též je možné se do tohoto formuláře prokliknout přímo z evidenční karty studenta tlačítkem Konto. Změnu hesla je pak možné provést po kliknutí na tlačítko Změna hesla, vytvoření či zrušení konta se provede zaškrtnutím příslušného políčka ve sloupečku Konto.

Seznam studentů s osobními údaji

Další důležitou operací jsou tisky seznamů podle nejrůznějších parametrů a k nejrůznějším účelům. První možností je sestava GST_SEZA - Seznam studentů s osobními údaji v menu Studenti. Ve formuláři parametrů vybereme, jaké studenty chceme vytisknout, případně jaké u nich chceme vytisknout položky . A takto výsledná sestava vypadá.

Seznam studentů obecný

Další možností je sestava GST_SEZO - Seznam studentů obecný v menu Studenti. Ve formuláři parametrů opět vybereme, jaké studenty chceme vytisknout, případně jaké u nich chceme vytisknout položky .

Seznam studentů do souboru

Poslední možností je sestava pro hromadnou korespondenci pro MS Word, kterou najdeme jako tiskovou sestavu ZST_SEZO - Seznam studentů do souboru v menu Studenti. Soubor, který tato sestava vygeneruje, je pak možné použít jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci v MS Word nebo je možné jej načíst jako tabulku do MS Excel.

Adresní štítky

Pokud potřebujeme vytisknout adresní štítky, najdeme v menu Studenti podmenu Adresní štítky. Zde máme čtyři možnosti: sestavu G_STITK2 - Adresní štítky dvousloupcově - graficky, Z_STITK_2 - Adresní štítky dvousloupcově - soubor a Z_STITK_1 - Adresní štítky jednosloupcově - soubor a Poštovní podací arch. Grafickou sestavu je možné rovnou odeslat na tiskárnu k vytištění, sestavy znakové se uloží na pevný disk ve formě souboru.

Přihlášení studijní referentky do portálu jako student

Na tomto místě též zmíníme přihlášení studijní referentky do portálu a možnost přepnutí své identity do identity studenta. Pak je možné v portále vidět přesně to, co tam vidí student, není však možné zde cokoliv měnit.

Burza zápisů

Burza zápisů umožňuje studentům po skončení předzápisu změnit rozvrh v tom smyslu, že mohou navrhnout přesun akce daného předmětu a typu (Př, Cv, Sem) na nějakou jinou odpovídající akci – typicky chtějí navštěvovat jiné cvičení, než si v rámci předzápisu vybrali. Požadavky na změny se ukládají a periodicky zpracovávají každou noc v tom pořadí, jak byly zadány. Systém umí vyhledat a provést i cyklickou záměnu bez změny obsazenosti akcí.

Zároveň se studentům v době již probíhající výuky (zpravidla prvních několik dnů až týdnů semestru) umožní vyměnit si rozvrhovou akci s jiným studentem. Tato možnost dosud neexistovala a zpravidla ji studenti řešili neformální domluvou s vyučujícím, což má negativní dopady v tom, že seznamy studentů zapsaných v IS/STAG na rozvrhové akci nekorespondují se studenty skutečně navštěvujícími konkrétní rozvrhovou akci.

Hromadný zápis předmětů

Pro hromadný zápis předmětů resp. konkrétních rozvrhových akcí studentům jsou určeny následující tři formuláře: 

Zápis předmětu skupině studentů

Formulář ES0140 - Zápis předmětu skupině studentů v menu Studenti použijeme tehdy, pokud potřebujeme skupině studentů zapsat pouze předmět a nikoliv již konkrétní přednášku či cvičení. V levé části vybíráme studenty, kterým chceme předmět zapsat, v části pravé pak konkrétní předmět.

Zápis akcí skupině studentů

Pokud potřebujeme studenty zapsat i na konkrétní přednášky, cvičení či semináře, použijeme formulář ES0110 - Zápis akcí skupině studentů v menu Studenti. Rozvržení obrazovky je obdobné jako v předchozím případě. V levé části vybíráme příslušné studenty, v pravé části pak akce daného předmětu.

Odzápis a přesun studentů na akcích

Pokud potřebujeme se studenty na akcích manipulovat, zejména pokud je potřebujeme přesunovat z jedné akce na jinou, pak použijeme poslední z těchto tří formulářů a to ES0180 - Odzápis a přesun studentů na akcích.

Speciality doktorského studia

Doktorské studium se v několika věcech odlišuje od standardního studia. Jde zejména o disertační práci, nutnost evidovat některé rozšiřující údaje, jako např. školitele a též je nutné zohlednit to, že často doktorand nestuduje klasické předměty, jak je známe s bakalářského či magisterského studia, ale má zapsán předmět, který studuje pouze on a nikdo jiný. Pro takový předmět používáme termín jednorázový předmět.

Disertační práce

Zadání disertační práce je obdobné jako např. u práce bakalářské nebo diplomové. Studijní referáty ji zpravidla nezadávají, toto je většinou v kompetenci jednotlivých kateder. Nicméně tuto funkčnost má studijní referentka k dispozici. Co studijní referentka udělat musí, je změnit katedru disertační práce, pokud tato práce přejde z jedné katedry na druhou. To na katedře udělat nelze.

Jednorázové předměty doktoranda

U doktorandů často nepoužíváme standardní předměty z číselníku předmětů, ale zapisujeme jim tzv. jednorázové předměty. Vzhledem k tomu, že jde o předmět pro jednoho nebo jen malou skupinku studentů, nevyplatí se u nich zadávat je mezi standardní předměty a vyplňovat u nich kompletní kartu předmětu včetně např. ECTS informací, které jsou u těchto předmětů většinou zbytečné. Proto lze v evidenční kartě studenta doktorandům zadávat zjednodušeně tzv. jednorázové předměty, u kterých se vyplňuje jen omezené množství informací,

Rozšiřující informace týkající se doktorandů.

U doktorandů je potřeba evidovat několik rozšiřujících informací oproti studentům bakalářských či magisterských programů. Jedná se zejména o garantující katedru a školitele. K tomu slouží políčka ve spodní části záložky Student v evidenční kartě studenta. Dále je zde možné zadávat ještě název individuálního studijního plánu, předpokládané datum ukončení, případné druhé pracoviště doktoranda a doplňující údaje, které se mají vytisknout na Diploma Supplement.

Stipendia a poplatky

Předpisy plateb

Jak pro závazek studenta (platbu za studium, přijímací řízení ...), tak pro jeho pohledávku (ubytovací stipendium, prospěchové stipendium ...) je nejdříve nutné zadat tzv. předpis. Zde se určí základní údaje o platbě, tj. účet, částka, splatnost a interní údaje pro zpracování v ekonomickém systému školy. Většinu těchto údajů je pak ještě možné měnit pro konkrétního studenta. Zadání se provádí ve formuláři PZ0010 - Předpisy plateb - přiřazení st. prog./příj. oborů v menu Platby. Poté je nutné k předpisu přiřadit všechny studenty, pro které závazek/pohledávka má vzniknout. Toto se provádí ve formuláři PZ0020 - Předpisy plateb - přiřazení studentů/uchazečů v menu Platby. Do tohoto formuláře je ale možné se prokliknout přímo od předpisu. Studenty je možné přiřadit hromadně (např. celý obor, ročník ...), jednotlivě nebo pomocí tzv. vzorců (viz níže). V posledním formuláři PZ0030 - Pohledávky a závazky studenta/uchazeče v menu Platby pak vidíme konkrétní plnění daného závazku/pohledávky pro konkrétního studenta nebo uchazeče. Do tohoto formuláře je opět možné se prokliknout přímo z předchozího. Pro první vizuální kontrolu jsou vždy student resp. uchazeči podbarveni. Červená barva znamená problém (nezaplaceno po termínu splatnosti), naopak zelená značí, že je vše v pořádku. Význam ostatních barev je vysvětlen přímo ve formuláři.

Pokud z nějakého důvodu nedojde k automatickému spárování platby (nejčastěji kvůli chybnému variabilnímu symbolu), pak je možné platbu spárovat ručně. Je nutné znát nějaké podrobnosti o platbě, podle které tu požadovanou najdeme a poté ji můžeme ve formuláři PZ0030 - Pohledávky a závazky studenta/uchazeče v menu Platby spárovat.

Platby studenta

Na přehled všech závazků a pohledávek daného studenta se dostaneme též přímo z evidenční karty kliknutím na tlačítko Pl. Pokud je toto tlačítko červené, pak u studenta existuje nějaká nesplacená pohledávka nebo závazek po době splatnosti.

Vzorce použitelné při zadávání plateb

Pro přiřazení studentů na předpis je možné využít tzv. vzorců. Podle následujícího vzorce:

OBCANCR=1 AND LETOS_STUDENT=1 AND PRUMER<1,5

např. vybereme studenty, kteří mají české občanství, jsou letos studenty a mají průměr za poslední akademický rok menší než 1,5. Na následujícím obrázku najdeme základní pojmy, které se ve vzorcích dají použít , zde jsou pak uvedeny konkrétní příklady použití . Kompletní přehled všech vzorců a celou nápovědu k jejich vytváření najdete na stránce is-stag.zcu.cz/zakaznici/vzorce_pro_platby

Zápis studentů do vyšších ročníků

Při zápisu do vyšších ročníků je nutné jednak zkontrolovat výsledky studenta za předchozí akademický rok a dále pak zkontrolovat zapsané předměty na následující akademický rok. Pro obě tyto kontroly se používají tzv. zápisové listy, list A slouží ke kontrole výsledků, list B pak ke kontrole zapsaných předmětů. Obě sestavy lze pro konkrétního studenta a rok vyvolat stisknutím tlačítka A resp. B v evidenční kartě studenta a u jeho ročních záznamů na záložce Student . V případě zápisu se ale zápisové listy tisknou zpravidla hromadně. K tomu slouží sestavy G_ZL_A - Zápisový list A - grafický v menu Studenti a podmenu Zápisové listy resp. G_ZL_B - Zápisový list B - grafický v menu Studenti a podmenu Zápisové listy.

Změna vyučujícího

Formulářem RA0120 - Změna vyučujícího může sekretariát katedry měnit vyučující u jednotlivých rozvrhových akcí. Vyučující u rozvrhových akcí primárně zadává rozvrhář, ale vzhledem k tomu, že rozvrh je nutné připravit zpravidla ve velkém předstihu před začátkem akademického roku, často se stane, že dojde ke změně vyučujícího rozvrhové akce. Aby však správně fungovaly všechny návaznosti (např. odevzdávání semestrálních prací nebo vypisování termínů), je nutné mít u každé rozvrhové akce uvedeného skutečného vyučujícího. Proto je nutné, aby sekretariát katedry na začátku akademického roku vždy zkontroloval přiřazení vyučujících na rozvrhové akce a případně za pomoci tohoto formuláře provedl dodatečné opravy.

Předzápis

Generování nového akademického roku

Před začátkem předzápisu musí studijní referentka pro každého studenta založit roční záznam pro následující akademický rok, aby si student pro tento rok mohl začít vybírat předměty. Záznam prozatím musí zůstat bez data zápisu, to bude doplněno až při skutečném zápisu. Pro vytvoření takových záznamů použijeme formulář ES0150 - Generování nového ak. roku v menu Studenti.

Studentská konta

Před začátkem předzápisu je nutné studenty rozdělit do skupin, pro které pak probíhá předzápis v různých termínech. Skupiny definuje správce systému, studijní referentka má pouze možnost studenty rozdělit do jednotlivých předpřipravených skupin.

Ukončení předzápisu

Po ukončení předzápisu může systém vygenerovat tzv. chybové listy, pomocí kterých lze dohledat a verifikovat případně nesrovnalosti či pokus o podvod v průběhu zápisu.

Tuto činnost provádí katedra.

Prvotní zápis do studia

Nejdůležitějším formulářem pro práci studijní referentky je formulář ES0010 - Evidenční karta studenta v menu Studenti. V této kapitole si popíšeme její jednotlivé záložky a funkce.

Sestava Potvrzení o studiu

Jednou z nejčastějších operací je vydávání nejrůznějších potvrzení o studiu. Nejjednodušší možností je přímo na záložce Student u konkrétního studenta stisknout tlačítko Potvrzení. Následně si můžeme vybrat typ potvrzení a další podrobnosti, co na potvrzení vytisknout.

Pokud chceme tisknout potvrzení o studiu hromadně, pak je k tomu možné využít sestavu G_POT_ST - Potvrzení o studiu v menu Studenti (jde o stejnou sestavu, jaká se spouští přímo z evidenční karty).

Studentská karta

Další důležitou operací je vytvoření papírového spisu studenta. K vytvoření základních desek slouží sestava Z_SK_TEX - Studentská karta - výstup do TeXu v menu Studenti. Většinou desky tiskneme hromadně pro celý ročník, ale můžeme je vytisknout i pro jednotlivého studenta. Po spuštění sestavy a zadání parametrů se nám otevře program DVIWIN, což je prohlížeč tzv. TeXových sestav. Systém TeX je typografický a publikační systém a v IS/STAG využíván pro tisk všech důležitých dokumentů typu diplom, osvědčení, Diploma Supplement, atd. Z tohoto prohlížeče je možné desky vytisknout.

Výstup pro SIMS

Systém generuje soubor s daty o studentech k rozhodným datům 31. 10., 31. 12., 30. 3. a 30. 6. požadovaný SIMS.

Přesun studentů z aposteriorních akcí

Stejně tak, jako je nutné pro správnou funkčnost IS/STAG mít u rozvrhových akcí správně přiřazeného vyučujícího, je také nutné, aby na rozvrhových akcích byly zapsáni studenti, kteří na tyto akce opravdu chodí. Často se hlavně na začátku semestru studenti s vyučujícím domluví a například si přehodí cvičení. Na seznam studentů na rozvrhové akci je ale navázáno spousta dalších funkcí, např. rozesílání hromadných emailů nebo zadávání známek či zápočtů. Aby tedy vyučující neposlal email někomu jinému nebo aby měl možnost zadat zápočet všem svým studentům, je nutné, aby byl seznam studentů na rozvrhové akci vždy aktuální. Pro případné přesuny studentů lze použít formulář RA0130 - Přesun studentů z apost. akcí v menu Rozvrh. V horní části vybereme rozvrhové akce, mezi kterými chceme studenty přesunovat, ve spodní části pak vidíme seznam studentů na obou akcích. Studenty je možné označit a následně na druhou akci přesunout.

Zkouškové katalogy ZS/LS

Zkouškové katalogy slouží k papírové evidenci výsledků zápočtů a známek. Jejich použití zpravidla určují vnitřní předpisy každé vysoké školy nebo univerzity. V IS/STAG je možné tisknout zkouškové katalogy jak přes portál, tak z windows klienta. V portále je možné vytisknout katalog vždy pro jeden předmět a může si jej vytisknout jak sekretářka katedry tak i každý vyučující. Pokud chceme katalogy tisknout hromadně, například pro celou katedru najednou, pak použijeme spíše windows klienta a v něm sestavu G_KATAL - Seznam studentů na předmětu v menu Studenti a podmenu Katalogy. Případně můžeme použít i variantní sestavy v tomto menu.

G_KATAL - Seznam studentů na předmětu

Z_KAT - Katalogy soubor

G_S_KAT - katalogy podle katedry

Tuto činnost může provádět tajemník fakulty, studijní referentka katedra nebo rozvrhář.

Vypisování termínů

Vypisování termínů zkoušek se provádí přes portál. Systém umožňuje, aby si jednotlivé termíny vypisovali přímo učitelé. Toto musí ale administrátor IS/STAG na základě požadavků jednotlivých kateder a fakult povolit. Vždy však mají přístup k vypisování termínů sekretářky kateder. Ty mohou vypsat termín zkoušky za každého vyučujícího jejich katedry. U každého termínu je nutné zadat základní údaje, tj. zejména místo, čas a limit, ale je možné zadat, pokud to administrátor IS/STAG povolí, i například mezní termíny pro zapsání na termín nebo odzapsání z termínu nebo okamžik začátku možnosti zápisu na termín.

Tuto činnost provádí učitel nebo katedra.

Zápis na zkoušku

Systém umožňuje studentů zapsat se na vypsané termíny zkoušek nebo zápočtů. Systém rozlišuje řádné a opravné termíny a dle preferencí učitele rozlišuje kdo se na který termín může a nemůže zapsat.

Tuto činnost provádí student.

Semestrální práce

Vypsání témat semestrálních prací

V systému je možné zadávat témata semestrálních prací, umožnit studentům jejich výběr. U jednotlivých témata je možné určit, zda se jedná o práci pro jednotlivce případně pro vícečlenný tým.

Tuto činnost provádí učitel.

Vyhodnocení semestrálních prací

Po vypsání jednotlivých témat je možné v systému sledovat proces odevzdávání těchto prací a to včetně zpětné vazby zda je práce v pořádku či nikoliv případně zda je potřeba práci přepracovat a znovu odevzdat.

Tuto činnost provádí učitel.

Výstupy VZP

Zadávání známek

Zadávání známek je možné provádět jak přes portál, tak přes windows klienta. Systém opět umožňuje, aby známky ze zkoušek nebo výsledky zápočtů zadávali přímo učitelé. Toto musí ale administrátor IS/STAG na základě požadavků jednotlivých kateder a fakult povolit. Pro každou katedru lze též nastavit jemnější členění přístupových práv pro učitele na základě jejich vazby k příslušnému termínu či předmětu. Práva lze nastavovat dle toho, zda učitel je garantem předmětu, přednášejícím, cvičícím, vedoucím semináře, anebo umožní zadávat známky jen na termín, který učitel sám vypsal. Sekretářky kateder mají vždy přístup k zadávání známek všech předmětů katedry.

Vidíme zde též, že v horní části obrazovky máme tzv. rozcestník. Umožňuje nám rychlejší přístup k vybraným portletům. Samozřejmě ke stejnému portletu se dostaneme i přes standardní menu Moje výuka.

Pro sekretářky bývá ale většinou pohodlnější zadávání známek pomocí formuláře ZK0030 - Zadávání zápočtů a známek z menu Zkoušky. Zde jsou všechny známky jednotně rozčleněny po předmětech. Jak přes portál, tak ve windows klientu je možné vždy v záhlaví předdefinovat některé hodnoty (typicky např. datum) a tyto hodnoty jsou pak zcela automaticky doplněny do všech řádek, kam klikneme. Pro zadávání známek a zápočtů je možné ještě využít formulář ZK0031 - Zadávání zápočtů a známek po katedrách z menu Zkoušky, který se oproti předchozímu liší tím, že známky zde nejsou členěny po předmětech.

Tuto činnost provádí učitel nebo katedra. 

Vypsání termínů

Systém umožňuje učitelům vypisovat termíny zkoušek. Parametricky v závislosti na druhu participace učitele na předmětu (garant, přednášející, cvičící...) lze nastavit oprávnění, kdo smí termíny vypisovat.

Tuto činnost provádí učitel nebo katedra.

Mobility studentů

Mobility studentů dělíme na výjezd našich studentů na zahraniční stáž a na příjezd zahraničních studentů na studijní pobyt na naši vysokou školu. 

Výjezd studenta

Výjezd studenta z větší části zajišťuje koordinátor na příslušné fakultě nebo katedře, nicméně v některých fázích je nutná jeho úzká součinnost se studijním referátem. Studijní referentka především zadává základní údaje o výjezdu (kam, kdy ...) do evidenční karty studenta, může mu tisknout jednotlivé dokumenty, které student pro výjezd potřebuje (LA, ToR ...) a po jeho návratu mu zadává přivezené předměty opět do evidenční karty studenta. Doporučený postup je však takový, že si student přivezené předměty sám zadá přes portál a studijní referentka je pouze zkontroluje a překopíruje.

Příjezd studenta

I v případě příjezdu agendu z velké části řeší fakultní či katedrální koordinátor. Studijní referentka je zapojena až v okamžiku, kdy student opravdu přijíždí. Nejprve musí ve formuláři ES0200 - Převod ECTS v menu studenti převést zájemce o krátkodobý pobyt mezi své studenty. Poté se tento student stává standardním studentem a studijní referentka s ním může pracovat jako s libovolným jiným studentem, tj. např. mu zadávat předměty, známky nebo měnit obor studia. Na konci krátkodobého pobytu mu pak musí vytisknout Transcript of Records, případně i další dokumenty. Též je nutné správně studium ukončit kódem 20 - Ukončení krátkodobého pobytu na rozdíl od standardních kódů pro ukončení studia.

Hromadné posílání emailů

Velice využívanou funkcí je hromadné rozesílání emailů studentům. Tuto možnost mají v portále prakticky všichni uživatelé (samozřejmě kromě studentů), rozdílné jsou pouze možnosti, komu mohou hromadný email jednotliví uživatelé zaslat. Např. studijní referentka může oslovit všechny studenty své fakulty a na druhé straně vyučující může poslat hromadný email jen studentům na svých rozvrhových akcích. Sekretářka katedry má pak možnost posílat hromadné emaily zejména studentům na všech rozvrhových akcích katedry resp. samozřejmě je možné vybrat jen některé. Seznam příjemců je možné ještě před odesláním modifikovat, tj. můžeme některé studenty odebrat nebo například i přidat konkrétního vyučujícího. Seznam adresátů si můžeme uložit pro další použití.