Hromadná korespondence (HK0010)

Popis

Formulář umožňuje vygenerovat word dokumenty pomocí hromadné korespondence buď lokálně ze šablon DOCM pomocí maker nebo přes webové rozhraní z DOCX šablon.

Ovládání

Na začátku můžete zvolit jednu ze záložek pro výběr seznamu studentů. V první záložce musíte vždy znovu nastavit parametry výběru, ve druhé záložce jsou uložené výstupy s konkrétnímu hodnotami parametrů a případně zaškrtnutými šablonami.

Záložka "Výběr výstupu"

Zvolte si požadovaný výstup, zaškrtněte šablony, jejichž výstup chcete generovat. Pro roli Studijní referentka se zobrazují všechny šablony určené pro její fakultu a všechny obecné šablony (položka Pro fakultu je prázdná). Pro roli Administrátor a Prorektor se zobrazují všechny šablony. Nastavte parametry výstupu.

Význam zaškrtávátek u šablon

Nikdy spis: Dokument vygenerovaný z této šablony nikdy nepůjde do spisové služby, přebíjí všechna další nastavení
Nikdy podpis: Dokument vygenerovaný z této šablony nikdy nebude elektronicky podepsaný, nebude mít elektronickou pečeť a elektronické razítko, přebíjí všechna další nastavení
Hlavní dokument: Určuje hlavní dokument, který se zašle do spisové služby jako binární (elektronický) obraz. Je nutno zaškrtnout v případě odesílání do spisové služby, pokud se generuje více dokumentů, které jdou do spisové služby (tj. nemají zaškrtnuto Nikdy spis)

Pak klikněte na tlačítko Vybrat studenty dle parametrů výstupu. Ve spodní části zaškrtněte studenty, pro které chcete dokumenty vygenerovat a klikněte na tlačítko Generování. Po dokončení generování se automaticky otevřou vygenerované soubory ve Wordu. Pro úspěšné generování dokumentů musí být ve Wordu povoleno spouštění maker.

Serverové generování dokumentů

Tlačítko Web-gener. umožňuje provést generování dokumentů v externím serverovém modulu hromadné korespondence. Tlačítko je přístupné pouze při nastaveném parametru HK_WEB na A. Vygenerované dokumenty se zobrazují v portálu IS/STAG na záložce Reporty. Bližší informace lze získat na Externí systém pro zpracování HK

Elektronické podepisování dokumentů

V případě serverového generování dokumentů je možné provádět jejich elektronické podepisování. U parametru HK_WEB musí být ale nastavená hodnota P. Pak vyberete elektronický podpis, podepisující osobu nebo případně dvě podepisující osoby a počet dnů, do kdy je nutné dokument podepsat. Dále je možné nastavit elektronickou pečeť a časové razítko.

Přenos výsledného dokumentu do spisové služby

Toto nemusí být na všech školách implementováno a pro fungování je nutné nastavit parametr SPIS_BINARNI_PRILOHY na A. Zaškrtnutím políčka Výsledné PDF do spis. služby dojde po vygenerování/elektronickém podepsání k přenosu PDF souboru do spisové služby ve formě přílohy k vygenerovanému záznamu. Pokud zaškrtnete/odškrtnete Výstup do spisové služby, mění se současně stejně i toto zaškrtávátko. Pro každý typ dokumentu je kromě toho nadefinované, zda se má soubor přenášet. Pokud tedy budete přenastavovat typ dokumentu, políčko Výsledné PDF do spis. služby se bude automaticky měnit dle nastavení u daného typu dokumentu. Je ale možné to změnit. jedná se jen o pravděpodobné správné nastavení.

Další možnosti

kliknutím na tlačítko Vzor si lze stáhnout vzorový datový soubor, který obsahuje vzorová data a zejména názvy položek, které jsou potřebné pro vytváření vlastních šablon
kliknutím na tlačítko Uložit si lze stáhnout příslušnou šablonu pro MSWord
vytvořenou vlastní šablonu lze přidat k danému výstupu po kliknutí na tlačítko Přidat šablonu
Aktuální nastavení parametrů pro opakované použití lze uložit po kliknutí na tlačítko Uložit nastavení; pod zadaným názvem potom najdete tento výstup v druhé záložce Výběr uloženého výstupu. Zkopírují se všechny šablony v okamžiku ukládání zaškrtnuté.

Záložka "Výběr uloženého výstupu"

Zde se zobrazují výstupy, které jste si uložili na záložce Výběr výstupu. Hodnoty parametrů můžete libovolně měnit a ukládat, lze nastavit i pořadí zobrazení parametrů. Další postup je stejný jako u první záložky. Je možné odškrtnout šablony, pro které nechcete výstup generovat. Šablony je možné i smazat.

Důležité upozornění

Seznam studentů ve spodní části slouží k výběru konkrétních studentů, které chcete zahrnout do výstupu. Může se stát, že ve výstupním souboru se objeví daný student vícekrát (např. je součástí řádky výstupu částka a datum platby a nebylo pro ně zadáno žádné omezení, ve výstupu může být tolik řádek, kolik má v daném období student plateb).

Výstup do spisové služby zaškrtněte, pokud generované dokumenty mají jít do spisové služby. V datovém souboru se vygeneruje číslo spisu, jednací, písemnosti a vypravení. Pokud vzniknou při komunikaci se spisovou službou problémy, budete na to na konci generování upozorněni a seznam záznamů, u kterých došlo k problému spolu s chybovou hláškou najdete ve Vašem TEMP adresáři v souboru chyby_ss.txt.

V položce Typ dokumentu se nabízí všechny platné typy dokumentů s interní třídou písemnosti. Pokud vyberete jiný typ dokumentu ze seznamu, přenastaví se automaticky všechny položky podle nastavení pro daný typ dokumentu ve formuláři Spisová služba - nastavení (SS0010) a všechna předešlá nastavení tedy zmizí. Zkontrolujte, že je vše nastavené tak, jak potřebujete.

Položku Věc lze přepsat a nová hodnota je přenesena do spisovky.

Jen soubor zaškrtněte, pokud nechcete generovat dokumenty a zajímá Vás pouze zdroj dat. Vygenerovaný datový soubor se automaticky otevře v Excelu a uložený je v TEMP adresáři jako dopis.xls.

Seznam položek výstupního souboru a jejich popis najdete na portálu v Sekci IS/STAG -> Parametry STAGu (S049).

Použití čárového kódu v šablonách

V šablonách hromadné korespondence je možné použít i čárové kódy, konkrétně typ Code 128. Pro použití čárového kódu je nutné mít instalované speciální písmo ve Windows, které má označení Code128bWinLarge. Výstupní datový soubor je v kódování UTF-8 právě kvůli položkám pro zobrazení čárového kódu.

V datových výstupních souborech máte k dispozici pro použití čárového kodu standardně dvě políčka:

OC_BARCODE - osobní číslo ve formátu pro použití fontu čárového kódu
CP_BARCODE - číslo písemnosti ve formátu pro použití fontu čárového kódu

Pro použití čárového kódu je pak nutné do šablony vložit toto pole zdroje dat a pro toto políčko změnit font na výše uvedený Code128bWinLarge.

Popis zvláštních nastavení pro některé výstupy

Žádosti o ubytovací, sociální a doktorská stipendia

Nevybírají se žádosti o ubytovací stipendia, které po podání žádosti přejdou do stavu Čeká se na ověření matrikou.
Při každém spuštění se pro všechny vybrané žádosti automaticky nastaví u posledního stavu datum vytištění a při dalším spuštění se už žádosti s vyplněným datumem vytištění nevybírají. Přenastavením parametru Nastavit u žádosti datum tisku rozhodnutí na N lze automatické vyplnění datumu vytištění potlačit.
Parametr Výběr vytištěných žádostí lze nastavit na A, pak vyjedou i žádosti s vyplněným datumem vytištění.
Parametrem Stav, ve kterém se vyplácí stipendium lze případně nastavit, zda chcete jen vyplácené nebo nevyplácené žádosti.

Kontroly studia pro jeho ukončení

Ve formuláři Kontroly studia (KO0010) zaškrtněte položku Kontrola pro ukončení studia pro všechny takové kontroly. Zároveň vyplňte položku Zkratka, která bude tvořit hlavičku kontroly ve zdrojovém souboru dopis.xls. Obsahem položky pak bude v případě nesplnění kontroly text uvedený v položce Odůvodnění na záložce Texty pro rozhodnutí.