Hromadná korespondence (HK0010)

Na seznam témat a kapitol (obsah)Nadřízená kapitola

Popis

Formulář umožňuje vygenerovat ze šablon DOC dokumenty hromadné korespondence

Ovládání

Na začátku můžete zvolit jednu ze záložek pro výběr seznamu studentů, v první záložce musíte nastavit parametry výběru, ve druhé záložce jsou uložené výstupy s konkrétnímu hodnotami parametrů.

Záložka "Výběr výstupu"

Zvolte si požadovaný výstup, odškrtněte případně šablony, jejichž výstup nechcete generovat a nastavte parametry výstupu. Pak klikněte na tlačítko Vybrat studenty dle parametrů výstupu. Ve spodní části zaškrtněte studenty, pro které chcete dokumenty vygenerovat a klikněte na tlačítko Generování. Po dokončení generování se automaticky otevřou vygenerované soubory ve Wordu. Důležité: před dalším generováním je nutné tyto soubory uzavřít, jinak následné generování neproběhne správně!

Serverové generování dokumentů

Tlačítko Web-gener. umožňuje provést generování dokumentů v externím serverovém modulu hromadné korespondence. Tlačítko je přístupné pouze při nastaveném parametru HK_WEB na A. Vygenerované dokumenty se zobrazují v portálu IS/STAG na záložce Reporty. Bližší informace lze získat na Externí systém pro zpracování HK

Elektronické podepisování dokumentů

V případě serverového generování dokumentů je možné provádět jejich elektronické podepisování. To se aktivuje zaškrtnutím položky El. podpis, kromě toho je možné určit podepisující osobu a počet dnů, do kdy je nutné dokument podepsat. Zaškrtnutím políčka Výsledné PDF do spis. služby dojde po vygenerování/elektronickém podepsání k přenosu PDF souboru do spisové služby ve formě přílohy k vygenerovanému záznamu. Nemusí být na všech školách implementováno.

Pro roli Studijní referentka se zobrazují všechny šablony určené pro její fakultu a všechny obecné šablony (položka Pro fakultu je prázdná). Zaškrtnuté jsou pouze šablony určené pro její fakultu. Pro roli Administrátor a Prorektor se zobrazují všechny šablony, zaškrtnuté jsou pouze obecné šablony bez určené fakulty.

Další možnosti
  • kliknutím na tlačítko Vzor si lze stáhnout vzorový datový soubor, který obsahuje vzorová data a zejména názvy položek, které jsou potřebné pro vytváření vlastních šablon

  • kliknutím na tlačítko Uložit si lze stáhnout příslušnou šablonu pro MSWord

  • vytvořenou vlastní šablonu lze přidat k danému výstupu po kliknutí na tlačítko Přidat šablonu

  • Aktuální nastavení parametrů pro opakované použití lze uložit po kliknutí na tlačítko Uložit nastavení; pod zadaným názvem potom najdete tento výstup v druhé záložce Výběr uloženého výstupu. Zkopírují se všechny šablony v okamžiku ukládání zaškrtnuté.

Záložka "Výběr uloženého výstupu"

Zde se zobrazují výstupy, které jste si uložili na záložce Výběr výstupu . Hodnoty parametrů můžete libovolně měnit a ukládat, lze nastavit i pořadí zobrazení parametrů. Další postup je stejný jako u první záložky. Je možné odškrtnout šablony, pro které nechcete výstup generovat. Šablony je možné i smazat.

Důležité upozornění

Seznam studentů ve spodní části slouží k výběru konkrétních studentů, které chcete zahrnout do výstupu. Může se stát, že ve výstupním souboru se objeví daný student vícekrát (např. je součástí řádky výstupu částka a datum platby a nebylo pro ně zadáno žádné omezení, ve výstupu může být tolik řádek, kolik má v daném období student plateb).

Výstup do spisové služby zaškrtněte, pokud generované dokumenty mají jít do spisové služby. V datovém souboru se vygeneruje číslo spisu, jednací, písemnosti a vypravení. Pokud vzniknou při komunikaci se spisovou službou problémy, budete na to na konci generování upozorněni a seznam záznamů, u kterých došlo k problému spolu s chybovou hláškou najdete ve Vašem TEMP adresáři v souboru chyby_ss.txt

Jen soubor zaškrtněte, pokud nechcete generovat dokumenty a zajímá Vás pouze zdroj dat. Vygenerovaný datový soubor se automaticky otevře v Excelu a uložený je v TEMP adresáři jako dopis.xls.

Seznam položek výstupního souboru a jejich popis najdete na portálu v Sekci IS/STAG -> Parametry STAGu (S049).

Použití čárového kódu v šablonách

V šablonách hromadné korespondence je možné použít i čárové kódy, konkrétně typ Code 128. Pro použití čárového kódu je nutné mít instalované speciální písmo ve Windows, které má označení Code128bWinLarge. Výstupní datový soubor je v kódování UTF-8 právě kvůli položkám pro zobrazení čárového kódu.

V datových výstupních souborech máte k dispozici pro použití čárového kodu standardně dvě políčka:

  • OC_BARCODE - osobní číslo ve formátu pro použití fontu čárového kódu

  • CP_BARCODE - číslo písemnosti ve formátu pro použití fontu čárového kódu

Pro použití čárového kódu je pak nutné do šablony vložit toto pole zdroje dat a pro toto políčko změnit font na výše uvedený Code128bWinLarge.

Popis výstupů
Žádosti o stipendia

Nevybírají se žádosti, které po podání žádosti přejdou do stavu Čeká se na ověření matrikou.

Při každém spuštění se pro všechny vybrané žádosti automaticky nastaví u posledního stavu datum vytištění a při dalším spuštění se už žádosti s vyplněným datumem vytištění nevybírají. Přenastavením parametru Nastavit u žádosti datum tisku rozhodnutí na N lze automatické vyplnění datumu vytištění potlačit. Parametr Výběr vytištěných žádostí lze nastavit na A, pak vyjedou i žádosti s vyplněným datumem vytištění. Parametrem Stav, ve kterém se vyplácí stipendium lze případně nastavit, zda chcete jen vyplácené nebo nevyplácené žádosti.

Poznámky

Generování dokumentů bylo testováno pro verze MS Office 2003, 2007, 2010. Pro úspěšné generování dokumentů musí být ve Wordu povoleno spouštění maker.

Přístup

  • Prorektor

  • Zahraniční referentka

  • Speciální studijní referentka

  • Studijní referentka

  • Administrátor

  • Tajemník fakulty