Elektronická přihláška — Nastavení e-přihlášky - informace pro administrátory IS/STAG

Na seznam témat a kapitol (obsah)Nadřízená kapitola

Tato kapitola obsahuje detailní informace o aplikaci elektronické přihlášky z hlediska možností jejího nastavení, vlivu všech možných parametrů na výsledné chování aplikace, zasílání e-mailů uchazečům atd.

Parametry IS/STAG a nastavení přijímacích oborů (PJ0040)

Na chování aplikace mají vliv jednak parametry IS/STAG, jednak nastavení konkrétních přijímacích oborů (formulář PJ0040). Seznam všech parametrů IS/STAG ovlivňujících chování e-přihlášky naleznete zde, nápovědu k formuláři PJ0040 zde.

Zde budou parametry a nastavení popsány z opačné strany — projdeme si e-přihlášku záložku po záložce a popíšeme, jak mají jednotlivé parametry vliv na zobrazené položky.

Úvodní obrazovka

Obrázek 498. Úvodní obrazovka. 

Na chování úvodní obrazovky nemají vliv žádné parametry. Uchazeč odtud může přejít na nabídku přijímacích oborů nebo se rovnou přihlásit, např. aby si zkontroloval stav existujících přihlášek.

Chování aplikace po přihlášení:

  • Pokud uživatel na stránku e-přihlášky přišel prostřednictvím speciálního přímého odkazu přímo na konkrétní přijímací obor, je po přihlášení přeskočena stránka s výběrem oboru, ale jde se rovnou na stránku Požadavky oboru.

  • Pokud uživatel nemá pro aktuální přijímací období žádné přihlášky (či uživatel prostě v IS/STAG ještě vůbec neexistuje), pokračuje na výběr nebo požadavky oboru.

  • Pokud uživatel již pro aktuální přijímací období nějaké přihlášky má, pokračuje přímo do přehledové obrazovky.

Výběr oboru

Obrázek 499. Výběr oboru. 

Veškeré důležité informace o této záložce jsou uvedeny přímo na screenshotu. Cílem této obrazovky je, aby za každých okolností zobrazovala pouze ty informace, které jsou na konkrétní škole v konkrétní okamžik nezbytné. Tj. pokud například nejsou zrovna vypsány žádné obory pro doktorské studium, toto se nebude nabízet ani v možnostech pro "Typ". Je-li nabízených oborů málo (méně než 15 - týká se většiny menších škol), vůbec netřeba vyhledávání oborů a zobrazí se rovnou jejich kompletní nabídka.

Obrazovka je od podzimu 2020 zobrazena i bez nutnosti přihlášení uchazeče.

Dále je podstatné uvést, jaké přijímací obory se vůbec v daný okamžik v e-prihlášce nabízejí. Aby se konkrétní přijímací obor na e-přihlášce v konkrétní okamžik nabízel, musí být splněny všechny tyto podmínky:

  • Parametr EPR_PRELOM_ROKU (úroveň FAKULTA) udává pro každou fakultu zvlášť číslo měsíce, od kterého se podávají e-příhlášky již na následující akad. rok. Parametr tedy říká, na začátku jakého měsíce v roce se přihláška "přepne" na další akademický rok.

  • Parametr EPR_DEADLINE_PRIHLASKA (úroveň FAKULTA) udává pro každou fakultu zvlášť mezní datum pro podávání přihlášek. Pokud je tento parametr uveden, pak omezuje termín podávání přihlášek na všechny přijímací obory dané fakulty. Není-li uveden, toto omezení není.

  • Nastavení konkrétního přijímacího oboru, formulář PJ0040, záložka "Nastavení e-přihlášky", musí být zaškrtnuto "Zobrazovat přijímací obor na e-přihlášce".

  • Nastavení konkrétního přijímacího oboru, formulář PJ0040, záložka "Nastavení e-přihlášky", položka "Přihláška do". Pokud je vyplněno, obsahuje datum posledního dne, kdy se ještě přihláška nabízí. Není-li vyplněno, toto omezení není.

  • Studijní program, ke kterému je přijímací obor přiřazen, musí být v cílovém akademickém roce stále platný.

Za účelem omezení počtu podaných přihlášek lze přijímací obory sdružovat do skupin, pro něž se definuje maximální počet podaných přihlášek (formulář PJ0040, záložka Skupiny přijímacích oborů). Jestliže student podá přihlášku na některý přijímací obor a vyčerpá tím limit podaných přihlášek v dané skupině, při podávání nové přihlášky se mu u dalších oborů z této skupiny místo možnosti pro výběr tohoto oboru objeví upozornění, že přihlášku podat nelze.

Požadavky oboru

Obrázek 500. Požadavky oboru. 

Požadavky oboru - nové položky

Obrázek 501. Požadavky oboru - nové položky. 

Veškeré důležité informace o této záložce jsou uvedeny přímo na screenshotu, pozor, kvůli přehlednosti byla část o doktorském studiu na screenshotu přesunuta dolů (v přihlášce se normálně vyskytuje tato část vpravo nahoře). U většiny parametrů lze nastavovat zvlášť zda jsou vůbec zobrazeny a zda je povinné je vyplnit (až na výjimky tomu tak je).

Více informací k přikládání lékařského posudku a dalších souborů naleznete v sekci Přikládání souborů k e-přihlášce.

Osobní údaje

Obrázek 502. Osobní údaje. 

Pokud se jedná o zcela nového uchazeče, zobrazuje se záložka "Osobní údaje" naprosto vždy a nebude obsahovat žádné údaje. Pokud se jedná o uchazeče, který si na aktuální akademický rok podává první přihlášku (ale již je v systému evidován z dřívějška, například si podával přihlášku již někdy dříve), je záložka "Osobní údaje" zobrazena, obsahuje již ony dříve vyplněné údaje a zobrazí poznámku, aby si uchazeč zkontroloval svoje údaje a případně je aktualizoval. Pokud uchazeč na aktuální akad. rok podává již druhou, třetí (atd.) přihlášku, pak se záložka "Osobní údaje" přeskakuje rovnou na akci "Podání přihlášky" (pouze v případě, že nějaký povinný údaj chybí, záložka přeskočena nebude).

Důležitá informace týkající se zobrazování a povinnosti položek na záložce "Osobní údaje": Vzhledem k tomu, že osobní údaje jsou pouze "jedny" a uchazeč může podávat přihlášky na více přijímacích oborů/fakult, aplikace hlídá, aby vždy byly vyplněny všechny údaje, které jsou potřeba, tj. sjednocuje požadavky všech přijímacích oborů, na které se uchazeč hlásí a nedovolí něco "nevyplnit".

Před samotným podáním přihlášky se uchazeči zobrazí shrnutí, ve kterém jsou vidět základní osobní údaje a údaje o přihlášce.

Shrnutí

Obrázek 503. Shrnutí. 

Podání e-přihlášky a informace o ní

Obrázek 504. Podání e-přihlášky a informace o ní. 

Je-li ve formuláři PJ0040 nastavena volba "Přihláška - povinně tisknout", pak aplikace okamžitě po úspěšném podání přihlášky zobrazí následující dialogové okno, kterým se snaží uchazeče donutit k vytvoření PDF výstupu a jeho tisku:

Vynucený tisk e-přihlášky

Obrázek 505. Vynucený tisk e-přihlášky. 

Přehledová obrazovka

Obrázek 506. Přehledová obrazovka. 

Automatické zasílání e-mailů

E-mail se uchazečům zasílá jen pokud jsou splněny obě následující podmínky:

  • u daného přijímacího oboru uchazeče je ve formuláři PJ0040 - záložka "Nastavení E-přihlášky" - položka "Zasílat uchazečům tohoto přijímacího oboru e-maily?" nastavena na "Ano"

  • uchazeč má vyplněnou e-mailovou adresu (lze vynutit parametrem EPR_POVINNY_EMAIL)

Stává se, že e-mail není uchazeči doručen, a to zejména z těchto příčin (které nejsme na straně IS/STAG schopni jakkoliv spolehlivě ovlivnit):

  • uchazeč má plnou svoji e-mailovou schránku

  • uchazeč uvedl špatnou svoji e-mailovou adresu

IS/STAG dokáže automaticky zasílat tři typy emailů, které se týkají e-přihlášky. Následuje popis struktury jednotlivých typů e-mailů včetně podmínek, za kterých se e-mail zasílá:

E-mail odeslaný ihned po podání e-přihlášky uchazečem

Zasílá se pokud jsou splněny výše uvedené obecné podmínky pro zaslání e-mailu plus pokud je nastaven parametr EPR_ZASLAT_EMAIL_PRIHLASKA.

Informace obsažené v e-mailu po podání E-přihlášky uchazečem:
- Identifikace přihlášky:
  - Škola
  - Fakulta
  - Místo studia
  - Studijní program
  - Typ studia
  - Forma studia
  - Studijní obor / Kombinace studijních oborů
- Informace fakulty k platbě:
  - informace uvedená u daného přijímacího oboru ve formuláři PJ0040 - záložka "Nastavení E-přihlášky" - položka "Informace k úhradě poplatku"
- Údaje pro uhrazení poplatku - pokud nejsou uvedeny, tak fakulta nepřiřadila přijímací obor předpisu platby:
  - bankovní účet platby
  - kód banky
  - IBAN
  - částka
  - měna
  - variabilní symbol
  - konstantní symbol
  - specifický symbol
  - do kdy je třeba platbu uhradit (buď nastaveno u přijímacího oboru ve formuláři PJ0040 - záložka "Nastavení E-přihlášky" - položka
    "Platba do" nebo se bere z parametru EPR_DEADLINE_PLATBA
- Informace o tisku přihlášky:
  - informace uvedená u daného přijímacího oboru ve formuláři PJ0040 - záložka "Nastavení E-přihlášky" - položka "Informace k tisku přihlášky"
  - informace, zda je nutné zaslání vytištěné přihlášky na fakultu - dle nastavení položky "Přihláška - povinné tisknout" na záložce "Nastavení E-přihlášky" ve formuláři PJ0040
- Odkaz na další informace fakulty na určité webové stránce:
  - "Fakulta pro tento přijímací obor má připravené bližší informace na adrese: "URL uvedená u daného přijímacího oboru ve formuláři PJ0040 - záložka "Zveřejnění výsledků" - položka "Internetová adresa"
- Informace o další přihlášce a operace nad současnou přihláškou:
  - "Další operace jako:
    - podání další přihlášky,
    - úprava či odstranění této přihlášky,
    - vytištění této přihlášky,
    - zobrazení údajů pro uhrazení poplatku této přihlášky,
    - sledování zda byla přijata platba této přihlášky,
    - sledování přijmutí této přihlášky studijním oddělením fakulty,
    - sledování průběhu a výsledku přijímacího řízení atd.
    … jsou možné na webové adrese: "URL na E-přihlášku na dané škole zadaná v parametru EPR_URL"
- Informace o spárované platbě:
  - Pokud je parametr EPR_ZASLAT_EMAIL pro danou fakultu nastaven na "A", potom se zobrazí informace "Po spárování Vaší splátky s předpisem platby na tuto přihlášku obdržíte e-mailovou zprávu."
- Informace o převedení přihlášky:
  - Pokud je parametr EPR_ZASLAT_EMAIL_PREVOD pro danou fakultu nastaven na "A", potom se zobrazí informace "Po přijetí Vaší přihlášky studijní referentkou obdržíte e-mailovou zprávu."
- "Tato zpráva byla vygenerována automaticky informačním systémem IS/STAG. Na tuto zprávu neodpovídejte."
- Jako e-mailová adresa odesílatele je uvedena adresa uvedená v parametru EPR_ZASLAT_EMAIL_PRIHLASKA pro danou fakultu.
                

Konkrétní příklad zaslaného emailu:

      Vážený uchazeči,

Vámi podaná přihláška na přijímací obor:
- Škola: ZÁPADOČESKÁ UNIVERZITA V PLZNI
- Fakulta: Fakulta aplikovaných věd
- Místo studia: Plzeň
- Studijní program: Aplikované vědy a informatika
- Typ studia: Bakalářský
- Forma studia: Prezenční
- Studijní obor: Aplikovaná a inženýrská fyzika
byla úspěšně zaregistrována.

Pokyn fakulty k platbě: DŮLEŽITÉ: POKUD PODÁVÁTE PŘIHLÁŠKU NA VÍCE PRIORIT, UHRAĎTE POPLATEK POUZE 1x500,-KČ. PŘI PLATBĚ POUŽIJTE SYMBOLY VYGENEROVANÉ PRO VAŠI PRVNÍ PRIORITU.  Po přijetí platby zpracujeme přihlášku na všechny priority, aktuální stav je zobrazen v e-přihlášce.

Údaje pro uhrazení poplatku za přijímací řízení:
- ve prospěch účtu: 4811530257
- kód banky: 0100
- částka: 500
- měna: CZK
- variabilní symbol: 5275000114
- konstantní symbol: 0379
- specifický symbol: 0000371687
- platbu uhraďte do: 07.04.2014.

Pokyn fakulty k tisku přihlášky: DŮLEŽITÉ: VYTISKNUTOU PŘIHLÁŠKU PODEPIŠTE A ZAŠLETE VČETNĚ PŘÍLOH NA STUDIJNÍ ODDĚLENÍ FAV (viz podmínky přijetí http://www.fav.zcu.cz/pro-uchazece/). POKUD PODÁVÁTE PŘIHLÁŠKU NA VÍCE PRIORIT, STAČÍ VYTISKNOUT POUZE PŘIHLÁŠKU PRO VAŠI PRVNÍ PRIORITU.
Zaslání vytištěné přihlášky je nutné.

Další operace jako:
- podání další přihlášky,
- úprava či odstranění této přihlášky,
- vytištění této přihlášky,
- zobrazení údajů pro uhrazení poplatku této přihlášky,
- sledování zda byla přijata platba této přihlášky,
- sledování přijmutí této přihlášky studijním oddělením fakulty,
- sledování průběhu a výsledku přijímacího řízení atd.
jsou možné na webové adrese: http://eprihlaska.zcu.cz.
Přihlásíte se pomocí svého rodného čísla = 1234567894 a svých iniciál = LV.

Po spárování Vaší splátky s předpisem platby na tuto přihlášku obdržíte e-mailovou zprávu.

Po přijetí Vaší přihlášky studijní referentkou obdržíte e-mailovou zprávu.

Tato zpráva byla vygenerována automaticky informačním systémem IS/STAG.
Na tuto zprávu neodpovídejte.
                
E-mail odeslaný po přijetí platby za e-přihlášku

Zasílá se pokud jsou splněny výše uvedené obecné podmínky pro zaslání e-mailu plus pokud je nastaven parametr EPR_ZASLAT_EMAIL.

Informace obsažené v e-mailu po přijetí platby za E-přihlášku:
- "Vámi uhrazená splátka:"
  - na bankovní účet
  - kód banky
  - IBAN
  - částka
  - měna
  - variabilní symbol
  - konstantní symbol
  - specifický symbol
  "k přihlášce na přijímací obor:"
  - Škola
  - Fakulta
  - Místo studia
  - Studijní program
  - Typ studia
  - Forma studia
  - Studijní obor / Kombinace studijních oborů
  "byla právě úspěšně spárována s předpisem platby a tedy UHRAZENA."
- Informace fakulty pokud uchazeč uhradil splátku po termínu:
  - informace uvedená u daného přijímacího oboru ve formuláři PJ0040 - záložka "Nastavení E-přihlášky" - položka "Informace při pozdní platbě"
- Odkaz na další informace fakulty na určité webové stránce:
  - Fakulta pro tento přijímací obor má připravené bližší informace na adrese:
      "URL uvedená u daného přijímacího oboru ve formuláři PJ0040 - záložka "Zveřejnění výsledků" - položka "Internetová adresa"
- Informace o převedení přihlášky:
  - Pokud je parametr EPR_ZASLAT_EMAIL_PREVOD pro danou fakultu nastaven na "A", potom se zobrazí informace
    "Po přijetí Vaší přihlášky studijní referentkou obdržíte e-mailovou zprávu."
- "Tato zpráva byla vygenerována automaticky informačním systémem IS/STAG. Na tuto zprávu neodpovídejte."
- Jako e-mailová adresa odesílatele je uvedena adresa uvedená v parametru EPR_ZASLAT_EMAIL_PRIHLASKA pro danou fakultu.
                
E-mail odeslaný po převedení e-přihlášky studijní referentkou do přijímacího řízení

Zasílá se pokud jsou splněny výše uvedené obecné podmínky pro zaslání e-mailu plus pokud je nastaven parametr EPR_ZASLAT_EMAIL_PREVOD.

Informace obsažené v e-mailu po převedení E-přihlášky studijní referentkou k sobě:
- Identifikace přihlášky:
  - Škola
  - Fakulta
  - Místo studia
  - Studijní program
  - Typ studia
  - Forma studia
  - Studijní obor / Kombinace studijních oborů
- Odkaz na další informace fakulty na určité webové stránce:
  - "Fakulta pro tento přijímací obor má připravené bližší informace na adrese:" URL uvedená u daného přijímacího oboru ve formuláři PJ0040 - záložka "Zveřejnění výsledků" - položka "Internetová adresa"
- Informace, kde uchazeč získá výsledky z přijímacího řízení dané přihlášky: - pouze pokud PR_WEB_NUTIT_EPR je nastaveno na hodnotu N.
  - "Průběh a výsledek přijímacího řízení můžete sledovat na webové adrese:" URL adresy na dané škole zadaná v parametru PR_WEB_URL
  - "Jako své přihlašovací údaje použijete:" dle nastavených parametrů PR_WEB_RC, PR_WEB_UC, PR_WEB_OC a PR_WEB_INICIALY je zde vysvětleno, které z následujících údajů: rodné číslo, univerzitní číslo uchazeče, oborové číslo uchazeče, iniciály jsou použity jako přihlašovací údaje a je zde hned vypsána jejich hodnota pro tuto přihlášku
- "Tato zpráva byla vygenerována automaticky informačním systémem IS/STAG. Na tuto zprávu neodpovídejte."
- Jako e-mailová adresa odesílatele je uvedena adresa uvedená v parametru EPR_ZASLAT_EMAIL_PRIHLASKA pro danou fakultu.
             
E-mail odesílaný v případě papírových přihlášek

V případě, že uchazeč podává klasickou papírovou přihlášku (tj. neprochází aplikace e-přihláška), mohou mu taktéž být zasílány e-maily. zasílají se pouze dva typy e-mailů:

  • E-mail odeslaný po zadání papírové přihlášky do systému studijní referentkou

  • E-mail odeslaný po přijetí platby za papírovou přihlášku

Obsah těchto e-mailů je shodný s obsahy příslušných e-mailů přicházejících z elektronické přihlášky (viz výše) s výjimkou toho, že v nich nejsou uvedené informace/sekce specifické pouze pro elektronický způsob podání přihlášky.

E-mail odesílaný administrátorům či studijnímu oddělení

Většina automaticky zasílaných emailů je určena uchazečům, existuje ale také email s názvem Včera zadaná E-přihláška existující s jiným RČ, který je určen pro administrátory systému a studijní oddělení. Zasílání emailu lze aktivovat v sekci Moje výuka - Automatické zprávy. Na adresu odběratele je pak odeslán email vždy, když předchozího dne byla zadána přihláška již evidované osoby, která uvedla jiné rodné číslo (např. u cizinců, kteří si vygenerovali nový pseudorodný kód).

Odkazy do aplikace s možností předání identifikátoru oboru

Aplikace podporuje možnost odkazů z jiných webů přímo do e-přihlášky s tím, že e-přihláška po přihlášení uchazeče (tj. poté, co projde úvodní stránku) rovnou zvolí konkrétní přijímací obor, jehož identifikátor bylo předán v odkazu. Může sloužit pro potřeby různých fakultních a katedrálních webových stránek, kde je možno připravit pro uchazeče odkazy typu Zde na tento obor podáte přihlášku a které vedou přímo do e-přihlášky.

Přesná podoba odkazů se liší podle použitého portálu, důležité jsou však parametry:

  • global_idno. identifikátor přijímacího oboru tak, jak je veden v IS/STAG v tabulce PR_SPOJOVACI.

  • rok. spolu s předchozím tvoří jedinačný identifikátor přijímacího oboru

Pro zjištění seznamu přijímacích oborů (a jejich identifikátorů) lze s výhodou použít webovou službu getPrijimaciObory, jejíž popis je k dispozici například zde: popis služby getPrijimaciObory.

Příklad odkazu na konkrétní přijímací obor na DEMO portál IS/STAG (pozor, odkaz časem přestane fungovat, protože přijímací obor přestane být platný):

http://stag-demo.zcu.cz/EPrihlaska/CleanUrl?urlid=eprihlaska&global_idno=4504&rok=2013

(odkazuje na přijímací obor "Aplikované vědy a informatika", rok "2013")

Na portálech provozovaných pod IBM WebSphere vypadá odkaz lehce jinak - je třeba použít alias /eprihlaska (který musí být v portálu nadefinovaný):

https://portal.zcu.cz/eprihlaska?urlid=eprihlaska&global_idno=4504&rok=2013

Přikládání souborů k e-přihlášce

Pokud je potřeba, aby uchazeči přikládali k přihlášce dodatečné dokumenty, lze jim zobrazit v sekci Požadavky oboru formulář pro jejich nahrání.

Přihláška je úspěšně podána i v případě, kdy student požadované dokumenty nepřiloží. Je však zobrazena varovná hláška s poznámkou, že soubory mohou být nahrány dodatečně. Nově lze nahrávat soubory i po vypršení termínu pro podávání přihlášek a převedení přihlášky do přijímacího řízení studijní referentkou.

Formulář pro nahrání souborů

Obrázek 507. Formulář pro nahrání souborů. 

Související formuláře:

  • SY0280: Systém - Správa souborů.  Administrátor systému zde spravuje typy souborů a nastavuje, ke kterým typům přihlášek mají být přikládány. Typ přihlášek je definován fakultou a typem studia, např. Fakulta aplikovaných věd - doktorské studium. Uchazečům o studium odpovídá role Externí uživatel, pro všechny akce uchazeče nastavte hodnotu Vše. U typů souborů lze také nastavit nutnost jejich schválení studijní referentkou.

  • PJ0040: Přijímací řízení - Nastavení parametrů přijímacího řízení.  V sekci Nastavení E-přihlášky se nachází položka Vyžadován lékařský posudek, která určuje povinnost přiložení lékařského posudku k přihlášce. Jedná se o jediný typ souboru, u něhož lze definovat povinnost vložení na úrovni přijímacího oboru.

    Ve stejné sekci je také položka Odkaz na pokyny k přikládání souborů k elektronické přihlášce, který se v případě vyplnění uchazečům zobrazí nad formulářem pro nahrání souborů.

  • OP0010: Programy a obory - Studijní programy a obory.  Na záložce Uchazeč se definuje text, který je zobrazen ve formuláři pro nahrání lékařského posudku, e-přihláška zobrazí jeho českou nebo anglickou verzi.

  • PJ0022: Údaje uvedené na e-přihlášce. Do tohoto formuláře se dostaneme z formuláře Přijímací řízení - Převod e-přihlášky do přijímacího řízení kliknutím na tlačítko Det. E-př. V sekci Soubory pak studijní referentka vidí soubory, které uchazeči přiložili k přihlášce. Pokud je vyžadováno schvalování souborů, může studijní referentka soubor schválit či zamítnout. V případě zamítnutí se studentovi zobrazí poznámka u souboru.

Zobrazení souborů

Obrázek 508. Zobrazení souborů. 

Mazání souborů:

  • Nepřevedená přihláška .  Soubory lze mazat libovolně dle nastavení práv ve formuláři SY0280 : Systém - Správa souborů do případného termínu pro vkládání souborů (více v sekci Úpravy podané přihlášky).

  • Převedená přihláška.  Pokud je přihláška převedena do přijímacího řízení a je vyžadováno schvalování, lze vložený soubor smazat, dokud není schválen. Pokud je převedena a schvalování není vyžadováno, lze soubor smazat jen do 60 minut po jeho vložení.

Úpravy přihlášky

Mezi faktory ovlivňující, které položky v sekci Požadavky oboru může uchazeč v danou chvíli upravovat, patří následující:

  • Zda je přihláška již přijata (převedena) do systému studijním oddělením.

  • Zda je nastaven mezní termín pro zadávání známek a vkládání souborů.

  • Typ známky, stav schvalování souboru.

Možnosti úprav jsou shrnuty v následující tabulce (vysvětlivky níže):

-PŘED deadlinem (nebo deadline nestanoven)PO deadlinu
NepřevedenáPřevedenáNepřevedenáPřevedená
Předmět DvloženíANOANONENE
úpravaANONENENE
Jiný předmět (A,N)vloženíANONENENE
úpravaANONENENE
Neschválený souborvloženíANOANONENE
smazáníANOANO do 60 minut po vloženíNENE
Schválený souborvloženíANOANONENE
smazáníANONENENE

Tabulka 1. Možné úpravy v přihlášce

  • Předmět typu D.  D (doména PREDMET_NA_EPRIHLASCE) - Nepovinný a lze doplnit hodnotu až do mezního termínu pro dodatečné doplňování známek. Nastavení - formulář PJ0040 - Základní nastavení - Předměty - sloupec pov. (Povinně zadat známku předmětu na E-přihlášce).

  • Deadline.  Mezní termín pro dodatečné doplňování výsledků z předmětů typu D a souborů. Formulář PJ0040 - Nastavení E-přihlášky - Soubory a známky do.

Přihlášení do aplikace

Na začátku října 2020 došlo k zásadní změně dlouholetého způsobu ověření uchazeče. Do té doby používala aplikace pro ověření přístupu rodné číslo uchazeče a pro kontrolu iniciály jeho jména a příjmení. Tento způsob byl léty prověřen, nicméně byl v létě 2020 napadnut jako nezákonný ÚOOÚ ( související dokument zde) a vývojáři IS/STAG byli donuceni způsob ověřování uchazečů zcela a velmi rychle změnit. Tato kapitola popisuje nově použité řešení.

E-přihláška ke studiu v IS/STAG nyní používá způsob známý z většiny e-shopů - ověření svého "klienta" neprovádí sama, ale důvěřuje nějakému jinému systému. Základním systémem, který lze využít, je běžný e-mail. Uchazeč zadá svoji e-mailovou adresu, e-přihláška na tuto adresu zašle e-mail s potvrzovacím odkazem. Tento odkaz umožní uchazeči následně podání e-přihlášky i kdykoliv později přístup do aplikace například pro zjištění výsledků přijímacího řízení.

Dále rozvíjeným způsobem ověření je taktéž způsob běžný z jiných e-shopů a webů - přihlášení přes některého ze známých světových poskytovatelů, například přes Google a podobně.

V IS/STAG je připravené Google přihlášení, ale v době vydání nové verze aplikace nebude pravděpodobně k dispozici (bohužel je nutné schválení přímo od Google, což může trvat až prý několik týdnů). K vyzkoušení budoucí funkcionality je ale toto přihlášení k dispozici na DEMO portálu IS/STAG.

Postup přihlášení

Hrubý popis postupu přihlášení je uveden na následujícím schématu, detailní kroky jsou poté postupně probrány níže.

Schéma procesu přihlašování

Obrázek 509. Schéma procesu přihlašování. 

Úvodní přihlašovací obrazovka

Obrázek 510. Úvodní přihlašovací obrazovka. 

K přihlášení lze využít buď e-mailovou adresu a nebo některého z podporovaných externích poskytovatelů (Google atd.) - pozor, nemusí být vždy či u všech zákazníků k dispozici. V případě přihlášení přes "Google tlačítko" bude uživatel přesměrován na Google, kde se přihlásí a následně je vrácen do aplikace zpět. IS/STAG požaduje od Google pouze informace o profilu uživatele (identifikátor, plné jméno), nepotřebujeme a nechceme ani e-mail či cokoliv dalšího. V závorce jména přihlášeného je uveden Google:

Uživatel přihlášen přes Google

Obrázek 511. Uživatel přihlášen přes Google. 

V případě zadání e-mailové adresy na titulní obrazovce systém zjistí, zda již tento email zná a podle toho pokračuje. V případě, kdy je zadán zcela nový e-mail, je jedinou možností zaslání potvrzovacího e-mailu:

Další krok po zadání zcela nové e-mailové adresy

Obrázek 512. Další krok po zadání zcela nové e-mailové adresy. 

Informace po odeslání potvrzovacího e-mailu

Obrázek 513. Informace po odeslání potvrzovacího e-mailu. 

Ukázka potvrzovacího emailu (žlutá část samozřejmě v produkčních systémech není)

Obrázek 514. Ukázka potvrzovacího emailu (žlutá část samozřejmě v produkčních systémech není). 

Po kliknutí na potvrzovací odkaz v e-mailu je uchazeč nasměrován přímo do aplikace a v ní již bude přihlášen. E-mail s potvrzovacím odkazem si může uchazeč nechat odeslat kdykoliv i opakovaně (pokud by jej ztratil či pokud by odkaz ztratil platnost). Pokud došlo k přihlášení v okamžiku, kdy si uchazeč vybral svůj obor, tak je přesměrován přímo do procesu podávání přihlášky na vybraný obor. Informace o přihlášeném uživateli:

Uchazeč přihlášený přes odkaz v e-mailu

Obrázek 515. Uchazeč přihlášený přes odkaz v e-mailu. 

Předpokládáme, že většina uchazečů bude pro přístup do e-přihlášky využívat pouze onen odkaz zaslaný do e-mailu při první registraci. Odkaz bude mít dlouhou platnost (nejméně půl roku) a půjde použít i následně například při sledování výsledku přijímacího řízení (uvnitř aplikace e-přihlášky). Aplikace umožňuje, aby si uchazeč ke svému kontu zadal i heslo (a pak se přes něj může hlásit), ale nijak k tomu uchazeče nenutí. Pokud však uchazeč možnosti využije, vypadá to takto:

Možnost nastavení/změny hesla

Obrázek 516. Možnost nastavení/změny hesla. 

Při dalším přístupu do aplikace, po zadání e-mailové adresy, systém rozpozná, že uchazeč heslo používá a umožní mu přihlásit se i přes něj (i nadále ovšem lze využít odkazy zaslané do e-mailu).

Přihlášení s použitím hesla

Obrázek 517. Přihlášení s použitím hesla. 

Jakmile se uchazeč jednou přihlásí nějakým e-mailem, musí v budoucnu použít ten samý. To samé platí pro přihlášení například přes Google - použije-li uchazeč toto, musí i v budoucnu použít toto. Své rodné číslo a iniciály uchazeč nemohl nikdy ztratit či zapomenout, což nyní bohužel lze (lze přijít o přístup k e-mailu, lze zapomenout heslo ke Google kontu…). Nový způsob přihlašování proto vede k nutnosti řešit "zapomenutá hesla" uchazečů.

Poznámka: Uchazeč, který je schopen se do aplikace přihlásit (nemá tedy problém popsaný v předchozím odstavci), si může sám libovolně měnit použitou metodu přihlášení. Může změnit e-mailovou adresu určenou k registraci či může přejít například od ověření e-mailem k ověření Googlem. Vždy je však v daném okamžiku platná pouze jedna metoda.

Změna e-mailu či způsobu přihlášení

Obrázek 518. Změna e-mailu či způsobu přihlášení. 

Řešení problémových situací

Zapomene-li uchazeč či ztratí-li možnost se původní metodou přihlásit, ale je-li již v systému IS/STAG evidováno jeho rodné číslo (protože v minulosti podával přihlášku), NELZE tuto situaci vyřešit automaticky (nelze proto, že jinak by se uchazeči mohli "dostat" k rodným číslům a přihláškám někoho jiného). Uchazeč musí kontaktovat studijní oddělení a to musí situaci vyřešit, jedině ono má možnost ověřit identitu uchazeče. Studijní oddělení má pak možnost ve formuláři PJ0022 nastavit e-mail uchazeče na nějaký jiný, který si s uchazečem domluví. Jakmile studijní oddělení e-mail ve formuláři nastaví, systém na něj odešle potvrzovací e-mail s odkazem, stejně jako v běžném případě.

Po zadání rodného čísla ve formuláři Osobní údaje je rodné číslo ověřeno na serveru a uchazeči se v případě potenciálního konfliktu vypíše chybová hláška. V té je mimo jiné naznačeno, pod jakou identitou se uchazeč dříve hlásil - je mu sdělena doména e-mailové adresy nebo externí autentizační autorita (např. Google).

Potenciální konflikt rodných čísel

Obrázek 519. Potenciální konflikt rodných čísel. 

Uchazeč je na studijní oddělení z aplikace přesměrován informační hláškou, která může obsahovat detailnější údaje o studijním - nastavte si proto prosíme pečlivě parametr STUDIJNI_ODDELENI_WEB.

TODO - zde bude obrázek formuláře PJ0022 pro studijní referentku, kde může zjistit a případně změnit uchazečův registrační e-mail.

Další změny související se změnou přihlašování e-přihlášky

Změnu doznává i způsob publikace výsledků přijímacího řízení uchazečům. Dosud se v IS/STAG využívala aplikace "Uchazeč / Přijímací řízení", která stála mimo e-přihlášku a ukazovala výsledky přijímacího řízení. Uchazeč se do ní přihlašoval ještě zcela jiným způsobem (zadáním rodného / oborového / univerzitního čísla případně v kombinaci s iniciálami), tento způsob si nastavoval sám zákazník. Nově silně doporučujeme a preferujeme, abyste uchazeče vedli k výsledkům přijímacího řízení, které mají již několik let integrovány přímo uvnitř e-přihlášky - právě proto, aby uchazeči použili nový způsob přihlašování. Parametr PR_WEB_RC bude zrušen a nepodporován zcela (kvůli použití rodného čísla), nově bude všem zákazníkům (kromě UPOL) nastaven nový parametr PR_WEB_NUTIT_EPR, který dokonce uchazečům, kteří podali e-přihlášku, výsledky v této aplikaci vůbec neukáže (donutí je e-přihlášku použít).

Na předchozí odstavec navazuje další změna - informace o výsledcích přijímaček se posílala v automaticky zasílaných e-mailech uchazečům (po podání přihlášky, zaplacení a přijetí). Znění mailů v těchto bodech se změní a bude uchazeče směřovat do e-přihlášky (pouze v případě zadaného parametru PR_WEB_NUTIT_EPR, tj. na UPOL zatím nikoliv).

Aby byla zachována kontinuita s minulostí, bude všem uchazečům v databázích IS/STAG, kteří si podávali přihlášku během posledních 3 let (plus uchazečům, jejich data z nějakého důvodu ještě nebyla kvůli GDPR anonymizována), nastaven automaticky registrační e-mail. Nastaví se na hodnotu kontaktního e-mailu, který oni sami tehdy zadávali při podání přihlášky.

Ke změně dojde u všech zákazníků během vikendu 3. - 4. 10. 2020 - je nutno aktualizovat mnoho modulů IS/STAG, databázi, provést migraci dat atd (toto vše provedou vývojáři - a to i tam, kde si obvykle nové verze aktualizují administrátoři sami!). Vzhledem k tomu, že v této době na několika školách poběží některá přijímací řízení, bude z IS/STAG uchazečům těchto přijímacích řízení odeslán automaticky e-mail s informací, že došlo ke změně přístupu do e-přihlášky a bude jim rovnou zaslán přístupový odkaz:

Ukázka e-mailu, který přijde uchazečům s aktivním přijímacím řízením

Obrázek 520. Ukázka e-mailu, který přijde uchazečům s aktivním přijímacím řízením. 

Příjemná změna - v důsledku popsaných změn nebudou uchazeči již zatěžováni zbytečnými identifikátory, konkrétně si myslíme, že už vůbec nebude nutné (alespoň z pohledu IS/STAG) uchazečům dávat univerzitní číslo, oborové číslo a cizinci si již nebudou muset pamatovat cosi, čemu se říkalo "pseudorodný kód".

Shrnutí podstatných informací
  • Uchazeč je nově již skutečně "přihlášen". Myslíme tím fakt, že původní rodné číslo a iniciály nebyly žádnou velkou ochranou proti zneužití a při znalosti těchto údajů se šlo do aplikace "dostat". Tento způsob mohla využít například "pověstná zlá babička uchazeče, aby jeho přihlášku smazala". Toto již nově nebude možné, do aplikace se dostane pouze uchazeč (respektive - protože aplikace nemá reálnou šanci ověřit skutečnou totožnost - dostane se tam pouze člověk, který si pro dané rodné číslo podal přihlášku jako první).

  • Uchazeč musí použít vždy tu správnou metodu přihlášení, případně správný e-mail. Aplikace nemá možnost ověřit skutečnou identitu uchazeče, takže v případech zapomenutých hesel či ztracených e-mailových schránek musí zasáhnout studijní oddělení. Jedná se o případy, kdy již systém pod rodným číslem uchazeče eviduje nějakou přihlášku či studium. Nastavte prosím také korektně parametr STUDIJNI_ODDELENI_WEB.

  • Zadávání hesla je volitelná možnost. Aplikace uchazeče nenutí k zadání hesla! Jedná se pouze o doplňkovou možnost a předpokládáme, že bude využívána jen zřídka. Je totiž prakticky nadbytečná (uchazeč se totiž už tak jako tak ověřuje vůči své e-mailové schránce).

  • Výsledky přijímacího řízení již jen v e-přihlášce. Dosud se v IS/STAG využívala aplikace "Uchazeč / Přijímací řízení", která stála mimo e-přihlášku a ukazovala výsledky přijímacího řízení. Uchazeč se do ní přihlašoval ještě zcela jiným způsobem (zadáním rodného / oborového / univerzitního čísla případně v kombinaci s iniciálami), který si nastavoval sám zákazník. Nově budou výsledky dostupné jedině přímo uvnitř e-přihlášky.

  • Běžící přijímací řízení. Uchazeči přijímacích řízení, která v době migrace (3. - 4. 10. 2020) poběží, budou informováni o změně přihlášení automaticky e-mailem.

Platební brána

Za účelem přidání nových způsobů, jak zaplatit poplatek za přijímací řízení, nabízíme možnost integrovat do e-přihlášky platební bránu. Pokud má škola o nové metody placení zájem, musí uzavřít smlouvu s poskytovatelem vybrané platební brány a kontaktovat vývojáře IS/STAG. Podrobnější informace naleznete v sekci o platebních branách, která je přístupná pouze administrátorům.

Momentálně jsou v e-přihlášce integrovány brány GPWebpay a Platební brána ČSOB, které umožňují platby kartou.

Po vyřízení všech náležitostí se placení platební branou zpřístupní nastavením parametru EPR_ZOBRAZOVAT_TYPY_PLATEB na řetězec obsahující písmeno 'B'. Zároveň je třeba povolit platbu na úrovni předpisu v položce PZ_PREDPISY.POVOLIT_PLATEBNI_BRANU. Na záložce Info a platba pak bude jako první možnost nabízena Platba kartou prostřednictvím platební brány.

Tlačítko pro platbu kartou

Obrázek 521. Tlačítko pro platbu kartou.