Příjezdy studentů na krátkodobý pobyt — Práce s aplikací

Na seznam témat a kapitol (obsah)Nadřízená kapitola

V této kapitole jsou popsány všechny funkce aplikace dostupné studentům — uchazečům o krátkodobý pobyt. Tato uživatelská příručka provede uchazeče krok za krokem procesem přihlášení mezi uchazeče, zadání svých osobních údajů, údajů o příjezdu a výběru předmětů, které bude na naší škole studovat.

Výběr školy

Student se právě rozhodl, že by rád na naši školu přijel na krátkodobý pobyt prostřednictvím ECTS. Předpokládejme nyní, že se jedná o zahraničního studenta.

Protože naše škola je nositelem ECTS Label, má na svých webových stránkách vystaven tzv. Information Package and Course Catalog (například pro Západočeskou Univerzitu je tento package vystaven na adrese http://ects.zcu.cz). Student si v tomto balíku najde předměty, o které má zájem. Nyní by rád dal nějak naší škole najevo, že se hlásí na krátkodobý pobyt.

Přihláška ke krátkodobému pobytu

Zahraniční student si nyní potřebuje podat přihlášku ke krátkodobému pobytu, k čemuž využije právě portlet ECTS — příjezdy studentů na krátkodobý pobyt. Aplikace se nachází na školním portále IS/STAG v sekci Uchazeč — ECTS krátkodobé pobyty. Po prvním zobrazení této stránky uvidí student:

Přihlášení

Obrázek 419. Přihlášení. 

Protože student na této škole nikdy nestudoval, nemá v jejím informačním systému žádné záznamy, musí se proto zaregistrovat — přihlásit. Přihlašování probíhá podobně jako u klasické elektronické přihlášky. Student se prokazuje svým rodným číslem (za předpokladu, že jej má v ČR přiděleno), případně si nechá vygenerovat tzv. pseudorodné číslo a dále se prokazuje tímto číslem (v případě, že rodné číslo ještě v ČR přiděleno nemá).

Vytvoření pseudorodného čísla — student, který nemá v ČR přiděleno rodné číslo (a předpokládáme, že náš zahraniční student takové jistě nemá), zadá do spodního formuláře své datum narození a pohlaví. Po kliknutí na tlačítko je do portletu přihlášen a na následující obrazovce je mu zobrazeno jeho tzv. pseudorodné číslo. Pod tímto číslem nyní bude na naší škole vystupovat a je tedy potřeba, aby si jej okamžitě zapsal pro pozdější použití. Příště se totiž bude do portletu přihlašovat již pod tímto pseudorodným číslem v horním formuláři.

Pokud již student rodné či pseudorodné číslo má, přihlásí se v horním formuláři zadáním tohoto čísla a svých iniciál (tj. prvního písmene svého jména a prvního písmene svého příjmení. Pro George West se jedná o iniciály GW).

V obou případech je již student úspěšně registrován a přihlášen do aplikace.

Zadání osobních údajů

Dalším krokem (při prvním přihlášení) je zadání veškerých potřebných osobních údajů studenta. Student musí vyplnit velký formulář, který se mu zobrazí ihned po prvním přihlášení. Teprve po vyplnění a úspěšném uložení je student skutečně v aplikaci zaregistrován. Podle vyplněného jména a příjmení se při dalších přihlášeních určují jeho iniciály.

Osobní údaje

Obrázek 420. Osobní údaje. 

  • Rodné číslo. Tuto položku nelze měnit, ukazuje rodné číslo, které uchazeč zadal při přihlášení či pseudorodné číslo, které bylo uchazeči přiděleno. Toto přidělené číslo si zapište!

  • Místo narození, trvalé bydliště, adresa pro doručování. U těchto tří částí je potřeba zadat kompletní adresu. Zadávání se liší v případě, kdy zadáváte adresu v České republice a v zahraničí. Pro Českou republiku jsou k dispozici našeptávače pro obce, části obcí a pošty — samy nabízejí možné obce atd. průběžně během psaní do textového políčka. Pro zahraniční adresy je potřeba zadat tyto místopisné údaje ručně. Při změně státu se změní i políčka pro ostatní údaje.

Přidání záznamu o příjezdu

Jak je vidět v horní části předchozího obrázku, ještě nejsou evidovány žádné příjezdy našeho studenta. Student by rád na naši školu přijel, proto kliknutím na tlačítko přidá nový příjezd. Objeví se nová záložka, kam je třeba zadat základní údaje o tom, odkud student přijíždí.

Základní údaje o vysílající škole

Obrázek 421. Základní údaje o vysílající škole. 

Po uložení těchto údajů se zobrazí další záložka. V tuto chvíli je již příjezd přidán do systému a je třeba doplnit další údaje o příjezdu.

Základní údaje o příjezdu

Obrázek 422. Základní údaje o příjezdu. 

Poté se zobrazí další záložka, kde si uchazeč vybere předměty, které chce na škole ve vybraném akademickém roce studovat. Jak bylo zmíněno na začátku, student si tyto předměty již nalezl v Information Package and Course Catalog. V této aplikaci se předpokládá, že student má již předměty vybrány a proto je zde pouze zadává zkratkou katedry a předmětu.

Výběr předmětů

Obrázek 423. Výběr předmětů. 

Po vyhledání a přidání několika předmětů:

Výběr předmětů

Obrázek 424. Výběr předmětů. 

V této chvíli zadávání ze studentovy strany končí. Student zadal všechny potřebné údaje k jeho žádosti o krátkodobý příjezd — své osobní údaje, informace o vysílající škole, informace o samotném příjezdu i předměty, které by rád studoval. Student se může kdykoliv později přihlásit k aplikaci znovu a údaje upravit.

Přijetí studenta

V tomto okamžiku student udělal vše potřebné k tomu, aby jej naše škola zaregistrovala a věděla o jeho záměru přijet na krátkodobý pobyt. Nyní dochází na procesy, které jsou mimo kontext této nápovědy a tohoto portletu (domluva se studentem, přiřazení studijního programu, osobního čísla, …). Výsledkem je stav, kdy je studentovi přiděleno osobní číslo a studijní program. Poté, co se tak stane, přibude v portletu další záložka Studium s informacemi o přiděleném studiu:

Informace o studiu

Obrázek 425. Informace o studiu. 

Zájemce o krátkodobý pobyt je mezi studenty převeden pomocí formuláře ES0200 Převod ECTS v menu Studenti.

Tisk ECTS dokumentů

Již v této chvíli si student může vytisknout ECTS dokumenty vztahující se k jeho studiu. V seznamu svých příjezdů je u každého příjezdu několik odkazů k tisku:

  • SAF (Student Application Form). Základní informace o studentovi a jeho krátkodobém příjezdu.

  • LA (Learning Agreement). Smlouva o studiu, dokument obsahující mj. seznam předmětů, které si student vybral ke svému studiu.

  • CH-LA (Changes Learning Agreement). Dodatek, smlouva obsahující změny. Viz kapitola o evidenci změn.

  • ToR (Transcript of records). Dokument shrnující studentovo studium na krátkodobém pobytu. Obsahuje studované předměty a hodnocení. Student má možnost si tento dokument vytisknout na konci svého studia (originál mu ovšem vytiskne studijní referentka nebo koordinátor ECTS).

Evidence změn

Systém umožňuje dokonce studentovi evidovat i změny v jeho původním rozhodnutí. Často se může stát, že student si na začátku vybere nějaké předměty, vytiskne si dokument Learning Agreement, který společně s ECTS koordinátory školy podepíše. Poté ale může dojít ke změnám a některé předměty se mohou odebrat či přidat.

U každého předmětu je možno uvést tzv. stav předmětu. Možné stavy jsou normální, přidaný a odebraný. Pokud dojde k odebrání či přidání některých předmětů, student jim v této aplikaci pouze nastaví příslušné stavy a poté si nechá vytisknout dodatek ke smlouvě, tzv. Changes Learning Agreement, ve kterém jsou uvedeny pouze změny — tedy předměty, které byly odebrané či přidané.

Student si může sám změny zaevidovat, vytisknout si dokument a od ECTS koordinátora bude potřebovat pouze jeho podpis na dodatku.