Příjezdy studentů na krátkodobý pobyt — Práce s aplikací

Na seznam témat a kapitol (obsah)Nadřízená kapitola

V této kapitole jsou popsány všechny funkce aplikace dostupné studentům — uchazečům o krátkodobý pobyt. Tato uživatelská příručka provede uchazeče krok za krokem procesem přihlášení mezi uchazeče, zadání svých osobních údajů, údajů o příjezdu a výběru předmětů, které bude na naší škole studovat.

Výběr školy

Student se právě rozhodl, že by rád na naši školu přijel na krátkodobý pobyt prostřednictvím ECTS. Předpokládejme nyní, že se jedná o zahraničního studenta.

Protože naše škola je nositelem ECTS Label, má na svých webových stránkách vystaven tzv. Information Package and Course Catalog (například pro Západočeskou Univerzitu je tento package vystaven na adrese http://ects.zcu.cz). Student si v tomto balíku najde předměty, o které má zájem. Nyní by rád dal nějak naší škole najevo, že se hlásí na krátkodobý pobyt.

Přihlášení do aplikace

Zahraniční student, který si chce podat přihlášku ke krátkodobému pobytu, využije aplikaci v sekci Uchazeč — ECTS příjezdy. V případě mobilit v rámci EWP bude v budoucnu většina dat přenesena do IS/STAG přímo z EWP (a uchazeč pouze doplní několik údajů), u jiných typů mobilit vyplňuje uchazeč kompletně přihlášku v aplikaci.

V srpnu 2021 došlo k zásadní změně dlouholetého způsobu ověření uchazeče o krátkodobý pobyt. Do té doby používala aplikace pro ověření přístupu rodné číslo uchazeče a pro kontrolu iniciály jeho jména a příjmení. Tento způsob byl léty prověřen, nicméně ze dvou důvodů byl změněn - prvním z důvodů je v říjnu 2020 provedená tatéž změna v klasické e-přihlášce ke studiu, druhým důvodem je napojení na EWP, kde by proces pak přihlášení uchazeče velmi zkomplikoval.

Přihláška pro krátkodobý pobyt v IS/STAG nyní používá způsob známý z většiny e-shopů - ověření svého "klienta" neprovádí sama, ale důvěřuje nějakému jinému systému, konkrétně běžnému e-mailu. Uchazeč zadá svoji e-mailovou adresu, aplikace na tuto adresu zašle e-mail s potvrzovacím odkazem. Tento odkaz umožní uchazeči následně podání přihlášky i kdykoliv později přístup do aplikace například pro doplnění údajů a podobně.

Až bude v provozu EWP pro Learning Agreement, bude IS/STAG automaticky zakládat záznamy pro příjezdové studenty, jak pro jejich osobní údaje, tak pro jednotlivé pod nimi evidované příjezdy. Uchazeč bude tedy do aplikace přicházet "již k téměř hotovému", bude se po něm chtít doplnit jen několik údajů, které EWP samo o sobě nepřenáší (například "žádost o kolej" a podobně). Identita uchazeče bude namapována právě díky zadanému e-mailu, proto je nutné, aby se uchazeči do systému hlásili tím samým e-mailem, jaký obdrží IS/STAG z EWP.

Přihlášení

Obrázek 568. Přihlášení. 

Proces přihlášení a jeho možnosti je identický s přihlášením do modulu klasické e-přihlášky. Pro detailní popis možností i s ukázkami naleznete v dokumentaci ke klasické elektronické přihlášce.

Během přechodné doby (do 31. 12. 2021) bude aplikace na titulní stránce nepřihlášeným uživatelům zobrazovat upozornění o změně přihlašování a ve spodní části zobrazí formulář, kde si mohou uchazeči vyhledat podle pseudorodného kódu a iniciál (tedy podle způsobu přihlášení, který se používal dříve) e-mailovou adresu, kterou dříve zadali do aplikace jako kontaktní adresu a kterou nyní nově musejí použít pro přihlášení.

Dočasná pomůcka pro přechod k novému modelu přihlašování

Obrázek 569. Dočasná pomůcka pro přechod k novému modelu přihlašování. 

Zadání osobních údajů

Dalším krokem (při prvním přihlášení) je zadání veškerých potřebných osobních údajů studenta. Student musí vyplnit velký formulář, který se mu zobrazí ihned po prvním přihlášení. Teprve po vyplnění a úspěšném uložení je student skutečně v aplikaci zaregistrován. Podle vyplněného jména a příjmení se při dalších přihlášeních určují jeho iniciály.

Osobní údaje

Obrázek 570. Osobní údaje. 

  • Rodné číslo. Tuto položku nelze měnit, ukazuje rodné číslo, které uchazeč zadal při přihlášení či pseudorodné číslo, které bylo uchazeči přiděleno. Toto přidělené číslo si zapište!

  • Místo narození, trvalé bydliště, adresa pro doručování. U těchto tří částí je potřeba zadat kompletní adresu. Zadávání se liší v případě, kdy zadáváte adresu v České republice a v zahraničí. Pro Českou republiku jsou k dispozici našeptávače pro obce, části obcí a pošty — samy nabízejí možné obce atd. průběžně během psaní do textového políčka. Pro zahraniční adresy je potřeba zadat tyto místopisné údaje ručně. Při změně státu se změní i políčka pro ostatní údaje.

Přidání záznamu o příjezdu

Jak je vidět v horní části předchozího obrázku, ještě nejsou evidovány žádné příjezdy našeho studenta. Student by rád na naši školu přijel, proto kliknutím na tlačítko přidá nový příjezd. Objeví se nová záložka, kam je třeba zadat základní údaje o tom, odkud student přijíždí.

Základní údaje o vysílající škole

Obrázek 571. Základní údaje o vysílající škole. 

Po uložení těchto údajů se zobrazí další záložka. V tuto chvíli je již příjezd přidán do systému a je třeba doplnit další údaje o příjezdu.

Základní údaje o příjezdu

Obrázek 572. Základní údaje o příjezdu. 

Poté se zobrazí další záložka, kde si uchazeč vybere předměty, které chce na škole ve vybraném akademickém roce studovat. Jak bylo zmíněno na začátku, student si tyto předměty již nalezl v Information Package and Course Catalog. V této aplikaci se předpokládá, že student má již předměty vybrány a proto je zde pouze zadává zkratkou katedry a předmětu.

Pravidla přidávání předmětů:

Pokud je příjezd svou délkou jednosemestrový (trvá méně než 180 dní), lze přidávat jen předměty s výukou v semestru odpovídajícímu položce 'První semestr výjezdu'. Pokud je příjezd svou délkou dvousemestrový (trvá déle než 180 dní) a není vyplněna položka 'Datum začátku 2. semestru při prodloužení příjezdu o semestr', tj. jde od počátku o plánovaný dvousemestrový příjezd, pak lze přidávat předměty z libovolného semestru. Pokud je příjezd prodlužován, tj. je dodatečně doplněn datum do položky 'Datum začátku 2. semestru při prodloužení příjezdu o semestr', pak od té doby, kdy je tento datum doplněn, lze přidávat jen předměty do opačného semestru, než je semestr uvedený v položce 'První semestr příjezdu'.

Výběr předmětů

Obrázek 573. Výběr předmětů. 

Po vyhledání a přidání několika předmětů:

Výběr předmětů

Obrázek 574. Výběr předmětů. 

V této chvíli zadávání ze studentovy strany končí. Student zadal všechny potřebné údaje k jeho žádosti o krátkodobý příjezd — své osobní údaje, informace o vysílající škole, informace o samotném příjezdu i předměty, které by rád studoval. Student se může kdykoliv později přihlásit k aplikaci znovu a údaje upravit.

Přijetí studenta

V tomto okamžiku student udělal vše potřebné k tomu, aby jej naše škola zaregistrovala a věděla o jeho záměru přijet na krátkodobý pobyt. Nyní dochází na procesy, které jsou mimo kontext této nápovědy a tohoto portletu (domluva se studentem, přiřazení studijního programu, osobního čísla, …). Výsledkem je stav, kdy je studentovi přiděleno osobní číslo a studijní program. Poté, co se tak stane, přibude v portletu další záložka Studium s informacemi o přiděleném studiu:

Informace o studiu

Obrázek 575. Informace o studiu. 

Zájemce o krátkodobý pobyt je mezi studenty převeden pomocí formuláře ES0200 Převod ECTS v menu Studenti.

Tisk ECTS dokumentů

Již v této chvíli si student může vytisknout ECTS dokumenty vztahující se k jeho studiu. V seznamu svých příjezdů je u každého příjezdu několik odkazů k tisku:

  • SAF (Student Application Form). Základní informace o studentovi a jeho krátkodobém příjezdu.

  • LA (Learning Agreement). Smlouva o studiu, dokument obsahující mj. seznam předmětů, které si student vybral ke svému studiu.

  • CH-LA (Changes Learning Agreement). Dodatek, smlouva obsahující změny. Viz kapitola o evidenci změn.

  • ToR (Transcript of records). Dokument shrnující studentovo studium na krátkodobém pobytu. Obsahuje studované předměty a hodnocení. Student má možnost si tento dokument vytisknout na konci svého studia (originál mu ovšem vytiskne studijní referentka nebo koordinátor ECTS).

Evidence změn

Systém umožňuje dokonce studentovi evidovat i změny v jeho původním rozhodnutí. Často se může stát, že student si na začátku vybere nějaké předměty, vytiskne si dokument Learning Agreement, který společně s ECTS koordinátory školy podepíše. Poté ale může dojít ke změnám a některé předměty se mohou odebrat či přidat.

U každého předmětu je možno uvést tzv. stav předmětu. Možné stavy jsou normální, přidaný a odebraný. Pokud dojde k odebrání či přidání některých předmětů, student jim v této aplikaci pouze nastaví příslušné stavy a poté si nechá vytisknout dodatek ke smlouvě, tzv. Changes Learning Agreement, ve kterém jsou uvedeny pouze změny — tedy předměty, které byly odebrané či přidané.

Student si může sám změny zaevidovat, vytisknout si dokument a od ECTS koordinátora bude potřebovat pouze jeho podpis na dodatku.

Notifikace zasílané uchazeči

Systém provádí, resp. umožňuje, zasílání notifikací uchazeči.

První notifikace/email je zasílán uchazeči v momentě, kdy podá svou přihlášku skrze el. přihlášku ke krátkodobému studiu. Tato notifikace obsahuje následující informace:

  • Podal přihlášku ke krátkodobému studiu. 

  • Na jakou školu podal přihlášku. 

  • V rámci jakého programu financování přihlášku podal. 

  • Od kdy do kdy je tato mobilita plánována. 

  • E-mail.  Zdůraznění, že se má uchazeč hlásit do aplikace za použitím e-mailu, který použil při první registraci či který mu byl do IS/STAG doručen z vysílající instituce prostřednictvím EWP

Dále se v této první notifikaci zobrazuje i případný text zadáný v parametru ECTS_PRIJEZD_EMAIL1_DOPL_TEXT. Dále také odkaz pro možnost změny v přihlášce ( souvisí s parametrem ECTS_PRIJEZD_URL_NA_PRIHLASKU).

Druhá notifikace/email je zasílán uchazeči v momentě, kdy je uchazeči přiděleno os. číslo studenta, tedy studium. Tato notifikace obsahuje následující informace:

  • Fakulta studia. 

  • Místo výuky. 

  • Studijní program. 

  • Typ studia. 

  • Forma studia. 

  • Obor/kombinaci. 

  • Přidělené os. číslo studenta. 

  • Přidělené pseudorodné číslo a iniciály uchazeče.  Tyto dvě věci jsou součástí notifikace kvůli tomu, aby uchazeč později nezakládal znovu další přihlášku jen kvůli tomu, že zapomene, jak se do té již podané přihlásit.

Dále se v této druhé notifikaci zobrazuje i případný text zadáný v parametru ECTS_PRIJEZD_EMAIL2_DOPL_TEXT. Dále také odkaz pro možnost změny v přihlášce ( souvisí s parametrem ECTS_PRIJEZD_URL_NA_PRIHLASKU).

Poslední skupinou notifikací zasílaných uchazeči/studentovi krátkodobého studia, jejichž text si lze volitelně určit, jsou notifikce případně posílané v momentě dovršení nějakého stavu u příjezdu nebo po průchodu z nějakého stavu příjezdu do jiného stavu u příjezdu - viz obecné možnosti zaslání takovýchto notifikací v nastavení stavů a přechodů mezi stavy v tlustém klientu STAGu.