Student se právě rozhodl, že by rád na naši školu přijel na krátkodobý pobyt prostřednictvím ECTS. Předpokládejme nyní, že se jedná o zahraničního studenta.

Protože naše škola je nositelem ECTS Label, má na svých webových stránkách vystaven tzv. „Information Package and Course Catalog“ (například pro Západočeskou Univerzitu je tento package vystaven na adrese http://ects.zcu.cz). Student si v tomto balíku najde předměty, o které má zájem. Nyní by rád dal nějak naší škole najevo, že se hlásí na krátkodobý pobyt.

Zahraniční student, který si chce podat „přihlášku ke krátkodobému pobytu“, využije aplikaci v sekci Uchazeč — ECTS příjezdy. V případě mobilit v rámci EWP bude v budoucnu většina dat přenesena do IS/STAG přímo z EWP (a uchazeč pouze doplní několik údajů), u jiných typů mobilit vyplňuje uchazeč kompletně přihlášku v aplikaci.

V srpnu 2021 došlo k zásadní změně dlouholetého způsobu ověření uchazeče o krátkodobý pobyt. Do té doby používala aplikace pro ověření přístupu rodné číslo uchazeče a pro kontrolu iniciály jeho jména a příjmení. Tento způsob byl léty prověřen, nicméně ze dvou důvodů byl změněn - prvním z důvodů je v říjnu 2020 provedená tatéž změna v klasické e-přihlášce ke studiu, druhým důvodem je napojení na EWP, kde by proces pak přihlášení uchazeče velmi zkomplikoval.

Přihláška pro krátkodobý pobyt v IS/STAG nyní používá způsob známý z většiny e-shopů - ověření svého "klienta" neprovádí sama, ale důvěřuje nějakému jinému systému, konkrétně běžnému e-mailu. Uchazeč zadá svoji e-mailovou adresu, aplikace na tuto adresu zašle e-mail s potvrzovacím odkazem. Tento odkaz umožní uchazeči následně podání přihlášky i kdykoliv později přístup do aplikace například pro doplnění údajů a podobně.

Až bude v provozu EWP pro Learning Agreement, bude IS/STAG automaticky zakládat záznamy pro příjezdové studenty, jak pro jejich osobní údaje, tak pro jednotlivé pod nimi evidované příjezdy. Uchazeč bude tedy do aplikace přicházet "již k téměř hotovému", bude se po něm chtít doplnit jen několik údajů, které EWP samo o sobě nepřenáší (například "žádost o kolej" a podobně). Identita uchazeče bude namapována právě díky zadanému e-mailu, proto je nutné, aby se uchazeči do systému hlásili tím samým e-mailem, jaký obdrží IS/STAG z EWP.

Obrázek 635. Přihlášení. 

Proces přihlášení a jeho možnosti je identický s přihlášením do modulu klasické e-přihlášky. Pro detailní popis možností i s ukázkami naleznete v dokumentaci ke klasické elektronické přihlášce.

Během přechodné doby (do 31. 12. 2021) bude aplikace na titulní stránce nepřihlášeným uživatelům zobrazovat upozornění o změně přihlašování a ve spodní části zobrazí formulář, kde si mohou uchazeči vyhledat podle pseudorodného kódu a iniciál (tedy podle způsobu přihlášení, který se používal dříve) e-mailovou adresu, kterou dříve zadali do aplikace jako kontaktní adresu a kterou nyní nově musejí použít pro přihlášení.

Obrázek 636. Dočasná pomůcka pro přechod k novému modelu přihlašování. 

Dalším krokem (při prvním přihlášení) je zadání veškerých potřebných osobních údajů studenta. Student musí vyplnit velký formulář, který se mu zobrazí ihned po prvním přihlášení. Teprve po vyplnění a úspěšném uložení je student skutečně v aplikaci zaregistrován. Podle vyplněného jména a příjmení se při dalších přihlášeních určují jeho iniciály.

Obrázek 637. Osobní údaje. 

Jak je vidět v horní části předchozího obrázku, ještě nejsou evidovány žádné příjezdy našeho studenta. Student by rád na naši školu přijel, proto kliknutím na tlačítko přidá nový příjezd. Objeví se nová záložka, kam je třeba zadat základní údaje o tom, odkud student přijíždí.

Obrázek 638. Základní údaje o vysílající škole. 

Po uložení těchto údajů se zobrazí další záložka. V tuto chvíli je již příjezd přidán do systému a je třeba doplnit další údaje o příjezdu.

Obrázek 639. Základní údaje o příjezdu. 

Poté se zobrazí další záložka, kde si uchazeč vybere předměty, které chce na škole ve vybraném akademickém roce studovat. Jak bylo zmíněno na začátku, student si tyto předměty již nalezl v „Information Package and Course Catalog“. V této aplikaci se předpokládá, že student má již předměty vybrány a proto je zde pouze zadává zkratkou katedry a předmětu.

Pravidla přidávání předmětů:

Pokud je příjezd svou délkou jednosemestrový (trvá méně než 180 dní), lze přidávat jen předměty s výukou v semestru odpovídajícímu položce 'První semestr výjezdu'. Pokud je příjezd svou délkou dvousemestrový (trvá déle než 180 dní) a není vyplněna položka 'Datum začátku 2. semestru při prodloužení příjezdu o semestr', tj. jde od počátku o plánovaný dvousemestrový příjezd, pak lze přidávat předměty z libovolného semestru. Pokud je příjezd prodlužován, tj. je dodatečně doplněn datum do položky 'Datum začátku 2. semestru při prodloužení příjezdu o semestr', pak od té doby, kdy je tento datum doplněn, lze přidávat jen předměty do opačného semestru, než je semestr uvedený v položce 'První semestr příjezdu'.

Obrázek 640. Výběr předmětů. 

Po vyhledání a přidání několika předmětů:

Obrázek 641. Výběr předmětů. 

V této chvíli zadávání ze studentovy strany končí. Student zadal všechny potřebné údaje k jeho žádosti o krátkodobý příjezd — své osobní údaje, informace o vysílající škole, informace o samotném příjezdu i předměty, které by rád studoval. Student se může kdykoliv později přihlásit k aplikaci znovu a údaje upravit.

V tomto okamžiku student udělal vše potřebné k tomu, aby jej naše škola zaregistrovala a věděla o jeho záměru přijet na krátkodobý pobyt. Nyní dochází na procesy, které jsou mimo kontext této nápovědy a tohoto portletu (domluva se studentem, přiřazení studijního programu, osobního čísla, …). Výsledkem je stav, kdy je studentovi přiděleno osobní číslo a studijní program. Poté, co se tak stane, přibude v portletu další záložka Studium s informacemi o přiděleném studiu:

Obrázek 642. Informace o studiu. 

Zájemce o krátkodobý pobyt je mezi studenty převeden pomocí formuláře ES0200 „Převod ECTS“ v menu „Studenti“.

Již v této chvíli si student může vytisknout ECTS dokumenty vztahující se k jeho studiu. V seznamu svých příjezdů je u každého příjezdu několik odkazů k tisku:

Systém umožňuje dokonce studentovi evidovat i změny v jeho původním „rozhodnutí“. Často se může stát, že student si na začátku vybere nějaké předměty, vytiskne si dokument Learning Agreement, který společně s ECTS koordinátory školy podepíše. Poté ale může dojít ke změnám a některé předměty se mohou odebrat či přidat.

U každého předmětu je možno uvést tzv. „stav“ předmětu. Možné stavy jsou „normální“, „přidaný“ a „odebraný“. Pokud dojde k odebrání či přidání některých předmětů, student jim v této aplikaci pouze nastaví příslušné stavy a poté si nechá vytisknout dodatek ke smlouvě, tzv. „Changes Learning Agreement“, ve kterém jsou uvedeny pouze změny — tedy předměty, které byly odebrané či přidané.

Student si může sám změny zaevidovat, vytisknout si dokument a od ECTS koordinátora bude potřebovat pouze jeho podpis na dodatku.

Systém provádí, resp. umožňuje, zasílání notifikací uchazeči.

První notifikace/email je zasílán uchazeči v momentě, kdy podá svou přihlášku skrze el. přihlášku ke krátkodobému studiu. Tato notifikace obsahuje následující informace:

Dále se v této první notifikaci zobrazuje i případný text zadáný v parametru ECTS_PRIJEZD_EMAIL1_DOPL_TEXT. Dále také odkaz pro možnost změny v přihlášce ( souvisí s parametrem ECTS_PRIJEZD_URL_NA_PRIHLASKU).

Druhá notifikace/email je zasílán uchazeči v momentě, kdy je uchazeči přiděleno os. číslo studenta, tedy studium. Tato notifikace obsahuje následující informace:

Dále se v této druhé notifikaci zobrazuje i případný text zadáný v parametru ECTS_PRIJEZD_EMAIL2_DOPL_TEXT. Dále také odkaz pro možnost změny v přihlášce ( souvisí s parametrem ECTS_PRIJEZD_URL_NA_PRIHLASKU).

Poslední skupinou notifikací zasílaných uchazeči/studentovi krátkodobého studia, jejichž text si lze volitelně určit, jsou notifikce případně posílané v momentě dovršení nějakého stavu u příjezdu nebo po průchodu z nějakého stavu příjezdu do jiného stavu u příjezdu - viz obecné možnosti zaslání takovýchto notifikací v nastavení stavů a přechodů mezi stavy v tlustém klientu STAGu.