Hromadná korespondence pro přijímací řízení (HK0020)

Popis

Formulář umožňuje vygenerovat ze šablon DOC dokumenty hromadné korespondence

Ovládání

Na začátku můžete zvolit jednu ze záložek pro výběr seznamu uchazečů, v první záložce musíte nastavit parametry výběru, ve druhé záložce jsou uložené výstupy s konkrétnímu hodnotami parametrů.

Záložka "Výběr výstupu"

Zvolte si požadovaný výstup, zaškrtněte šablony, jejichž výstup chcete generovat a nastavte parametry výstupu. Pak klikněte na tlačítko Vybrat uchazeče dle parametrů výstupu. Ve spodní části zaškrtněte uchazeče, pro které chcete dokumenty vygenerovat a klikněte na tlačítko Generování dokumentů. Po dokončení generování se automaticky otevřou vygenerované soubory ve Wordu. Důležité: před dalším generováním je nutné tyto soubory uzavřít, jinak následné generování neproběhne správně!

Tlačítko Web-gener. umožňuje provést generování dokumentů v externím serverovém modulu hromadné korespondence. Tlačítko je přístupné pouze při nastaveném parametru HK_WEB na A. Vygenerované dokumenty se zobrazují v portálu IS/STAG na záložce Reporty. Bližší informace lze získat na Externí systém pro zpracování HK

Pro roli Studijní referentka se zobrazují všechny šablony určené pro její fakultu a všechny obecné šablony (položka Pro fakultu je prázdná), pro roli Administrátor a Prorektor se zobrazují všechny šablony.

Další možnosti

kliknutím na tlačítko Vzor si lze stáhnout vzorový datový soubor, který obsahuje vzorová data a zejména názvy položek, které jsou potřebné pro vytváření vlastních šablon
kliknutím na tlačítko Uložit si lze stáhnout příslušnou šablonu pro MSWord
vytvořenou vlastní šablonu lze přidat k danému výstupu po kliknutí na tlačítko Přidat šablonu
Aktuální nastavení parametrů pro opakované použití lze uložit po kliknutí na tlačítko Uložit nastavení; pod zadaným názvem potom najdete tento výstup v druhé záložce Výběr uloženého výstupu.

Záložka "Výběr uloženého výstupu"

Zde se zobrazují výstupy, které jste si uložili na záložce Výběr výstupu. Hodnoty parametrů můžete libovolně měnit a ukládat, lze nastavit i pořadí zobrazení parametrů. Další postup je stejný jako u první záložky. Je možné odškrtnout šablony, pro které nechcete výstup generovat. Šablony je možné i smazat.

Popis vybraných parametrů

Nastavit datum pozvánky: Při nastavení na hodnotu A se vyberou záznamy se všemi nepozvanými termíny, kde nějaký termín (hlavní či předmětový) odpovídá hodnotám parametrů Popis termínu a Datum termínu. Případné nastavení parametrů Pozvánka odeslána a Datum pozvánky se v tomto případě ignoruje. Zároveň se u všech vybraných nepozvaných termínů nastaví datum pozvánky.
Jen předmětové termíny dle filtru: Použití pro záznamové archy - nastavením na hodnotu A se vybere pouze ten předmětový termín, který odpovídá hodnotám parametrů Popis termínu a Datum termínu. Používá se při nastavení parametru Nastavit datum pozvánky=N.

Možnosti zaškrtnutí

Výstup do spisové služby zaškrtněte, pokud generované dokumenty mají jít do spisové služby. V datovém souboru se vygeneruje číslo spisu, jednací, písemnosti a vypravení. Pokud vzniknou při komunikaci se spisovou službou problémy, budete na to na konci generování upozorněni a seznam záznamů, u kterých došlo k problému spolu s chybovou hláškou najdete ve Vašem TEMP adresáři v souboru chyby_ss.txt

Jen datový XLS soubor zaškrtněte, pokud nechcete generovat dokumenty a zajímá Vás pouze zdroj dat. Vygenerovaný datový soubor se automaticky otevře v Excelu a uložený je v TEMP adresáři jako dopis.xls.

Seznam položek výstupního souboru a jejich popis najdete na portálu v Sekci IS/STAG -> Parametry STAGu (S049).

Použití čárového kódu v šablonách

V šablonách hromadné korespondence je možné použít i čárové kódy, konkrétně typ Code 128. Pro použití čárového kódu je nutné mít instalované speciální písmo ve Windows, které má označení Code128bWinLarge. Výstupní datový soubor je v kódování UTF-8 právě kvůli položkám pro zobrazení čárového kódu.

V datových výstupních souborech máte k dispozici pro použití čárového kodu tato políčka:

UCHID_BARCODE - oborové číslo uchazeče ve formátu pro použití fontu čárového kódu
CP_BARCODE - číslo písemnosti ve formátu pro použití fontu čárového kódu
CV_BARCODE - číslo vypravení ve formátu pro použití fontu čárového kódu

Pro použití čárového kódu je pak nutné do šablony vložit toto pole zdroje dat a pro toto políčko změnit font na výše uvedený Code128bWinLarge.

Poznámky

Generování dokumentů bylo testováno pro verze MS Office 2003, 2007, 2010. Pro úspěšné generování dokumentů musí být ve Wordu povoleno spouštění maker.