Administrace běhu akademického roku

V této kapitole probereme několik základních operací, které musí studijní referáty vyřizovat v průběhu akademického roku.

Nastavení přerušení

Postup při zadání přerušení je následující: Vybereme studujícího studenta, který chce přerušit studium. Do levého dolního rámečku napíšeme datum přerušení (od/do) , přerušení studia je nastaveno. Vidíme, že student má stav Přerušil . Obdobně postupujeme při ukončení přerušení - do políčka Nástup. po přer. zadáme datum nástupu studenta po přerušení. Tím se stav změní opět na Studuje.

Při přerušení se studentovi všechny nesplněné předměty automaticky překlopí do stavu Odložen. Pokud má student přerušeno více let, pak je nutné tyto předměty překopírovat při vytváření záznamu pro nový akademický rok i do tohoto nového roku. Při návratu studenta z přerušení se pak naopak všechny odložené předměty překlopí do stavu Nesplněn. Toto překlápění (Odložen x Nesplněn) je možné ovlivňovat též zaškrtávacím políčkem Přeruš ZS a Přeruš LS. Tato políčka se automaticky zaškrtávají podle toho, do jakého semestru datum začátku přerušení resp. nástupu po přerušení spadají, nicméně lze je zaškrtnou či odškrtnou i přímo - tím se předměty překlopí z jednoho stavu do druhého i v případě, že datum začátku přerušení resp. nástupu po přerušení nespadají do příslušného semestru (používá se zpravidla při přerušování na hraně semestrů).

Změna oboru

Pokud student během svého studia mění studijní obor, pak je nutné použít formulář ES0030 - Změna oboru v menu Studenti a podmenu Změna programu nebo oboru. Na rozdíl od změny programu popsané níže se v tomto případě nemění osobní číslo studenta, jedná se stále o jedno studium.

Obdobnou funkčnost má též formulář ES0070 Změna oboru jednotlivce v menu Studenti a podmenu Změna programu nebo oboru.

Změna programu

Pokud student během svého studia mění studijní program, pak je nutné použít formulář ES0040 - Změna programu v menu Studenti a podmenu Změna programu nebo oboru. V tomto případě ale jde již o ukončení stávajícího studia a zápis do studia nového. Výjimkou je změna formy studia, kdy se původní studium ukončí kódem 9 a do systému se automaticky zaznamená vazba mezi původní a novou formou. V případě, že administrátor systému nastaví parametr MATRIKA_KONVERZE_FORMY na hodnotu A, se pak tato změna formy vykazuje jako jedno studium i do centrální matriky studentů (SIMS).

Obdobnou funkčnost má též formulář ES0170 - Změna programu jednotlivce v menu Studenti a podmenu Změna programu nebo oboru.

Přesun předmětů při změně programu

Při změně programu zpravidla chceme studentovi uznat část předchozího studia. K tomu slouží formulář ES0190 - Přesun předmětů mezi os. čísly studenta v menu Studenti. Jednotlivé předměty můžeme kopírovat jako uznané nebo splněné, případně nesplněné.

Studentská konta

Studijní referentka také může spravovat studentská konta pro přístup do IS/STAG všech studentů své fakulty. Vzhledem k tomu, že studentské konto je vytvořeno automaticky při zápisu do studia a je automaticky zrušeno při ukončení studia, tak se správa studentských kont týká prakticky pouze případů zapomenutého hesla (na ZČU však toto zajišťuje Helpdesk CIV) nebo rozdělení studentů do skupin pro předzápis. O tom pojednává kapitola Předzápis. Změna hesla případně ruční vytvoření či zrušení studentského konta se provádí ve formuláři ES0050 - Studentská konta v menu Studenti. Též je možné se do tohoto formuláře prokliknout přímo z evidenční karty studenta tlačítkem Konto. Změnu hesla je pak možné provést po kliknutí na tlačítko Změna hesla, vytvoření či zrušení konta se provede zaškrtnutím příslušného políčka ve sloupečku Konto.

Seznam studentů s osobními údaji

Další důležitou operací jsou tisky seznamů podle nejrůznějších parametrů a k nejrůznějším účelům. První možností je sestava GST_SEZA - Seznam studentů s osobními údaji v menu Studenti. Ve formuláři parametrů vybereme, jaké studenty chceme vytisknout, případně jaké u nich chceme vytisknout položky . A takto výsledná sestava vypadá.

Seznam studentů obecný

Další možností je sestava GST_SEZO - Seznam studentů obecný v menu Studenti. Ve formuláři parametrů opět vybereme, jaké studenty chceme vytisknout, případně jaké u nich chceme vytisknout položky .

Seznam studentů do souboru

Poslední možností je sestava pro hromadnou korespondenci pro MS Word, kterou najdeme jako tiskovou sestavu ZST_SEZO - Seznam studentů do souboru v menu Studenti. Soubor, který tato sestava vygeneruje, je pak možné použít jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci v MS Word nebo je možné jej načíst jako tabulku do MS Excel.

Adresní štítky

Pokud potřebujeme vytisknout adresní štítky, najdeme v menu Studenti podmenu Adresní štítky. Zde máme čtyři možnosti: sestavu G_STITK2 - Adresní štítky dvousloupcově - graficky, Z_STITK_2 - Adresní štítky dvousloupcově - soubor a Z_STITK_1 - Adresní štítky jednosloupcově - soubor a Poštovní podací arch. Grafickou sestavu je možné rovnou odeslat na tiskárnu k vytištění, sestavy znakové se uloží na pevný disk ve formě souboru.

Přihlášení studijní referentky do portálu jako student

Na tomto místě též zmíníme přihlášení studijní referentky do portálu a možnost přepnutí své identity do identity studenta. Pak je možné v portále vidět přesně to, co tam vidí student, není však možné zde cokoliv měnit.