Webová Hromadná korespondence v IS/STAG

Nový modul (cca od října 2019) pro hromadnou korespondenci doplňuje, případně zcela nahrazuje původní starší způsob, který využíval aplikace MS Excel a MS Word nainstalované na klientské stanice. Celá práce s dokumenty probíhá na webu, pouze v případě nutnosti úpravy jendotlivého dokumentu je použit MS Word (nicméně je spuštěn z webové stránky). V případě, kdy chcete dokumenty zasílat elektronicky (jako PDF) do spisové služby či je ještě pak například elektronicky podepisovat, jedná se o preferovanou volbu.

Důležité informace pro fungování modulu

• Modul byl vyvinut a je provozován externí firmou - za instalaci, správu a provoz nezodpovídá tým vývojářů IS/STAG. Další informace viz níže.
• Systém podporuje pouze šablony ve formátu .DOCX (tj. pozor, nepodporuje starší formát .DOC). Obvykle stačí pouze v některé z novějších verzí MS Wordu soubor se šablonou otevřít a zvolit "Uložit jako" a zvolit typ souboru "Dokument aplikace Word". Tento nový soubor s příponou .docx následně ve formuláři HK0010 nahrát do IS/STAG a začít používat.
• Pro možnost otevírat a upravovat dokumenty z webu přímo v MS Word je nutné:
  • na klientských stanicích je podporována standardní instalace aplikace MS Word z balíku Office 2010, Office 2013 a Office 2016.
  • mít v počítači nainstalovánu pomocnou aplikaci "ProxioTvorbaDokumentu.msi", která je k dispozici od dodavatele aplikace.
  • MS Word 2016 bohužel obsahuje chybu při práci s dokumentem v takzvaném "chráněném zobrazení". Použití "chráněného zobrazení" je možné v možnostech aplikace Word pro soubory pocházející z internetu vypnout (Centrum zabezpečení → Chráněné zobrazení). Doporučené řešení je však zařadit URL aplikace STAGD na klientských stanicích mezi důvěryhodné servery. To lze provést v nastavení Internet Exploreru v okně "Možnosti internetu" na kartě "Zabezpečení", kde lze přidat důvěryhodný web (přidejte tedy typicky web https://stag-doc.SKOLA.cz

Popis formuláře HK0010

Před použitím hromadné korespondence si pozorně přečtěte ovládání hlavního formuláře HK0010. V případě nového modulu pro hromadnou korespondenci se s formulářem pracujte úplně stejně jako dříve, pouze musíte pro vlastní vygenerování dokumentů použít tlačítko "Web-generování":

Modul pro reporty v portálu IS/STAG

Portálový reportovací modul umístěný v sekci Studium / IS/STAG / Reporty je taktéž připraven ke spolupráci s modulem externí hromadné korespondence. Reportovací nástroj totiž dokáže vytvářet reporty nejen v technologiích Jasper a TeX (kde jsou šablony připraveny vývojovým týmem IS/STAG a jsou sice do různé míry parametrizovatelné, ale neměnné), ale u vhodných jednodušších výstupů lze využít i vlastní šablonu DOCX ve Wordu. Tato možnost se v praxi začíná používat na podzím 2021 a prototypová implementace je aplikace pro tvorbu strukturovaných posudků k vysokoškolským kvalifikačním pracím. Další využití se bude objevovat v budoucnu.

Popis externí aplikace

Po vygenerování dokumentů ve formulářích IS/STAG by se měl spustit internetový prohlížeč do portálu IS/STAG na záložku IS/STAG - Reporty - Hromadná korespondence. A okamžitě by se měla v novém okně otevřít externí aplikace se seznamem dávek, které jste vy (váš IS/STAG uživatel) do aplikace zasílal. Jako první shora by tedy měla být Vámi právě zaslaná dávka. Pokud se okno samo neotevře, klikněte v portálové aplikaci na příslušný odkaz "Vstup do externí aplikace".

Seznam dávek:

Po výběru dávky jsou zobrazeny jednotlivé dokumenty a stav jejich zpracování aplikací. Aplikace všechny dokumenty okamžitě zpracovává a převádí do formátu PDF, lze si je okamžitě prohlédnout kliknutím na ikonku "oka":

Prohlížeč vygenerovaných dokumentů umožňuje procházet jednotlivé dokumenty, stahovat si jednotlivě PDF soubory a případně kliknout na označenou ikonu Wordu. Tím se otevře v počítači MS Word, zobrazí zdrojový dokument a umožní jej uživateli upravit:

Po uložení dokumentu ve Wordu (či stisknutím Ctrl-S) dojde k uložení dokumentu nikoliv do počítače uživatele, ale zpět do webové aplikace, která by po několika vteřinách měla náhled PDF přegenerovat tak, aby reflektoval provedené změny:

Po zkontrolování vygenerovaných dokumentů lze pokračovat několika způsoby - podle potřeby a toho, jak má škola celý systém nakonfigurován i v souvislosti se spisovou službou:

• Na hlavní stránce s dokumenty je možné je v pravém horním rohu stáhnout všechny hromadně jako jedno velké PDF či jako ZIP jednotlivých PDF souborů do počítače.
• Na tomtéž místě lze kliknout na tlačítko "Dokončit", což (v závoslosti na situaci) ukončí aktuální dávku.
  • V případě, že je IS/STAG propojen se spisovou a patřičně nakonfigurován a pokud bylo ve formuláři hromadné korespondence zvoleno, že se dokumenty nemají podepisovat a že se mají poslat do spisové služby, dojde k přeposlání PDF souborů do spisovky - uloží se jako přílohy k záznamům o písemnostem (záznamy o písemnostech vznikly už v okamžiku generování dat ve formuláři HK0010)
  • V případě, že bylo zvoleno elektronické podepisování dokumentů, jsou tyto převedeny do druhého modulu aplikace - do modulu pro elektronické podepisování. Popis modulu je na samostatné stránce.
  • V případě, že není nic z předchozího, jsou dokumenty z modulu odstraněny a dávka je ukončena. Tj. v takovém případě je potřeba, aby si uživatelé před dokončneím dávky soubory stáhli do počítače.

Náležitosti objednávky aplikace Hromadné korespondence na úrovni serveru

Popisovaný externí modul pro hromadnou korespondenci vyvinula a provozuje firma Marbes Consulting s.r.o. Chcete-li tento modul používat, přečtěte si (jako administrátoři IS/STAG) detailní technickou dokumentaci na této stránce a postupujte podle ní. Kontaktní informace na firmu Marbes jsou zde:

Dodavatel: MARBES CONSULTING s. r. o., Brojova 16, 326 00 Plzeň, IČ: 252 12 079, DIČ: CZ252 12 079, https://www.marbes.cz/kontakt

Text objednávky: „Objednáváme u Vás implementaci modulu PROXIO-DOK pro tvorbu hromadné korespondence a modulu PROXIO-SIGN pro přípravu a vytváření elektronických podpisů.". Pokud by některá škola potřebovala text objednávky jiný, je možné se samozřejmě dohodnout na specifickém znění.

Cena implementace je dle dohody s firmou Marbes, cena zahrnuje multilicenci pro neomezený počet uživatelů.

Objednávku je nejlépe směřovat na Michala Karvánka: michal.karvanek@marbes.cz