Hromadná korespondence v IS/STAG

Tato stránka popisuje použití hromadné korespondence přes aplikaci Microsoft Word a její podporu v IS/STAG.

Od roku 2019 je v IS/STAG možno využít i novou webovou hromadnou korespondenci, jejíž popis naleznete na druhé stránce zde.

Abstract

V IS/STAG se i před zavedením tohoto nového modulu hromadná korespondence používala. Studijní referentka si spustila příslušnou sestavu IS/STAG a systém jí místo zobrazeného texu na obrazovce uložil na předem definované místo na PC studijní referenky (např. do adresáře D:\TEMP) soubor dat o studentech či uchazečích, kde jednotlivé položky byly odděleny znakem '#'. Potom si studijní referentka otevřela aplikaci MS Word. Vyhledala si příslušný soubor s šablonou rozhodnutí s připravenými atributy hromadné korespondence. Poté si v MS Word spustila postup propojování hromadné korespondence a postupnými kroky spojila šablonu se souborem dat a tak vznikla jednotlivá rozhodnutí seřazená v jednom dokumentu za sebou. Pokud si studijní referenka chtěla ještě vytisknout i adresní štítky, mohla využít stejný soubor dat, jen vzít jinou šablonu a celou operaci zopakovat. Pokud chtěla ještě seznam studentů, kterým dopisy vytiskla, mohla využít stejný soubor dat, jen opět jinou šablonu a celou operaci zase zopakovala.

Tyto operace studijní referentky jsme chtěli odstranit - otevírání MS Word, vyhledávání šablony pro tisk, vyhledávání souboru dat, spojování šablony a dat. Chtěli jsme dát studijní referentce možnost si k určité sestavě do IS/STAG vložit různé šablony pro rozhodnutí, pro adresní štítky či souhrný seznam a po vyfiltrování studentů, kterým se má rozhodnutí vytisknout, aby systém sám otevřel příslušný počet aplikací MS Word a v každé z nich jednu šablonu (rozhodnutí, adresní štítky, seznamy atd.) již spojenou s daty. A protože se dá předpokládat, že studijní referentka bude stejnou operaci v budoucnu opakovat a musela by si znovu zadávat filtr na výběr studentů a označovat, které šablony se mají otevřít, tak jí dáváme možnost si své nastavení (filtru na studenty a výběr šablon) uložit pod jí určeným názvem a příště ho znovu otevřít. Studijní referentka může mít uloženo více nastavení.

Protože v mnoha případech jde o rozhodnutí předávaná či zasílaná studentům, budou tato registrovaná i ve spisové službě. Při generování dokumentů je tedy možno zvolit, zda zároveň mají být metadata o tisknutých dokumentech vložena do spisové služby. Pokud uživatel zvolí generování metadat do spisové služby, systém ještě před otevřením aplikací MS Word zavolá příslušnou spisovou službu, kde uloží informace o každé písemnosti do příslušného studentova spisu a získá zpět číslo jednací az jedinečné číslo písemnosti ve spisové službě. Tyto údaje poskytne do výstupu do MS Word. Tj. v rozhodnutí je možné zobrazit i číslo jednací a jednoznačný identifikátor písemnosti je možné vytisknout ve formě čárového kódu a tak ulehčit studijní referentce práci při pozdějším pořizování binárního obrazu (naskenovaného dokumentu) do spisové služby tak, jak to požaduje zákon 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě.

Popis formuláře HK0010

Před použitím hromadné korespondence si pozorně přečtěte ovládání hlavního formuláře HK0010.

Nutné náležitosti šablon

Dokumenty sloužící jako šablony hromadné koresponendence musí obsahovat sadu maker VBA, která zajistí automatické spuštění procesu hromadné korespondence. Tato makra jsou k dispozici v aplikaci IS/STAG, v běžné distribuci a podléhají automatické aktualizaci. Způsob, jakým lze dosáhnout správného dokumentu pro hromadnou korespondenci je následující:

Jedná-li se o prázdný dokument, tedy novou (budoucí) šablonu hromadné korespondence, lze tuto šablonu stáhnout z běžné distribuce, standardně v adresáři a_stag2, případně je možné stáhnout ji z tohoto místa, z odkazů uvedených níže. Je nutné
1. rozbalit soubor SablonyHK.zip umístěný v aplikačním adresáři (adresář s aplikací IS/STAG, nejčastěji se jmenuje a_stag2).
2. ze vzniklého adresáře SablonyHK použít požadovanou šablonu, ze které vznikne dokument daného typu. Pro MS Office 2003 a nižší se použije šablona SablonaHK.dot, pro MS Office 2007 a vyšší lze použít šablonu SablonaHK.dotm .
Pokud jde o již existující šablonu, která má být zařazena do systému IS/STAG, pak je nutné implementovat VBA modul, který je též součástí adresáře SablonyHK. Modul je uložen v souboru Library.bas (pro stažení klikněte na tento odkaz pravým tlačítkem myši a z kontextové nabídky vyberte volbu "Uložit odkaz jako..."). Je nutné:
1. otevřít existující soubor se šablonou hromadné korespondence. Pravděpodobně bude mít příponu .doc v případě MS Office 2003 nebo .docx (.docm) v případě MS Office 2007 a vyššího.
2. otevřít Editor maker VBA stiskem kombinace tlačítek Alt-F11 na klávesnici (to naštěstí platí ve všech verzích MS Office stejně).
3. provést import maker ze souboru Library.bas následujícím postupem:
  1. v levém pruhu Editoru maker VBA, v seznamu projektů umístěných v dokumentu, vybrat projekt se jménem aktuální šablony hromadné korespondence.
  2. kliknout na tomto projektu pravým tlačítkem myši, čímž se otevře kontextové menu. V něm je nutné zvolit funkci Import File....
  3. funkce Import File... otevře dialogové okno pro výběr zdrojového souboru maker. Tím je náš soubor Library.bas, na který je třeba navigovat výběr.
  4. po úspěšné volbě zdrojového souboru se provede samotný import, v projektu se zřídí (pokud ještě neexistuje) nová složka Modules a v ní se objeví modul nazvaný Library.

Tím je dokument se šablonou hromadné korespondence řádně uzpůsoben pro použití v IS/STAG.

Čárové kódy v šablonách

V šablonách hromadné korespondence je možné použít i čárové kódy, konkrétně typ Code 128. Pro použití čárového kódu je nutné mít instalované speciální písmo ve Windows, které má označení Code128bWinLarge. Instalaci písma lze provést aplikováním jednorázové kumulativní aktualizace umístěné v utilitě MacroSec.exe, která je uložena v aplikačním adresáři IS/STAG a je součástí běžné distribuce. Další možností je provést implementaci servisního balíku StagSP.exe, jež lze stáhnout zde (přístup na stránku vyžaduje administrátorské jméno a heslo).

Podrobnější informace o použití čárových kódů ve výstupních sestavách IS/STAG jsou zde.

Pro použití čárového kódu je pak nutné do šablony specifikovat konkrétní pole zdroje dat obsahující text čárového kódu a převést tento text do výše zmíněného písma. Ve zdrojích dat máte k dispozici pro použití čárového kodu standardně dvě políčka:

OC_BARCODE - osobní číslo
CP_BARCODE - číslo písemnosti