Použití čárových kódů v dokumentech MicroSoft Word

Dokumenty Microsoft®Word® jako forma výstupu z IS/STAG se používají zejména při komunikaci univerzity se studenty nebo uchazeči prostřednictvím systému hromadné korespondence, přičemž čárové kódy se mohou objevit na samotných dopisech, obálkách nebo seznamech pro poštu. Mohou však být použity i mimo uvedený způsob v samostatných dokumentech založených na MS Wordu.

Verze MS Wordu je omezena pro verze 2000 a vyšší, v současné chvíli je to 2010. Bezchybný provoz byl ověřen na verzích 2003 a 2007.

Podmínky pro použití

• ve Windows® musí být instalovány následující fonty:
  
  • CarovyKod.ttf
  • Code128bWin.ttf nebo Code128bWinLarge.ttf
  • OCR-B_10_Pitch_BT.ttf
• musí existovat vstupní dokument s příponou .DOC (.DOCX). Může to být i šablona .DOT (.DOTX), případně šablona hromadné korespondence.
• do vstupního dokumentu musí být importovány moduly VBA s knihovnou procedur a funkcí Visual Basic for Application. Tyto moduly se jmenují NewMacros.bas a Code128Utils.bas. Přítomnost modulů lze ověřit otevřením Editoru jazyka Visual Basic (klávesa Alt+F11).
  Aby se tato operace nemusela opakovat pro každý nový dokument, lze uvažovat o zařazení těchto modulů do obecné šablony (Normal.dot), v takovém případě budou v novém dokumentu přítomny automaticky. Jestliže se zároveň do obecné šablony zařadí i způsob aktivace, hrozí riziko nechtěného použití konverze na texty, které nemají být konvertovány v jiných dokumentech.
• ve výše uvedených modulech jsou definovány procedury a funkce pro zpracování čárových kódů a taktéž dvě koncová makra, která je třeba “zveřejnit” jedním ze způsobů uvedených dále. Makra se jmenují
  
  • ToEAN8All ... makro provede konverzi všech řetězců v textu dokumentu, které jsou napsány písmem Curier New velikosti 10 na čárový kód EAN8. Řetězec musí odpovídat číslu, ve kterém je maximálně 7 cifer. Pokud některý řetězec nevyhovuje předchozí podmínce, otevře se okno s varovnou zprávou a řetězec se změní na velikost písma 11.
  • ToCode128All ... konvertuje všechny řetězce napsané písmem Curier New velikosti 9 na čárový kód Code128. Automaticky vynechá všechny znaky, které mají ASCII kód větší než 128.
  Jedno nebo obě uvedená makra se pak mohou v dokumentu spouštět, pokud je nastaven jeden ze způsobů spuštění, nebo jejich kombinace:
  1. Zařazením do nabídky - menu.
  2. Zařazením do některého (nebo nového) nástrojového pruhu.
  3. Přiřazením klávesové zkratky.
  
  V dokumentu se pak po aktivaci příslušného makra provedou konverze řetězců vhodně zformátovaných na čárové kódy daného typu, a to v celém dokumentu.

 Přiřazení klávesové zkratky makru v MS Word 2003

Jedním ze způsobů, jak zpřístupnit provedení makra v editoru MS Word 2003, je přiřazení klávesové zkratky danému makru. Tento postup odpovídá přibližně způsobu, jakým to lze provést až do verze 2003, u vyšších verzí (2007, 2010), to probíhá poněkud odlišným způsobem. Postup přiřazení klávesové zkratky je následující:

1. otevřete příslušný dokument MS Word 2003.
2. pokud daný dokument doposud neobsahuje patřičná makra, je třeba je nejprve importovat:
   - otevřít editor Visual Basicu klávesou Alt+F11 nebo menu Nástroje -> Makro -> Editor jazyka Visual Basic
   - na levé straně je zobrazen strom projektu stejného jména jako má dokument (projektů zde může být více, je třeba zvolit ten správný). Klikněte pravým tlačítkem myši na názvu projektu, otevře se kontextové menu, kde zvolíte funkci Import File..., v následném dialogu vyberte soubory Code128Utils.bas a NewMacros.bas a stiskněte OK. Tím se provede zařazení daných definicí maker do šablony dokumentu a Editor jazyka Visual Basic můžete uzavřít.
3. obsahuje-li dokument patřičná makra, je možné přistoupit k přiřazení klávesové zkratky jednomu (nebo oběma) výše uvedenému makru. Klávesovou zkratku je třeba volit obezřetně, neboť většina těch nejběžnějších a nejjednodušších (např. funkční klávesy F1 až F12 a jejich kombinace s klávesami Alt a Ctrl) jsou již obsazena (aktuální přiřazení je u každé nově přiřazované klávesové zkratky vidět v poli Aktuální přiřazení hned pod polem Aktuální zkratky). Standardní přiřazení lze samozřejmě změnit a využít zkratku pro sebe, ale v zásadě to není příliš doporučitelný postup.
4. V menu Nástroje -> Vlastní... zvolte záložku (kartu) Možnosti a na ní tlačítko Klávesnice... dole
   
   
   
   Otevře se dialogové okno pro přiřazování klávesových zkratek. V poli Kategorie vyberte Makra, v poli Změny uložit do vyberte aktuální dokument (nikoliv šablonu Normal.dot) a v poli Makra pak jedno z maker ToCode128All nebo ToEAN8All.
   
   
   
   V poli Aktuální klávesy jsou zobrazeny všechny klávesové zkratky doposud přiřazené danému makru. Můžete přiřadit další nebo stávající nejprve odebrat (kliknutím na požadovanou klávesovou zkratku a stiskem tlačítka Odebrat). Přiřazení se provede tak, že kliknete do pole Stiskněte klávesovou zkratku a poté stisknete tu klávesu, ev. kombinaci kláves, kterou chcete danému makru přiřadit, a následně stiskněte tlačítko Přiřadit. Zvolená klávesová kombinace by se měla objevit v poli Aktuální klávesy, čímž je operace dokončena.