Elektronické podepisování (nejen) v IS/STAG

Nový modul (v produkci dostupný cca od října 2019) pro elektronické podepisování PDF dokumentů dodala firma Marbes Consulting, modul byl vytvořen v rámci CRP 2018 a jako takový je tudíž dostupný všem vysokým školám, které se daného CRP účastnily (což byly všechny velké vysoké školy). Modul byl navržen tak, aby mohl sloužit jako centrální podepisovací aplikace na dané škole - tedy aby nesloužil pouze pro podepisování dokumentů vzniklých v IS/STAG, ale i pro podepisování libovolných jiných - vzniklých v jiných systémech či zaslaných přes GUI aplikace uživatelem ručně.

Důležité informace pro fungování modulu

• Modul sám o sobě není typicky napojen na žádné autentizační/autorizační systémy zákazníků. Informace o uživatelích jsou zasílány vždy při vytváření dávky externím systémem - tj. aplikace byla takto navržena proto, aby byla alespoň ze začátku snadno zapojitelná do infrastruktury libovolné školy.
  • Bude-li v budoucnu potřeba aplikaci napojit na nějaké systémy škol (např. LDAP/AD/Shibboleth), může se to řešit později (aktuálně - září 2021 - je řešeno napojení na Shibboleth, objednáno JČU).
• Pro možnost elektronického podepisování (tj. především z důvodu přístupu k hardwaru podepisovacích kličenek či k Windows API k tomu určenému) je třeba:
  
  • mít v počítači nainstalovánu pomocnou aplikaci ProxioTvorbaDokumentu, kterou Vám dodá dodavatel Marbes Consulting. Jedná se o tu samou aplikaci, která je potřeba i pro použití modulu hromadné korespondence (tj. stačí Vám jedna aplikace na obojí).
  • v případě, že podepisování bude probíhat přes HSM modul (služba CESNET RemSig), není aplikace potřeba.

Popis formuláře HK0010

Před použitím hromadné korespondence si pozorně přečtěte ovládání hlavního formuláře HK0010. Chcete-li využít možnost elektronického podepisování, je třeba zároveň použít nový modul pro tvorbu hromadné korespondence. Chcete-li, aby po vytvoření dokumentů v novém modulu hromadné korespondence došlo i k následnému automatickému přenosu PDF souborů do podepisovacího modulu, nastavte si v HK0010 možnosti týkající se elektronického podepisování:

Popis portálového modulu pro tvorbu reportů

Od září 2021 je k dispozici funkcionalita elektronického podepisování i přímo z modulu reportů v portálu IS/STAG. Je tedy k dispozici pro jakékoliv PDF výstupy, které jsou v tomto modulu k dispozici. Detailní popis možností je k dispozoci v sekci s nápovědou tohoto modulu.

Popis externí aplikace

Po vygenerování dokumentů ve formulářích IS/STAG bude nejprve probíhat práce v modulu na tvorbu hromadné korespondence jako je popsáno zde. Jakmile práci v tomto modulu dokončíte, kliknete v pravém horním rohu na tlačítko Dokončit:

V této chvíli dojde k přenesení vytvořených PDF dokumentů do druhého modulu - do modulu pro elektronické podepisování:

Uživatelské role v modulu pro podepisování

V modulu pro elektronické podepisování může přihlášený uživatel vystupovat ve dvou rolích:

• Zpracovatel - uživatel, který dokumenty připravuje a spravuje (typicky studijní referentka, asistentka děkana, ...)
• Podepisující - uživatel, který dostává "na svůj stůl" dokumenty připravené k podpisu.

Zpracovatel je tedy ten uživatel, který typicky použil formulář HK0010, následně vytvořil hromadné dokumenty a dávku dokončil. Pokud se tento uživatel následně do podepisovacího modulu podívá, uvidí seznam dávek, který on do modulu zaslal k podpisu a má možnost s nimi pracovat (například změnit podepisujícího uživatele, pokud například děkan není k dispozici). Ale samotné podepisování dokumentů musí provést uživatel, kterého zpracovatel určil v HK0010.

Podepisující uživatel by měl od aplikace dostat mailovou notifikaci (na email, který je u něj veden v IS/STAG), že má v aplikaci nějaké dokumenty k podpisu. Následně musí podepisující využije portál IS/STAG, který mu zprostředkuje vstup do podepisovací aplikace - v sekci IS/STAG / Reporty / Elektronické podepisování:

Portál IS/STAG zajistí pro uživatele přístup do podepisovací aplikace a přesměruje jeho prohlížeč na její adresu, kde vidí uživatel seznam nevyřízených požadavků na podepsání:

Může si prohlédnout jednotlivé PDF soubory přímo v prohlížeči a následně je buď jednotlivě či hromadně podepsat a nebo lze dokumenty jednotlivě/hromadně odmítnout v případě, že podepsat nechce.

Chce-li uživatel podepsat, zobrazí se volba certifikátu (v tu chvíli je tedy třeba, aby jakýkoliv hardwarový/softwarový certifikát byl k počítači připojen tak, jak má být):

V případě hromadného podepisování je třeba počítat s tím, že podepisování dokumentů začne probíhat "na pozadí", tj. apliakce v tu chvíli vypadá, jako že se nic neděje, ale ve skutečnosti probíhá podepisování postupně všech dokumentů. U běžných hardwarových USB tokenů trvá podpis běžného PDF řádově 5-10 vteřin, tj. podepsání například stovky dokumentů může trvat klidně i 10-20 minut.

Konfigurace a příprava modulu

Informace o tom, jak modul nainstalovat, nakonfigurovat a připravit na provoz jsou k dispozici na této stránce určené administrátorům IS/STAG.

Náležitosti objednávky aplikace pro elektronický podpis

... jsou uvedeny na následující stránce.