Elektronické podepisování

Na seznam témat a kapitol (obsah)Nadřízená kapitola

Aplikaci lze propojit s modulem QSign od firmy Marbes a odesílat do něj hotové PDF dokumenty k elektronickému podpisu osobou či k elektronickému pečetění systémem. Hotové (podepsané/pečetěné) dokumenty lze pak stáhnout z externí aplikace ručně či lze využít možnost, že je IS/STAG následně uloží např. do spisové služby či do modulu "Soubory studenta" v portálu v případě, že není propojení s konrétní spisovou službou schopné tuto fukncionalitu poskytnout.

Schéma el. podepisování

Obrázek 736. Schéma el. podepisování. 

Samotná konfigurace propojení s externím module firmy Marbes je poměrně složitý proces, na webu určeném pro administrátory IS/STAG je mu věnována celá sekce. V tomto textu předpokládáme, že propojení IS/STAG s aplikací QSign firmy Marbes je funkční a jsou k dispozici všechny funkcionality.

Následující volby ve formuláři s parametry reportu se týkají elektronického podepisování:

Možnosti el. podepisování ve formuláři pro zadání parametrů reportu

Obrázek 737. Možnosti el. podepisování ve formuláři pro zadání parametrů reportu. 

  • Elektronická pečeť: .  Volba možností z domény SPIS_ELEKTRONICKA_PECET. V současné verzi aplikace QSign (září 2021) jsou možné hodnoty pouze "Ne" a "Ano" (určují administrátoři platností položek v doméně). V budoucnu bude k dispozici více možností (volby z různých el. pečetí, které jsou k dispozici).

  • Elektronický podpis: .  Volba možností z domény SPIS_ELEKTRONICKY_PODPIS. V současné verzi aplikace QSign (září 2021) jsou možné hodnoty pouze "Ne" a "Ano" (určují administrátoři platností položek v doméně). V budoucnu bude k dispozici více možností (volby z různých el. podpisů, které jsou k dispozici).

  • Podepisující osoba: .  Zvolíte osobu (ze seznamu osob v IS/STAG), která má daný dokument/dokumenty elektronicky podepsat. Tato osoba bude v budoucnu vyzvána ve formě e-mailové notifikace.

  • Limit dnů: .  Za kolik dní nejpozději požadujete, aby osoba dokumenty podepsala. Externí aplikace ji bude včas upomínat. Výchozí hodnota, není-li zadáno nic, je 30 dní.

  • Elektronické časové razítko: .  Volba možností z domény SPIS_ELEKTRONICKE_RAZITKO. V současné verzi aplikace QSign (září 2021) jsou možné hodnoty pouze "Ne" a "Ano" (určují administrátoři platností položek v doméně). V budoucnu bude k dispozici více možností (volby z různých el. podpisů, které jsou k dispozici). Určuje, zda při elektronickém podepsání a/nebo pečetění má externí aplikace přidat i elektronické časové razítko.

  • Vyžadovat potvrzení před dokončením: .  Doporučujeme tuto položku zaškrtnout především v případě, kdy zvolíte pouze el. pečeť bez podpisu. V tom případě totiž už nebude žádná další osoba, která by měla možnost výsledné PDF dokumenty prohlédnout a zkontrolovat (v případě el. podpisu si podepisující dokumenty může prohlédnout v externí aplikaci). Zaškrtnutí způsobí, že Vás aplikace IS/STAG sama před odesláním výsledných dokumentů k pečetění donutí si prohlédnout náhled a potvrdit, že jsou dokumenty skutečně v pořádku. Detailní popis této funkce.

Poté, co necháte aplikace vytvořit dokumenty určené k podpisu či pečetění a po případné provedení náhledu a odsouhlasení, dojde k odeslání dávky dokumentů do externí aplikace, v níž proces pokračuje. V případě, že má dojít jen k pečetění, bude mít aplikace hotovu práci v řádu maximálně několika minut (pravděpodobně by v budoucnu mělo jít dojednat snížení času až na řád několika vteřin, nicméně v současné době - září 2021 - to trvá cca 2 minuty), v případě elektronického podepisování záleží především na tom, kdy dokumenty podepíše určená osoba. Tato osoba do externí aplikace vstupuje přes portál, záložka IS/STAG, Reporty a v horní liště klikne na "El. podepisování dokumentů":

Možnosti el. podepisování ve formuláři pro zadání parametrů reportu

Obrázek 738. Možnosti el. podepisování ve formuláři pro zadání parametrů reportu. 

Tip pro administrátory IS/STAG - "zkratka" pro přístup do externí podepisovací aplikace. Prosím, přečtěte si krátkou kapitolu v sekci pro administrátory a případně zřiďte na Vaší škole nějakou centrální podepisovací adresu (třeba https://epodpis.jcu.cz).

Co se s dokumenty stane poté, co dojde v externí aplikaci k podpisu a/nebo pečetění?

  • Byl požadován přenos do spisové služby? Pokud ano (ve formuláři se zadáním parametrů reportu), IS/STAG obdrží od externí aplikace hotové dokumenty a okamžitě se je pokusí přeposlat jako přílohy k již dříve vytvořeným záznamům o písemnostech. Pokud ovšem propojení na spisovou službu u daného zákazníka nepodporuje přenos příloh, nelze toto bohužel provést.

    IS/STAG posílá studentům oznámení v okamžiku, kdy mu externí systém vrátí zpracovaný dokument a jakmile se podaří jej vložit do spisové služby.

  • Uložení do modulu souborů v IS/STAG (studentovi). V případech, kdy napojení na spisovku na dané škole není kompletní a neumožňuje přenos binárních příloh k písemnostem (a tudíž by "nebylo kam výsledný soubor dát"), umožňujeme uložit výsledný soubor do modulu souborů v IS/STAG. Toto je možné pouze v případě, kdy soubor patří k nějakému studentovi a je to tedy podporováno jen u některých reportů. V případě, že to je podporováno, je v formuláře s parametry reportu "Spisová služba" zaškrtávátko "Přenést výsledné PDF do modulu souborů v IS/STAG", jehož zaškrtnutím tuto možnost aktivujete.

    IS/STAG posílá studentům oznámení v okamžiku, kdy mu externí systém vrátí zpracovaný dokument a jakmile se podaří jej vložit do modulu souborů.

  • Vyčkání na příchod dokumentů zpět do modulu pro reporty. V případě, kdy bude požadováno pouze pečetění bez podpisu (a tedy tehdy, kdy se očekává, že externí modul bude mít práci hotovou v řádu vteřin až minut) a zároveň platí, že jste si nezvolili přenos výsledného PDF dokumentu ani do spisové služby, ani do modulu souborů, nebylo by tedy kam výsledný soubor umístit a komu ho zobrazit. V tom případě se výsledné dokumenty objeví v záložce "Výstupy" v modulu reportů poté, co externí aplikace práci dokončí. Tam by měly být klasicky ke stažení. Upozorňujeme, že práce externího modulu může trvat až několik minut.

  • Ruční stáhnutí dokumentů z externí aplikace. Hotové podepsané dokumenty by měly v externí aplikaci zůstávat archivované po nějakou dobu a měly by být během oné doby k dispozici ke stažení uživatelem přímo v uživatelském rozhraní oné aplikace. Toto stažení by měl mít k dispozici jednak sám podepisující uživatel (např. děkan), ale i předkládající uživatel (typicky ten, kdo dokument nechal v modulu reportů vygenerovat - např. studijní referentka).

Komplexní ukázkou možností modulu reportů obsahující elektronické podepisování i další funkcionality je možnost generování elektronicky pečetěného potvrzení o studiu studentem přímo z portálu.