Pomocná spisová služba v IS/STAG

V rámci IS/STAG je připraven modul pomocné spisové služby studijní agendy. Je schopen pracovat jako samostatná spisová služba oddělená od spisové služby dalších agend školy (příjem a odesílání pošty) nebo je ho možné se zakoupeným systémem spisové služby propojit.

Úvod do problematiky

Vysoké školy jsou na základě ustanovení §3 odst. 1 písm. i zákona č. 499/2004 Sb. ve znění zákona č. 190/2009 Sb. subjektem povinným k uchovávání dokumentů a umožňující výběr archiválií. Tj. vysoké školy musí zavést elektronickou spisovou službu. Systémů spisové služby je v České republice různými firmami nabízeno několik.

V IS/STAG jsme zatím identifikovali 55 typů dokumentů, které je možno či nutno ve spisové službě evidovat. Některé tyto typy dokumentů vznikají elektronickým zadáním studentem či uchazečem (elektronická přihláška ke studiu, různé žádosti, ..). Některé typy dokumentů se v IS/STAG tisknou. A poslední skupina typů dokumentů je představována výstupem dat o studentech či uchazečích do souboru a jejich načtením do šablon hromadné korespondence MS Word, čímž vzniká dopis zasílaný či předávaný studentovi

Subsystém spisové služby je pseudomodulem IS/STAG, není placen samostatně, klientská škola jej může v případě zájmu použít v potřebném rozsahu. Veškeré další informace jsou uvedeny v níže uvedeném dokumentu.