IS/STAG umožňuje evidovat pouze jednu organizaci (univerzitu / vysokou školu). Organizace je dále členěna na fakulty či ústavy. Fakulty se skládají z kateder.
U údajů, které jsou vázané na státní číselníky nebo na číselníky SIMS, není dovoleno vložit jiný údaj než číselníkový (adresy na území ČR, …). Mohou vzniknout nesnáze při převodu dat z předchozích systémů.
Rodné číslo se kontroluje na formální správnost a proti dvojici: datum narození a pohlaví. Je možné zadávat pseudo-rodná čísla, ale pouze ve formátu daném vyhláškou Federálního statistického úřadu č. 55/1976 Sb.
Student je ke studiu zapisován na studijní program (dle zákona 111/1998 Sb. o vysokých školách) nebo na vzdělávací program (podle zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání, ve znění pozdějších předpisů) a je mu na něm přiděleno osobní číslo.
Osobní číslo studenta má maximálně deset znaků a začíná písmenem, které označuje fakultu, kde student studuje. Následující dva znaky jsou rokem zápisu studenta na studijní program. Význam dalších znaků určuje maska osobního čísla, která může být zadána každému studijnímu programu.
Studijní program je určen kódem, typem, formou, fakultou a standardní délkou studia. Změní-li student kterýkoliv z těchto údajů, dostává nové osobní číslo (např. přestupuje-li na jinou formu studia nebo pokračuje-li ve studiu navazujícím studijním programem), ale je možné mu převést historii zapsaných předmětů z předchozího studia.
Studijní program se člení na obory.
Obor je určen číslem oboru, specializací, aprobací, interním typem a interní formou.
V modulu “Přijímací řízení” je možné “přijímací obor” členit na studijní program (kód, fakulta, typ, forma, délka studia), místo výuky, studijní obor (číslo oboru, specializace, aprobace, interní typ, interní forma) nebo na kombinaci oborů.
IS/STAG umožňuje evidovat jak kreditní, tak i nekreditní způsob hodnocení studia.
Skladbu předmětů oboru v daném akademickém roce popisuje jeho studijní plán. V akademickém roce může mít obor více verzí studijních plánů.
Studijní plán se skládá z bloků předmětů A (povinných), B (povinně volitelných s určenou povinností min. volby), C (výběrových, které si student může, ale také nemusí zvolit). Bloky se seskupují do segmentů (modulů), které mohou být seskupeny v modulární studijní plán. Zvolený systém umožňuje (nastavením parametrů) velkou flexibilitu popisu studijních plánů a to zejména z hlediska míry rozvolnění studia (od fakticky zcela rigidního ročníkového systému až po volný systém akumulace kreditů).
Předmět je určen zkratkou katedry (fakulty, ústavu) a zkratkou předmětu. Předměty různých kateder (fakult, ústavů) mohou mít stejné zkratky. Pro každý akademický rok má předmět samostatnou verzi. Zkratka katedry může mít maximálně šest znaků. Zkratka předmětu může být maximálně pěti znaková.
Kreditní ohodnocení předmětu je dáno pouze jeho náročností (nezávisí tedy na důležitosti předmětu pro daný obor nebo na kvalitě studijních výsledků studenta = model ECTS).
Klasifikace zkoušky je zpravidla čtyřstupňová.
Student může být zapsán i na předmět, který nemá rozvrh.
Akce (výuka, zkoušky, semináře, schůze, …) konané v místnostech jsou hlídané proti časoprostorové kolizi.
Místnost je dána zkratkou budovy (maximálně dva znaky) a číslem místnosti (maximálně šest alfanumerických znaků).
Termíny zkoušek lze spojit do skupiny. Skupina zkoušek se koná ve stejném čase a ve stejné místnosti.
IS/STAG umožňuje pracovat i se studenty, kteří se nevykazují v Matrice studentů (samoplátci, univerzita třetího věku, kurzy, ...).
Základní kontroly plnění studijních povinností studenty jsou realizovány zpravidla jen tiskovým výstupem pro studijní referentky (tedy nikoliv striktním zákazem zadání příslušného údaje).
Systém počítá s dvěma semestry (nikoliv s trimestry apod.), které jsou stejně dlouhé na všech fakultách dané školy.
Portálové rozhraní IS/STAG umožňuje dvojí způsob přihlašování: - identitou IS/STAG, - identitou používanou v ostatních univerzitních systémech Objednatele.