Spisová služba
Modul je připraven přímo pro napojení na spisovou službu. Stejně jako u formulářů HK0010/20/30, i v modulu reportů v portálu lze nyní vytvářet ve spisové službě metadata písemností patřících studentům či uchazečům a samozřejmě je zařazovat do příslušných spisů. Kromě toho je podporován i přenos binárních PDF souborů do spisové služby (jako příloh k písemnostem).
Je-li vše správně nakonfigurováno a podporuje-li vybraný datový výstup i PDF report výstup do spisové služby, budou mít uživatelé možnost ve formuláři s výběrem parametrů reportu zvolit následující:
Obrázek 806. Možnosti přenosu do spisové služby.
Výstup do spisové služby . Zapne funkcionalitu generování písmností ve spisové službě.
Typ dokumentu . Jako jaký typ dokumentu do spisové služby přenést?
Způsob odeslání . Lze zvolit výchozí způsob odeslání (zvolí se výchozí dle nastavení u typu dokumentu) a nebo explicitně některý způsob vybrat.
Způsob odeslání - cizina . Tento způsob odeslání se použije v případě, kdy adresát je mimo ČR.
Přenést výsledné PDF do spisové služby . Chcete-li výsledný PDF soubor přenést jako přílohu k písemnosti do spisové služby, zaškrtněte. Tato volba funguje i ve spolupráci s modulem pro elektronické podepisování, do spisové služby je pak odeslán dokument až poté, co je podepsán/pečetěn.
Stejně jako v případě, kdy potřebujete dokumenty elektronicky pečetit či podepisovat, provede modul reportů samozřejmě rozdělení velkého výsledného PDF souboru (toho, který obsahuje třeba 100 diplomů/supplementů/zápisů/… pro 100 různách studentů…) na dílčí malé PDF soubory náležející jednotlivým studentům/uchazečům a tyto dílčí soubory pak vkládá do spisů. Proto není možný přenos do spisové služby u všech reportů, ale pouze u těch, které splňují podmínky popsané v následující kapitole:
Předpoklady pro přenos do spisové služby
Přenos do spisové služby je podporován pouze u těch reportů, které jsou rozdělitelné na celé stránky (jednotlivé či více po sobě následujících), které patří vždy ke konkrétnímu studentovi či uchazeči. Konkrétně řečeno - například diplom, diploma supplement, potvrzení o studiu, rozhodnutí o studiu, e-přihláška - to jsou reporty, které si můžete nechat vygenerovat klidně pro 1000 studentů/uchazečů najednou, ale vždy se skládají z jednotlivých "kousků", které patří konkrétnímu studentovi/uchazeči. Jiné typy reportů, například "seznam studentů (na čemkoliv - předmětu, akci, termínu,…)" či třeba zcela se studenty nesouvisející "seznam místností" - takové do spisové služby už z principu nepodporujeme.
Prakticky pro administrátory - v modulu IS/STAG / Reporty / Správa šablon - u konkrétní šablony musí být vybráno následující, aby bylo možno přenést dokument do spisové služby:
Rozdělitelný na stránky v PDF: . Říká, že report je určen pro studenta/uchazeče a pro každého z nich je ve výsledném PDF jedna celá či více celých stránek (na které lze pak PDF "rozsekat" a poslat do spisovky). Toto je pevně dané vlastnost šablony a musí být zaškrtnuta, aby bylo vůbec možné PDFka z dané šablony zasílat do spisové služby.
Spisovka - typy dokumentů: . Jaké "spisovkové" typy dokumentů lze při generování dokumentu touto šablonou získat - defakto se jedná o spojení šablony a toho, co fakticky reprezentuje. Aby bylo možno použít odeslání do spisovky, musí být u šablony evidován alespoň jeden typ dokumentu a tento typ dokumentu musí mít ve formuláři SS0010 také zapnutou platnost!
Dále pak musí být splněny následující předpoklady:
Parametr
SPIS_PROPOJENO musí mít hodnotu A. . Tj. v dané instanci IS/STAG musí být napojení na spisovou službu nakonfigurované a aktivní.Parametr
SPIS_BINARNI_PRILOHY - upozornění! . Není-li tento parametr nastaven na hodnotu A, nebude modul reportů vůbec podporovat/umožňovat přenos PDF souborů do spisové služby. Samotné vytváření metadat písemností ale půjde.
