IS/STAG a Elektronická spisová služba (ESS)

Tento text se týká spisové služby v oblasti studijní agendy na vysokých školách, jak ji řešit procesně a toho, jak je možné podklady pro vznik písemnosti ve spisu studenta v ESS přenést z IS/STAG do ESS.

Tato stránka si klade za cíl informovat jak školy, tak i firmy dodávající ESS, jaké jsou možnosti propojení IS/STAG a ESS, ale také, co je třeba procesně a strategicky na škole rozhodnout a jaké zákony toto rozhodnutí ovlivňují.

NOVINKA 2023 - nová dokumentace

Doplněn aktualizovaný dokument, který jsme vytvořili v dubnu 2023 popisující napojení IS/STAG na systémy ESS, doporučujeme, začněte s tímto dokumentem.

Obsah

Externí odkazy

Používané pojmy

Preambule

Zákonný rámec

Jak by škola měla postupovat při nasazování propojení studijní agendy a spisové služby

Pomocná spisová služba v IS/STAG

Které typy dokumentů ze studijní agendy ukládat do ESS a jejich roční objem

IS/STAG a tisk dokumentů

Postup vyřizování dokumentů ve studijní agendě

Číslo spisu

Číslo jednací

Jednoznačný identifikátor písemnosti

Jednoznačný identifikátor vypravení

Jednoznačný identifikátor studenta a uchazeče

Spis studenta a přístup k němu

Práce s písemnostmi v ESS – určení vlastníka při předávání písemností z IS/STAG do ESS

Ověřování se oproti ESS při přihlašování se ze strany IS/STAG

Metadata v pomocném podacím deníku

Základní schéma modulu Pomocné spisové služby v IS/STAG

Procesy týkající se spisové služby ve studijní agendě

Propojení IS/STAG a ESS přes webové služby a následné funkce

Představa o fungování webových služeb na straně ESS

Změna jednoznačného identifikátoru studenta či uchazeče v ESS

Změna spisového znaku, skartačního znaku či skartační lhůty v ESS

Celkový přehled možných webových služeb

Navrhované webové služby

Národní standardy

Elektronický podpis dokumentů, časové značky

Aplikace pomocného podacího deníku v IS/STAG

Číselníky IS/STAG týkající se spisové služby

Parametry pomocné spisové služby

Budoucnost hromadné korespondence v IS/STAG

Závěr

Externí odkazy

• Zákony v rámci spisové služby v oblasti studijní agendy
• Technická dokumentace a detailní popis pro jednotlivé ESS zvlášť (E-SPIS od I.CZ, iFIS/SPS od BBM, SPS od Magion, ..)
  • je po přihlášení k tomuto webu přístupná v menu "Administrátoři" - "Spisové služby" 

Používané pojmy

• ESS = Elektronická spisová služba = aplikace zakoupená školou pro vedení spidové služby v elektronické podobě.
• Metadata = popisné údaje o objektu, v tomto případě o písemnosti.
• Písemnost = metadata o přijaté či odeslané písemnosti (dokumentu) určená pro podací deník. Písemnost získá jednoznačný identifikátor, který se dá mimo jiné tisknout jako čárový kód pro další možné zpracování.
• Dokument = binární obraz písemnosti.
• Vypravení = akt vypravení písemnosti (na poštu, ..). Může dostat jednoznačný identifikátor shodný nebo rozdílný od čísla písemnosti (obecně v jednom vypravení může být více písemností). Tento identifikátor se dá mimo jiné tisknout jako čárový kód pro další možné zpracování.
• Identifikátor spisu
  • jedinečný identifikátor spisu
  • může být text nebo číslo
  • jedno studentovo studium = jeden spis
  • spis může začít již přijímacím řízením uchazeče, a když se z uchazeče stává student, tak pokračuje v tomto spisu
  • nebo některé školy uvažují tak, že pro přijímací řízení bude pro každou fakultu a akademický rok, pro který se přijímá, existovat jeden spis pro všechny uchazeče dohromady a u těch uchazečů, kteří se nakonec stanou studenty, se teprve potom zřídí samostatné spisy pro každé studium studenta a do nich se provede převedení jejich písemností z přijímacího řízení.
  • Více
• Identifikátor písemnosti
  • jedinečný identifikátor písemnosti
  • může být text nebo číslo
  • doporučujeme krátké, aby se dalo použít jako čárový kód
  • Více
• Identifikátor vypravení
  • jedinečný identifikátor vypravení
  • může být text nebo číslo
  • pokud se do jedné obálky vkládá jen jedna písemnost, potom se identifikátor vypravení může shodovat s identifikátorem písemnosti
  • doporučujeme krátké, aby se dalo použít jako čárový kód
  • Více
• Číslo jednací
  • označuje nějaký případ – několik písemností může mít stejné číslo jednací (např. žádost, prvoinstanční rozhodnutí, odvolání, druhoinstanční rozhodnutí)
  • může být text nebo číslo.
  • Více

     

Preambule

IS/STAG je v tuto chvíli implementován na 16 školách a každá může mít jiný produkt spisové služby (ESS) a jeho rozsah nasazení může být na různé úrovni. Školy mohou mít různě nastavené procesy vedení spisové služby v oblasti studijní agendy, mohou různě pojímat spisy ve spisové službě, mohou chtít evidovat různé množiny typů dokumentů, mohou mít různě stavěné uchovávání binárních obrazů (neskenované dokumenty opatřené razítkem a podpisem) a mohou žádat různé úrovně propojení IS/STAG a ESS. Systémy ESS mohou mít různě postavené webové služby, kterými umožňují komunikaci s externími systémy (jako jsou ekonomické systémy, ale i systémy pro studijní agendu), mohou umožňovat přidělování základních identifikátorů (číslo spisu, číslo jednací, jedinečný identifikátor písemnosti či jedinečný identifikátor vypravení) na úrovni externího systému nebo mohou vyžadovat je přidělovat interně, mohou obsahovat interní úložiště dokumentů nebo je ukládat externě apod.

Na základě zkušenosti s jednáním o propojení IS/STAG a ESS na různých školách jsme se rozhodli, že sepíšeme jakýsi popis tohoto propojování, abychom si práci usnadnili při propojování na dalších školách. Je zde několik základních problémů:

• Školy si často neuvědomují, že zavedení elektronické spisové služby vychází ze zákona a nikoliv jen jako nějaký vrtoch pracovníků v IT.
• Školy většinou nedokáží vidět všechny aspekty, které je třeba vyřešit.
• Školy si potřebují vyřešit procesy týkající se spisové služby v oblasti studijní agendy.
• Výrobce ESS nezná specifika procesů studijní agendy ani specifika IS/STAG.
• Výrobce IS/STAG nezná specifika konkrétní ESS.

Tento text má za cíl dát na stůl základní mantinely vymezující propojení těchto dvou agend tak, aby si je mohli zadavatelé (školy) a výrobci ESS projít a na základě toho vzniklo zadání pro propojení a základ řešení. Nejde jen o technickou rovinu, ale zejména co je potřeba rozhodnout na úrovni managementu školy a jaké procesy je třeba na škole rozmyslet a stanovit.

V dalších textech máme potom přímo popis technického propojování a to na dvou úrovních:

• Popis, co IS/STAG v této oblasti umožňuje.
• Popis konkrétních propojení na konkrétní ESS včetně popisu nastavení parametrů a číselníků IS/STAG.

Na začátek jedno důležité prohlášení: IS/STAG nemá žádné ambice konkurovat jakékoliv ESS. Chceme jen pomoci našim zákazníkům a jejich uživatelům v předávání metadat o písemnosti z IS/STAG do ESS a pro písemnost získat základní identifikátory (číslo spisu, číslo jednací, jednoznačný identifikátor písemnosti a případně i jednoznačný identifikátor vypravení) a ty umožnit dále zpracovávat v dokumentech tisknutelných z IS/STAG. Umožňujeme sice také samostatně evidovat písemnosti v pomocné spisové službě, ale toto řešení považujeme pro školy za přechodné - toto řešení nesplňuje a nebude nikdy splňovat náležitosti dané zákonem pro spisové služby.

Protože do spisové služby je potřeba dostat i binární obrazy dokumentů, přicházíme i s řešením, jak opatřit dokumenty, aby se po neskenování jejich binární obrazy samy uložily do ESS a nebylo nutno každý soubor zvlášť přiřazovat k dané písemnosti. To platí i pro přiřazování doručenky k dané písemnosti.

Jak bude dále uvedeno, škola je ze zákona povinna vést spisovou službu v elektronické podobě. Zákon jí také ukládá minimální množinu dokumentů, které je škola povinna vystavovat písemně a předávat studentům do vlastních rukou a tím pádem zanášet do spisové služby. Nic ale školu nenutí k tomuto využívat modul pomocné spisové služby v IS/STAG a nabízenou možnost propojení IS/STAG a ESS. Každá studijní referentka si může v ESS ručně každou odesílanou a přijímanou písemnost zavést, aniž by k tomu bylo nutno propojení IS/STAG a ESS využívat. My se ale domníváme, že propojení IS/STAG a ESS spolu s nastavením určitých procesů na škole může zejména studijním referentkám ušetřit spoustu času a tím škole mnoho finančních prostředků a také zefektivnit a zpřehlednit evidenci dokumentů v ESS. Proto přicházíme s tímto řešením, které se vám snaží tento dokument představit. 

Zákonný rámec

Jak bylo již uvedeno, školy si často neuvědomují, že zavedení elektronické spisové služby vychází ze zákona a nikoliv jen jako nějaký vrtoch dodavatelů IT:

•      Od 1.7.2010 jsou vysoké školy povinny vykonávat spisovou službu v elektronické podobě (zákon č. 499/2004 Sb. §3 odst. 1 písmeno i a §63 odst. 3 a 4  a vyhláška 191/2009 Sb. §6 odst.2 a 4).

•    Od 1.7.2012 jsou vysoké školy povinny u písemnosti uložené ve spisové službě evidovat i její binární obraz = seskenované orazítkované a podepsané rozhodnutí (zákon č. 499/2004 Sb. §69a a vyhláška 191/2009 Sb. §5 odst.2 a 3).

•     Zákon č. 499/2004 Sb. §66 odst. 1 vyžaduje, aby škola vydala spisový řád.

•     Zákon č. 111/1998 Sb. §68 odst. 3 vyžaduje, aby vysoká škola v určitých vyjmenovaných případech vyhotovovala rozhodnutí písemně a doručovala je studentovi do vlastních rukou. V některých uvedených případech může škola svým vnitřním předpisem stanovit způsob náhradního doručení. Školy často nevydávají rozhodnutí v těchto stanovených případech a jindy nedodávají rozhodnutí do vlastních rukou a přitom to nemají ošetřené ve vnitřním předpisu školy.

Nejprve je tedy nutné, aby si školy uvědomily, že vedení spisové služby v elektronické podobě a to nejen popisných údajů (metadat) o každé písemnosti, ale také jejich binárních obrazů (neskenované podoby dokumentu) je jejich zákonná povinnost.

Potom je nutné, aby si škola uvědomila, jaké typy dokumentů musí vést ve spisové službě. Že některé vznikají v IS/STAG a bude je možno přenést do ESS a jiné že nevznikají v IS/STAG, že některé zasílá student a bude je třeba zavádět (studijní referentkou) přímo do ESS ručně.

Dále je nutné, aby si škola rozmyslela, na jaké úrovni povede spisy a jak do nich bude zařazovat písemnosti. Kde (v IS/STAG či v ESS) budou generována čísla spisu a kdo bude pro písemnosti generovat čísla jednací, jedinečný identifikátor písemnosti a jedinečný identifikátor vypravení.

A v neposlední řadě, aby si škola prošla procesy okolo studijní agendy týkající se spisové služby a rozhodla, jak budou vypadat a jak se projeví v IS/STAG a v ESS. To není totiž na informačních systémech, ale na procesech. Např. je třeba rozhodnout:

• Když od studenta přijde písemná žádost či odvolání – zavádí se do ESS na podatelně nebo ho podatelna předá na studijní oddělení a to ho zavede?
• Když se od pošty vrátí doručenka – zavede ji do ESS podatelna nebo ji předá na studijní oddělení a to ji zavede do ESS?
• Atd.

Když o tom někde přednášíme, tak využíváme fenomén kauzy právnické fakulty ZČU, říkáme: „Představte si, že u vás studuje nějaký student a absolvuje. Za pár let se stane starostou či primátorem ve vašem městě. Média ho osočí, že svůj titul získal neoprávněně. Chytnou se toho úřady činné v trestním řízení. A budete to vy = škola, kdo budete mít povinnost prokázat vaši veškerou komunikaci se studentem. A protože od 1.7.2010 máte ze zákona povinnost vést spisovou službu elektronicky a od 1.7.2012 vést elektronicky i binární obrazy všech rozhodnutí, tak po vás budou chtít vidět spis studenta - kdy vzniknul, kdy byl uzavřen, s jakým spisovým znakem, s jakým skartačním znakem a skartačním lhůtou, všechny písemnosti ve spisu - kdy vznikly, s jakým číslem jednacím, s jakým spisovým znakem, s jakým skartačním znakem a skartační lhůtou a jejich binární podobu. A je na vás, co jim budete schopni předložit.“.

Detailní popis zákonů okolo spisové služby v oblasti studijní agendy je zde.

Jak by škola měla postupovat při nasazování propojení studijní agendy a spisové služby

1. Úvod:
   1. Nejprve by si škola měla projít zákonné důvody, proč nasazovat elektronickou spisovou službu (ESS) a to včetně ukládání binárních obrazů dokumentů (skenů) a také které dokumenty ve studijní agendě má ze zákona předávat (zasílat) studentovi do vlastních rukou - zde - a na základě tohoto se rozhodnout, co z toho bude dodržovat a kde půjde proti zákonu. Promiňte tuto formulaci, ale stále na školách vidíme, že přestože příslušná ustanovení v zákoně o spisové službě i v zákoně o vysokých školách platí již tak dlouho, tak je školy nedodržují.
   2. Škola by si měla uvědomit, že spisovou službu v oblasti studijní agendy může vykonávat i bez propojení IS/STAG na školou pořízenou ESS. Každá studijní referentka může do ESS ručně pořizovat údaje o všech vydaných a přijatých písemnostech.
   3. Tento popis by měl školu přesvědčit, že je výhodné provázat IS/STAG a ESS a to zejména z toho důvodu, že tím sejmeme mnoho práce ze studijních referentek.
   4. Tento popis by měl školu také přimět zaobírat se nastavením procesů týkajících se spisové služby v oblasti studijní agendy. Samy systémy nic nesvedou pokud nejsou používány domluveným způsobem a to právě musí řešit procesy na škole nějak nastavené.
   5. Škola by si měla uvědomit, že víc jak polovina veškerých písemností na škole se týká studijní agendy. Náš odhad je, že na každého studujícího studenta je ročně 7 písemností (číslo statisticky zahrnuje i dokumenty v přijímacím řízení) - tj. při 5.000 studentech můžeme očekávat vznik 35.000 písemností v ESS ročně. Tj. objem práce se spisovou službou v oblasti studijní agendy je značný.
2. Má již škola pořízenou nějakou ESS?
   1. Pokud ještě škola nemá pořízenou žádnou ESS:
      
      1. Měla by si škola tento dokument prostudovat a i na základě něho poptávat řešení ESS splňující určité parametry.
   2. Pokud již škola má pořízenou nějakou ESS, měla by se dotázat, co ESS umožňuje ve vztahu k externím systémům:
      1. Umožňuje ESS přijmout podklad pro uložení písemnosti od externí aplikace?
      2. Umožňuje ESS komunikaci přes webové služby? Založení spisu, založení písemnosti ke spisu, změna spisu u písemnosti, uzavření spisu, ..?
      3. Vyžaduje ESS vznik základních identifikátorů (číslo spisu, číslo jednací, jednoznačný identifikátor písemnosti, jednoznačný identifikátor vypravení) v ESS nebo tyto mohou vzniknout v externím systému a do ESS jsou přeneseny?
      4. Umožňuje ESS převzetí přes webové služby i binární obraz dokumentu?
      5. Umožňuje ESS práci s kofaxem? Z čárového kódu na seskenovaném dokumentu vytěžení informace o jedinečném identifikátoru písemnosti a podle toho automatické přiřazení binárního obrazu dokumentu k písemnosti?
      6. Má ESS realizován přenos dat na základě národních standardů?
3. Otázka spisů:
   1. Školy se zatím shodují, že každé studium osoby představuje jeden spis.
      
      1. Osoba studující nejprve bakalářské studium a potom navazující magisterské studium bude mít v ESS zavedené dva spisy: jeden pro bakalářské studium a druhý pro navazující magisterské studium.
      2. Osoba, která bude mít jedno neúspěšné bakalářské studium a druhé bakalářské studium, bude mít také dva spisy, pro každé studium jedno.
   2. Co se týká přijímacího řízení, tak tam jsme zatím zaznamenali tyto dva názory:
      1. Při zadání každé elektronické přihlášky již uchazeč dostává svůj spis a ten s ním jde až po ukončení studia.
      2. Všechny písemnosti uchazečů jedné fakulty pro jeden akademický rok jsou v jednom spisu a teprve pro ty, kdo se z uchazečů stávají studenty jsou zřízeny jednotlivé spisy a tam jsou jim písemnosti ze společného spisu převedeny.
      3. Obě tyto možnosti IS/STAG umožňuje a je jen třeba, aby si škola jeden z nich vybrala.
4. Otázka přidělování identifikátorů:
   1. Jde o identifikátory: číslo spisu, číslo jednací, jednoznačný identifikátor písemnosti a jednoznačný identifikátor vypravení.
   2. Pokud by mohly tyto identifikátory vznikat v IS/STAG a do ESS být přenášeny, znamená to úsporu času při tisku dokumentů studijní referentkou.
   3. Jde o to, že IS/STAG tyto identifikátory poskytuje do tisku dokumentu = aby např. na rozhodnutí bylo uvedeno číslo jednací, které bude zaznamenáno ve spisové službě u písemnosti a tak se snadno dohledá, na jaký dokument student svým odvoláním reaguje.
   4. Pokud přiděluje tyto identifikátory ESS, potom je třeba při předávání metadat o písemnosti z IS/STAG do ESS vždy čekat na návratové hodnoty webové služby obsahující tyto informace. Pokud webová služba ESS pro uložení písemnosti bude trvat třeba jednu sekundu, tak při ukládání 1.000 rozhodnutí o přijetí ke studiu si bude muset studijní referentka 17 minut počkat na to než bude moci dopisy vytisknout.
   5. Pokud přiděluje tyto identifikátory IS/STAG, potom nejprve tyto identifikátory písemnostem přidělí a studijní referentka může v práci hned pokračovat, zatímco si IS/STAG na pozadí do fronty pro volání webových služeb uloží 1.000 volání webové služby ESS, které postupně zpracovává, aniž by studijní referentka musela čekat. Navíc je toto asynchronní řešení odolné vůči výpadkům spojení IS/STAG s ESS přes webové služby.
   6. Toto rozhodnutí závisí na možnostech ESS a také na stanovisku školy.
   7. Pokud by tyto identifikátory přiděloval IS/STAG, je třeba dohodnout číselné rozsahy, které bude IS/STAG dodržovat a podle toho nastavit parametry IS/STAG a masky identifikátorů.
   8. Doporučujeme také, aby na straně ESS pro založení písemnosti existovala jedna sofistikovaná webová služba a ne, aby IS/STAG musel testovat návratové hodnoty jednotlivých elementárních webových služeb a podle toho volat jiné. To by opět znamenalo dlouhou prodlevu v práci studijní referentky.
5. Otázka využívání čárových kódů:
   1. Využití čárových kódů opět vede k podstatnému ušetření času studijních referentek.
   2. Zákonem je stanoveno, že se má do ESS ukládat i binární obraz dokumentu.
   3. Když z IS/STAG vytiskneme nějaké rozhodnutí, je třeba ho opatřit razítkem a podpisem.
   4. Potom je ho možné seskenovat a ručně v ESS vyhledat, jaké písemnosti se týká a přiřadit tento binární obraz k písemnosti = značně časově náročné.
   5. Druhou možností je opatřit dokument čárovým kódem představujícím jedinečný identifikátor písemnosti a po orazítkování a podepsání nechat dokument seskenovat a pomocí kofaxu automaticky nechat ve spisové službě zařadit binární obraz dokumentu k písemnosti.
   6. Čárový kód se dá využít i na doručenky. Pakliže obsahuje jednoznačný identifikátor vypravení, tak po přijetí doručenky od pošty se dá v ESS pomocí přečtení čárového kódu rychle písemnost, pro kterou byla doručenka vystavena, najít a do ESS k písemnosti uložit informaci o datumu a způsobu převzetí dopisu. Na základě toho začínají potom běžet zákonné lhůty pro odvolání (např. rozhodnutí o ukončení studia - student má 30 dnů na odvolání od převzetí rozhodnutí).
   7. IS/STAG umožňuje tisk čárových kódů na dokumenty i na doručenky.
   8. Škola si musí rozmyslet, zda toto bude požadovat a že to bude znamenat i určité náklady např. na pořízení kofaxových skenerů.
6. Vyřizování písemností v ESS:
   1. IS/STAG dokáže do ESS předat jen podklady (metadata) pro založení písemnosti = dejme tomu 3/4 ze všech potřebných údajů týkajících se písemnosti.
   2. Další údaje o vypravení dopisu, vyřízení písemnosti apod. již musí vložit studijní referentka či referent podatelny přímo do ESS.
   3. Na škole tedy musí existovat pokyn, jak a co má studijní referentka dělat v ESS.
   4. A také u některých procesů jasně určit, co bude dělat referent podatelny a co studijní referentka - např. údaje z doručenky do ESS zavede podatelna nebo studijní referentka.
7. Ruční zadávání písemnosti týkající se studijní agendy do ESS:
   1. Ne všechny dokumenty týkající se studijní agendy vznikají v IS/STAG, některé např. pošle student poštou a do IS/STAG se z nich dostane jen jeden údaj, ale je třeba mít v ESS zaevidováno, že taková pošta proběhla. 
   2. Proto je třeba, aby studijní referentka uměla zavést do ESS písemnost ručně a uměla ji přiřadit ke správnému spisu studenta.
   3. Pro jednoduché vyhledávání spisu studenta doporučujeme z IS/STAG do ESS přenést a ke spisu uložit jasnou identifikaci studenta (jméno, osobní číslo studenta, fakultu, studijní program, ..) a to do položky v ESS, ve které bude moci studijní referentka jednoduše spis vyhledávat.
8. Otázka ukončování spisů při ukončení studia:
   1. Každý dokument musí mít v ESS nastavenou spisovou značku, skartační znak a skartační lhůtu.
   2. Toto se řídí spisovým plánem, který má mít škola ze zákona zaveden.
   3. Tyto údaje se určují i u spisu nejpozději při jeho uzavírání. Většinou to bývá tak, že spis získává skartační značku a skartační lhůtu od nejvyšší hodnoty svých písemností v době jeho uzavření.
   4. U dokumentů typu smlouva či faktura jsou tyto údaje jasně dané spisovým plánem a tak není problém při zavedení písemnosti tyto položky vyplnit.
   5. U studijní agendy se ukazuje, že je to jinak, že škola nastavení skartační značky a skartační lhůty chce dokumentu a nakonec i spisu přidělit podle způsobu ukončení studia resp. přijímacího řízení.
   6. Uzavření spisu studenta může provést studijní referentka sama ručně v ESS a tyto požadované hodnoty tam určit = časově náročné.
   7. IS/STAG umožňuje při uzavření studia studenta o tomto informovat ESS a podle způsobu uzavření studia i nastavit skartační značku a skartační lhůtu spisu.
   8. Škola si musí rozhodnout, zda bude požadovat automatické uzavírání spisu při uzavření studia a také zvolit nastavení při určitých typech ukončení studia.
9. Oboustranný přenos dat mezi IS/STAG a ESS:
   1. Základ fungování přenosu je v zakládání písemností z IS/STAG do ESS a případně rozšířené o uzavírání spisu z IS/STAG do ESS. Vždy se jedná o jednosměrný přenos z IS/STAG do ESS.
   2. U některých zákazníků IS/STAG je realizován obousměrný přenos dat mezi IS/STAG a ESS.
   3. Zpět z ESS do IS/STAG je možno přenášet:
      1. Změnu popisných metadat písemnosti = to není až tak důležité.
      2. Údaje o doručence (datum doručení) = na základě toho může IS/STAG hlídat zákonné lhůty pro odvolání a upozorňovat studijní referentku na jejich vypršení.
      3. Ručně zadané písemnosti studijní referentkou do ESS = to také není až tak nutné.
   4. Je třeba aby si škola rozmyslela, zda toto potřebuje realizovat. Bude to pochopitelně znamenat navýšení nákladů na realizaci propojení jak na straně ESS, tak i na straně IS/STAG.
10. S výrobci ESS je v době analýzy propojení třeba dohodnout:
    1. Jak se bude IS/STAG při volání webové služby ESS ověřovat.
    2. Jak přenést z IS/STAG do ESS informaci, která studijní referentka písemnost v ESS uvidí.
    3. Synchronizace číselníků:
       1. Typů dokumentů.
       2. Způsobu odeslání.
       3. Způsobu vyřízení.
       4. atd.
    4. Nastavení parametrů IS/STAG.
    5. Které služby budou používány a jak.
    6. Z toho také vyplynou náklady na propojení jak na straně ESS, tak i na straně IS/STAG.
11. A další již vyplývá z popisu níže.

Pomocná spisová služba v IS/STAG

Když jsme si před lety studovali zákon o archivnictví a spisové službě uvědomili jsme si dvě věci:

• V IS/STAG máme několik desítek typů dokumentů, které by při odesílání studentovi či při přijetí od studenta měly být zaevidovány ve spisové službě.
• Z metadat (popisných informací) uváděných u písemnosti v podacím deníku dokážeme při vzniku písemnosti předat z IS/STAG do podacího deníku 2/3 metadat. Tj. studijní referentka je buď může ručně zapsat do elektronického podacího deníku ESS nebo je tam můžeme z IS/STAG prostřednictvím webových služeb předat, viz:

Proto jsme celý problém důkladně analyzovali, vytipovali 55 typů dokumentů, které by mohly být předmětem spisové služby a připravili v IS/STAG modul, který nazýváme „Pomocná spisová služba“. Modul sbírá základní informace o jednotlivých dokumentech přijímaných či vypravovaných z IS/STAG do pomocného podacího deníku. Odtud je potom pomocí webových služeb umožňuje přenést do ESS.

Z IS/STAG do ESS přes webové služby umíme předat základní informace o písemnosti, jejím adresátovi, kontaktní adrese, komu má být ve spisové službě písemnost přidělena apod. a zpět si načíst číslo spisu, číslo jednací, jednoznačný identifikátor písemnosti a jednoznačný identifikátor vypravení písemnosti (vysvětlení jejich použití v IS/STAG přijde později). Pro dokumenty, které vznikají v IS/STAG a není u nich potřeba evidovat jejich binární obraz včetně razítka a podpisu, umožňujeme i předávání binárních podoby písemnosti prostřednictvím webové služby z IS/STAG do ESS.

Ukládání některých typů dokumentů do spisové služby je dáno zákonem a jiné jsou předmětem určení si školou, zda je bude či nebude ve spisové službě evidovat. Např. je předání diplomu absolventovi předmětem spisové služby nebo nikoliv? Některé školy to považují za akt spisové služby jiné nikoliv. Proto je možné v IS/STAG si u každého typu dokumentu nastavit, zda mají být při tisku písemnosti tohoto typu do pomocného podacího deníku zavedena metadata o dané písemnosti nebo nikoliv. 

Které typy dokumentů ze studijní agendy ukládat do ESS a jejich roční objem

Povinnost u některých typů dokumentů je uvádět ve spisové službě vychází jednak ze zákona o archivnictví a spisové službě, ale také ze zákona o vysokých školách, kde je v §68 odst. 3 ukládáno, ve kterých věcech musí být rozhodnutí vyhotoveno písemně a doručeno studentovi do vlastních rukou.

Bohužel na školách se setkáváme s tím, že zákon není dodržován: v mnoha typech dokumentů není rozhodnutí vůbec tisknuto, natož předáváno do vlastních rukou. To ale není problém výrobce systému studijní agendy ani výrobce systému spisové služby, ale jen problém školy, aby si zajistila dodržování zákona.

V IS/STAG bylo vytipováno těchto 55 typů dokumentů pro evidenci v podacím deníku:

•         Přihláška ke studiu:

•         Zadání elektronické přihlášky ke studiu

•         Zadání písemné přihlášky ke studiu

•         Tisky u přijímacího řízení:

•         Zvací dopis na přijímací řízení

•         Rozhodnutí o přijímacím řízení

•         Rozhodnutí o odvolání proti nepřijetí

•         Žádosti o ubytovací a sociální stipendium:

•         Zadání žádosti o ubytovací stipendium

•         Zadání žádosti o sociální stipendium

•         Rozhodnutí žádostí o ubytovací stipendium:

•         Rozhodnutí žádosti o sociální stipendium

•         Rozhodnutí žádosti o ubytovací stipendium

•         Tisky u studenta:

•         Rozhodnutí o disciplinárním přestupku

•         Rozhodnutí o platbě za studium dle §58 odst. 3

•         Rozhodnutí o platbě za studium dle §58 odst. 4

•         Rozhodnutí o povolení mimořádného oprav. term. zk.

•         Rozhodnutí o povolení opakovat část studia

•         Rozhodnutí o povolení přerušit studium

•         Rozhodnutí o přiznání doktorského stipendia

•         Rozhodnutí o přiznání mimořádného stipendia

•         Rozhodnutí o přiznání prospěchového stipendia

•         Rozhodnutí o uznání zk. a předepsání rozdíl. zk.

•         Rozhodnutí o vyloučení ze studia podle §56

•         Rozhodnutí o vyloučení ze studia podle §67

•         Tisky u absolventa:

•         Tisk certifikátu

•         Tisk Diploma Supplement

•         Tisk diplomu

•         Tisk osvědčení

•         Tisk vysvědčení

•         Tisk zadání VŠKP

•         Tisk zápisu o státní závěrečné zkoušce

•         Tisky u mobilit:

•         Tisk Changes of Learning Agreement

•         Tisk Learning Agreement

•         Tisk Proof of Recognition

•         Tisk Proposal of Recognition

•         Tisk Student Application Form

•         Tisk Summary of Student Data

•         Tisk Transcript of Record

•         Obecné žádosti:

•         Odvolání proti rozhodnutí o nepřiznání stipendia

•         Odvolání proti rozhodnutí o platbě za studium

•         Žádost o opožděný zápis předmětů

•         Žádost o prodloužení přerušení studia

•         Žádost o přerušení studia

•         Žádost o uznání předmětů ze studia mimo školu

•         Žádost o uznání předmětů ze studia na stejné škole

•         Žádost o změnu data zápisu do studia

•         Žádost o zrušení zápisu předmětů

•         Žádost mimo číselník typů žádosti

•         Rozhodnutí obecných žádostí:

•         Rozhodnutí o odvolání u nepřiznání stipendia

•         Rozhodnutí o odvolání u platby za studium

•         Rozhodnutí o žádosti na opožděný zápis předmětů

•         Rozhodnutí o žádosti na prodloužení přerušení

•         Rozhodnutí o žádosti na přerušení studia

•         Rozhodnutí o žádosti na změnu data zápisu

•         Rozhodnutí o žádosti na zrušení zápisu předmětů

•         Rozhodnutí o žádosti uznání předmětů z jiné VŠ

•         Rozhodnutí o žádosti uznání předmětů ze stejné VŠ

•         Rozhodnutí o žádosti mimo číselník typů

U tisků z přijímacího řízení, obecných žádostí a u nich rozhodnutí lze očekávat přidávání dalších typů dokumentu dle požadavků našich zákazníků.

Abychom měli představu o počtu dokumentů zaevidovaných či vzniklých ve studijní agendě, které by měly být evidovány ve spisové službě: na ZČU, která má necelých 20.000 studentů, bylo za akademický rok 2009/10 resp. od 1.9.2009 do 31.8.2010 prověřeno, kolik mělo být vydáno dokumentů jednotlivých typů – v součtu to představuje 119.700 dokumentů. Není možno ale dohledat různé typy žádostí a odvolání apod., takže celkový počet lze odhadnout na 150.000 písemností ročně.

Tj. orientačně si na škole vemte počet vašich právě studujících studentů, vynásobte ho číslem 7 a to je počet dokumentů, které byste orientačně měli každý rok dostat do vaší spisové služby jen v oblasti studijní agendy. Je v tom zahrnuto i celé přijímací řízení. 

IS/STAG a tisk dokumentů

V IS/STAG existuje několik způsobů tisku dokumentů. Rozebrání těchto způsobů je důležité pro rozhodnutí, jak propojovat IS/STAG se ESS.

Některé sestavy se tisknou přímo z Oracle*Reports – to jsou především přehledové sestavy, které do spisové služby nepůjdou.

Potom jsou to tisky „státních“ dokumentů, tj. dokumentů, jejichž podoba je nějak ovlivňována vyšší mocí, např.: diplom, dodatek k diplomu, osvědčení, certifikáty, ale také přihláška ke studiu, tisky spojené s mobilitami apod. Tyto typy dokumentů se tisknou přímo v IS/STAG prostřednictvím TeX nebo vygenerováním do PDF. Na nich nikde nebude třeba uvádět číslo jednací či číslo spisu. U těchto typů dokumentů je otázka pro školu, zda se mají metadata o nich předávat do podacího deníku nebo nikoliv – v IS/STAG je možno nastavit, zda se budou nebo nebudou předávat do podacího deníku.

Největší část typů dokumentů se nyní v IS/STAG netiskne přímo. Jedná se o všelijaká rozhodnutí či zvací dopisy a pro ně IS/STAG jen připraví data do souboru pro hromadnou korespondenci MS Word, uživatel si potom otevře MS Word, v něm připravenou šablonu hromadné korespondence a do ní načte data ze souboru z IS/STAG. Tím se vytvoří i třeba stovky či tisíce dopisů najednou. Patrně u všech těchto typů dokumentů půjde o přenos metadat do podacího deníku (pokud ne, nechá se u typu dokumentu přenos vypnout). V IS/STAG je přichystán systém, který při pořizování souboru s daty pro hromadnou korespondenci dokáže data uložit do pomocného podacího deníku. Přitom si buď dokáže číslo jednací a číslo spisu zajistit z vlastních číselných řad nebo se dokáže prostřednictvím webové služby propojit se ESS, předat jí metadata o písemnosti, adresátu atd. a zpět získat číslo spisu, číslo jednací atd. Konkrétně toto probereme dále.

Mimo tisknutých dokumentů přijímáme v IS/STAG i dokumenty podané elektronicky studenty. Jedná se především o elektronickou přihlášku (na ZČU je ročně 24.000 přihlášek a z toho je 94% elektronických – toto procento se každoročně zvyšuje) a potom o elektronické žádosti. I pro tuto kategorii dokumentů umíme poskytnout on‑line metadata podacímu deníku.

Mimo to je ale v oblasti mnoho dokumentů, které podá student písemně a o nich se v IS/STAG nic neeviduje – jen se z dokumentu případně vytěží určité informace. Příkladem může být žádost o prodloužení přerušení. Student ji podá písemně. Studijní proděkan žádost schválí. Studijní referentka si otevře evidenční kartu studenta a zde změní jen jeden datum = datum předpokládaného ukončení přerušení.

To je vše. Nikde v IS/STAG není evidováno: kdy, od koho, co bylo doručeno, jak to bylo vyřízeno atd. Je tedy třeba, aby takovéto typy dokumentů byli ručně studijní referentkou zavedeny do ESS. A je potom na požadavku školy a schopnosti ESS, zda se má záznam z ESS přenést i do IS/STAG.

Mnoho žádostí je v oblasti studijní agendy nutno podávat písemně (ze zákona) a ještě dlouho je nebude možno řešit elektronicky. Je třeba s tím počítat. 

Postup vyřizování dokumentů ve studijní agendě

 Následuje obecný popis toho, jak některé písemnosti ve studijní agendě na sebe navazují:

Příchozí dokument bez vyžadované odezvy:

Např.: Přihláška ke studiu, Oznámení o ukončení studia (nevydává se rozhodnutí), jiná oznámení nevyžadující reakci, žádosti nevyžadující reakci.

Odchozí dokument bez předpokládané odezvy:

Např.: Pozvánka k přijímacímu řízení, pozvánka k zápisu, různá oznámení bez možnosti odvolání.

Příchozí dokument s vyžadovanou odezvou bez možnosti reakce:

Existují prvoinstanční rozhodnutí, která neumožňují odvolání.

Odchozí dokument s možnou odezvou a nutnou následnou reakcí:

Klasické rozhodnutí s možným odvoláním a druhoinstančním rozhodnutím.

Příchozí dokument s vyžadovanou odezvou a možnou reakcí a nutnou odezvou:

Klasická žádost s prvoinstančním rozhodnutí s možným odvoláním a druhoinstančním rozhodnutím.

Číslo spisu

Napříč školami se zástupci shodují, že číslo spisu se rovná jedno studium studenta.

V oblasti přijímacího řízení:

• některé školy chtějí, aby existoval jeden spis pro přijímací řízení a teprve až se uchazeč stane studentem, aby pro něj vzniknul spis,
• jiné školy chtějí, aby každý uchazeč měl svůj spis a ten mu vydržel až do ukončení studia.

IS/STAG umožňuje obojí:

• je možné parametry nastavit, že první písemností (většinou elektronickou či písemnou přihláškou) vznikne uchazeči spis a ten mu vydrží až do konce daného studia,
• je možné nastavit, že pro přijímací řízení vždy s první písemností vznikne pro každou fakultu a akademický rok (do kterého se přijímají studenti) jeden spis a těm uchazečům, kteří se stanou studenti se vytvoří samostatné spisy a do nich se přesunou písemnosti z fakultního spisu tak, aby u spisu byli všechny dokumenty, které se daného studena týkají a to včetně jeho přijímacího řízení.

Při přestupu na jiné studium či po ukončení např. bakalářského typu studia a nastoupení do navazujícího typu studia student dostává nový spis.

IS/STAG umožňuje čísla spisu generovat a předat je ESS a nebo umožňuje je nechat vygenerovat ESS, převzít si je zpět a u studenta si je uložit. Při předávání každé další písemnosti z IS/STAG do ESS již IS/STAG předává informaci, do kterého spisu má být písemnost zařazena.

Obecně: přebírání identifikátorů (čísla spisu, čísla jednacího, jednoznačného identifikátoru písemnosti, jednoznačného identifikátoru vypravení) z ESS znamená jistou časovou ztrátu. Řekněme si třeba jen půl sekundy nebo sekundu. Ale když studijní referentka bude tisknout 1.000 zvacích dopisů na přijímací řízení, tak i jedna sekunda na jeden dopis znamená, že jí na obrazovce bude 17 minut stát aplikace a ona s tím nebude schopna nic dělat dokud se z IS/STAG do ESS neuloží poslední písemnost a nevrátí poslední identifikátory. Proto je třeba zvážit, zda by nebylo lepší, aby identifikátory generoval IS/STAG. A také je důležité zjistit, zda ESS vůbec umožňuje přebírání externě vygenerovaných těchto identifikátorů.

Jak už jsme uvedli, tak ne všechny písemnosti týkající se studijní agendy vznikají v IS/STAG a budou předávány do ESS, ale budou existovat i dokumenty, které vzniknou mimo IS/STAG a budou ručně zavedeny do ESS. Při takovém zavedení je třeba, aby studijní referentka byla schopna uživatelsky přívětivě v ESS vyhledat studentův spis a písemnost k němu přiřadit. Proto doporučujeme při vzniku spisu z IS/STAG do ESS přenést i informace, na základě kterých studijní referentka studenta jasně identifikuje jako: jeho jméno, příjmení, studijní číslo, fakultu studia, kód studijního programu atd. to uložit do nějakých struktur spisu v ESS a umožnit podle této položky (položek) vyhledávat spis pro přiřazení ručně zadávané písemnosti.

Ještě jedno důležité upozornění. Mimo studijní agendu (oblast ekonomiky, obchodu, atd.) se písemnosti dá ze spisového řádu jednoznačně přiřadit spisový znak, skartační znak a skartační lhůta a ta je pro písemnost stálá až do její skartace či archivace. Spis potom většinou získává skartační znak a skartační lhůtu od největší hodnoty z přiřazených písemností. U studijní agendy to je jinak. Skartační znak a skartační lhůta spisu se řídí způsobem zakončení studia. Příklady:

• neúspěšný uchazeč, který se neodvolal.................... skartace za 3 roky,
• neúspěšný uchazeč, který se odvolal....................... skartace za 7 let,
• neúspěšný student............................................... skartace za 20 let,
• úmrtí studenta..................................................... skartace za 10 let,
• úspěšný student.................................................. archivace za 45 let.

Tj. teprve při uzavření spisu se zjišťuje, jak a za kdy bude skartováno či archivováno. A na základě toho je třeba nastavit skartační znak a skartační lhůtu a tím i spisový znak u spisu a jednotlivých k němu přiřazených písemností.

Technicky je v IS/STAG předávání čísla spisu od E-přihlášky přes proces přijímacího řízení až po studium zajištěno takto:

Když student přestoupí na jiný studijní program, tak dostane jiné číslo spisu. Když si student podá přihlášku na jiný přijímací obor, dostane další číslo spisu.

Pokud se stane, že uchazeč nejprve zašle papírovou přihlášku, kterou studijní referentka zaeviduje (tím se mu přidělí číslo spisu) a potom ještě uchazeč podá E‑přihlášku na stejný přijímací obor, tak mu IS/STAG zkopíruje číslo spisu i k přihlášce:

Naprostá většina spisů začne elektronickou přihláškou. Něco málo spisů, začne papírovou přihláškou. Některá studia začínají ale bez přihlášky (např. přestup na jiné studium) a tam může být inicializačním dokumentem jak dokument pořízený v IS/STAG tak i papírová žádost od studenta neevidovaná v IS/STAG.

Pokud bude existovat nějaká ručně zadaná písemnost jako první - před vznikem studentova spisu webovou službou z IS/STAG - doporučujeme nechat bez zařazení do spisu a nebo ji zařadit do nějakého bufferu a až vznikne spis studenta, tak ji přeřadit. V opačném případě bychom museli s vývojáři ESS řešit situaci, že spis může vzniknout v ESS ručně a ESS bude muset při vkládání nové písemnosti an zákaldě jednoznačného identifikátoru studenta rozeznat, že už spis má a nevytvářet mu nový. To by bylo ještě komplikováno v případě, že by identifikátory byli přidělovány v IS/STAG = IS/STAG by přiřadil identifikátor spisu, ale ESS by mu vrátila, že student má jiný identifikátor. Škola takovéto řešení pochopitelně požadovat může, ale musí počítat s tím, že to ponese nemalé náklady navíc.

Pokud první dokument studenta/uchazeče bude do ESS předáván z IS/STAG (opět s nevyplněným číslem spisu), tak ho ESS nenajde a tudíž mu založí nové číslo spisu a do něj přiřadí nově vzniklou písemnost. Zpět potom ESS vrátí IS/STAG číslo spisu, číslo jednací, jednoznačný identifikátor písemnosti a pokud je požadováno, tak i jednoznačný identifikátor vypravení.

Číslo jednací

Obecně každá písemnost může mít své jedinečné číslo jednací nebo je možné pro odpověď použít číslo jednací písemnosti, na kterou se odpovídá.

Žádná norma nás nenutí k tomu mít pro žádost a rozhodnutí stejné číslo jednací. Důležité je, aby oba dokumenty byly ve stejném spisu a byly uloženy časově po sobě.

V IS/STAG neumíme jednoduše najít k určitému rozhodnutí „jeho“ žádost. Už proto, že si údaje o rozhodnutích jako dokumentech nepoznamenáváme. V IS/STAG si ukládáme třeba datum ukončení studia, ale že na základě toho vzniklo rozhodnutí, to už si neukládáme. Pokud studijní referentka vytiskne rozhodnutí, zeptáme se jakého je druhu a do pomocného podacího deníku se dostane záznam o rozhodnutí o ukončení studia určitého studenta do jeho spisu a jsme schopni to předat ESS a získat proto i číslo jednací, které ještě dokážeme na ten dokument vytisknout. Ale nevážeme to k žádné žádosti o ukončení studia – protože ji buď v IS/STAG nemáme ani evidovanou nebo ji máme evidovanou, ale nenutíme studijní referentku, aby ji vyhledávala a tak tyto dva dokumenty k sobě připárovala a díky tomu zajistila, že budou mít stejné číslo jednací – ono by to ani nebylo při tisku desítek či stovek dokumentů najednou reálné.

Číslo jednací může být generováno v IS/STAG nebo může být převzato z ESS. Pokud je generováno v IS/STAG, tak si administrátor může nastavit masku čísla jednacího. Maska může být různá např. pro každou fakultu. Maska může obsahovat označení fakulty a označení kalendářního roku. A systém potom jen dle masky přiděluje postupně čísla jednací v rámci fakulty, kalendářního roku a dalšího uvedeného textu v masce.

U přijímacího řízení v případě společného spisu pro fakultu a rok umí IS/STAG při přidělování čísel jednacích zkopírovat číslo jednací od minulého dokumentu vydaného IS/STAG. Tj. nejprve vznikne písemnost pro E-přihlášku a je jí přiděleno číslo jednací. Potom je uchazeči zasílán zvací dopis a tomu je přiděleno stejné číslo jednací jako E-přihlášce uchazeče. A tak dále s dalšími písemnostmi daného uchazeče pro danou přihlášku. Pokud osoba má podáno více přihlášek, tak pro každou má vydané jiné číslo jednací. Ale v rámci jedné přihlášky mají všechny dokumenty stejné číslo jednací. Toho se dá využít i pro zavádění přijatých dopisů od uchazečů (např. odvolání proti nepřijetí ke studiu). Pokud fakulta dá uchazeči do dispozic, že ten má komunikovat vždy jen uvedením daného čísla jednacího, tak se potom snadno dohledá a zavede do správného spisu.

Jednoznačný identifikátor písemnosti

Každá písemnost má přidělený nějaký identifikátor, který je v rámci písemností jedinečný. IS/STAG umožňuje tento identifikátor písemnosti vygenerovat a předat ho ESS nebo umožňuje vygenerovat ho v ESS a přenést zpět do IS/STAG.

Tento identifikátor se dá dobře využít na tisknutelných dokumentech a to tak, že se vytiskne ve formě čárového kódu:

a po neskenování Kofaxem se z čárového kódu vytěží idetifikátor písemnosti a na základě něj ESS potom dokáže binární obraz dokumentu přiřadit příslušné písemnosti.

V praxi to potom vypadá tak, že si studijní referentka vytiskne 100 rozhodnutí, orazítkuje je, předá k podpisu děkanovi a potom všech 100 vloží najednou do skeneru, který postupně každý z nich seskenuje, vytěží identifikátor písemnosti z čárového kódu, uloží seskenovaný binární obraz k písemnosti v ESS a vezme další dokument a tak postupně dále všech 100.

Jednoznačný identifikátor vypravení

Některé ESS vedle identifikátoru písemnosti poskytují i jednoznačný identifikátor vypravení. Počítají s tím, že je možné v rámci jedné obálky odeslat více dokumentů (písemností). Některé ESS s tímto nepočítají a v podstatě identifikátor vypravení = identifikátor písemnosti.

Identifikátor vypravení se dá použít opět v podobě čárového kódu na doručenku:

a po navrácení doručenky od pošty se dá čtečkou čárového kódu v ESS identifikátor vypravení z čárového kódu zjistit a tak vyhledat písemnost a zde už potom jednoduše zadat datum přijetí písemnosti a číslo doručenky. Od tohoto data přijetí se potom počítá zákonná doba pro odvolání.

Jednoznačný identifikátor studenta A uchazeče

Jak bylo vidět v kapitole o čísle spisu, tak se student/uchazeč může vyskytovat v IS/STAG ve třech stavech:

• zájemce o studium (E-přihláška),
• uchazeč (papírové přihlášky nebo převedené E-přihlášky),
• student.

Student/uchazeč má během přijímacího řízení a studia tyto dva jednoznačné identifikátory:

• jako zájemce či uchazeč má oborové číslo uchazeče = UCHAZEC_IDNO, což je maximálně desetimístný čistě numerický text,
• jako student má osobní číslo studenta = OS_CISLO, což je maximálně desetimístný alfanumerický text.

Dohromady jde také o jednoznačný identifikátor, protože OS_CISLO vždy začíná písmenem, takže se takto jasně odlišuje od čistě numerického UCHAZEC_IDNO.

Při zápisu uchazeče mezi studenty získává student jiný identifikátor = osobní číslo studenta a po celé studium je evidován pod tímto identifikátorem. Studijní referentky již dále s oborovým číslem uchazeče nepracují, již pracují pouze s osobním číslem studenta. Při přechodu na jiný studijní program student získává nové osobní číslo studenta (= nový spis). Stejně tak při novém přijímacím řízení uchazeč získá nové oborové číslo uchazeče (= jiný spis) a po převzetí mezi studenty nové osobní číslo studenta.

Jeden z těchto identifikátorů je třeba přenést do ESS jako jedinečný identifikátor studia, přes který mohou studijní referentky studenta vyhledat při vkládání písemných žádostí přímo do ESS. Případně tento identifikátor ještě doplnit dalšími údaji, jako je: jméno, příjmení, fakulta studia, studijní program studia apod.

Je třeba také umožnit IS/STAG změnit v ESS tento identifikátor při proměně uchazeče ve studenta.

Spis studenta a přístup k němu

Písemnosti studenta do jeho spisu obecně nemusí vkládat jen jedna studijní referentka. Může to být více studijních referentek nebo obecně referentek a nemusí být ani z fakulty studenta. Každá referentka přitom vystaví v IS/STAG písemnost, ta se musí dostat do ESS a ona k ní musí být schopna přistoupit a v ESS ji dovyřídit. Tj. je třeba nastavit přístupová práva k spisu studenta tak, aby toto bylo umožněno.

Obecně jde o tyto příklady:

1. Ve studijní agendě se o studenta stará v naprosté většině písemností jedna a ta samá studijní referentka.
2. Na některých fakultách to probíhá tak, že jedna studijní referentka obhospodařuje jen studenty prvního ročníku a potom je předává dalším studijním referentkám.
3. Na školách existují referentky, které vystavují písemnosti studentům napříč fakultami - např. referentka u prorektora či sekretářka rektora či referentka, která napříč fakultami spravuje např. ubytovací stipendia, sociální stipendia a poplatky za stidium.
4. Existuje nemálo případů, kdy studijní referentka vystavuje písemnost studentovi cizí fakulty - např. mimořádné stipendium.

Pro všechny tyto případy je potřeba, aby tyto studijní referentky mohly přidávat písemnosti do studentova spisu. Jiná věc je přístup přímo k těm písemnostem - tam to pro změny může být dostupné jen té referentce, která písemnost vytvořila. Do spisu studenta ale musí mít možnost vkládat písemnosti libovolní referenti z prostředí studijní agendy.

Práce s písemnostmi v ESS – určení vlastníka při předávání písemností z IS/STAG do ESS

Setkáváme se s tím, že při přenosu písemnosti do ESS či při zakládání spisu v ESS je třeba určit, kdo bude mít v ESS k spisu a písemnosti přístup. Některé ESS to mají realizované na pracoviště (spisový uzel) jiné přímo na konkrétního uživatele spisové služby. V ESS se potom dá řešit zástupnost ať tím, že se dá právo na písemnosti všem v rámci pracoviště nebo určité osobě. Tj. vyvstává úkol spolu s písemností předat identifikátory osoby (či pracoviště), které má písemnost „přistát na stole“.

Na fakultách je většinou více studijních referentek. Ale jsou i fakulty, kde je jen jedna. Studijní referentky většinou vedou studenta od začátku do konce studia, tedy: jedna referentka vede celý spis studenta od začátku do konce. Ale někdy to může být tak, že jedna studijní referentka vede přijímací řízení a třeba první ročníky a další má na starosti vyšší ročníky.

Pro dokumenty, které si tiskne studijní referentka dokážeme v IS/STAG vždy určit, kdo je tiskne a tak ESS předat informaci o uživateli, který má mít písemnost „na stole“.

U studenta jsme schopni evidovat, kdo je jeho studijní referentka a tak, pokud záznam v pomocném podacím deníku IS/STAG nevznikne na základě činnosti studijní referentky, ale na základě činnosti studenta, tak dokážeme předat údaj o jeho aktuálně přiřazené studijní referentce. Pokud student přiřazenou studijní referentku nemá, tak je možno v tabulce uživatelů pro pomocný podací deník u každé fakulty zaškrtnout, která studijní referentka je pro takovéto studenty defaultní a u ní se potom v ESS objeví daná písemnost „na stole“. Podobné je to u přijímacího řízení - pokud je písemnost v pomocném podacím deníku založena nikoliv studijní referentkou, ale uchazečem, tak se v ESS objeví daná písemnost „na stole“ studijní referentky, která je pro přijímací řízení v rámci fakulty označena jako defaultní.

Tj. v ESS bude třeba zajistit, aby si jednotlivé písemnosti či celé spisy mohli referenti předávat. A to jak z důvodu písemnosti předané studentem resp. uchazečem, tak i z důvodu toho, že na některých fakultách studijní referentka řeší jen přijímací řízení a potom se již o studenta stará jiná referentka. Nebo si je předávají po prvním roce studia.

Studijní referentky jedné fakulty by si v ESS měly mít možnost nastavit vzájemné zastupování nad svými spisy a tak budou mít přístup k dokumentům všech studentů fakulty. Nebo to může být třeba zvlášť bakalářské, magisterské a doktorské studium.

Ověřování se oproti ESS při přihlašování se ze strany IS/STAG

Při volání webových služeb ESS ze strany IS/STAG se u různých ESS setkáváme s různými přístupy.

Obecně upřednostňujeme, aby v ESS existoval jeden uživatel vyčleněný pro komunikaci s IS/STAG se silným heslem, který bude mít oprávnění týkající se jen příslušných webových služeb a IS/STAG se při každém volání webové služby ověří tímto uživatelským jménem a heslem.

Některé ESS to mají připravené tak, že je nutno se hlásit uživatelským jménem studijní referentky, na jejíž stůl se má písemnost dostat. Heslo bývá nějaké obecné. Toto řešení si sice myslíme, že není správné, ale jsme schopni ho akceptovat.

Každopádně i toto je třeba při analýze propojování IS/STAG s ESS řešit.

Předpokládáme, že komunikace přes webové služby je samozřejmě šifrovaná, aby nemohlo dojít k odposlechu na cestě.

Metadata v pomocném podacím deníku

Vytipovali jsme položky, které v podacím deníku evidujeme:

• Evidenční číslo (pořadové číslo a rok) – text = sekvence + rok
• Číslo spisu – text
• Název spisu – text = osobní číslo studenta, příjmení, jméno, fakulta studia, studijní program studia
• Číslo jednací – text z číselných řad nebo z externího systému
• Jedinečný identifikátor písemnosti – text z číselných řad nebo z externího systému
• Jedinečný identifikátor vypravení – text z číselných řad nebo z externího systému
• Jednoznačný identifikátor studenta / uchazeče – text (může být použit jako jednoznačný identifikátor spisu)
• Typ dokumentu – číselník
• Třída písemností – interní (vznikla na ZČU) / elektronická (e-přihláška, žádosti) / externí (vznikla mimo ZČU)
• Odesláno – datum
• Způsob odeslání - číselník
• Jméno adresáta - text
• Příjmení adresáta - text
• Titul před jménem adresáta - text
• Titul za jménem adresáta - text
• Adresa doručení:
  • Ulice a číslo - text
  • Část obce - text
  • Obec - text
  • PSČ - text
  • Pošta - text
  • Stát - text
• Stav odeslání - číselník
• Datum doručení – datum
• Číslo doručenky - text
• Poznámka - text
• Způsob vyřízení – číselník
• Zpracovává – owner záznamu
• Počet dokumentů obsažených v písemnosti – číslo, default 1
• Věc (o co se jedná) - text
• Vyřízeno dne - datum
• Odkaz na dokument v DMS – URL
• Spisový znak
• Skartační znak
• Skartační lhůta

Některé položky vznikají v IS/STAG, u některých je možno nastavit, zda mají vznikat v IS/STAG nebo v ESS a některé se přebírají z ESS.

Základní schéma modulu Pomocné spisové služby v IS/STAG

Toto schéma vpodstatě představuje zjednodušený ERA model pomocné spisové služby doplněný zprava o objekty, které do pomocného podacího deníku importují.

Procesy týkající se spisové služby ve studijní agendě

Na konkrétním propojování pomocné spisové služby IS/STAG se ESS se budeme s každou školou a výrobcem ESS domlouvat zvlášť na základě požadavku školy.

Technické řešení propojení musí ale vycházet z procesů ve studijní agendě, které při přijetí či odesílání dokumentů na škole existují nebo se budou díky zavádění ESS budovat.

Tyto procesy je třeba na škole důkladně projít a promyslet, jak budou na škole realizovány.

Procesy se týkají:

• Písemně podaných žádostí, odvolání či přihlášky ke studiu.
• Elektronicky podaných žádostí či přihlášky ke studiu.
• Dokumentů vystavených v IS/STAG a předávaných studentovi / uchazeči.

Nejprve si ukažme obecný proces spisové služby v organizaci:

Je zde uveden obecný model, který je možné dále „zesložiťovat“ (např. že se pošta neodevírá v podatelně, ale až u studijní referentky apod.), ale my na něm jen potřebujeme ukázat základní principy týkající se spisové služby ve studijní agendě a tak nám takovýto model bude stačit.

Došlá pošta se v podatelně rozlepí, přidělí se jí jednoznačný identifikátor písemnosti, seskenuje se a potom obíhá jen její digitální podoba nebo se pošle dál papírová. Zaevidují se její základní metadata a předá se na pracoviště (spisový uzel). Tam dojde k převzetí a k předání adresátovi. Na konci se uvede, jak byla písemnost vyřízena. Případně se na ni odpoví.

Pro odchozí poštu je třeba do ESS vložit metadata a i její binární podobu (povinné ze zákona je od 1.7.2012). Je třeba schválit odeslání dokumentu a vypravit ho (natisknout obálku, vložit, zalepit, ofrankovat, odeslat). V případě doručenky ji po přijetí zaevidovat včetně data doručení. Na konci procesu potom nastavit v ESS vyřízení písemnosti.

První skupinou dokumentů, které je třeba řešit, jsou papírově předané dokumenty. Ty lze jednoduše řešit tak, že se postupně zaevidují do ESS a na konci procesu je dostane do ruky studijní referentka a ta údaje z nich zavede do IS/STAG:

U papírových přihlášek je ale možné proces řešit i tak, že se v Podatelně nezadají do ESS, dostanou se až k studijní referentce a po jejím zadání do IS/STAG se dostanou do pomocného podacího deníku IS/STAG a odtud i do ESS. U písemných žádostí a odvolání to takto řešit nelze, protože je v IS/STAG neevidujeme a je nutné je ručně pořídit do ESS.

Škola si musí stanovit, jak se má systém chovat:

•         Bude se papírová žádost vkládat do ESS?

•         ANO – tj. číslo spisu i číslo jednací se bude brát ze ESS a pomocná spisová služba IS/STAG nebude na toto vůbec využita

•         NE – tj. nebude se vkládat nikam

Druhou oblastí jsou elektronicky podávané dokumenty do IS/STAG: 

Po zaevidování elektronické přihlášky či elektronické žádosti si v pomocném podacím deníku IS/STAG zaevidujeme danou písemnost a hned jsme schopni ji předat do ESS a získat pro ni číslo spisu (pokud ho již neznáme), číslo jednací a jedinečný identifikátor písemnosti. Studijní referentka potom jen v ESS musí zadat, jak byla přihláška či žádost vyřízena.

Škola si musí stanovit, jak se má systém chovat:

•         Bude se evidovat v spisové službě?

•         ANO – tj. vznikne záznam v podacím deníku pomocné spisové služby IS/STAG

•         Má se číslo spisu generovat z ESS

•         ANO – tj. je třeba aby na straně ESS byla k dispozici webová služba poskytující zpět nové číslo spisu

•         NE – tj. číslo spisu se bude brát z číselné řady IS/STAG

•         Má se číslo jednací brát z ESS

•         ANO – tj. je třeba aby na straně ESS byla k dispozici webová služba poskytující zpět nové číslo jednací

•         NE – tj. číslo jednací se bude brát z číselné řady IS/STAG

•         Má se identifikátor písemnosti brát z ESS

•         ANO – tj. je třeba aby na straně ESS byla k dispozici webová služba poskytující zpět nový identifikátor písemnosti

•         NE – tj. identifikátor písemnosti se bude brát z číselné řady IS/STAG

•         Má se potom záznam přenést do ESS?

•         ANO – tj. je třeba aby na straně ESS byla k dispozici webová služba, kterou tam přeneseme data z podacího deníku

•         NE – tj. zůstane jen v pomocné spisové službě IS/STAG

•         Má se do ESS nebo do DMS přenést i elektronický obraz dokumentu?

•         ANO – to zatím neumíme, ale do budoucna chystáme, bude třeba aby na straně ESS byla k dispozici webová služba, kterou tam přeneseme elektronický obraz dokumentu

•         NE – tj. nebude se archivovat elektronický obraz dokumentu

•         U E-přihlášky kdy zanést do pomocného podacího deníku?

•         HNED – nyní realizováno,

•         AŽ PO ZAPLACENÍ POPLATKU – zatím nebylo poptáváno, takže není řešeno,

•         AŽ PO PŘEVEDENÍ MEZI UCHAZEČE – zatím nebylo poptáváno, takže není řešeno – dokážeme si takovýto požadavek představit, bylo by řešeno na parametr SPIS_EPR_KDY_PODAT s možnostmi (PO_ZADANI, PO_ZAPLACENI, PO_PREVEDENI).

•         NE – tj. nebude se evidovat

A třetí oblastí jsou dokumenty tisknuté v IS/TAG: 

Při tisku rozhodnutí či dopisu apod. si v pomocném podacím deníku IS/STAG zaevidujeme danou písemnost a hned jsme schopni ji předat do ESS a získat pro ni číslo spisu (pokud ho již neznáme), číslo jednací, jedinečný identifikátor písemnosti a případně i jedinečný identifikátor vypravení. Tyto informace jsme ještě schopni dostat do výstupu na dokument. Takže na dokument dokážeme vytisknout jak číslo spisu a číslo jednací, tak v podobě čárového kódu i jednoznačný identifikátor písemnosti. A na adresní štítek jsme schopni v podobě čárového kódu vytisknout jednoznačný identifikátor vypravení. Studijní referentka potom musí dopis v ESS vypravit. A pokud se jedná o doručenku, potom někdo (podatelna / studijní referentka / ..) musí číslo doručenky a datum doručení v ESS zaevidovat. A nakonec v ESS studijní referentka musí zadat, jak byl dopis vyřízen.

Škola si musí stanovit, jak se má systém chovat:

•         O dokumentu vznikne záznam v podacím deníku pomocné spisové služby IS/STAG

•         Má se číslo spisu brát z ESS

•         ANO – tj. je třeba aby na straně ESS byla k dispozici webová služba poskytující zpět nové číslo spisu

•         NE – tj. číslo spisu se bude brát z číselné řady IS/STAG

•         Má se číslo jednací brát z ESS

•         ANO – tj. je třeba aby na straně ESS byla k dispozici webová služba poskytující zpět nové číslo jednací

•         NE – tj. číslo jednací se bude brát z číselné řady IS/STAG

•         Má se identifikátor písemnosti brát z ESS

•         ANO – tj. je třeba aby na straně ESS byla k dispozici webová služba poskytující zpět nový identifikátor písemnosti

•         NE – tj. identifikátor písemnosti se bude brát z číselné řady IS/STAG

•         Má se potom záznam přenést do ESS?

•         ANO – tj. je třeba aby na straně ESS byla k dispozici webová služba, kterou tam přeneseme data z podacího deníku

•         NE – tj. zůstane jen v pomocné spisové službě IS/STAG

•         Má se do ESS nebo do DMS přenést i binární obraz dokumentu?

•         ANO – protože předpokládáme, že všechny dokumenty bude třeba nejprve opatřit razítkem a podpisem, tak nepředpokládáme přenos binárního obrazu tisknutého dokumentu z IS/STAG do ESS

•         NE – tj. nebude se archivovat elektronický obraz dokumentu

•       Jsou tři informace, které je třeba určit, do jakého systému se budou zapisovat a kdo je bude do systému zapisovat, jsou to:

•         Informace o vypravení dopisu (kdy, způsob odeslání, ..)

•         1. Studijní referentka v pomocné spisové službě IS/STAG = NEDOPORUČUJEME

•         Potom přenos do ESS:

•         ANO – tj. je třeba aby na straně ESS byla k dispozici webová služba, která to přijme

•         NE – tj. data se nepřenáší

•         2. Studijní referentka ve ESS – zpět už se nebude do IS/STAG přenášet

•         Informace o doručení (kdy, číslo doručenky, ..)

•         1. Studijní referentka v pomocné spisové službě IS/STAG = NEDOPORUČUJEME

•         Potom přenos do ESS:

•         ANO – tj. je třeba aby na straně ESS byla k dispozici webová služba, která to přijme

•         NE – tj. data se nepřenáší

•         2. Studijní referentka ve ESS – zpět už se nebude do IS/STAG přenášet

•         3. Referentka v podatelně – zpět už se nebude do IS/STAG přenášet

•         Informace o vyřízení (kdy, způsob, ..)

•         1. Studijní referentka v pomocné spisové službě IS/STAG = NEDOPORUČUJEME

•         Potom přenos do ESS:

•         ANO – tj. je třeba aby na straně ESS byla k dispozici webová služba, která to přijme

•         NE – tj. data se nepřenáší

•         2. Studijní referentka ve ESS – zpět už se nebude do IS/STAG přenášet

•         3. Referentka v podatelně – zpět už se nebude do IS/STAG přenášet

Propojení IS/STAG a ESS přes webové služby a následné funkce

Vývojáři IS/STAG preferují pro propojování IS/STAG se ESS využít webové služby. V IS/STAG při vzniku dokumentu dokážeme ještě před vytištěním či vygenerováním údajů o dokumentu do souboru uložit metadata písemnosti do pomocného podacího deníku. Pomocný podací deník potřebuje číslo spisu a číslo jednací a jedinečný identifikátor písemnosti. Ty si dokážeme v IS/STAG vygenerovat z vlastních číselných řad nadefinovaných administrátorem nebo je dokážeme převzít ze ESS.

Celý proces v případě generování identifikátorů na straně ESS může proběhnout podle následujícího schématu:

Příklad toho, kdyby generování identifikátorů proběhlo na straně IS/STAG  ukazuje toto schéma: 

Při tisku obálek nebo štítků na obálky jsou dvě možnosti.

• Není problém ze souboru dat z IS/STAG určených pro hromadnou korespondenci vytisknout pomocí šablony i adresní štítky a to dokonce s čárovým kódem vypravení. Na toto jsme připraveni. Máme vyvinuta MS Word makra pro tisk čárového kódu ve formátu: EAN 8 a CODE128.
• Další možností je tisknout obálky přímo ze ESS. Je to námět, nevíme, zda to nějaká ESS umí. Studijní referentka by si mohla otevřít ESS a vybrat funkci tisku obálky (třeba i s doručenkou). Potom by čtečkou čárového kódu přečetla na dokumentu vytisknutý čárový kód jednoznačného identifikátoru písemnosti a aplikace by na obálku vytiskla adresu i s čárovým kódem jednoznačného identifikátoru vypravení. Ten čárový kód jednoznačného identifikátoru vypravení se potom může hodit minimálně na dvě věci:
  
  • při vypravování / frankování na podatelně,
  • při obdržení doručenky zpět z pošty pro evidenci doručenky na podatelně.

Domníváme se, že při propojení IS/STAG se ESS přes webové služby je potřeba přenášet data jen z IS/STAG do ESS se zpětnými návratovými hodnotami (číslo jednací, ..), ale že není nutné přenášet ručně zavedené písemnosti do ESS ještě ze ESS do IS/STAG. Ale u čtyřech škol u jedné ESS již máme realizovaný i přenos ručně zadaných písemností v ESS také do IS/STAG – a to v případě, že studijní referentka:

• písemnost studenta přiřadí ke studentovo spisu – tím rozpoznáme, ke kterému studentovi se má písemnost v IS/STAG přiřadit
• písemnost uchazeče přiřadí do uchazečovo osobního spisu (pokud se na škole požaduje vytváření spisu pro každého uchazeče zvlášť) resp. do spisu fakulty pro přijímací řízení určitého akademického roku a zároveň uvede číslo jednací – tím rozpoznáme, ke kterému uchazeči se má písemnost v IS/STAG přiřadit.

Představa o fungování webových služeb na straně ESS

Jak už jsme uvedli, potřebujeme, aby předávání písemnosti z IS/STAG do ESS fungovalo rychle. Již byl uváděn příklad, že pokud studijní referentka bude tisknout 1.000 zvacích dopisů na přijímací řízení a ukládání každé písemnosti bude trvat 1 sekundu, tak si studijní referentka počká 17 minut než se ji zpracuje soubor pro hromadnou korespondenci MS Word, kde si teprve vytiskne pomocí připravené šablony dopisy.

Pokud bude identifikátory přidělovat IS/STAG, tak může IS/STAG s ESS komunikovat asynchronně, tj. všem písemnostem přiřadí identifikátory a studijní referentka pokračuje hned v práci. IS/STAG si do fronty pro webové služby zařadí 1.000 volání a ty postupně zpracovává na pozadí, aniž by o tom studijní referentka věděla. To je potom velká výhoda při rychlosti zpracování.

Proto preferujeme, aby IS/STAG nevolal postupně několik elementárních webových služeb ESS, ale aby zavolal jednu, která podle nastavených dat zjistí, zda již existuje spis a pokud ne, tak ho založí, případně založí osobu adresáta (pokud ESS obsahuje číselník adresátů), uloží písemnost a pokud je požadováno vypravení, tak provede i vypravení. 

Změna jednoznačného identifikátoru studenta či uchazeče v ESS

Identifikátor by se u spisu mohl měnit jen v jediném případě = když se z uchazeče stává student. V tomto případě doporučujeme neměnit identifikátor, ale založit nový spis a přesunout do něj všechny písemnosti z předchozího spisu. Samozřejmě že toto všechno si vykomunikují IS/STAG a ESS přes webové služby bez nutnosti zásahu obsluhy.

Pokud by škola či výrobce ESS požadoval, aby se jen změnil identifikátor studenta/uchazeče u spisu, tak bude třeba na to připravit na straně ESS webovou službu a upravit IS/STAG, aby ji volal.

Identifikátor studenta/uchazeče může na straně ESS sloužit pro jednoznačné vyhledávání studenta/uchazeče při zavádění písemností, které neprošly IS/STAG, ale byly pořízeny do ESS ručně.

Změna spisového znaku, skartačního znaku či skartační lhůty v ESS

Jak již bylo popsáno, konečné nastavení skartačního znaku a skartační lhůty u spisu a tedy i u písemností spisu přiřazených není možno určit při vzniku písemnosti resp. spisu, ale až při uzavírání spisu dle toho, jak bylo studium ukončeno. Jednotlivé případy a doby si administrátor může v IS/STAG určit:

Na to potřebujeme na straně ESS mít opět webovou službu, která pro spis změní skartační znak a skartační lhůtu.

Celkový přehled možných webových služeb

Zde je uveden popis všech možných webových služeb, které se pro propojování IS/STAG a ESS dají teoreticky použít. 

Navrhované webové služby

• Webová služba „Uložení nové písemnosti“:
  • V IS/STAG vznikne nová písemnost
  • Záznam je uložen do pomocného podacího deníku v IS/STAG.
  • Na straně IS/STAG je možno přidělit identifikátory:
    • Spisu – pokud student ještě nemá spis založen
    • Písemnosti
    • Čísla jednací
  • Hned je vyvolána webová služba
    • Předána metadata písemnosti.
    • Pokud jsou přiděleny tak i identifikátory.
    • Možnost s metadaty písemnosti předat i binární obraz písemnosti uvnitř zprávy.
  • Pokud byl předán identifikátor písemnosti, uložit s písemností, jinak vygenerovat nový identifikátor písemnosti.
  • Pokud je nutné v ESS zařazovat osoby, se kterými je komunikováno do číselníku a daná osoba zde neexistuje, potom zařadit a písemnost propojit s osobou. Jinak uložit data o adresátovi k písemnosti.
  • Pokud byl předán identifikátor spisu, zařazení písemnosti do spisu, jinak vygenerování nového jednoznačného identifikátoru spisu. Přiřadit identifikátor spisu písemnosti.
  • Pokud bylo předáno číslo jednací, uložit jej k písemnosti, jinak vygenerovat nové jednoznačné číslo jednací a to přidělit k písemnosti.
  • Uložit ostatní metadata písemnosti.
  • ESS zařadí písemnost na „stůl“ uvedené studijní referentce. V ESS bude tato referentka zapsána u písemnosti jako vyřizující osoba (i autor a vlastník záznamu).
  • Pokud byl předán binární obraz písemnosti, uložit jej k písemnosti jako nový dokument.
  • Pokud je vyzváno k vygenerování identifikátoru vypravení, tak ho vygenerovat.
  • Zpět předat: identifikátor spisu, identifikátor písemnosti, identifikátor vypravení a číslo jednací písemnosti.
• Webová služba „Úprava písemnosti“:
  • V IS/STAG je v pomocném podacím deníku záznam o písemnosti upraven (ručním zásahem studijní referentkou nebo jako reakce na událost nějakého zásahu studijní referentky na jiná data studenta).
  • Předán identifikátor písemnosti a všechna metadata.
  • Co se změnilo, tak v ESS upravit.
  • Možnost s metadaty písemnosti předat i binární obraz písemnosti uvnitř zprávy.
  • Vrátí potvrzení, že se povedlo nebo chybové hlášení.
• Webová služba „Převedení písemnosti do jiného spisu“:
  • Bude nastávat asi jen v případě, že se bude pro přijímací řízení zavádět jeden obecný spis místo pro každého uchazeče zvlášť a potom po přerodu uchazeče ve studenta a založení spisů studentů bude třeba písemnosti uchazeče ze spisu přijímacího řízení převést do spisu studenta.
  • Předáme identifikátor písemnosti a nový identifikátor spisu.
  • Vrátí potvrzení, že se povedlo nebo chybové hlášení.
• Obecně tyto tři uvedené webové služby mohou být jednou a odlišovat se jen volanými parametry.
• Webová služba „Odstranění písemnosti“:
  • V IS/STAG je v pomocném podacím deníku záznam o písemnosti odstraněn – byl založen omylem.
  • Předán identifikátor písemnosti. V podacím deníku je písemnost označena jako Storno (nelze odstranit).
  • Vrátí potvrzení, že se povedlo nebo chybové hlášení.
• Webová služba „Uzavření spisu“:

• Pokyn k uzavření spisu studenta.
• Při uzavření studentova studia.
• Předáme identifikátor spisu a případně i položky: Důvod vyřízení (např. Ukončení studia), Spisový znak spisu, Skartační znak spisu a Skartační lhůta spisu.
• Je otázkou, co dělat při chybném uzavření spisu (studijní referentka omylem uzavře studium jinému studentovi, potom to zjistí a chybu napraví) – bude muset vstoupit do ESS a ručně opravit (v ESS najde spis a zadá volbu Vyřizuji).
• Případné uzavření spisu přijímacího řízení bude probíhat v ESS ručně až po skončení všech odvolacích kol.
• Vrátí potvrzení, že se povedlo nebo chybové hlášení.
• Uzavřené spisy studentů v ESS se předají na spisovnu ručně.
• Webová služba „Poskytnutí přístupu k dokumentům písemností určitého spisu“:
  • Nabízí se zde možnost, aby studijní referentka v kartě studenta kliknula na tlačítko, zavolala se tato webová služba, která poskytne informace o jednotlivých písemnostech studenta a jejich dokumentech a také oprávnění k nim, v IS/STAG toto zobrazíme a studijní referentce se po výběru dokumentu tento dokument otevře. Toto je předmětem další etapy propojování, ale je třeba se nad tím zamyslet a neuzavřít si řešením v této etapě vrátka do budoucna.
• Obecně je možné uvažovat i o volání webové služby z ESS v IS/STAG při změnách metadat v ESS, aby se změna provedla i v IS/STAG. Např. při zavedení data převzetí doručenky a tím v IS/STAG odstartovat hlídání zákonné lhůty na uzavření písemnosti.

Národní standardy

Preferujeme, aby XML webové služby bylo postaveno nad národním standardem, viz. http://www.mvcr.cz/clanek/narodni-standard-pro-elektronicke-systemy-spisove-sluzby.aspx

Elektronický podpis dokumentů, časové značky:

V IS/STAG nebudeme řešit, pokud je požadováno, nechť si zařídí zákazník při skenování dokumentů nebo při jejich ručním vkládání do ESS.

Aplikace pomocného podacího deníku v IS/STAG

Formulář pro nastavování typů dokumentů: 

Tento formulář ovládá administrátor IS/STAG a nastavuje si zde různé údaje:

• Pro které typy dokumentů má být v IS/STAG sbírány údaje do pomocného podacího deníku.
• Předefinované položky pro každý typ dokumentu.
• Číselné řady pro číslo jednací (maska, pro jaké student je omezeno, ..).
• Pro typ dokumentu přiřazení číselných řad čísel jednacích.
• Propojení uživatelů IS/STAG na uživatele ESS.
• Jak se budou ukončovat spisy pro určitý typ ukončení studia.

Formulář pro správu dat v pomocném podacím deníku – bude využíván jen pokud nebude IS/STAG propojen se ESS: 

 Jak vypadá tisk ze sestav: 

Číselníky IS/STAG týkající se spisové služby

U číselníků obecně v IS/STAG předpokládáme, že si uložíme u jednotlivých položek hodnoty z číselníků ESS a budeme přes webové služby předávat tyto hodnoty. 

• Typ písemnosti – o jakou písemnost jde (rozhodnutí o přijetí, žádost o ubytovací stipendium, ..)
• Třída písemností – interní (vznikla na škole) / elektronická (e-přihláška, žádosti) / externí (vznikla mimo školu).
• Způsob odeslání.
• Stav odeslání.
• Způsob vyřízení.
• Studijní referentky a jejich funkční místa.
• Způsob uzavření spisu.

Parametry pomocné spisové služby

Pro pomocnou spisovou službu a pro propojení IS/STAG s ESS bylo do IS/STAG přidáno několik parametrů - detailněji jsou popsány v technické části popisu.

Budoucnost hromadné korespondence v IS/STAG

Vývojáři IS/STAG nyní pracují na možnosti, že si uživatelé jednotlivé šablony pro svá rozhodnutí či dopisy uloží do IS/STAG a potom si jen vyberou:

• jaký výstup chtějí použít,
• pro jaké studenty

a systém:

• vygeneruje data,
• získá pro písemnosti příslušné identifikátory,
• uloží písemnosti do ESS,
• otevře MS Word a v něm X dopisů. 

Doposud studijní referentka vždy ze sestavy jen vygenerovala soubor dat, musela si otevřít MS Word, najít si šablonu pro rozhodnutí, najít si kam uložila soubor dat, spojit si v hromadné korespondenci MS Word šablonu s daty a vyjelo jí teprve X dopisů. Tato práce jí odpadne.

Závěr

Tolik obecně o možnostech propojení IS/STAG a ESS, ale také o procesech  spisové služby v oblasti studijní agendy, které si škola musí vyřešit.

Ze zkušeností se zaváděním spisových služeb na školách klademe velký důraz na to, aby u projektu na škole byla osoba, která bude mít pravomoci měnit či alespoň navrhovat managementu změny či vůbec nasazení procesu spisové školy v organizaci. To je v projektu vždy nejkritičtější místo a proto na to klademe takový důraz. My, vývojáři IS/STAG se s firmou vyrábějící ESS vždy nějak technicky dohodneme´, ale obě firmy potřebujeme na škole někoho, kdo bude schopen s námi komunikovat, najít rozumné řešení (uživatelsky, procesně i finančně)  a potom toto řešení prosadit.

Následuje již Technická dokumentace a detailní popis pro jednotlivé ESS zvlášť – po přihlášení k tomuto webu je přístupná v menu "Administrátoři" - "Spisové služby".