EWP

Meziinstitucionální smlouvy přes síť EWP

Po úspěšném otestování IIA API s dalšími systémy jsme zažádali o povolení zprovoznění tohoto API v produkční síti EWP. Povolení nám bylo uděleno, a proto nyní umožňujeme správu meziinstitucionálních smluv přes síť EWP zapnout i v produkčním prostředí. Jelikož se po jeho zapnutí pro správu v síti EWP převedou i rozpracované IIA, které jsou pro program Erasmus+, neproběhne zapnutí automaticky, ale provedou ho administrátoři, až bude vše na Vaší straně připravené.

Po zapnutí správy IIA přes síť EWP se do této správy převedou všechny IIA, které:

• jsou financovány z programu Erasmus+,
• jsou s univerzitou, která je již připojená s IIA API do produkční sítě EWP.

Jedná se pouze o interní příznak. Dokud nebude pro IIA nastaveno, že ji chcete posílat přes síť EWP a nepotvrdíte, že jsou již dokončené všechny úpravy, nedojde k odeslání žádných dat přes síť EWP.

Jak se budou postupně připojovat další instituce, bude docházet k postupnému převádění dalších IIA.

V průběhu testování se změnily dva hlavní body:

1. Vypnuli jsme automatickou noční aktualizaci dat. Všichni v síti se spoléhají na notifikace o změnách v datech. Pokud se náhodou stane, že se v důsledku problému data neuloží, je možné požádat administrátory, aby data stáhli manuální aktualizací.
2. Notifikace o změně v datech IIA se neodesílá hned po uložení, ale až po potvrzení, že jsou již všechny úpravy v IIA hotové. Je to z toho důvodu, že při úpravách dochází k ukládání několika různých formulářů, ale oznámit nová data druhé straně chceme až po všech úpravách (průběžné notifikace byly zbytečné a spíše na škodu).

Novinky od Evropské komise

Na wiki stránce European University Foundation (EUF) se nachází převážně technické informace k Erasmus Without Paper. Také jsou zde ale jednou za čas sdíleny novinky, které by mohly zajímat uživatele IS/STAG. Na stránku EUF News jsou přidávány informace s novinkami pro uživatele i odkazy na webináře (a jejich záznamy na ESCI YouTube kanálu). Myslíme si, že by tyto informace mohly zajímat jak administrátory, tak i ECTS koordinátory. Případně je možné novinky sledovat na EWP LinkedIn a Twitter účtu.

LA přes síť EWP

Po úspěšném otestování Learning Agreement API s dalšími systémy jsme zažádali o povolení zprovoznění tohoto API v produkční síti EWP. Povolení nám bylo uděleno, a proto nyní umožňujeme správu LA přes síť EWP zapnout i v produkčním prostředí. Jelikož se po jeho zapnutí pro správu v síti EWP převedou i rozpracované LA, které jsou pro program Erasmus+, neproběhne zapnutí automaticky, ale provedou ho administrátoři, až bude vše na Vaší straně připravené. Přes síť EWP pak bude možné spravovat jak LA pro výjezdové studenty, tak i LA pro příjezdové studenty, které se stáhnou přes síť EWP.

Po zapnutí správy LA přes síť EWP se do této správy převedou všechny LA, které:

• jsou ve výjezdu pod programem Erasmus+,
• jsou s univerzitou, která je již připojená s LA API do produkční sítě EWP,
• nemají ještě nastaven datum podpisu fakultního koordinátora příjezdové instituce.

Jedná se pouze o interní příznak. Dokud nebude LA podepsaná studentem a domácím fakultním koordinátorem, nedojde k odeslání žádných dat přes síť EWP.

Jak se budou postupně připojovat další instituce, bude docházet k postupnému převádění dalších LA.

Přesun na standardní port

Jelikož již pominuly důvody, kvůli kterým bylo nutné mít EWP připojení zveřejněné na speciálním portu, přesunuli jsme jeho webové služby na standardní port. Na speciálním portu dočasně zůstal pouze manifest. Toto přesunutí by mělo vyřešit problémy s firewally externích systémů a také některé chyby v implementaci externích systémů, na které jsme přišli a které byly způsobeny použitím speciálního portu.

Aktuální plán připojení

Napojení Learning Agreement je úspěšně otestováno s dalšími systémy a je zpřístupněno k použití v produkčním prostředí.

Napojení Meziinstitucionálních smluv je úspěšně otestováno s dalšími systémy a je zpřístupněno k použití v produkčním prostředí.

Co již můžete připravovat

Meziinstitucionální smlouvy

Již nyní můžete připravovat meziinstitucionální smlouvy, které se následně po napojení na EWP sesynchronizují se smlouvami druhé strany.

Více informací naleznete v Nesletteru IS/STAG 2021, Srpen I v části Meziinstitucionální smlouvy (IIA).

Co je EWP?

Zkratka EWP znamená Erasmus Without Paper. Projekt EWP je financován EUF (European University Foundation), tedy zprostředkovaně Evropskou komisí.

Jedná se o popis rozhraní, přes které si mohou informační systémy vysokých škol prostřednictvím webových služeb vyměňovat data. Každý informační systém se ověřuje vůči Registry Service EWP (server v "Bruselu") svým certifikátem a potom již komunikuje přímo s informačním systémem druhé instituce. Data tedy nejsou ukládána někde v Bruselu, ale existují jen na stranách informačních systémů škol. EWP popisuje několik funkcionalit a pro ně příslušné webové služby. Každá škola si může určit, které z funkcionalit bude nabízet a ty popíše ve svém „Manifestu“, který vyvěsí na svém serveru a URL na něj předá do registru EWP.

EWP umožňuje přenášet informace:

• Meziinstitucionální smlouva – parametry kteří a kolik studentů může vyjet.
• Číselník předmětů, které může student na přijímající instituci studovat.
• Nominace – koordinátor musí studenta nominovat na přijímající instituci.
• Že student schválil LA – včetně předmětů atd.
• Že vysílající instituce schválila LA.
• Že přijímající instituce schválila LA.
• Od kdy student na výjezdu studuje.
• Do kdy student na výjezdu studoval.
• Transcript of Records vydaný přijímající institucí a obsahující hodnocení z předmětů výjezdu.

Tyto všechny informace lze v rámci EWP přenášet automaticky mezi vysílající a přijímající institucí. Děje se tak většinou na základě události. Informační systém školy, kde byla provedena změna či nastavení nového stavu, upozorní druhý informační systém, že se dané objekty změnily a druhý systém potom požádá o data.

Když tedy máte např. zapnuté, že po změně meziinstitucionální smlouvy má váš informační systém upozornit partnera o změně, tak po přepsání nějakého údaje se již o nic nemusíte starat. Váš informační systém upozorní informační systém partnera, že se provedla taková změna, ten si řekne o data a ta se přenesou. Bez toho, že by do toho musela nějaká lidská síla zasahovat. Pokud se toto stane obráceně, že partner něco změnil u smlouvy, IS/STAG data přijme a upozorní vás e-mailem, že se něco změnilo. Když se potom na smlouvu v IS/STAG podíváte, systém zvýrazní položku, kde nastala změna, zobrazí hodnotu položky, kterou máte v IS/STAG uloženou a na jakou hodnotou ji partner změnil. Pokud budete chtít, tak změnu přijmete nebo odmítnete. Odpadá tedy psaní e-mailů či telefonáty s partnerem.

Funkcionalitu je možné ale vyvolat i "kliknutím na tlačítko", např. si vyžádat data o meziinstitucionální smlouvě, jak ji eviduje partner. 

Mimo naší aplikace pro mobility v rámci IS/STAG můžete samozřejmě použít i jinou aplikaci či již zmiňovaný Erasmus Dashboard. Jen byste si měli předem uvědomit pár maličkostí:

• Výjezdové i příjezdové mobility je třeba vykazovat na SIMS.
• Zájemci o příjezd se jednou stanou studenty, bude třeba je zavést do studijní agendy.
• Mobility spravují vaši zaměstnanci, kteří mají již konto v IS/STAG a vy budete muset jejich účet v aplikaci zadávat a spravovat znovu v této aplikaci. Mnoho škol má IS/STAG navázaný na autentizační systém školy, takže se uživatele do portálu IS/STAG přihlašují stejným uživatelským jménem a heslem jako třeba k elektronické poště. To samé budou vyžadovat i vůči této aplikaci.

Na co je třeba myslet u příjezdů:

• U příjezdové přihlášky bude třeba nechat vybrat studijní program, specializaci a třeba i studijní plán.
  • Bude třeba buď do aplikace tyto záznamy ručně přepsat nebo je načítat z IS/STAG (existuje na to webová služba IS/STAG).
• Zájemce o příjezd si bude muset vybrat předměty, které bude na škole studovat a které se musí vytisknout na LA.
  • Bude třeba do aplikace zadat nabídku předmětů ručně a tu potom udržovat nebo je načítat z IS/STAG (existuje na to webová služba IS/STAG).
• Vybrané zájemce o příjezd bude třeba převést do studijní agendy (osobní údaje, co bude studovat, jaké předměty bude studovat). 
  • Bude třeba přepsat tyto údaje ručně do IS/STAG nebo si nechat naprogramovat na to webovou službu IS/STAG a tu potom použít (zatím nikdo takovou službu nežádal).
  • Pokud nebudete chtít studenty převést do studijní agendy, bude třeba je samostatně vykazovat do SIMS atd.
• Dokumenty vydávané v rámci mobility by měly být předávány do spisové služby.
  • Tj. bude třeba tuto aplikaci napojit na systém spisové služby.
  • IS/STAG takové napojení má.

Na co je třeba myslet u výjezdů:

• Bude třeba evidovat základní informace o studentovi (osobní údaje, údaje o studiu).
  • Bude třeba je přepsat ručně nebo načítat z IS/STAG (existuje na to webová služba IS/STAG).
• Student si vybírá předměty, které bude na přijímající instituci studovat, ale je také třeba přiřadit domácí předměty, které budou studentovi přiznány za absolvované po absolvování příjezdového předmětu.
  • Bude třeba ručně tyto předměty vepisovat nebo jejich číselník stahovat z IS/STAG (existuje na to webová služba IS/STAG).
• Výjezd bude třeba studentovi tisknout na Diploma Supplemnet. proto bude třeba data o výjezdu dostat do studijní agendy (základní informace o výjezdu, o absolvovaných předmětech a o domácích předmětech, které byli studentovi přiznány jako absolvované za přivezený předmět).
  • Bude třeba tato data ručně přepsat do IS/STAG nebo je přenést pomocí webové služby.
• Dokumenty vydávané v rámci mobility by měly být předávány do spisové služby.
  • Tj. bude třeba tuto aplikaci napojit na systém spisové služby. 
  • IS/STAG takové napojení má.
• Student v rámci mobility získává granty (stipendia). Ty musí být vyplaceny.
  • Bude třeba buď údaje ručně zapisovat do ekonomiky nebo je nějak elektronicky předávat.
  • IS/STAG umožňuje stipendia evidovat, předávat je ekonomice k vyplacení i stahovat data o provedených splátkách a zobrazit, zda byla výplata realizována.

Takže nejde jen o náklady za pořízení nějaké jiné aplikace, ale znamená to další náklady na integraci se studijní agendou a dalšími systémy na škole využívanými. Výhodou IS/STAG je, že všechny tyto funkcionality již integrované má. Další výhodou IS/STAG je, že prostředky na vývoj tohoto modulu jsme zajistili z projektů a tak je pro školy zdarma.