Dostupné sekce

Evidenční karta je základní formulář pro správu údajů o studentech a průběhu studia.

Záložka "Výběr studentů"

Tato záložka slouží k dotazu na skupinu studentů podle dalších kritérií, umožňuje např. vybrat všechny studenty s daným místem studia a daným kódem ukončení v daném akademickém roce. Takový dotaz na záložce Student není možné provést.

Záložka "Student"

Zavedení nového studenta

Formulář se standardně spouští v dotazovacím režimu pro vyhledání údajů o existujícím studentovi. Chcete-li zavést nového studenta, zrušte dotazovací režim klávesou Esc. Nyní přiřadíme osobu na studijní program a studijní plán oboru:

Od této chvíle je student kompletně zaveden a objevuje se v příslušných sestavách i formulářích celého systému. Je třeba poznamenat, že výše popsaný postup se použije spíše výjimečně a většina studentů je založena převodem z přijímacího řízení pomocí formuláře Převod z přijímaček (ES0080).

Pokud studijní program nebo žádná ze studijních specializací studenta nemají nastavený příznak vykazování pro matriku, je popisek SIMS zobrazen červeně pro zvýraznění této skutečnosti (nejedná se tedy o chybu). Kromě toho je popisek červený vždy, když je příznak odškrtnutý, opět se nemusí jednat o chybu, jde jen o zvýraznění této skutečnosti.

Příznak Nově přijatý

Příznak se nastavuje automaticky pouze pro bakalářská a magisterská studia v případě, že dané studium začalo nejdříve ze všech studií dané osoby, má pouze jeden roční záznam a neexistuje ani žádné cizí studium, které by začalo dřív. V případě studií se stejným začátkem splňujících tyto podmínky je příznak nastaven pro obě studia.

Maximální povolená délka studia a přerušení

Je možné nastavit individuálně max. povolenou dobu studia a přerušení. S maximální dobou studia se porovnává doba, kdy student studoval. Do doby studentova studia se nezapočívá doba přerušení studia ani uznaná doba rodičovství. Zároveň se vypisuje počet dní zbývajících do dosažení max. povoleného počtu dní studia resp. přerušení. V případě překročení se vypisuje záporná hodnota zvýrazněná červeně. Najetím na položku se zobrazí datum, do kdy bylo studium maximálně možné. Při nastaveném parametru LIMIT_DNU_SPLNENI_SZZ a vyplněném D. splnění se vypisuje v položce Mezní termín SZZ datum, do kdy je třeba složit předměty SZZ, v případě překročení tohoto datumu se položka podbarví červeně.

Kromě toho se pro studenty doktorandského studia podbarvuje položka Dél. červeně, pokud je délka studia za všechna doktorandská studia větší než standardní délka studia plus dva roky. Oranžově je položka podbarvená, pokud již student dosáhl standardní délky studia a nemá splněnou státní doktorandskou zkoušku.

V případě přerušení studia se doba přerušení počítá takto:

Přerušení studia

V bloku Přerušení v akademickém roce vyplňte začátek a přepokládaný konec přerušení. Po uložení je student převeden do stavu Přerušil. V bloku v jednotlivých akad. rocích zaškrtnutí ukazuje, na které semestry má student přerušeno. Student má na daný semestr přerušeno, pokud zadaná data přerušení od, do spadají dle kalendáře do ZS resp. LS. Tyto semestry se pak nepočítají při kontrole studia za poslední 4 semestry. Přerušení na semestry lze ručně změnit zaškrtnutím/odškrtnutím položky pro příslušný semestr, mezi záznamem o přerušení a zaškrtnutím přerušení na semestry neexistuje kromě počatečního nastavení žádná vazba.

Předměty, které má student na přerušený semestr zapsané s příznakem N (vykonávané) a nemá z nich zapsaný výsledek, se převedou do stavu O (odložené). Všechny tyto předměty se z hlediska výsledků studia jeví jako kdyby je student vůbec neměl zapsané a zůstávají zde zejména proto, aby bylo jasné, co všechno měl student před přerušením zapsané. Tyto předměty se tedy nezapočítají mezi plánované, splněné kredity ani do žádného průměru. Kromě toho se odečtou z obsazenosti příslušných kapacit předmětu a student je odzapsán z rozvrhu. Ukončení přerušení provedete vyplněním datumu nástupu, student je poté převeden opět do stavu Studuje. Zároveň by se studentovi měly do nového akademického roku zapsat všechny nesplněné předměty (s příznakem O) z doby přerušení. Pokud má student přerušené studium a je mu ukončeno studium jako neúspěšné, předměty se již z příznaku O na N nepřeklápí. Je to z důvodu případných problémů s kapacitou předmětu, kdy předmět převáděný na N může čerpat kapacitu předmětu, která ale v té chvíli může být vyčerpaná.

Pokud studijní referentka vkládá studentovi ve stavu Přerušil předměty, vkládají se jako standardní studované předměty s příznakem N. Je-li je třeba změnit na stav O, stačí příznak pro příslušný semestr odškrtnout, uložit, znovu zaškrtnout a opět uložit.

Příklad vyplnění přerušení v rámci jednoho akad. roku

Příklad vyplnění přerušení s přesahem jednoho akad. roku

Příklad vyplnění přerušení s přesahem dvou akad. roků

Pro kontrolu správné návaznosti datumů je třeba v případě přerušení určit, do kterého akad. roku spadá začátek přerušení, popř. dat. nástupu po přerušení. Toto se určuje ze systémového kalendáře STAGu, kde je každému datumu jednoznačně přiřazen akad. rok. Z tohoto pravidla existuje jedna výjimka: pro určení akad. roku, do kterého spadá začátek přerušení se používá pro všechny zářijové datumy datum 30.9., které by mělo vždy spadat již do nadcházejícího akad. roku. Důvodem je to, že na jednotlivých školách začíná akad. rok různě v průběhu září, nicméně zvyklostně se datumy zápisu popř. začátku přerušení zadávají typicky 1.9. Toto datum ale mnohdy dle kalendáře spadá ještě do dobíhajícího akad. roku, což působí potíže při kontrolách návaznosti datumů. Logicky vyplývajícím požadavkem je dále to, aby datumy souhlasily dle kalendáře s akad. rokem, do kterého jsou vkládané. Např. by neměl být pro akad. rok 2008 vyplněn jako datum zápisu 31.7.2008, který typicky dle systémového kalendáře STAGu spadá ještě do akad. roku 2007.

Délka přerušení

Položka Dní udává počet dní přerušení podle následujících pravidel:

Položka Přerušeno dní celkem k dnešnímu dni je součtem dní za ukončená přerušení a případného neukončeného přerušení do aktuálního datumu (nikoliv celý počet dnů až do předpokládaného ukončení přerušení)

Zneplatnění přerušení

Odškrtnutím Počítat lze nastavit, že se přerušení nemá započítávat do celkové doby přerušení pro kontrolu vůči maximální době přerušení.

Ukončení studia

Vyplňte datum ukončení a kód ukončení. Podle použitého kódu (seznam kódů je dán centrálně a je převzat z matriky studentů) nastává:

99 - formální ukončení akademického roku, student zůstává ve stavu Studuje, je možno i nadále aktualizovat hodnocení z tohoto roku

0 - ukončení akademického roku, student zůstává ve stavu Studuje, hodnocení mohou zadávat a aktualizovat pouze role studijní a zahraniční referentka, fakulta, prorektor a administrátor

všechny ostatní kódy - student je převeden do stavu Nestuduje, jsou mu automaticky smazány záznamy pro následující akademický rok (tj. i případný předzápis) a je automaticky odzapsán z rozvrhu aktuálního akademického roku (pokud ukončí až v průběhu LS, zápisy za ZS zůstávají) a z termínů zkoušek, které se konají po datumu ukončení studia Pokud v době ukončení studia existovalo neukončené přerušení studia nebo rodičovská dovolená, jsou ukončeny s datem ukončení studia. Dále je automaticky ukončena výplata ubytovacího a sociálního stipendia. Pokud jde o ukončení studia bez absolvování a student je již převeden do modulu Absolvent, je se záznamem v modulu Absolvent zacházeno podle nastavení parametru ABS_NEUSPESNE_UKONCENI.

Shodné datum zápisu a ukončení

Pokud existuje v akademických rocích jediný záznam, student nemá vložené žádné uznané nebo splněné předměty a vložený kód ukončení znamená ukončení studia, jsou všechny údaje včetně přiřazeného osobního čísla smazány. Tím se ruší zejména záznamy studentů, kteří byli na základě přijímacího řízení přijati ke studiu a z různých důvodu studovat vůbec nezačali.

Zásady doplňování datumů zápisu, ukončení a přerušení - závislosti

Další všeobecné podmínky:

Pravidla

Uznaná doba rodičovství

K 1.4.2013 vstupuje v platnost zákon č. 48/2013 Sb. novelizující zákon č. 111/1998 Sb. o vysokých školách, který přináší pojem uznaná doba rodičovství.

Dle zákona se tato doba rozděluje na dvě části:

(A) uznaná doba rodičovství v rámci přerušení studia (B) uznaná doba rodičovství v rámci studia

Tato doba se:

Ve formuláři se u Uznané doby rodičovství nastavuje datum, od kterého začíná uznaná doba rodičovství, datum jejího přepokládaného ukončení a zda se má o danou dobu prodloužit maximální doba studia. Jakmile student nahlásí ukončení uznané doby rodičovství, tak se datum ukončení zavede jako skutečný datum ukončení uznané doby rodičovství. Pokud student bude mít další uznanou dobu rodičovství, zavede se další záznam. Tyto uznané doby rodičovství nemohou mít průnik. V systému nemůže existovat více vět s neuvedeným skutečným datumem ukončení. Podle zákona č. 111/1998 Sb. o VŠ §54a má student nebo studentka v souvislostí s péčí o ditě právo na prodloužení lhůt pro splnění studijních povinností po dobu, po kterou čerpala mateřskou dovolenou. Student má PRÁVO, tedy jen v případě, že student o to stojí a zároveň jde o mateřskou dovolenou a zároveň jde o uznanou dobu rodičovství v době studia, je možno zadat, že studentovi se prodlužuje maximální doba studia, jinak nikoliv. To si musí studijní refrentka hlídat sama. Pokud tedy student(ka) chce mít v určité části uznané doby rodičovství při mateřské dovolené v době studia prodlouženou maximální dobu studia, je třeba toto zavést jako jeden záznam a ostatní dobu jako jiný(é) záznam(y). U poplatků za studium nemá toto rozlišení žádný význam, tam se pro obě možnosti dle §58 odst. 3 doby prodlužují o uznanou dobu rodičovství v době studia.

Popis tlačítek

Založ spis nebo Převod písemností je přístupné pouze při nastaveném parametru SPIS_PROPOJENO na hodnotu A nebo STAG.

ECTS vytvoření přihlášky ke krátkodobému pobytu pro příjezdové studenty bez podané přihlášky. Za příjezdové jsou považováni studenti s financováním 51 až 69.

Konto spouští formulář Studentská konta (ES0050), kde lze studentovi vytvořit konto pro přístup do systému. Ve stejném formuláři lze též studentovi nastavit skupinu pro předzápis.

BP/DP má-li student zadanou vysokoškolskou kvalif. práci, je tlačítko zpřístupněné, kliknutím se spustí formulář Vysokoškolské kvalifikační práce (AN0030)

Platby otevře se formulář Pohledávky a závazky studenta/uchazeče (PZ0030) a zobrazí se údaje o platbách studenta pro všechny akad. roky - ikona je přístupná pouze v případě, že nějaká platba existuje ikona se zobrazuje červeně pro roky, ve kterých existuje nějaká nevyrovnaná platba

Mikroplatba umožňuje rychleji vkládat tzv. mikroplatby (předpisy, pro které má forma úhrady hodnotu I) - otevře se formulář Pohledávky a závazky studenta/uchazeče (PZ0030) a zobrazí se seznam hodnot s předpisy pro aktuálně vybraný akad. rok a fakultu studenta s formou úhrady I (interní platební systém školy jako: JUK, IPS atd.)

VSSP spustí internetový prohlížeč a zobrazí vizualizaci studentova studijního plánu

Rozvrh spustí internetový prohlížeč a zobrazí rozvrh studenta, je nutné přihlášení do portálu

Mail otevře okno mailového klienta s předvyplněnou adresou aktuálního studenta dle nastavení parametru STUDENTI_EMAIL_ZASILAT. Tlačítko je funkční pouze pro mailové klienty Thunderbird a Outlook.

Maily otevře okno mailového klienta se všemi emailovými adresami studenta. Tlačítko je funkční pouze pro mailové klienty Thunderbird a Outlook.

Podací deník otevře se formulář Spisová služba - podací deník (SS0020) a zobrazí se záznamy v podacím deníku pro daného studenta

Kontroly spouští sestavu Kontroly studia - sestava (G_ST_KON) pro tisk kontroly splněných stud. povinností

Potvrzení spouští sestavu Potvrzení o studiu (G_POT_ST) pro tisk nejrůznějších potvrzení

Žádosti tlačítko je dostupné, pokud má student nějaké žádosti podané - spustí se internetový prohlížeč a zobrazí se všechny podané žádosti

Diplom dle nastavení parametru NOVE_TISKY se spustí portálový nebo TEXový tisk diplomu

Průběh tiskne Průběh studia

DS tiskne v TEXu Diploma Supplement

DS2 spustí internetový prohlížeč a vytiskne Diploma Supplement SoSD tiskne Summary of Student Data - sestavu o absolvovaných předmětech pro výjezdy do zahraničí (anglicky)

Os. ú. spouští pro aktuálního studenta sestavu ??? - výstup údajů do souboru

RIToR tiskne The Receiving Institution's Transcript of Records / Doklad o uznání pro krátkodobé příjezdy do PDF; tlačítko není přístupné, není-li příjezd evidován, tj. nebyla podána přihláška ke krátkodobému pobytu přes portálovou volbu ECTS - Příjezdy

CFN tiskne Confirmation pro krátkodobé příjezdy do PDF, tlačítko není přístupné, není-li příjezd evidován; vydává na konci studia před ToR v případě, že při studentově odjezdu není ještě možno vydat ToR, protože nejsou zavedeny všechny známky (buď se to nestihlo nebo ani být zavedeny nemohou, protože se boduje relativně a čeká se na posledního vyzkoušeného studenta)

A tisk záp. listu A pro aktuálně vybraný akad. rok

B tisk záp. listu B pro aktuálně vybraný akad. rok

Pl. otevře se formulář Pohledávky a závazky studenta/uchazeče (PZ0030) a zobrazí se údaje o platbách studenta pro daný akad. rok; ikona se pro daný rok zobrazuje červeně, pokud v tomto roce existuje nějaká nevyrovnaná platba více než týden po splatnosti

Spisová služba

Pro všechny tisky u kterých je nastaveno, že se mají přenášet do spisové služby, je pod tlačítkem tisku zaškrtávátko (zaškrtnuté), při jeho odškrtnutí se daný tisk do spisové služby nepřenese. To lze využít v případě testovacích tisků. U sestav, kde se při spuštění zobrazuje formulář parametrů sestavy lze stejného efektu dosáhnout nastavením příslušného parametru na hodnotu Ne.

Oprava rodného čísla

Na záložce Studenti lze přepsat rodné číslo na jiné. Pokud vložíte nové číslo, které dosud mezi záznamy o osobách neexistuje, je přepsáno rodné číslo u aktuálního záznamu o osobě. Pokud rodné číslo přepíšete na takové, které mezi záznamy o osobách již existuje, je k aktuálnímu studiu přiřazena osoba s tímto rodným číslem. Takto lze opravit např. studia cizinců, kteří mají omylem vloženo více záznamů o osobě s různými rodnými čísly pro tutéž fyzickou osobu. To nejčastěji nastane při studiu této osoby na různých fakultách. Správnou osobu lze najít i tak, že zadáte do rod. čísla např. jen prvních 6 znaků a použijete seznam hodnot, ze kterého vyberete správnou osobu.

Provádění dotazů pro výběr studentů

Při zadání konkrétního os. čísla se automaticky provede výběr všech os. čísel dané osoby pro studia na shodné fakultě, kódu a typu stud. programu. Protože z hlediska matriky se při změně formy studia jedná stále o jedno studium, má toto sloužit ke snažší kontrole dat. Pro správné vykazování musí být u nového studia uvedeno v položce Předch. os. č. os. číslo studia, odkud student přestoupil na novou formu, musí se rovnat datum ukončení původního a datum nástupu u nového studia, původní studium musí být ukončeno kódem 9.

V případě dotazu na příjmení studenta se vyhledává přes stejnou podmínku i v rodném příjmení, slouží to ke snažšímu nalezení studentek, které v průběhu studia změnily příjmení.

Použití identifikační karty

V případě připojeného snímače je možne přiložením příslušné identifikační karty (JIS, …) ke snímači automaticky zobrazit údaje o studentovi, v případě více studií jsou zobrazena os. čísla v pořadí podle stavu Studuje, Přerušil a Nestuduje. Pokud se přiloží karta ke snímači v situaci, kdy jsou ve formuláři nějaké neuložené změny, budete nejdříve dotázáni, zda chcete změny uložit nebo odvolat. Vpravo od pole Poznámka je položka Číslo na kartě, kde se zobrazuje číslo vytištěné na kartě, v případě starších karet rodné číslo, u nově vydávaných karet tzv. bezvýznamový identifikátor. Položka Číslo na kartě se zobrazuje jen při nastavení parametru JIS na hodnotu ZCUJIS.

Záložka "Studované specializace"

Zde se vkládají studijní specializace (resp. studijní plány) studenta. Viz. bod 7 kapitoly Zavedení nového studenta. Na záložce Studované specializace se lze pomocí ikon u příslušných položek přesouvat mezi jednotlivými aktuálně vybranými studenty a v rámci studenta mezi jednotlivými akad. roky bez nutnosti návratu do záložky Student.

Záložka "Známky"

Typy předmětů

Existují tři typy předmětů, které se liší způsobem započítávání do výsledků studia:

Popis tlačítek

R. zápis rozvrhu k předmětu; bordové podbarvení znamená předmět bez rozvrhu

K. kopie nesplněného předmětu do dalšího akad. roku (v případě splněného zápočtu před zkouškou ho lze převést jako uznaný)

Předch. Otevře se okno s předchozími pokusy, je možné záznamy přidat, změnit i smazat. Systém při změně datumu zkoušky nebo při změně komise automaticky uloží původní údaje jako předchozí pokus. Existují-li pro předmět předchozí pokusy, je položka Pokus podbarvena zeleně.

Vkládání předmětů

V bloku Známky vyplňte katedru a předmět, při přechodu na další položku se automaticky všechny zbývající údaje doplní. Pokud ne, Vámi zadaný předmět neexistuje. Stiskněte na políčku Katedra nebo Předmět klávesu F9 a vyberte existující předmět. Před uložením lze opravit semestr, položku Uzn. (N=vykonávaný předmět, A=uznaný předmět), položku R. pr. (zda předmět započítávat do ročníkového průměru). U uznávaných předmětů lze při vkládání změnit i kredity (v závislosti na nastavení parametru UZNANY_PREDMET_KREDITY ).

Při nastaveném parametru KOPIROVAT_ZPPZK_PRI_ZNAMCE se provede při splnění příslušných podmínek zkopírování údajů o zápočtu před zkouškou z dříve zapsaného a nesplněného předmětu, u kterého byl splněn pouze zápočet před zkouškou. Zápočet před zkouškou je uložen jako uznaný, podrobný popis podmínek nakopírování najdete u parametru KOPIROVAT_ZPPZK_PRI_ZNAMCE.

Po uložení přidělte studentovi rozvrh. Klikněte na tlačítko Rozvrh, vyberte rozvrhové akce a klikněte na tlačítko Zapsat/odepsat. Zobrazují se pouze akce na semestr uvedený u předmětu, v případě problémů zkontrolujte, zda jste předmět uložili na správný semestr. Červeně jsou zobrazeny neplatné akce, které mají přístupné pouze studijní referentky a studentům se pro předzápis nezobrazují.

Vyplňování výsledků

Položka Typ zk. je podbarvená červeně, pokud hodnocení předmětu nesmí měnit role Vyučující a Katedra.

Standardní hodnocení

Pro splněný předmět se u předmětů hodnocených slovně (např. zápočty) vyplňuje pokus a datum, u předmětů hodnocených známkou pokus, známka a datum. Pokud pokus nevyplníte, doplní se automaticky první pokus.

Relativní hodnocení

Pokud hodnotíte relativně, je možné vyplnit pouze datum, pokus a body. Dokud není doplněna známka nebo slovní hodnocení, jsou hodnoty podbarveny fialově, aby bylo zřejmé, že hodnocení není vyplněné úplně.

Kontrola počtu pokusů pro předměty státní závěrečné zkoušky

Pro typ studia (doména TYP_OBORU) lze do pomocné hodnoty 3 vložit maximální počet pokusů, který je pro daný typ studia možný pro předměty státní závěrečné zkoušky (mají v pomocné hodnotě u domény TYP_ZK_NEW definující typ předmětu uvedeno T). Překročení povoleného počtu pokusů pro předmět je signalizováno v evid. kartě studenta červeně u položky Typ, po najetí na předmět se v informační řádce vypíše max. počet pokusů a aktuální počet pokusů studenta. Do součtu pokusů se započítává vyplněný počet pokusů, pokud není u předmětu výsledek vyplněný, počítá se jako jeden pokus. Započítavají se i případní předchůdci předmětu.

Význam položek v bloku Studované specializace:

Změna příznaku Uznáno

Vykonávaný předmět (položka Uzn.='N') lze přímo změnit na uznaný předmět (položka Uzn.='A') a naopak, pokud jsou před uložením správně vyplněné potřebné položky záznamu. Při změně se provede automatický přepočet závislých hodnot - kredity, průměry. Pro předměty v přerušeném semestru s vyplněným nesplněným hodnocením předmětu je možné ručně změnit příznak z N na O. Není možné měnit ručně příznak z hodnoty A na O a z O na N nebo A. Není možné ani ručně vkládat nove záznamy s příznakem nastaveným na O - o tomto příznaku podrobněji v kapitole Přerušení studia.

Převedení schválených uznaných předmětů

Tlačítko Nakopírovat uznané předměty je podsvícené v případě, že existují předměty zadané studentem k uznání a následně schválené, zobrazuje se počet takových předmětů. Jedná se o předměty, které student dosud nemá vložené jako uznané mezi předměty a o předměty, u kterých byl uznán pouze zápočet před zkouškou, tj. mají přiřazené rozhodnutí N2 - Předmět je splněn pouze částečně, chybí úspěšné absolvování zkoušky. Pozor - tyto předměty se vloží jako studované s uznaným zápočtem před zkouškou! Zahrnují se pouze předměty z vyřízených žádostí. Předměty se kopírují najednou, údaje je možné před uložením upravit. Pokud v daném roce je předmět ve stejném semestru již vložený jako studovaný a nemá vyplněné výsledky, je automaticky odmazán a nahrazen uznaným předmětem. Nastavením parametru ZADOST_UZN_PREDM_DAT_ROZHODN lze určit, zda se u předmětů vloží původní datum splnění předmětu nebo datum vyřízení žádosti.

V případě, že chcete vkládat schválené uznané předměty jednotlivě, je možné je vybírat kliknutím na tlačítko seznamu hodnot vpravo od tlačítka Nakopírovat uzn. př.. Při kopírování uznaných předmětů ze žádosti jsou tyto předměty automaticky přiřazeny ke škole uvedené v žádosti a počet dosažených kreditů navýšen. Pokud záznam o předchozím studiu pro příslušnou školu neexistuje, je vytvořen automaticky. Při vkládání uznaných předmětů se tyto automaticky přiřazují k poslednímu záznamu o předchozím studiu, pokud žádný záznam neexistuje, je automaticky vytvořen pro aktuálně studovanou školu.

Tlačítko Nakopírovat podmínky studia je podsvícené, pokud existuje vyřízená žádost studenta o uznání předmětů, na které je uvedený alespoň jeden z údajů max. délka studia, max. délka přerušení studia, počet zápisových propustek a liší se od hodnoty uvedené u studenta. Po kliknutí na tlačítko se tyto údaje přenesou ze žádosti ke studentovi.

Záložka "Jednorázové předměty"

Zde je možné zadávat dvě významově různé skupiny předmětů, většinou se jedná o předměty, které studoval tento a žádný jiný student:

Tyto předměty budou započítávány do výsledků studia stejným způsobem jako standardně zapsané předměty, položky mají analogický význam a pro jejich vyplňování platí stejná pravidla.

Popis položek:

Pokud Vám systém hlásí, že nebyly vyplněny všechny položky, nemáte zřejmě vyplněnou některou z tučně nadepsaných položek. V případě, že zadáváte splněný předmět hodnocený slovně, stačí zadat D. skutečné, položky Sl. a Po. se doplní automaticky hodnotami S a 1. V případě, že zadáváte splněný předmět hodnocený známkou, stačí zadat D. skutečné a známku, položka Po. se doplní automaticky hodnotou 1.

Nahrazované předměty

V bloku Nahrazované předměty můžete uvést předměty, jejichž splnění (v rámci studentova studijního plánu) je realizováno splněním tohoto jednorázového předmětu. Pokud je stejný předmět již zapsaný v daném roce jako nevykonaný mezi standardními předměty, je při vkládání nahrazovaného předmětu zobrazen dotaz na smazání stejného standardního předmětu a při odsouhlasení je tento smazán.

Počet kreditů, který je u předmětu uveden, se započítává do sumy získaných kreditů za B-bloky, ve kterých je nahrazovaný předmět zařazen. K ničemu jinému se tyto kredity nepoužívají! Standardně se dosadí počet kreditů z varianty předmětu pro daný akad. rok, pokud by v daném roce varianta předmětu neexistovala, vezmou se kredity od nejbližší starší popř. nejbližší mladší varianty předmětu. Počet kreditů je možné měnit, celková suma za nahrazované předměty ale nesmí přesáhnout počet kreditů uvedený u mateřského jednorázového předmětu.

Převedení výjezdových předmětů

Tlačítko Nakopírovat výjezdové předměty je podsvícené v případě, že existují předměty zadané v rámci výjezdu, které nemá student vložené mezi jednorázovými předměty. Zobrazuje se počet takových předmětů. Poté, co student odevzdá Transcript of records, studijní referentka zkontroluje údaje a předměty mu překopíruje mezi jednorázové. Předměty se kopírují po jednom, je třeba upravit, doplnit údaje, předmět uložit a pak kopírovat další, dokud je tlačítko přístupné.

V případě, že se kopírují jen některé výjezdové předměty, je možné je vybírat kliknutím na tlačítko seznamu hodnot vpravo od tlačítka Nakopírovat výjezdové předměty.

Záložka "Celkové výsledky"

V horním bloku jsou celkové výsledky za jednotlivé akad. roky:

Ve spodním bloku jsou celkové počty plánovaných, dosažených, uznaných, získaných kreditů (dosažené+uznané) a celkový průměr za studium.

Celkový průměr za studium se počítá takto:

P=((CPK*PPK)+(CPN*PPN)+(CPU*PPU))/PPV, kde:

CPK = celkový kreditní průměr PPK = počet předmětů, ze kterých se počítá celkový kreditní průměr CPN = celkový nekreditní průměr PPN = počet předmětů, ze kterých se počítá celkový nekreditní průměr CPU = celkový uznaný průměr PPU = počet předmětů, ze kterých se spočítal uznaný průměr PPV=PPK+PPN+PPU = počet všech předmětů, ze kterých se počítá celkový průměr

Předměty, které mají být použity při kontrolách studia

Zde je možné uvést předměty, které se mají kontrolovat u studenta oproti jeho studijnímu plánu nebo oproti předmětům, které má zapsané nebo si je nově zapisuje v rámci předzápisu. Předměty zde uvedené nejsou závislé na akademickém roce, jejich kontrola se provádí ve všech ročnících. Je zde možné uvést např. předměty, od kterých je student osvobozen, předměty, které si již nesmí zapsat, předměty povolené zapsat pouze jednou apod.

Tlačítko Vypořádání studenta je přístupné při nastaveném parametru VYPORADANI_STUDENTA_URL a zobrazuje stav vypořádání závazků studenta vůči univerzitě (vrácení karty, odevzdání půjčených knih apod.). Prozatím implementováno jen pro prostředí ZČU Plzeň.

Záložka "Os. údaje"

Provádí se zde vkládání osobních údajů v případě, že je na záložce Student při vkládání nového studia zadané neexistující rodné číslo.

Vkládání adresy

Pro české adresy se využívá státní číselník adresních míst, kdy každá adresa v ČR má jednoznačný identifikátor, který určuje všechny potřebné údaje. Adresa se vloží po vyplnění některých známých údajů a po kliknutí na tlačítko Dohledat adresu v ČR výběrem správné adresy. Historicky mohou existovat adresy, u kterých se při převodu na adresní místa nepodařilo dohledat příslušný identifikátor adresního místa. U takových adres svítí červené vykřičníky a měly by se opravit. Nejlepší postup je některé údaje postupně odmazat, např. ulici, číslo ulice, část obce a dohledat ve stále se zvětšujícím seznamu adresních míst správnou adresu. Pro adresy mimo ČR se adresy vkládají ručně a vkládané údaje mohou být libovolné.

Záložka "Žádosti"

V bloku Žádosti jsou zobrazeny žádosti o ubytovací a sociální stipendium v jednotlivých stavech a časových obdobích, kterými žádost prochází od jejího podání. Žádosti jsou vázané na konkrétní studium (tj. os. číslo). Změny stavů se generují automaticky na základě různých událostí (změna místa bydliště, přeušení studia, ukončení studia atd.). Je možné měnit Datum od pro jednotlivé stavy, toto datum se zároveň automaticky nastaví i pro Datum do u předchozího záznamu, aby byla zachována nepřerušená časová řada. Platí přitom, že nové Datum od musí být >= Datum od předchozího záznamu. Takové ruční zásahy by měly být prováděny ve výjimečných a odůvodněných případech.

Ubytovací stipendium

Žádost je možné podat kliknutím na tlačítko Podat, žádost je vyhodnocena a převedena do stavu odpovídajícího aktuální situaci.

V případě založení dalšího studia studenta (ručně, při převodu na jiný stud. program) jsou při nastaveném parametru UBYTSTIP_KOPIE_NA_NOVE_STUDIUM podle pravidel uvedených u tohoto parametru žádosti generovány také automaticky.

Při vyplněném parametru UBYTSTIP_DATUM_PRIZNANI se toto datum vloží namísto aktuálního datumu podání žádosti, žádost se totiž mnohdy podává až po datumu, od kdy je na stipendium nárok. V případě, že parametr není nastavený, jako datum podání se vybere maximum z nástupu do studia, formálního začátku akad. roku nástupu do studia (parametr FORMALNI_ZACATEK_AK_ROKU) a aktuálního data.

Tlačítko Přiznat se používá pouze v případě, že stavu 2 (Dostává stipendium) chceme ještě předřadit stav 50 (Má dostávat, ale čeká se na podání písemné žádosti). Tlačítko je přístupné pouze pokud aktuální stav žádosti je 50 a čeká se na doručení písemné žádosti. Po jejím obdržení klikne stud. referentka na tlačítko Přiznat a student je převeden do stavu Dostává stipendium. Při povolení přechodů do stavu 50 má tento stav přednost před stavem 2 v případě podání žádosti, po ověření matrikou i v dalších případech, kdy má žádost přejít do stavu 2. A i opačně se na základě datových změn ze stavu 50 přechází do stejných stavů, do kterých se přechází ze stavu 2. Pro standardní chování stačí přechody do a ze stavu 50 nastavit jako nepoužívané. Kliknutím na tlačítko Ukončit ukončíme aktuální stav a umožníme podat novou žádost. V prípadě, že aktuální stav je Dostává stipendium, je tím zároveň ukončeno přidělování stipendia.

Sociální stipendium

Žádost je možné podat kliknutím na tlačítko Podat, žádost je vyhodnocena a převedena do stavu odpovídajícího aktuální situaci. Je-li žádost po podání převedena do stavu Čeká se na kontrolu studijní referentkou, lze kliknutím na tlačítko Přiznat nebo Zamítnout soc. stipendium přiznat nebo zamítnout.

Pokud byla žádost podána před datem posledního sběru matriky a je nastaven parametr MATRIKA_ODESLANI, je nutné před přiznáním stipendia nejdříve změnit datum podání žádosti na libovolné datum mladší než MATRIKA_ODESLANI a pak teprve stipendium přiznat.

Při vyplněném parametru SOCSTIP_DATUM_PRIZNANI se toto datum vloží namísto aktuálního datumu podání žádosti, žádost se totiž mnohdy podává až po datumu, od kdy je na stipendium nárok.

Ukončit nárok na soc. stipendium (zrušit žádost) je možné kliknutím na tlačítko Ukončit. Tím se zároveň umožnuje studentovi podat přes portál novou žádost.

Příklad: Dne 4. 11. 2008 chceme studentovi zpětně zadat nárok na soc. stipendium v období 1. 9. 2008 - 30. 9. 2008

Záložka "Matrika"

V horní části jsou údaje vedené o studentovi v centrální databázi v Brně, ve spodní části jsou údaje o studentovi z převedené do formy odevzdávané do Brna z aktuální databáze. Záznamy, které nemají odpovídající záznam ve druhé databázi jsou označeny červeně. Položky odpovídajících si záznamů, které se liší svým obsahem, jsou označeny u obou záznamů světle červenou barvou. Odpovídající si záznamy mají shodné tyto položky: Rod. číslo, Fakulta, Stud. program, Zápis, D. zahájení platnosti, D. ukončení platnosti. Při přesunu mezi záznamy se automaticky provádí přesun na odpovídající záznam ve druhé databázi, pokud existuje.

V prostřední části záložky jsou uvedeny některé údaje, které jsou ke studentovi automaticky doplněny v centrální databázi v Brně. Jsou to údaje o počtu a délce případných souběžných studií, dále pak celková odstudovaná doba (ve dnech), typ studenta a případný přestup na jiný program nebo školu. Kromě toho je v položkách §58 odst.3 a §58 odst.4 uveden datum, od kterého se předpokládá placení studia studentem na základě příslušného paragrafu a odstavce zákona.

Ve spodním bloku jsou údaje o soc. stipendiu v aktuální databázi a v centrální databázi v Brně.

Celková odstudovaná doba se vypočítá se ze všech studií, aktuálně probíhajících (neukončených, přerušených i nepřerušených) k datu výpočtu přidaných položek a financovaných ze státního rozpočtu ČR a dále ze všech pasivních studií (ukončených před datem výpočtu přidaných položek), která nebyla ukončena úspěšným vykonáním státní zkoušky a byla rovněž financována ze státního rozpočtu ČR.

Celková odstudovaná doba tohoto studia se vypočítá z uvažovaného studia, včetně případných přestupných studií, která mu bezprostředně předcházela, a dále ze všech pasivních studií (ukončených před datem výpočtu přidaných položek), která byla ukončena po datu ukončení posledního úspěšně absolvovaného bakalářského, magisterského nebo navazujícího studia (DUPAS), pokud takové existuje, a která nebyla ukončena úspěšným vykonáním státní zkoušky a byla financována ze státního rozpočtu ČR.

Celková čistá odstudovaná doba tohoto studia se vypočítá z uvažovaného studia, včetně případných přestupných studií, která mu bezprostředně předcházela. (Předchozí studia, ukončená před datem výpočtu přidaných položek jinak než přestupem nebo převodem, ani předchozí studia, ukončená před datem výpočtu přidaných položek přestupem nebo převodem, avšak k jinému datu, než je datum zápisu uvažovaného studia, se do čisté odstudované doby nezahrnují.)

Celková odstudovaná doba tohoto typu studia se vypočítá z uvažovaného studia, včetně případných přestupných studií, která mu bezprostředně předcházela, a dále ze všech pasivních studií (ukončených před datem výpočtu přidaných položek), která jsou stejného typu jako uvažované studium (bakalářská, magisterská, navazující magisterská nebo doktorská), nebyla ukončena úspěšným vykonáním státní zkoušky a byla financována ze státního rozpočtu ČR.

V záložce Student je barevně signalizován Stav matriky pro daného studenta (týka se pouze vykazovaných studentů):

Záložka "Cizí studia"

V bloku Cizí studia z matriky lze vidět záznamy o případném předchozím studiu na jiné univerzitě. Názvy položek jsou převzaty z centrální matriky studentů (SIMS). V bloku Další studia v rámci univerzity jsou vidět všechna předchozí nebo souběžná studia osoby na univerzitě.

Od podzimu 2013 SIMS zavádí nově sběr údajů o předchozím uznaném studiu. Tato studia jsou evidována v bloku Předchozí úspěšná i neúspěšná studia. Sleduje se místo studia, typ studia - jsou sledovány 4 typy předchozích studií: vysoká škola, vyšší odborná škola, kurz celoživotního vzdělávání, zahraničí. Dále se eviduje kolik procent z právě studovaného studia tvoří předchozí uznaná studia, celkový součet nesmí přesáhnout 100%. Druhou možností je evidovat množství kreditů uznaných pro aktuální studium. K uznaným předmětům je možné přiřadit předchozí studium a kliknutím na tlačítko Sečíst přiřazené nastavit součet kreditů za tyto předměty. Kliknutím na tlačítko Sečíst všechny lze nastavit součet kreditů za všechny uznané předměty. Toto funguje i automaticky. Při kopírování uznaných předmětů ze žádosti jsou tyto předměty automaticky přiřazeny ke škole uvedené v žádosti a počet dosažených kreditů navýšen. Pokud záznam o předchozím studiu pro příslušnou školu neexistuje, je také vytvořen automaticky. Kromě toho je možné volitelně evidovat některé další údaje typu fakulta, studijní program, téma VŠKP atd. Tyto údaje nejsou nikam vykazovány.

Záložka "Výjezdy"

V této záložce se evidují výjezdy studenta na cizí univerzity a předměty, které tam bude studovat. Statut u předmětu nabývá těchto hodnot:

Platnost výjezdu

U výjezdu lze nastavit platnost výjezdu, která má následující význam:

Stav výjezdu

Položka Stav výjezdu slouží k tomu, aby bylo zřejmé, kdo má se záznamem pracovat - zda student, koordinátor nebo studijní referentka. Položky Platnost a Stav výjezdu jsou naprosto nezávislé a stav výjezdu nikterak neovlivní to, zda se výjezd bude vykazovat na SIMS nebo tisknout na DS.

Kontrola datumů výjezdu

Pro výjezd platí, že musí datumově spadat mezi nějaký datum zápisu do ročníku a nejbližší navazující datum ukončení, který je typicky ve stejném roce, v případě delšího výjezdu může být ale i v libovolném následujícím roce. Vše osvětlí následující příklady.

Jako univerzitního koordinátora lze vyplnit pouze uživatele s rolí ECTS koordinátor instituce a jako fakultního koordinátora pouze uživatele s rolí ECTS koordinátor pracovište. U jednotlivých koordinátorů je možné doplnit telefony a emailové adresy, pokud se odlišují od údajů uvedených v Seznam osob (OS0010).

Kliknutím na příslušná tlačítka lze ve formátu PDF vygenerovat následující dokumenty:

Záložka "Poznámky, komentáře"

První položka je zobrazena i na záložce Student v bloku Student na studijním programu, zde slouží k pohodlné editaci a prohlížení dlouhých poznámek. Dále se zde vyplňují specifické potřeby studenta a komentáře v indexu.

Záložka "Soubory"

Na této záložce je možné vkládat si ke studentovi soubory. Typ souboru lze po uložení změnit, lze dopsat i interní poznámku a poznámku k souboru určenou pro studenta.

Pokud administrátor systému nastaví parametr MATRIKA_ODESLANI, pak jsou zablokovány veškeré změny datumů (zápis, přerušení, ukončení), které se odehrály před tímto datumem.