Kontroly studia v IS/STAG

V IS/STAG jsme pro studijní referentky, studijní proděkany (resp. tajemníky fakult), studijní prorektory a administrátory připravili nový modul kontrol studia. Jedná se o systém, kde si na každé škole a každé fakultě mohou nastavit svá pravidla kontrol studia a systém vyhodnotí, kteří studenti zadanému pravidlu nevyhovují.

Protože se počítá, že nevyhovění dané kontrole často končí nějakým rozhodnutím (o ukončení studia apod.), tak systém umožňuje u každé kontroly zadat tři nutné náležitosti každého rozhodnutí:

• výrok,
• odůvodnění,
• poučení.

tyto texty se potom dostanou do rozhodnutí vygenerovaného pomocí hromadné korespondence. Z toho vyplývá, že tento systém bude napojený na nově připravovaný modul Hromadné korespondence.

Kontroly studia na škole obecně

Kontroly studia na škole vycházejí z nějakých právních norem:

• Studijní a zkušební řád,
• Vyhláška děkana,
• Pravidla kreditního systému,
• apod.

Kontroly studia se většinou týkají "rychlosti" průchodu studiem, tj. aby se studenti během studia "neflákali". Proto se kontroluje:

• zda bylo za určité období studentem získáno alespoň určité množství kreditů (za první semestr studia, za první rok studia, za poslední uzavřený rok studia, za čtyři poslední absolvované semestry studia, apod.),
• zda student absolvoval v daném semestru povinné předměty nebo vyjmenované předměty pro první semestr studia,
• zda student za poslední uzavřený ročník měl studijní (vážený) průměr alespoň X,
• zda student nepřekročil nějakou stanovenou dobu (maximální doba studia, maximální doba přerušení, státnice či obhajoba maximálně X let od splnění studijních povinností),
• apod.

 Kontroly je možno kombinovat a to:

• a zároveň,
• nebo

Nový modul Kontrol studia v IS/STAG se právě soustředí na takovéto kontroly a možnost jejich kombinace.

Základní informace o modulu Kontrol studia

V IS/STAG je připravena sada atributů, které je možno kombinovat do vzorců. Každý atribut je pro konkrétního studenta vypočitatelný. Např. atribut "KREDITU_1_SEMESTR" vrátí, kolik daný student získal za první semestr svého studia kreditů. Když potom zadáme podmínku "KREDITU_1_SEMESTR >= 20", tak systém zkontroluje, zda studenti za první semestr studia získali alespoň 20 kreditů a ti, co nevyhoví, ty systém vybere. Ve vzorci je možno atributy spojovat pomocí "AND" (a zároveň) a "OR" (nebo) a je možné parametry uzávorkovávat "(" a ")".

U každé kontroly je tedy možné si napsat vzorec a kteří studenti tomuto vzorci nevyhoví, ti budou kontrolou vybráni. Často ale nechceme testovat všechny studenty, ale třeba jen studenty bakalářského typu studia anebo jen prezenční formy studia. Proto je zde připraven další vzorec, kterým si určujeme, jakou množinu studentů chceme kontrolou prověřit.

Jak již bylo uvedeno, každé rozhodnutí má obsahovat "výrok", "odůvodnění" a "poučení". "Výrok" je statický text, např.: "Na základě čl. 5 odst. 2 Studijního a zkušebního řádu Vás vylučuji ze studia". "Odůvodnění" je text, který má vysvětlit, proč byl výrok použit, např.: "Studijní a zkušební řád v článku 5 odstavec 2 stanoví, že student má za první semetr získat alespoň 20 kreditů. Vy jste získal 17 kreditů.". Vidíte, že v textu je použita hodnota "17", znamenající počet kreditů, které konkrétní student získal za první semestr studia. Ta se do textu dostane tak, že do textu je možno vkládat atributy a ty se při provádění kontroly zamění za hodnoty daného studenta. Poučení" je potom opět statický text, např.: "Proti tomuto rozhodnutí se můžete do 30 dní od převzetí tohoto rozhodnutí písemně odvolat k rektorovi.". Pokud tedy si tyto texty správně naplníte, systém za vás připraví velkou část rozhodnutí a významně vám ušetří práci. Jak již bylo uvedeno, nový modul bude cílově napojen na nově vznikající modul Hromadné korespondence a bude tedy možno tisknout rozhodnutí přímo. Do rozhodnutí se přenesou údaje o studentovi a také uvedený výrok, odůvodnění a poučení.

U kontroly je možné nastavit, zda se jedná o "kontrolu" či o "upozornění". Kontrola znamená rozhodnutí vydané po ukončení hlídané doby (ročníku či semestru): "studente nesplnil jsi 20 kreditů za první semestr studia, vylučujeme tě ze studia". Upozornění se bude studentům zobrazovat na portále v průběhu studia a bude typu: "studente zatím jsi nezískal 20 kreditů za první semestr studia. Nezískání těchto kreditů za první semestr studia by znamenalo tvé vyloučení ze studia.".

Podobný systém atributů vzorce je použit již u vzrorců předpisů plateb. A podobný systém odůvodnění je použit v rozhodnutí o přijímacím řízení, kde je možné do rozhodnutí vkládat např. body za jednotlivé testy uchazeče.

Popis jednotlivých atributů je níže. Tento popis vzniká mimo jiné i proto, aby jasně ukázal, jak se vypočte daný atribut pro určitého studenta. Každý uživatel si může za určitým atributem představovat něco jiného. Např. atribut "ROCNIK" je ročník zadaný u studenta studijní referentkou v aktuálním akademickém roce. Studijní referentka si zde může uvést libovolné číslo. Tj. např. student, který první rok studia proflákal, bude dva roky po sobě v prvním ročníku. Ale někdo si může myslet, že tím vypočítáváme, kolikátý rok studia je student na škole bez ovlivnění, co si studijní referentka u studenta zadala. Proto zde uvádíme popis jednotlivých atributů. Vývojáři nemohou ručit za to, že systém bude počítat kontroly tak, jak si to někdo představuje, mohou ručit jen za to, že systém pracuje tak, jak je zde popsáno. Takže, pokud si někdo v kontrole použije atribut "ROCNIK" a bude očekávat, že mu pro daného studenta vrátí počet odstudovaných let, tak je na omylu. Vývojáři nemohou vědět, jak si kdo jaký atribut vykládá, mohou jen popsat, jak ho vypočítává IS/STAG. A školy si případně mohou zažádat o přidání jiného atributu, který bude připrogramován a následně i zde popsán. O přidání atributu je možné žádat na stag@service.zcu.cz. Je nutno přesně popsat, co má atribut počítat.

Problémy s kontrolami studia

Základním problémem může na školách být, že školy mají pravidla ve Studijním a zkušebním řádu často napsaná tak, že vyhovují jen základnímu proudu, tj. studentům bez:

• bez přerušení studia,
• bez studijního výjezdu,
• bez pracovního výjezdu.

Např. školy mají v pravidlech: "Kdo nezíská za předchozí ukončený ročník alespoň 35 kreditů, bude vyloučen ze studia.", ale nikde už tam není řečeno, jak se pravidlo změní, když student bude mít studium část toho ročníku přerušené či tam bude mít pracovní stáž bez kreditového ohodnocení. Proto je třeba se vždy dobře zamyslet nad vybíranými atributy.

U atributů se proto bedlivě snažíme přesně popsat, co znamenají, tj. jaká data vybírají a co nad nimi počítají.

Další problém je s vnímáním

Např. pro studenta, který nastoupí do studia v září je prvním semestrem zimní semestr a pro něj se kontroluje, zda v ZS získal alespoň X kreditů. Student, který nastoupí do studia až v zimním zkouškovém období nebo v o zimních prázdninách, pro něj je prvním semestrem LS. To je také nutno rozeznávat.

Popis, jak se v systému bere čas, je popsáno níže. Hodně přitom záleží na nastavení kalendáře IS/STAG.

Používané pojmy - jejich vysvětlení

• Ročník
  • Jedná se o údaj nastavený studijní referentkou pro daný akademický rok v kartě studenta ES0010, druhá záložka "Student", blok "v jednotlivých akademických rocích":

• • Nejedná se o údaj v ES0010 třetí záložka "Studované obory" v bloku "Studované akademické obory v akademickém roce".
  • Nejedná se o výpočet toho, že student do studia letos nastoupil, takže je v prvním ročníku studia.
• Kalendář IS/STAG
  • Jedná se o číselník IS/STAG a spravuje ho administrátor IS/STAG na dané škole.
  • Pro každý datum je zde nastaveno, do jakého akademického roku spadá a o jaký typ dne se jedná (zimní semestr, letní zkouškové období, letní prázniny, příprava na zimní semestr, atd.).
• Současný akademický rok
  • Pro aktuální den se v kalendáři IS/STAG zjistí akademický rok.
• Minulý akademický rok
  • Pro aktuální den se v kalendáři IS/STAG zjistí akademický rok a vezme se o jedničku nižší rok.
• Minulé akademické roky
  • Pro aktuální den se v kalendáři IS/STAG zjistí akademický rok a vezme se o jedničku nižší rok a ty ještě starší.

Formulář pro zadávání kontrol studia

• Formulář spravují uživatele s uživatelskou rolí: 
  • Administrátor,
  • Fakulta (studijní proděkan, tajemník fakulty,
  • Studijní refrentka,
  • Prorektor.
• Základní tabulka formuláře
  • Zobrazí se jen záznamy, které smí daný uživatel editovat (dle jeho fakulty). Administrátor vidí všechny záznamy.
  • Je možné zobrazit buď jen platné kontroly k dnešnímu dni nebo všechny kontroly.
  • Položka "Fakulta" určuje:
    • uživatele, které fakulty budou moci tuto kontrolu editovat či odstarnit.
  • Položka "Název" - pro orientaci, čeho se kontrola týká
  • Položka "Kontrola / Upozornění" - zda se jedná o:
    • kontrolu, na základě které budou třeba studenti vyloučeni ze studia
    • upozornění - zobrazuje se studentům na portále a upozorňuje je, že ještě danou kontrolu nesplnili
    • Pro "Upozornění"je třeba používat jiné parametry než pro "Kontrolu" = je třeba používat ty, které se týkají i v tuto chvíli probíhajícího semestru či ročníku.
  • Položky "Platnost od" a "Platnost do" uvádějí od kdy - do kdy se má kontrola provádět.

• Záložka "Výstup" = po kliknutí na tlačítko "Proveď kontrolu" se dole zobrazí seznam studentů a v položce "Odůvodnění" i odůvodnění se zaměněnými parametry za hodnoty daného studenta. Kliknutím na tlačítko "Tiskový výstup" vyjede sestava obsahující zobrazené záznamy.

• Záložka "Texty pro rozhodnutí" obsahuje tři texty, které je třeba na rozhodnutí uvádět:
  • "Výrok" - výrok na rozhodnutí = text, prostor pro několik řádek 
  • "Odůvodnění" - odůvodnění na rozhodnutí = text, prostor pro několik řádek, možnost vložení parametrů, které se v textu odůvodnění potom zamění za hodnoty
  • "Poučení" - poučení na rozhodnutí = text, prostor pro několik řádek

• Záložka "Vzorec, které studenty kontrolovat" = text, prostor pro několik řádek, obsahující parametry oddělené "AND" či "OR" a případně uzávorkované

• Záložka "Vzorec, co musí student splnit, aby nebyl vybrán" = text, prostor pro několik řádek, obsahující parametry oddělené "AND" či "OR" a případně uzávorkované

Formulář vybírá data z view:

SELECT ST.OS_CISLO,
       OS.PRIJMENI,
       OS.JMENO,
       fn_kontroly_studia_vyhodnot(ST.OS_CISLO,KS.ODUVODNENI) as ODUVODNENI
  FROM studenti ST,
       osoby OS,
       kontroly_studia KS
 WHERE ST.OSOBIDNO = OS.OSOBIDNO
   AND KS.KOSTIDNO = :PAR_KTERA_KONTROLA
   AND fn_kontroly_studia_vyhodnot(ST.OS_CISLO,KS.VZOREC_PODMINKY_USPECHU) = '0'
   AND fn_kontroly_studia_vyhodnot(ST.OS_CISLO,KS.VZOREC_U_KOHO_ZKOUMAT) = '1'

Ukázka testování a výstupu

• Nastavení 
  • Výrok: Pro nesplnění článku 22 odstavec 1 písmeno b Studijního a zkušebního řádu ZČU v Plzni Vás vylučuji ze studia.
  • Odůvodnění: Dle článku 22 odstavec 1 písmeno b Studijního a zkušebního řádu ZČU v Plzni musí student během pvního semestru získat alespoň 20 kreditů za absolvované předměty. Vy jste získal jen KREDITU_1_SEMESTR kreditů.
  • Poučení: Proti tomuto rozhodnutí se můžete odvolat k rektorovi ZČU prostřednictvím doporučeného dopisu s uvedením čísla jednacího z tohoto rozhodnutí.
  • Vzorec, které studenty kontrolovat: STAV_DNES = 'S' AND TYP_STUDIA in ('B','M','N') AND FINCR = 1
  • Vzorec, co musí student splnit, aby nebyl vybrán: KREDITU_1_SEMESTR >= 20
• Výstup
  • Student: X10B007P, Jan Novák, narozen 1991, Malešická 4 Kladno 47801, .. další identifikátory pro hromadnou korespondenci
  • Výrok: Pro nesplnění článku 22 odstavec 1 písmeno b Studijního a zkušebního řádu ZČU v Plzni Vás vylučuji ze studia.
  • Odůvodnění: Dle článku 22 odstavec 1 písmeno b Studijního a zkušebního řádu ZČU v Plzni musí student během pvního semestru získat alespoň 20 kreditů za absolvované předměty. Vy jste získal jen 18 kreditů.
  • Poučení: Proti tomuto rozhodnutí se můžete odvolat k rektorovi ZČU prostřednictvím doporučeného dopisu s uvedením čísla jednacího z tohoto rozhodnutí.

Ukázka vzorců

• ...

Technická data

• tabulky = KONTROLY_STUDIA, KONTROLY_ATRIBUTY
• funkce = FN_KONTROLY_STUDIA_VYHODNOT, FN_KONTROLY_STUDIA_ZKONTROLUJ

Co je potřeba dodělat nebo nad čím je potřeba se zamyslet

• Napojení na Hromadnou korespondenci:
  • do KONTROLY_STUDIA přidat nepovinné položky: HKSEIDNO a HKVYIDNO
  • do KO0010 přidat výběr sestavy a výstupu
  • v KO0010 volat HK0010
• Atribut pro testování splnění studijních povinností a kdy se tak stalo.

Připravené atributy

Zatím jsou připravené následující atributy. O přidání atributu je možné žádat na stag@service.zcu.cz. Je nutno přesně popsat, co má atribut počítat.