Individuální korespondence — Návod
Aplikace
Aplikace slouží referentkám k individuální reakci na podání studentů a uchazečů, konkrétně k vydávání rozhodnutí o odvolání. Výstupem je ručně nebo elektronicky podepsané PDF, které se automaticky vloží do spisu studenta.
Obrázek 583. Aplikace.
Vyhledání podání
K filtrování a hledání jednotlivých podání slouží tento filtr. Po vyplnění potřebných položek a po stisknutí tlačítka hledat se pod filtrem zobrazí seznam podání.
Jméno: Jméno osoby
Příjmení: Příjmení osoby
Ob. / St. číslo: Oborové nebo studijní číslo vyhledávané osoby
Zkr. specializace: Zkratka specializace osoby
Věc: Věc podání
Typ dokumentu: Typ dokumentu podání
Číslo jednací: Číslo jednací podání
Datum od: Datum vzniku podání (od)
Datum do: Datum vzniku podání (do)
Zpracovatel: Osoba, která dané podání zpracováná. Je uvedena v podacím deníku v položce Zpracovává
Zpracováno: Zatrhávací políčko v podacím deníku, kdy referent ručně označení písemnost za zpracovanou.
Pouze nevyřízeno: Zdali se mají ve výsledku zobrazit pouze nevyřízené podání. Vyřízené podání jsou takové, co nabyly právní moci.
Pouze odvolání: Zdali se mají ve výsledku zobrazit pouze odovlání
Obrázek 584. Filtr.
U každého podání jsou k dispozici dvě tlačítka. Levé tlačítko zobrazí podání v aplikaci Nahlížení do spisu. Pravé tlačítko vybere podání, na které chcete reagovat.
Obrázek 585. Výsledek hledání.
Položka věc
Po výběru podání se nastaví položka věc. Tato položka ovlivňuje text, který se bude vkládat do výsledného PDF a ovlivňuje pod čím se bude tento dokument vkládat do spisové služby.
Položka šablona
Vyberte požadovanou šablonu dokumentu, detaily viz následující kapitola.
Psaní textu rozhodnutí
Obrázek 586. Textové editory.
Na levé straně jsou celkem tři textové editory. Do těchto položek lze text psát buď ručně, nebo pomocí formuláře vpravo lze text vkládat předvolené texty. Psaní rozhodnutí dokončíte kliknutím na tlačítko Vygeneruj dokument, které se nachází dole pod textovými editory. Tím se přesunete na portlet reporty, kde se dokončuje podepsání rozhodnutí (viz Podepsání rozhodnutí)
Seznam předvolených textů
Obrázek 587. Seznam předvolených textů.
Nad seznamem těchto textů lze pomocí selectboxu zvolit, pro jaký druh věci se mají předvolené texty nabízet. Tato položka se nastaví automaticky po výběru podání, ale lze ji změnit i ručně.
Vyhledávání v předvolených textech je možné pomocí textového filtru a filtru úrovně. Úroveň může být univerzitní (text přidaný administrátorem), fakultní (text přidaný fakultou) nebo vlastní (váš vlastní text).
Pro vložení textu do textového editoru (výrok, odůvodnění nebo poučení) vyberte nad seznamem předvolených textů příslušnou záložku. Poté klikněte na tlačítko 'Vložit', čímž se text vloží do odpovídajícího textového editoru.
Pro vytvoření nového textu, který se bude následně nabízet k vkládání, nejprve vyberte jednu ze záložek, pro kterou chcete text vytvořit (Výroky, Odůvodnění, Poučení). Poté klikněte na oranžové tlačítko v pravém horním rohu. Následně klikněte na tlačítko s ikonou plus, čímž se do tabulky přidá nový řádek. Po vyplnění textu do řádku stiskněte v pravém horním rohu zelené tlačítko pro uložení změn (nebo červené tlačítko pro jejich zrušení).
Pro editaci nebo smazání textu, vyberte jednu ze záložek, kterou chcete upravit. Poté klikněte na oranžové tlačítko v pravém horním rohu. Text v řádku můžete upravit či ho tlačítkem koše smazat. Změny uložíte zeleným tlačítkem v pravém horním rohu.
Předdefinované texty mohou obsahovat speciální řetězce uzavřené ve složených závorkách - { a }, které budou až v okamžiku tisku rozhodnutí nahrazeny za konkrétní hodnoty. Například chcete-li v předdefinovaném textu použít jméno a příjmení adresáta rozhodnutí, můžete do textu připravit například odstavec "Adresátem rozhodnutí je {JMENO} {PRIJMENI}.". Při vytváření finálního reportu se použije konkrétní jméno a příjmení, vznikne tedy například odstavec "Adresátem rozhodnutí je Jan Novák.". Funguje to podobně jako nahrazování slučovacích polí v šabloně dokumentu a přesně ta samé zdrojová data jako šablona dokumentů to používá. Mezi složenými závorkami může být uveden název libovolného sloupce zdrojových dat, které se používají pro tvorbu šablony. Ukázkový seznam a popis těchto dat je k dispozici v tomto souboru.
Administrátor může upravovat všechny řádky. Fakulta může upravovat pouze řádky s úrovní fakulta. Vlastní řádky mohou upravovat jejich vlastníci nebo administrátor.
Podepsání rozhodnutí
Obrázek 588. Report individuální rozhodnutí.
Dokument lze podepsat buď elektronicky, nebo ručně. Pro elektronický podpis nastavte položku elektronický podpis na příslušnou hodnotu a vyplňte podepisující osobu. Pro ruční podpis vyberte osobu v položce ruční podpis (její jméno bude následně zobrazeno na dokumentu na místě určeném pro ruční podpis).
Po kliknutí na tlačítko spustit se zobrazí náhled dokumentu. Potvrzením náhledu dokumentu odešlete dokument ke zpracování (k případnému el. podpisu) a následně do spisové služby. Po vložení do spisové služby přijde studentovi notifikace o novém souboru ve spisu. Vložený soubor je možné zobrazit v aplikaci Nahlížení do spisu.
Texty vložené do PDF se nikam jinam neukládají a slouží výhradně pro generování výsledného PDF souboru.
